Cán bộ quản lý là một nghề vì vậy cần phải được đào tạo bài bản thì mới đảm đương được nhiệm vụ. Các Lãnh đạo UBND xã trên địa bàn huyện Thường Tín được bổ nhiệm chủ yếu từ các cán bộ công chức tại UBND các xã và một số ít từ chuyên viên các phòng ban của huyện. Tuy vậy phần lớn Lãnh đạo UBND xã do hoàn cảnh khác nhau nên việc học tập để nâng cao trình độ chuyên môn còn hạn chế và chủ yếu là sau khi được bầu, bổ nhiệm vào vị trí lãnh đạo mới đi học thêm qua các trường Đại học và Cao đẳng. Vì vậy để đáp ứng theo yêu cầu thì đang còn một khoảng cách mà chúng ta đã phân tích trên vì vậy cần phải bổ sung cập nhật các kiến thức và các kỹ năng thông qua công tác đào tạo.
xã đi học thêm hàng năm, tuy nhiên để đáp ứng yêu cầu trong thời gian tới cần phải hoàn thiện và đổi mới công tác đào tạo theo hướng sau:
3.2.1.1. Đổi mới phương pháp xây dựng kế hoạch đào tạo
Để chuẩn bị kế hoạch đào tạo hàng năm, Lãnh đạo UBND các xã dựa trên các quy định của Chính phủ, Thành phố và của huyện yêu cầu về trình độ, bằng cấp chuyên môn, các chứng chỉ, hướng dẫn của Phòng Nội vụ huyện và sự phấn đấu học tập để nâng cao trình độ của Lãnh đạo UBND xã để xây dựng nên kế hoạch đạo tạo của năm, và thông thường chi phí đào tạo trong năm thường rất thấp so với tổng chi phí hoạt động của đơn vị và hiệu quả của công tác đào tạo cũng chưa cao. Nhược điểm của phương pháp lập kế hoạch này:
- Thiếu khảo sát đánh giá năng lực hiện tại nên đào tạo thiếu trọng tâm trọng điểm. - Lãng phí tài lực, nhân lực, thời gian ... nhất là tạo nên sự nhàm chán, thiếu hứng thú học tập cho học viên khi đào tạo lại những điều đã biết hoặc không cần cho chính đối tượng cần đào tạo.
- Không có kế hoạch đào tạo dài hạn nên thường chương trình chắp vá và phụ thuộc vào chính ý chí của cán bộ cấp cao, của người xây dựng kế hoạch, thậm chí phụ thuộc các chương trình đào tạo của các đối tác thực hiện công tác đào tạo.
Hướng đổi mới công tác lập kế hoạch đào tạo :
Bước 1. Đánh giá thực trạng năng lực quản lý của từng Lãnh đạo UBND xã.
Trên cơ sở khung năng lực, chuyên viên đào tạo sử dụng phiếu điều tra theo các mẫu đã thiết kế để tiến hành điều tra đánh giá thực trạng năng lực quản lý của từng Lãnh đạo UBND xã theo phương pháp đa chiều. Phiếu điều tra được gửi cho các đối tượng : cấp trên, đồng nghiệp, bản thân đối tượng, cấp dưới, và tốt nhất có thêm kênh đánh giá của người dân.
Ngoài ra, chuyên viên đào tạo còn trực tiếp phỏng vấn Lãnh đạo UBND huyện, một số Lãnh đạo UBND xã có thành tích tốt trong công việc để đánh giá về năng lực của từng Lãnh đạo UBND xã.
Tổng hợp kết quả điều tra về năng lực của từng Lãnh đạo UBND xã. Chuyên viên đào tạo tổng hợp các phiếu điều tra, sử dụng phần mềm SPSS để đưa ra kết quả
điều tra về năng lực của từng Lãnh đạo UBND xã.
Bước 2. Xác định nhu cầu đào tạo.
Trên cơ sở thực trạng năng lực của từng Lãnh đạo UBND xã, so với khung năng lực, chuyên viên đào tạo xác định nhu cầu đào tạo cho từng Lãnh đạo UBND xã những kiến thức, kỹ năng nào còn cần bổ sung và cần được nâng cao cho đáp ứng được khung năng lực.
Bước 3. Xây dựng kế hoạch đào tạo
Trên cơ sở nhu cầu đào tạo đã được xây dựng từ bước 2 và nguồn kinh phí, chuyên viên đào tạo xây dựng kế hoạch đào tạo cho từng Lãnh đạo UBND xã, đồng thời, tổng hợp, xây dựng kế hoạch đào tạo chung của UBND xã. Kế hoạch đào tạo gồm 2 loai: kế hoạch đào tạo 5 năm và kế hoạch hàng năm. Các kế hoạch này phải được đưa vào và phù hợp với kế hoạch tổng thể của UBND huyện. Điều đặc biệt chú ý là kế hoạch chương trình nên phân theo các nhóm Lãnh đạo UBND xã đang thiếu kiến thức, kỹ năng để đào tạo, tránh các trường hợp đào tạo chung tất cả các Lãnh đạo UBND xã sẽ gây lãng phí và nhàm chán dẫn đến hiệu quả không cao.
