Lao động tại UBND xã được phân loại làm 2 bộ phận chính: Lãnh đạo xã và Công chức xã.
Bảng 2.4: Cơ cấu bố trí lao động tại một UBND xã
Bảng 2.5: Cơ cấu trình độ cán bộ lãnh đạo, công chức UBND xã
(Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Thường Tín)
STT Chỉ số Số lao động 1 Lãnh đạo UBND xã 3 2 Công chức xã 8 3 nhân viên hợp đồng 1 STT Chỉ số Số lao động 1 thạc sỹ 0 2 đại học 121 3 Cao đẳng 52 4 Trung cấp 116 5 Sơ cấp 56
Trên đồ thị này ta thấy công chức của UBND xã chủ yếu có trình độ trung cấp 160 người chiếm gần 42% cơ cấu lao động của UBND xã. Họ cũng chính là các công chức chuyên môn trực tiếp giải quyết các công việc phát sinh hàng ngày và là đối tượng quản lý của Lãnh đạo UBND xã.
2.5. Yêu cầu về năng lực quản lý của cán bộ lãnh đạo UBND cấp xã trên địa bàn huyện Thường Tín
2.5.1. Phương pháp xác định yêu cầu về năng lực đối với lãnh đạo UBND xã:
Như đã trình bày ở phần phương pháp nghiên cứu, để xác định được yêu cầu năng lực quản lý của lãnh đạo UBND xã đáp ứng mục tiêu phát triển đến năm 2020. Tác giả dựa vào các yếu tố sau:
- Dựa vào các tiêu chuẩn về năng lực của lãnh đạo UBND xã
- Dựa vào phân tích các yếu tố cấu thành năng lực của UBND xã đã phân tích ở phần 1.2.3.
- Dựa vào chức năng nhiệm vụ của lãnh đạo UBND xã theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND.
- Dựa vào bảng mô tả công việc của lãnh đạo UBND xã.
định bằng việc tiến hành phỏng vấn sâu 04 lãnh đạo UBND huyện, 04 lãnh đạo các phòng ban của UBND huyện. Hầu hết đều nhất trí với các yêu cầu về năng lực của lãnh đạo UBND xã.
Khi xác định những yêu cầu về năng lực quản lý không những xác định năng lực nào quan trọng mà còn làm rõ yêu cầu về mức độ của các năng lực đó thông qua việc xác định điểm số trên thang đo. Thang đo và các tiêu chuẩn về năng lực cũng là căn cứ để đánh giá thực trạng năng lực lãnh đạo của UBND xã.
Kiến thức quản lý Kỹ năng quản lý Phẩm chất cá nhân, đạo đức nghề nghiệp Học hỏi, sáng tạo. Năng lực quản lý của lãnh đạo UBND xã. Kết quả hoạt động Kiến thức quản lý(6 chỉ số)
Kiến thức chuyên môn (2 chỉ số) Kỹ năng lập kế hoạch (6 chỉ số) Kỹ năng tổ chức (5 chỉ số) Kỹ năng lãnh đạo (12 chỉ số)
Kỹ năng kiểm soát (3 chỉ số)
Yêu thích công việc (3 chỉ số)
Ứng xử với đồng nghiệp trong UBND xã
(3 chỉ số)
Ứng xử với người dân trong xã (2 chỉ số)
Học hỏi và phát triển bản thân (3 chỉ số)
Sáng tạo trong công việc (3 chỉ số)
2.5.2. Các yêu cầu về năng lực quản lý
Trên cơ sở phân tích tại chương 1, dựa vào Bảng 2.3: Yêu cầu về năng lực quản lý của Lãnh đạo UBND xã và sau khi phỏng vấn lãnh đạo UBND huyện, lãnh đạo các phòng ban của huyện, chuyên viên phòng nội vụ huyện, đồng thời dựa trên bản mô tả công việc của Lãnh đạo UBND xã, những yêu cầu đối với năng lực của Lãnh đạo UBND xã đã được làm rõ. Để có thể thực hiện được nhiệm vụ của UBND xã, năng lực của Lãnh đạo UBND xã phải có những đặc điểm sau:
- Hiểu và vận dụng được các kiến thức cơ bản về chuyên môn và quản lý nhà nước bao gồm khả năng nhận thức và năng lực tổ chức thực hiện chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước vào trong cuộc sống. Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của Lãnh đạo UBND xã, am hiểu sâu sắc về kiến thức quản lý và phải vận dụng linh hoạt các kiến thức đó vào giải quyết những vụ việc cụ thể. Hiểu và vận dụng được các kiến thức cơ bản về kinh tế, xã hội cũng như kiến thức về quản lý như kiến thức quản lý nhà nước, luật tổ chức HĐND-UBND, luật lao động, luật cán bộ, công chức..
