II. KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT
3.3Kế toán phát hành và thanh toán séc bảo ch
3. Thanh toán bằng séc
3.3Kế toán phát hành và thanh toán séc bảo ch
Séc bảo chi là séc đã được tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán xác nhận khả năng thanh toán trước khi người chi trả giao séc cho người thụ hưởng để nhận hàng hóa dịch vụ.
Như vậy, séc bảo chi là tờ séc đã được đảm bảo khả năng chi trả, do đó nó được dùng trong trường hợp hai bên mua, bán không tín nhiệm nhau về thanh toán.
Trước khi muốn phát hành séc bảo chi cho người thụ hưởng, người ký phát phải đến Ngân hàng phục vụ mình (Ngân hàng thanh toán) để làm thủ tục bảo chi cho tờ séc.
Trường hợp thanh toán séc bảo chi, giữa hai Ngân hàng cùng hệ thống được ghi có người thụ hưởng trước rồi báo nợ sang đơn vị thanh toán để ghi nợ người ký phát sau.
Trường hợp thanh toán séc bảo chi, giữa hai Ngân hàng khác hệ thống do không kiếm soát và giải mã được ký hiệu mật nên phải thực hiện đúng nguyên tắc ghi Nợ trước – ghi Có sau.
3.3.1 Kế toán giai đoạn bảo chi
Khi có nhu cầu bảo chi séc, người phát hành séc lập 2 liên “ giấy yêu cầu bảo chi séc” để gửi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình kèm theo tờ séc.
Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán kiểm soát các yếu tố cần thiết trên giấy yêu cầu bảo chi séc và tờ séc, kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi thanh toán của khách hàng xin bảo chi séc, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục bảo chi séc đóng dấu “ bảo chi ”, tính và ghi ký hiệu mật lên tờ séc.
Trương hợp lưu ký tiền, kế toán hạch toán Nợ TK tiền gửi thanh toán/ người phát hành séc
3.3.2 Kế toán thanh toán séc bảo chi cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán
Quy trình thanh toán
(3) Giao séc bảo chi (2) Giao hàng hóa dịch vụ (5) (1) (4) (6) Báo Séc BKNS Báo có Nợ bảo + Séc BC chi
(1) Để có tờ séc bảo chi đi mua hàng, người mua (người lý phát) phải đến Ngân hàng xin bảo chi séc.
(2) Người bán giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua (3) Người mua giao tờ séc đã được bảo chi cho người bán.
(4) Người bán lập bảng kê nộp séc (BKNS) kèm tờ séc bảo chi để tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình (đồng thời là đơn vị thanh toán) xib thụ hưởng số tiền trên tờ séc.
(5) Sau khi kiểm soát chứng từ và hạch toán, TCCUDVTT báo Nợ cho người ký phát séc.
(6) Báo có cho người thụ hưởng. Bút toán:
Nợ TKTG đảm bảo thanh toán séc/SBC/ người phát hành séc. Có TK tiền gửi thanh toán/ người hưởng thụ
Người ký phát Người thụ hưởng
Tổ chức cung ứng Dịch vụ thanh toán
3.2.3. Kế toán thanh toán séc bảo chi giữa hai Ngân hàng cùng hệ thống
Quy trình thanh toán:
(3) Giao séc bảo chi
(2) Giao hàng hóa, dịch vụ
(7) (1) (4) (6) Báo nợ Bảo chi séc BKMS + Báo có Séc BC
(5) Lệnh chuyển nợ
(1) Để có tờ séc bảo chi đi mua hàng, người mua (người ký phát) phải đến Ngân hàng xin bảo chi séc.
(2) Người bán giao hàng hóa hóa, dịch vụ người mua. (3) Người mua giao tờ séc đã được bảo chi cho người bán.
(4) Người bán (người thụ hưởng) lập bảng kê nộp séc (BKNS) cầm tờ séc chuyển khoản.
(5) Sau khi kiểm soát, đơn vị thu hộ ứng vốn thanh toán ngay cho người thụ hưởng và gửi lệnh chuyển Nợ tới đơn vị thanh toán cùng hệ thống.
(6) Báo có cho người thụ hưởng.
(7) Nhận được lệnh chuyển Nợ, đơn vị thanh toán ghi nợ và báo nợ người ký phát séc kế toán hạch toán.
Nợ TKTG đảm bảo thanh toán séc/SBC/người phát hành séc Có TK thanh toán vốn cùng hệ thống (với đơn vị thu hộ)
3.3.4. Kế toán thanh toán séc bảo chi giữa hai Ngân hàng khác hệ thống
Trong trường hợp này, do không thể giải mã được ký hiệu mật trên tờ séc đã bảo chi, đơn vị thu hộ phải tuân thủ nguyên tắc hạch toán ghi nợ trước – ghi có sau, có nghĩa là quy trình thanh toán được thực hiện đúng như thanh toán séc chuyển khoản.
Người ký phát (người mua)
Người thụ hưởng (người bán)
Đơn vị thanh toán (Ngân hàng phục vụ
người ký phát)
Đơn vị thu hộ (Ngân hàng phục vụ
+ Nếu séc bảo chi không kèm theo hợp đồng ủy quyền chuyển nợ giữa hai khách hàng thì đơn vị thu hộ phải chuyển toàn bộ chứng từ (BKNS+ Séc BC) sang đơn vị thanh toán để thực hiện ghi Nợ người ký phát trước.
+ Nếu séc bảo chi kèm theo hợp đồng ủy quyền chuyển Nợ giữa hai khách hàng và thông báo cho hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán biết thì đơn vị thu hộ, khi nhận được BKNS cùng với séc bảo chi từ thụ hưởng, được quyền lập lệnh chuyển Nợ có ủy quyền truyền đến địa điểm đơn vị thanh toán và khi nhận được thông báo “ chấp nhận lệnh chuyển nợ” sẽ ghi có “ trả tiền” cho người thụ hưởng.
Ví dụ: Ngày 10/04/2010 Doanh nghiệp tư nhân Thanh Tươi nộp vào Ngân hàng tờ séc bảo chi, trả tiền cho doanh nghiệp Dương Văn Thực, số tiền trên séc là 10.000.000đ
Sau khi kiểm tra tính hợp lệ phát kế toán lần 1 Nợ TK 421101/doanh nghiệp tư nhân Thanh Tươi Có TK 421101.010008
Khi khách hàng nộp lại séc vào Ngân hàng (đã giao dịch ở NHB) kế toán sẽ hạch toán lần 2
Nợ TK 511102
Có TK 42.1101/Doanh nghiệp tư nhân Thanh Tươi Xử lý chứng từ: séc bảo chi đóng chứng từ kế toán
Trong thời gian thực tại Ngân hàng, thanh toán chuyển tiền bằng séc là rất ít, chủ yếu là thanh toán bằng ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu chuyển tiền, giấy rút HNKP.