3.2.1.2 Hoàn thiện phương pháp đào tạo nâng cao kiến thức và kỹ năng của Lãnh đạo UBND xã
Việc đào tạo tại UBND các xã hiện nay đang chủ yếu theo hướng: Do Lãnh đạo UBND các xã thường là những người có tuổi, trình độ trung cấp, cao đẳng. Đi học mang tính chất là hoàn thiện bằng cấp nên họ chọn đào tạo theo hình thức Đại học tại chức, từ xa với các chuyên ngành đào tạo chủ yếu là ngành kinh tế và luật tại các trường đại học hoặc các trường trung cấp chuyên nghiệp liên kết với các trường đại học. Phương pháp đào tạo chủ yếu theo diễn giải một chiều giảng nói và các học viên nghe, tự học, tự nghiên cứu là chính, thiếu các minh họa thực tế, tiếp thu theo hướng thụ động vì vậy phương pháp này thông thường đem đến hiệu quả không cao. Hướng thứ 2 là đào tạo theo các chương trình ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ tại trường Đại học kinh tế quốc dân, Học viện hành chính quốc gia và một số trường đại học khác. Phương pháp đào tạo theo hướng mở, giảng viên là người hướng dẫn và học viên là người giải quyết vấn đề vì vậy hiệu quả đào tạo cao hơn, và đặc biệt tạo hứng thú học tập của học viên. Tuy vậy chủ yếu đào tạo các kỹ năng của các cấp quản lý và cũng chưa có chương trình đào tạo dài hạn riêng cho các Lãnh đạo UBND xã.
Để việc nâng cao năng lực quản lý của Lãnh đạo UBND xã có hiệu quả, sau khi xây dựng chương trình, kế hoạch đào tạo cần có yêu cầu các đối tác đào tạo có phương pháp đào tạo tích cực, cùng tương tác, kích thích não của người học hoạt động, khai thác năng lực của cả tập thể. Có thể tập trung các phương pháp sau:
- Phương pháp kích thích sự tích cực : Để sử dụng phương pháp này có thể sử dụng phương pháp hỏi đáp, phương pháp này sẽ tạo nên sự tương tác giữa giảng viên và học viên, mỗi ý kiến của người học sẽ làm cho bài giảng được rõ ràng và tạo nên sự cảm giác hưng phấn của học viên khi được cùng giải quyết vấn đề và tạo nên sự tập trung cao cho người học viên. Câu hỏi đưa ra yêu cầu vừa mang tính gợi mở vừa mang tính kích thích trí não. Tránh những câu hỏi đánh đố hoặc mang tính hời hợt, không kích thích được sự tập trung của học viên. Giảng viên phải tạo ta không khí cùng làm việc. Phương pháp này có ưu điểm : kích thích tư duy, phát huy được tính tích cực của người học, người học hiểu sâu vấn đề và sẽ nhớ lâu hơn và sẽ áp dụng nhanh hơn trong yêu cầu của thực tế quản lý tại địa phương.
- Phương pháp hoạt động nhóm : Phương pháp này yêu cầu các thành viên trong nhóm cùng tham gia giải quyết vấn đề được đưa ra. Các học viên sẽ cùng thảo luận và đưa ra phương pháp giải quyết, cùng phân công nhiệm vụ từng người trong nhóm để giải quyết vấn đề. Phương pháp này có ưu điểm: Tạo nên thói quen giải quyết công việc theo tập thể. Đây là một nội dung cần đào tạo cho các cán bộ quản lý. Thực tế để giải quyết công việc yêu cầu phải có sự tham gia của các thành viên trong một tổ chức và phải phát huy được sức mạnh của tập thể, đặc biệt trong xã hội ngày càng phát triển như hiện nay. Phương pháp này tạo nên sự chia sẽ kinh nghiệm, ý tưởng của các thành viên trong nhóm khi cùng giải quyết vấn đề, tạo nên sự hứng thú trong học tập.