- Phải có các kỹ năng quản lý, kỹ năng chuyên ngành để đảm bảo có thể thực hiện khối lượng công việc lớn đảm bảo chất lượng và tiến độ.
- Phải luôn yêu thích công việc của mình.
- Phải luôn học tập, phát triển bản thân, thích ứng với sự thay đổi của xã hội. - Phải luôn sáng tạo trong công việc của mình để không ngừng nâng cao hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.
2.5.2.1. Kiến thức quản lý
Lãnh đạo UBND xã có năng lực cần phải có kiến thức quản lý, kiến thức chuyên môn, do đặc điểm của UBND xã là một cấp quản lý hành chính ở địa phương thường xuyên phải giải quyết các vấn về quyền lợi của người dân nên trong giải quyết công việc đòi hỏi phải có kiến thức quản lý nhà nước và kiến thức chuyên môn vững vàng. Ngoài ra do yêu cầu của một cơ quan quản lý hành chính cấp cơ sở nên cần nắm vững các kiến thức về kinh tế xã hội.
2.5.2.2. Các yêu cầu về kỹ năng quản lý
Lãnh đạo UBND xã cần nắm chức các kỹ năng quản lý đó là kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng tổ chức, kỹ năng lãnh đạo và kỹ năng kiểm soát để giúp cho quá trình quản lý đạt hiệu quả tốt nhất.
Người lãnh đạo UBND xã có năng lực phải biết lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu, các kế hoạch xác định rõ các công việc cần làm trong tháng/quí/năm, ứng phó với sự bất định và thay đổi, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn lực của xã, thống nhất được các hoạt động tương tác giữa các bộ phận trong xã và làm cho việc kiểm soát được dễ dàng.
Người lãnh đạo UBND xã có năng lực phải biết cách giải quyết công việc theo thứ tự ưu tiên; từ chối những công việc không quan trọng và không cấp bách; phân công những công việc phù hợp cho cấp dưới; hoàn thành công việc đúng thời hạn, chất lượng tốt và cần dành thời gian đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên.
Để thể hiện tốt vai trò lãnh đạo của mình, lãnh đạo UBND xã phải biết cách tạo động lực làm việc cho công chức xã; quan tâm khai thác thế mạnh của từng cán bộ công chức; xây dựng được mối quan hệ tốt với mọi người trong UBND xã; làm việc tốt với nhiều người có cá tính khác nhau, phát hiện sớm và chính xác các vấn đề tồn tại trong UBND xã; chỉ ra nguyên nhân của vấn đề một cách chính xác; quyết định nhanh và hiệu quả; biết cách giải quyết những mẫu thuẫn trong xã một cách có lý có tình; biết lắng nghe để hiểu mọi người trong và ngoài xã; biết giảm căng thẳng cho nhân viên; thuyết phục nhân viên hoặc cấp trên một cách dễ dàng; trình bày vấn đề rõ ràng lôgíc; chọn cách trình bày phù hợp từng đối tượng giao tiếp.
Kiểm soát cũng là một công việc quan trọng, người lãnh đạo UBND xã có năng lực cần phải có khả năng giám sát mọi hoạt động của các cán bộ công chức UBND xã; thường xuyên đánh giá hiệu quả công việc của các lĩnh vực chuyên môn.
2.5.2.3. Các yêu cầu về phẩm chất đạo đức
phải tự hào vị trí mình đang đảm nhận, yêu thích công việc quản lý của mình mặc dù có nhiều thách thức; coi quản lý là một nghề không phải là một chức vụ; coi khó khăn và thách thức công việc là cơ hội để phát triển và đổi mới phương pháp làm việc.
