II. KẾ TOÁN THANH TOÁN KHÔNG DÙNG TIỀN MẶT
2. Thanh toán bằng ủy nhiệm ch
2.1 Tổng quan về ủy nhiệm thu (hay nhờ thu)
Khái niệm: ủy nhiệm thu (hay nhờ thu) được áp dụng trong giao dịch thanh khoản trong nội bộ một chi nhánh Ngân hàng hoặc giữa các Ngân hàng, trên cơ sở có thỏa thuận hoặc hợp đồng về điều kiện thu hộ giữa bên trả và bên thụ hưởng.
Thực chất của ủy nhiệm thu hay nhờ thu là tờ giấy thanh toán do người bán lập để ủy thác cho Ngân hàng thu hộ một số tiền ở người mua tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ đã cung ứng.
Tuy nhiên, việc tự động lập ủy nhiệm thu hay nhờ thu này có thể dẫn tới người bán lập ủy nhiệm thu hay nhờ thu khống, thu thừa tiền của người mua, do đó ủy nhiệm thu hay nhờ thu chỉ được sử dụng để thanh toán như những hàng hóa, dịch vụ có dụng cụ ghi đo chính xác như điện, điện thoại, nước…
2.2 Quy trình kế toán thanh toán ủy nhiệm thu hay nhờ thu
2.1.1 Thanh toán ủy nhiệm thu hay nhờ thu cùng một tổ chức tín dụng
Quy trình kế toán:
(1) Giao hàng hóa dịch vụ Hợp đồng kinh tế
(2) (4) (3) Nộp ủy Báo cáo Báo nợ Nhiệm
Chi
(1) Người bán giao hàng hóa dịch vụ cho người mua trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết
(2) Người bán lập ủy nhiệm thu hay nhờ thu gửi Ngân hàng phục vụ mình để đề nghị thu hộ số tiền theo giấy ủy nhiệm thu hay nhờ thu
- Nếu tài khoản của người chi trả có đủ tiền để thanh toán:
Kế toán trích ngay tài khoản của người chi trả chuyển vào tài khoản của người thụ hưởng.
Nợ TKTG thanh toán của người chi trả Có TKTG thanh toán của người thụ hưởng
- Nếu tài khoản của người chi trả không đủ tiền để thanh toán
Kế toán báo cáo cho người chi trả biết, đồng thời ghi nhập sổ theo dõi “ ủy nhiệm thu quá hạn” khi tài khoản thanh toán của người chi trả có đủ tiền để thanh toán ủy nhiệm thu, kế toán ghi xuất sổ theo dõi” ủy nhiệm thu quá hạn” để thanh toán và tính phạt chậm trả người chi trả chuyển cho người thụ hưởng cùng số tiền của nhờ thu.
Số tiền Thời gian Lãi suất
Số tiền phạt chậm trả = nhờ thu X chậm trả X phạt (1) (2) (3)
Người bán Người mua
Tổ chức cung ứng tín dịch vụ thanh toán
Trong đó:
(1) Số tiền ghi trên giấy nhờ thu
(2) Tính theo ngày kể từ sau ngày ghi nhập sổ theo dõi “ ủy nhiệm thu quá hạn” đến ngày xuất sổ để thanh toán.
(3) Theo lãi suất ngày quá hạn cho vay ngắn hạn tính theo ngày ( lãi suất tháng chia 30 ngày)
Hạch toán:
Nợ TKTG thanh toán người chi trả Có TKTG thanh toán thụ hưởng
2.2.2 Thanh toán ủy nhiệm thu khác tổ chức tín dụng
a. Trường hợp ỷ nhiệm thu không có ủy quyền chuyển nợ Quy trình thanh toán
(1) Giao dịch hàng hóa dịch vụ
Hợp đồng kinh tế
(2) (6) (4) Nộp ủy Ghi có Ghi nợ Nhiệm Báo có Báo nợ Thu
(3) chuyển NNT ghi nợ trước
(5) Lệnh chuyển có
(1) Trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký kết, người bán giao hàng hóa dịch vụ cho người mua.
(2) Người bán ủy nhiệm thu, nhờ thu tới Ngân hàng phục vụ mình đề nghị thu hộ số tiền theo giấy ủy nhiệm thu, nhờ thu.
(3) Ngân hàng phục vụ người bán làm thủ tục để chuyển giấy ủy nhiệm thu, nhờ thu sang Ngân hàng phục vụ người mua.
(4) Ngân hàn phục vụ người mua ghi nợ và báo Nọ cho người mua (5) Đồng thời gửi lệnh chuyển có sang Ngân hàng phục vụ người bán (6) Ngân hàng phục vụ người bán ghi có và báo có cho người bán Quy trình kế toán:
- Tại Ngân hàng phục vụ người bán + Giai đoạn nhận thu hộ:
Người bán Người mua
Ngân hàng phục vụ người bán
Ngân hàng phục vụ người mua
Nhận giấy nhờ thu, kế toán thực hiện kiểm soát tính chất hợp pháp hợp lệ của chứng từ, nếu đủ điều kiênh ghi nhập “ sổ theo dõi ủy nhiệm thu gửi đi chờ thanh toán”
Ngân hàng phục vụ người bán thực hiện thu phí dịch vụ thu hộ + Giai đoạn thanh toán cho người bán:
Khi nhận được lệnh chuyển có thanh toán ủy nhiệm thu từ Ngân hàng phục vụ người mua chuyển đến kế toán kểm soát lệnh, ghi xuất sổ theo dõi “ ủy nhiệm thu gửi đi chờ thanh toán” và vào sổ kế toán.