Phương pháp đóng vai: Để đào tạo kỹ năng có hiệu quả có thể sử dụng phương pháp đóng vai. Với phương pháp này học viên được trở thành nhân vật trong tình huống cần giải quyết. Phương pháp này có ưu điểm giúp học viên hiểu, nhớ, phát huy được tính năng động của học viên.
thực tế để xây dựng nên chương trình của bài giảng. Thực tế hết sức phong phú, tuy vậy có thể phân loại được các loại tình huống điển hình. Từ tình huống đưa ra phân tích các nguyên nhân và đưa ra cách giải quyết vấn đề mà tình huống đưa ra. Khi vấn đề được chính học viên giải quyết thì sẽ nhớ và hiểu đặc biệt sẽ được áp dụng ngay trong thực tế khi có tình huống tương tự xảy ra.
Theo các phương pháp nêu trên thì đội ngũ giảng viên cũng phải được lựa chọn cho phù hợp. Ngoài các giảng viên ở các cơ sở đào tạo nên sử dụng các chuyên gia và những người đã kinh qua và thành công trong thực tế. Những bài học từ thực tiễn sẽ hấp dẫn và có hiệu quả thuyết phục rất cao. Tuy vậy cũng không nên sử dụng tràn lan và nên có chọn lọc vì những người làm thực tế lại thông thường thiếu kiến thức sư phạm vì vậy khả năng diễn đạt hay truyền đạt cũng sẽ hạn chế. Nếu chúng kết hợp được hai đối tượng giảng viên thì chương trình đào tạo sẽ có hiệu quả cao hơn.
3.2.1.3 Xây dựng các chương trình, nội dung, các chuyên đề đào tạo phù hợp yêu cầu
Từ quá trình khảo sát và phân tích từ chương trước, chúng ta có thể xây dựng chương trình đào tạo hoặc xây dưng đào tạo theo chuyên đề.
Ở chương 2 chúng ta phân tích và thấy rằng đội ngũ Lãnh đạo UBND xã hiện nay đang thiếu hụt về kiến thức chuyên môn cũng như kiến thức chuyên nghành và các kỹ năng được khảo sát điều tra. Từ kết quả đánh giá phân tích đó cùng với việc tiếp tục phỏng vấn lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo các phòng ban của huyện và một số chuyên viên phòng Nội vụ của UBND huyện tác giả đã xây dựng một số chương trình đào tạo cụ thể và tiếp tục đánh giá nhu cầu đào tạo .
Việc đánh giá nhu cầu đào tạo của Lãnh đạo UBND xã được dựa trên kết quả khảo sát ý kiến của bản thân các Lãnh đạo UBND xã và Lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo các phòng ban của huyện. kết quả đánh giá từ hai nguồn này được tổng hợp qua bảng sau.
Bảng 3.1: Sự cần thiết của các nội dung đào tạo đối với Lãnh đạo UBND xã
Stt Nội dung đào tạo Bình quân Lãnh đạo
UBND xã tự xác định nhu cầu Lãnh đạo UBND huyện xác định nhu cầu I Nhóm kiến thức chuyên môn
(cơ bản) 4.2 4.4 4.1
1 Quản lý nguồn nhân lực 4.4 4.6 4.3
2 Quản lý kinh tế và chính sách 4.3 4.4 4.1
3 Luật kinh tế, luật lao động, luật dân sự.
4 4.2 3.8
II Nhóm kiến thức về chuyên ngành
4.5 4.6 4.5
4 Kiến thức về Quản lý nhà nước 4.6 4.7 4.4
5 Kiến thức về chức năng, nhiệm vụ của UBND xã, quy chế quản lý của UBND huyện, thành phố
4.4 4.6 4.2
6 Kiến thức về truyền thống văn
hoá 4.6 4.7 4.5
7 Kiến thức về tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại
4.45 4.2 4.7
III Nhóm kỹ năng 4.4 4.6 4.2
8 Kỹ năng tổ chức thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và quản lý công vụ chuyên môn và quản lý công chức xã
4.75 4.8 4.7
9 Kỹ năng khuyến khích nhân viên 4.45 4.6 4.3
10 Kỹ năng giao tiếp và trình bày 4.5 4.7 4.3
11 Kỹ năng đàm phán 4.35 4.6 4.1
12 Kỹ năng trình bày 4,35 4.5 4,2
13 Kỹ năng giải quyết vấn đề 4.45 4.6 4.3
14 Kỹ năng làm việc tập thể 4.2 4.4 4
15 Kỹ năng quản lý sự thay đổi 3.95 4.2 3.7
16 Kỹ năng lập kế hoạch và phân
công hiệu quả 4.35 4.6 4.1
Kết quả từ bảng cho thấy bản thân Lãnh đạo UBND xã và cán bộ quản lý của UBND huyện, xã đều nhận thấy sự cần thiết phải đào tạo cho Lãnh đạo UBND xã về kiến thức và các kỹ năng (>4,2), Tuy nhiên, nhìn chung, các Lãnh đạo UBND xã đánh giá sự cần thiết của việc đào tạo cao hơn so với sự đánh giá của Lãnh đạo UBND huyện, Lãnh đạo các phòng ban của huyện.