Người lãnh đạo UBND xã có năng lực cần ứng xử tốt với đồng nghiệp và người dân trong xã: phải tôn trọng, ứng xử đúng mực với cán bộ công chức trong UBND xã, đúng mực với cán bộ và công chức cấp trên, coi cán bộ công chức trong UBND xã là những đồng nghiệp đáng tin cậy. Lãnh đạo UBND xã phải đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người dân; coi trọng việc giải quyết những khúc mắc của người dân; hạn chế đến mức thấp nhất những quyết định ảnh hưởng xấu đến đời sống của người dân thì mới chăm lo và tổ chức giúp xã phát triển. Phải gương mẫu chấp hành các quy định của cấp trên và các cam kết với người dân.
2.5.2.4. Các yêu cầu về khả năng học hỏi sáng tạo
Về khả năng học hỏi và sáng tạo phát triển bản thân, đây là yếu tố hết sức quan trọng để có thể nâng cao năng lực quản lý của Lãnh đạo UBND xã. Các Lãnh đạo UBND xã phải luôn học tập nâng cao trình độ của bản thân, cải tiến quy trình tác ngiệp, quy trình quản lý để nhằm nâng cao hiệu hoạt động của đơn vị. Người lãnh đạo UBND xã có năng lực cần phải nhận thức nhanh những kiến thức và kỹ năng mới; không ngừng học tập để nâng cao trình độ và kỹ năng làm việc; luôn học tập những cách làm hay của các xã khác. Luôn tìm cách giải quyết công việc một cách khoa học để đạt kết quả cao nhất; vận dụng sáng tạo những kiến thức đã học vào trong công việc; khai thác được những thế mạnh của xã mình phụ trách.
Trên cơ sở đó tác giả đưa ra những yêu cầu cơ bản về năng lực quản lý của Lãnh đạo UBND xã trên địa bàn huyện Thường Tín như sau:
Bảng 2.6. Khung năng lực đối với Lãnh đạo UBND xã KHUNG NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO UBND XÃ
ST T
Năng lực Mô tả
Về kiến thức
1 Kiến thức quản lý - Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của UBND xã
- Nắm vững các qui định quản lý của UBND huyện, thành phố.
- Nắm vững các nghị định của chính phủ về quản lý cán bộ công chức.
- Hiểu về truyền thống văn hoá xã. - Hiểu biết pháp luật.
- Kiến thức về quản lý nhà nước. 2 Chuyên môn - Kiến thức nhất định về kinh tế xã hội
- Kiến thức về lĩnh vực chuyên môn phụ trách.
Về kỹ năng quản lý
3 Kỹ năng lập kế hoạch
- Xác định rõ các công việc cần làm trong tháng/quý/năm. - Các kế hoạch giải pháp và công cụ phù hợp để đạt mục tiêu.
- Các kế hoạch ứng phó với sự bất định và sự thay đổi. - Khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của xã. - Thống nhất được các hoạt động tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức.
- Lập kế hoạch làm cho việc kiểm soát được dễ dàng. 4 Kỹ năng tổ chức - Giải quyết công việc theo thứ tự ưu tiên
- Từ chối những công việc không quan trọng và không cấp bách.
- Phân công những công việc phù hợp cho cấp dưới - Hoàn thành công việc đúng thời hạn, chất lượng tốt. - Dành thời gian đào tạo kỹ năng cho nhân viên.
5 Kỹ năng lãnh đạo - Tạo động lực làm việc cho công chức trong UBND xã. - Phát hiện sớm và chính xác các vấn đề tồn tại trong UBND xã
ST T
Năng lực Mô tả
- Chỉ ra nguyên nhân của vấn đề một cách chính xác. - Quyết định nhanh và hiệu quả
- Chọn cách trình bày phù hợp với từng đối tượng giao tiếp
- Trình bày vấn đề rõ ràng và lô-gic.
- Biết lắng nghe để hiểu mong đợi của đối tác
- Thuyết phục nhân viên hoặc cấp trên một cách dễ dàng - Biết giảm căng thẳng cho nhân viên
- Luôn xây dựng được mối quan hệ tốt với mọi người trong UBND xã.
- Luôn làm việc tốt với nhiều người có cá tính khác nhau - Luôn quan tâm khai thác thế mạnh của từng nhân viên trong UBND xã.
6 Kỹ năng kiểm soát - Thường xuyên giám sát mọi hoạt động của các cán bộ công chức UBND xã.
- Thường xuyên đánh giá hiệu quả công việc của các lĩnh vực chuyên môn.
