II. KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT
1. Kế toán thanh toán bằng ủy nhiệm chi (hay lệnh chi)
1.1 Tổng quan về ủy nhiệm chi (hay lệnh chi)
Khái niệm: ủy nhiệm chi hay lênh chi là lệnh của chủ tài khoản ủy nhiệm cho tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình trích một số tiền nhất định từ tài khoản tiền gửi của mình để chuyển cho người có tài khoản ở cùng tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
Như vậy ủy nhiệm chi được áp dụng trong thanh toán tiền, hàng hóa, dịch vụ chuyển tiền của người sử dụng dịch vụ thanh toán trong cùng một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoặc giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Ủy nhiệm chi có thể sử dụng để thanh toán, chuyển tiền giữa hai khách hàng mở tài khoản tại một Ngân hàng hoặc hai khách hàng cùng mở tài khoản tại hai Ngân hàng khác nhau.
Trường hợp trực tiếp dùng ủy nhiệm chi để chuyển tiền đứng tên người thu hưởn thì chuyển vào tải khoản thanh toán của người thụ hưởng (nếu người thụ hưởng có tài khoản tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán nhận chuyển tiền). Chủ tài khoản cũng có thể ủy nhiệm chi để chuyển tiền bằng cách đề nghi Ngân hàng phục vụ mình phát hành séc chuyển tiền cầm tay. Trường hợp này chỉ sử dụng để chuyển tiền giữa hai Ngân hàng cùng hệ thống.
Thời gian thực hiện ủy nhiệm chi do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thỏa thuận với người sử dụng dịch vụ thanh toán.
Khi kiểm soát, hạch toán lệnh chi, các bên phải thực hiện đúng thời hạn đã quy định để đảm bảo thanh toán nhanh lệnh chi.
Quy trình kế toán thanh toán ủy nhiệm chi (hay lệnh chi)
1.2 Quy trình thanh toán
( (1) Giao hàng hóa DV cu
(2) (3) (4) Ủy Báo nợ Báo có Nhiệm
Chi
(1) Người bán giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua
(2) Người chi trả khi hoàn thành nhận hàng hóa dịch vụ sẽ lập ngay ủy nhiện chi giữ Ngân hàng để đề nghị thanh toán cho người thụ hưởng
(3) Căn cứ vào ủy nhiệm chi (hay lệnh chi) Ngân hàng ghi nợ và báo nợ cho người phát lệnh (người chi trả)
(4) Báo cáo cho người thụ hưởng Hạch toán:
Nợ TK tiền gửi thanh toán/ người chi trả Có Tk tiền gưit thanh toán/ người thụ hưởng
1.3 Kế toán thanh toán ủy nhiệm chi (hay lệnh chi) khác tổ chức tín dụng
Quy trình thanh toán:
(1) Giao hàng hóa , dịch vụ
(2) (3) (5) ủy nhiệm Báo nợ Báo có chi
(4) lập và gửi lệnh chuyển có Người chi trả
( người phát lệnh) Người thụ hưởng
Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán
Người chi trả
(người phát lệnh) Người thụ hưởng
Ngân hàng phục vụ người chi trả
Ngân hàng phục vụ người thụ
(1) Người bán giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua (trong quan hệ thương mại)
(2) Người chi trả sau khi hoàn thành nhận hàng hóa, dịch vụ sẽ lập ủy nhiệm chi tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phục vụ mình để đề nghị chuyển trả tiền cho người thụ hưởng
(3) Căn cứ vào ủy nhiệm chi, ngân hàng ghi Nợ và báo Nợ cho người phát lệnh (người chi trả)
(4) Đồng thời gửi lệnh chuyển có sang Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng (5) Căn cứ vào lệnh chuyển có, báo có cho người thụ hưởng
Quy trình kế toán:
- Tại Ngân hàng phục vụ người chi trả: Nợ TK tiền gửi thanh toán/ người chi trả Có TK thanh toán vốn
- Tại Ngân hàng phục vụ người thụ hưởng: Nợ TK thanh toán vốn
Có Tk:
+ TKTG thanh toán/ người thụ hưởng (nếu người thụ hưởng có tài khoản tại Ngân hàng nhận chuyển tiền)
+ TK chuyển tiền phải chi trả (nếu người thụ hưởng không có tài khoản tại Ngân hàng nhận chuyển tiền)
Trường hợp đã hạch toán vào tài khoản chuyển tiền phải trả tùy nhu cầu khách hàng, Ngân hàng sẽ tất toán tài khoản này và trả tiền cho khách hàng.