Nợ Tk thanh toán vốn giữa các Ngân hàng thích hợp Có TKTG thanh toán của người bán
- Tại Ngân hàng phục vụ người mua
Nhận giấy tờ thu từ Ngân hàng phục vụ người bán chuyến đến sau khi hoàn thành thủ tục kiểm soát chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của người mua. Nếu đủ điều kiênh sẽ trích ngay tài khoản của người mua để chuyên trả cho người bán qua Ngân hàng phục vụ người bán bằng lệnh chuyển nếu có.
Nợ TKTG thanh toán của người mua
Có TK thanh toán vốn giữa các Ngân hàng thích hợp
Trường hợp tài khoản của người mua không đủ số dư để thanh toán thì xử lý như nhờ thu quá hạn trong thanh toán cùng một chi nhánh Ngân hàng.
b. Trường hợp ủy nhiệm thu có ủy quyền chuyển nợ Quy trình thanh toán:
(1) Giao dịch hàng hóa dịch vụ Hợp đồng kinh tế
(2) (6) (4)
Nộp Ghi có Ghi nợ và ủy Báo có Báo nợ nhiệm
thu
(3) Chuyển NNT ghi trước
(5) Thông báo chấp nhận Lệnh chuyển nợ
(1) Trê cơ sở hợp đồng đã ký kết, người bán hàng hóa, giao dịch cho người mua.
(2) Người bán gửi ủy nhiệm thu, nhờ thu tới Ngân hàng phục vụ mình để thu hộ tiền theo giấy nhờ thu, ủy nhiệm thu
Người bán Người mua
Ngân hàng phục vụ người bán
Ngân hàng phục vụ người mua
(3) Căn cứ vào ủy nhiệm thu có giấy ủy quyền chuyển nợ, Ngân hàng phục vụ người bán lập và giửi lệnh chuyển nợ Ngân hàng phục vụ người mua.
(4) Ngân hàng phục vụ người mua ghi nợ và báo Nợ cho người mua.
(5) Đồng thời giửi thông báo chấp nhận lệnh chuyển nợ cho Ngân hàng phục vụ người bán.
(6) Căn cứ thông báo “ chấp nhận lệnh chuyển Nợ” nhận được Ngân hàng phục vụ người bán báo có cho người bán.
* Ví dụ:
Trường hợp khách hàng có tài khoản tại đơn vị mình:
Ngày 24/03/2010 doanh nghiệp tư nhân Ánh Tuyết nộp vào Ngân hàng 3 liên UNC để thanh toán phí chuyển tiền cho HD Bank – Thăng Long – Cầu Trung Hòa - Hà Nội
số tiền là 440.000đ. Hạch toán:
Nợ TK 421101/doanh nghiệp tư nhân Ánh Tuyết: 484.000đ Có TK 453101.01: 44000đ
Có Tk 71101001: 440000đ - Xử lý chứng từ:
+ 1 liên ghi nợ cho doanh nghiệp Mai Chính + 1 liên làm giấy báo có cho doanh nghiệp + 1 liên đóng vào chứng từ kế toán
* Trường hợp khách hàng bên bán có tài khoản tại Ngân hàng khác địa bàn nhưng cùng hệ thống.
Ngày 26/03/2010 công ty xây dựng số 2 nộp vào Ngân hàng 2 liên NNC, trả tiền hàng cho công ty TNHH Xuân Thủy có tài khoản tại Ngân hàng HD Bank – Thăng Long – Cầu Trung Hòa - Hà Nội
số tiền chuyển 70.000.000đ.
Kế toán kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp và số dư tài khoản cho vay của công ty của chứng từ và tiến hành hạch toán.
Nợ TK 421101/công ty TNHH Thu Đông: 70.000.000đ Có TK 51921.2943/công ty TNHH Xuân Thủy: 70.000.000đ Kế toán hạch toán thu phí chuyển tiền:
Nợ TK 421101.03001/công ty TNHH Thu Đông: 440.000đ Có TK 453101.01: 40.000đ
Có TK 711001.01: 400.000đ Xử lý chứng từ:
+ 1 liên ghi Nợ cho công ty TNHH Thu Đôno + 1 liên lưu chứng từ CTĐT đóng chứng từ Ví dụ: ủy nhiệm chi
Trường hợp mua đủ điều kiện thanh toán cho người bán
Công ty An Khánh mua nguyên vật liệu của doanh nghiệp tư nhân Hồng Hải với số tiền phải trả là 87.000.000đ công ty An Khánh trích từ tài khoản tiết kiệm không kỳ hạn trả nợ cho doanh nghiệp tư nhân.
Kế toán tiến hành hạch toán và chuyển khoản cho đối tác bên kia: Nợ TK 4211/công ty An Khánh: 87.000.000đ
Có TK 4211/doanh nghiệp tư nhân Hồng Hải: 87.000.000đ
Công ty TNHH Hương Lan gửi tiết kiệm kỳ hạn trên 12 tháng với số tiền là 150.000.000đ, mặt khác công ty TNHH yêu cầu Ngân hàng chuyển toàn bộ số tiền đang có hiện tại trong tài khoản của Ngân hàng sang công ty cổ phần thương mại.
Kế toán tiến hành giao dịch giữa hai doanh nghiệp như sau: Nợ TK 1011: 150.000.000đ
Có TK 4232/ công ty TNHH Hương Lan: 150.000.000đ Nợ TK 4232/ công ty TNHH Hương Lan: 150.000.000đ Có TK 4212/công ty Cổ phần thương mại: 150.000.000đ