- Điều chính, thay đổi các biện pháp để đảm bảo việc thực hiện các lĩnh vực chuyên môn theo đúng kế hoạch.
Phẩm chất cá nhân, đạo đức nghề nghiệp
7 Yêu thích công việc - Yêu thích công việc quản lý của mình mặc dù có nhiều khó khăn, thách thức.
- Coi quản lý là một nghề không phải là một chức vụ. - Coi khó khăn thách thức trong công việc là cơ hội để phát triển.
8 Ứng xử với đồng nghiệp
- Ứng xử đúng mực với cán bộ công chức trong UBND xã;
- Ứng xử đúng mực với cán bộ và công chức cấp trên; - Cán bộ công chức trong UBND xã là những đồng nghiệp đáng tin cậy.
9 Ứng xử với người dân
- Đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người dân.
ST T
Năng lực Mô tả
dân, hạn chế đến mức thấp nhất những quyết định ảnh hưởng xấu đến đời sống của người dân.
Học hỏi và sáng tạo
10 Khả năng học hỏi và phát triển bản thân
- Nhận thức nhanh những kiến thức và kỹ năng mới.
- Không ngừng học tập nâng cao trình độ và kỹ năng làm việc.
- Luôn học tập những cách làm hay của các xã khác. 11 Sáng tạo trong công
việc
- Luôn tìm cách giải quyết công việc một cách khoa học để kết quả công việc cao nhất.
- Vận dụng sáng tạo những kiến thức đã học vào trong công việc.
- Khai thác được những thế mạnh của xã mình phụ trách. Khi phỏng vấn Lãnh đạo huyện, lãnh đạo các phòng ban của huyện và một số các nhân viên phòng Nội vụ đều cho rằng để Lãnh đạo UBND xã thực hiện được nhiệm vụ như yêu cầu hiện tại, nếu chấm theo thang điểm từ 1 đến 5 thì chỉ cần Lãnh đạo UBND xã có điểm đánh giá từ 2,50 – 3,49 là đạt yêu cầu. Tuy vậy để có thể thực hiện được chiến lược phát triển đến 2020, định hướng đến 2030 của UBND huyện, thì Lãnh đạo UBND xã phải có điểm số từ 3,5 trở lên, ngược lại thì không đạt yêu cầu cho thời gian sắp tới. Kết quả phỏng vấn cụ thể như sau:
Bảng 2.7. Thang điểm đánh giá
Mức điểm Mức độ năng lực
1,00 - 1,49 điểm Năng lực đó rất yếu.
1,50 - 2,49 điểm Năng lực đó yếu
2,50 - 3,49 điểm Trung bình.
3,50 - 4,49 điểm Tốt.
4,50 - 5,00 điểm Rất tốt
Trên cơ sở của khung năng lực trên, tôi thiết kế bảng câu hỏi phỏng vấn, tiến hành điều tra để xác định mức độ yêu cầu cụ thể các tiêu chí trên khung năng lực để
đáp ứng mục tiêu phát triển các xã trên địa bàn huyện đến năm 2020, phân tích thực trạng năng lực trên của Lãnh đạo UBND xã.
Kết quả phỏng vấn thang điểm về yêu cầu mức độ năng lực được phản ánh cụ thể qua bảng sau:
Bảng 2.8. Yêu cầu về năng lực quản lý đối với Lãnh đạo UBND xã
Bảng phỏng vấn yêu cầu mức độ năng lực
NĂNG LỰC Năng lực
yêu cầu
KIẾN THỨC 4.0
1. Kiến thức quản lý 3.8
1.1. Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của UBND xã 3.8 1.2. Nắm vững các qui định quản lý của UBND huyện, thành phố. 4.1 1.3. Nắm vững các nghị định của chính phủ về quản lý cán bộ công
chức.
3.6
1.4. Hiểu về truyền thống văn hoá xã. 3.5
1.5. Hiểu biết pháp luật 3.9
1.6. Kiến thức về quản lý nhà nước 4.0
2. Kiến thức chuyên môn 4.2
2.1. Kiến thức nhất định về kinh tế xã hội 3.9
2.2. Kiến thức về lĩnh vực chuyên môn phụ trách. 4.5
VỀ KỸ NĂNG QUẢN LÝ 4.5
3. Kỹ năng lập kế hoạch 4.5
3.1. Xác định rõ các công việc cần làm trong tháng/quý/năm. 4.2