Phƣơng thức bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng:
Chứng từ bán hàng trong trƣờng hợp này bao gồm:
Phiếu xuất kho
Hóa đơn GTGT:
Liên 1: lƣu tại quyển hóa đơn gốc
Liên 2: giao khách hàng
Liên 3: luân chuyển nội bộ
Phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng Quy trình thủ tục diễn ra nhƣ sau:
Kế toán bán hàng sẽ căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng mà Công ty đã ký kết với khách hàng để thực hiện việc giao hàng hóa đến cho khách hàng. Đến ngày giao hàng, kế toán bán hàng sẽ lập hóa đơn GTGT làm 3 liên và viết phiếu xuất kho cho số hàng hóa trong hợp đồng. Sau đó, nhân viên bán hàng sẽ cầm hóa đơn GTGT liên 3 và phiếu xuất kho xuống gặp thủ kho để làm thủ tục xuất kho cho lô hàng. Sau khi nhận đủ số lƣợng hàng, nhân viên bán hàng vận chuyển hàng bằng phƣơng tiện vận tải của Công ty đến đúng địa điểm đã ghi trong hợp đồng kèm theo hóa đơn GTGT liên 2. Hàng hóa đƣợc coi là tiêu thụ khi ngƣời mua đã nhận đƣợc hàng, ký xác nhận trên hóa đơn cùng phiếu xuất kho và chấp nhận thanh toán. Do các khách hàng đa phần là khách quen nên hiện nay Công ty thƣờng bán chịu, đồng thời, Công ty không bắt khách hàng phải thực hiện các thủ tục ký nhận nợ. Đến kỳ, khách hàng sẽ thanh toán khoản nợ cho doanh nghiệp.
Quy trình thực hiện trên của Công ty là không đúng. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, Công ty xuất luôn phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT mang đến cho khách hàng ký nhận. Nhƣ vậy, hóa đơn GTGT đã đƣợc xuất ra khi khách hàng chƣa nhận đƣợc hàng. Lúc này kế toán bán hàng cũng ghi nhận luôn chi phí giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng vào sổ sách. Việc hạch toán nhƣ vậy là vi phạm nguyên tắc phù hợp và nguyên tắc doanh thu chƣa thực hiện trong chế độ kế toán, vì nếu nhƣ khi hàng đƣợc chuyển đến cho khách hàng mà khách hàng không chấp nhận, phá vỡ hợp đồng thì sẽ không tạo ra doanh thu, trong khi kế toán ở Công ty đã ghi nhận doanh thu rồi.
Ví dụ 1: Ngày 05/11, Công ty thực hiện hợp đồng cung cấp 75 chai rƣợu sâm panh passion, thể tích 750ml, nồng độ cồn là 12,5% và một số mặt hàng khác cho Công ty rƣợu và nƣớc giải khát Anh Đào. Hợp đồng bán hàng số 988/HĐ – PĐ/2013, phiếu xuất kho số 136/11, hóa đơn số 0000670.
Bảng 2.3. Hợp đồng bán hàng (Trích)