Trong nhóm các nội dung đào tạo về kiến thức chuyên môn và chuyên ngành, cả Lãnh đạo UBND xã và cán bộ quản lý cấp trên đều cho rằng kiến thức về quản lý nhà nước, kiến thức về văn hóa, về các kiến thức quản lý chuyên ngành được đánh giá cao về sự cần thiết phải đào tạo (>4,5). Đặc biệt trong đó, kiến thức về công tác tiếp dân giải quyết đơn thư khiếu nại được cán bộ lãnh đạo huyện đánh giá là cần thiết nhất (4,7).
Đối với các kỹ năng cần đào tạo cho Lãnh đạo UBND xã, các kỹ năng đưa ra đều được đánh giá cao về sự cần thiết (điểm đánh giá từ 4,2-4,6), tuy nhiên Lãnh đạo UBND xã tự đánh giá cho rằng kỹ năng đàm phán, kỹ năng giải quyết vấn đề và kỹ năng giao tiếp là có sự cần thiết phải đào tạo cao (4,7). Trong khi đó, cán bộ quản lý nhấn mạnh tới kỹ năng tổ chức thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và quản lý công chức xã (4,7).
Dưới đây là đánh giá nhu cầu đào tạo cho Lãnh đạo UBND xã theo các nhân tố khác nhau. Đây là nhu cầu đào tạo do Lãnh đạo UBND xã tự đánh giá.
Bảng 3.2: Lãnh đạo UBND xã tự đánh giá sự cần thiết của nội dung đào tạo
Nội dung đào tạo
Trung bình chung Trung bình theo giới tính
Trung bình theo số năm làm Lãnh đạo UBND xã Trung bình theo trình độ đào tạo Nam Nữ 0-5 6- 10 11-15 16-19 20-28 ĐH TC,CĐ Nhóm kiến thức chuyên môn 4,3 4,1 4,4 4,2 4,5 4,2 4,3 4,1 4,3 4,0 Nhóm kiến thức chuyên ngành 4,7 4,7 4,7 4,7 4,7 4,8 4,8 4,6 4,7 4,5 Nhóm kỹ năng 4,7 4,7 4,7 4,7 4,6 4,8 4,7 4,7 4,7 4,6
Kết quả bảng 5.2 và phân tích cho thấy không có sự khác biệt đáng kể về nhu cầu đào tạo giữa của Lãnh đạo UBND xã theo giới tính, theo kinh nghiệm công tác (số năm làm Lãnh đạo UBND xã). Có thể nói, cũng như khi đánh giá về năng lực của các Lãnh đạo UBND xã, yếu tố giới tính không ảnh hưởng đến nhu cầu đào tạo của các Lãnh đạo UBND xã trên địa bàn huyện. Tuy nhiên, trình độ đào tạo khác nhau các Lãnh đạo UBND xã có nhận thức về nhu cầu đào tạo cũng khác nhau. Các
Lãnh đạo UBND xã có trình độ đại học và cao đẳng trở lên có nhu cầu đào tạo cao hơn về truyền thống văn hoá (4,8 điểm), kỹ năng tổ chức quản lý công chức xã (4,86 điểm), kỹ năng giao tiếp(4,8 điểm). trong khi đó các Lãnh đạo UBND xã có trình độ đào tạo trung cấp có nhu cầu đào tạo cao hơn về kỹ năng thực hiện nhiệm vụ chuyên môn (4,7điểm), kỹ năng tổ chức quản lý công chức xã (4,7 điểm) .
Một điều cần bàn luận ở đây là trong khi các cán bộ cấp trên đánh giá tương đối thấp các năng lực của Lãnh đạo UBND xã nhưng lại cũng rất khiêm tốn và dè dặt khi xác định nhu cầu đào tạo cho các Lãnh đạo UBND xã. Ngược lại, bản thân các Lãnh đạo UBND xã trong khi đánh giá tương đối cao năng lực của mình thì lại không hề khiêm tốn thể hiện nhu cầu cần được đào tạo của mình. Đây có thể nói là một điều đáng mừng cho UBND các xã vì sự ham học hỏi và cầu tiến của các Lãnh đạo UBND xã. Có thể nói rằng nhu cầu được đào tạo của các Lãnh đạo UBND xã cao hơn sự mong đợi của cán bộ quản lý cấp trên. Vấn đề chỉ ở chỗ làm sao có được các khóa đào tạo thực sự thiết thực và bổ ích cho các Lãnh đạo UBND xã. Khi được