- Nhập linh kiện: nhập từng thành phần Mainboard, CPU, RAM, ổ cứng, nguồn,
ANH TUẤN 3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
3.1.2. Những mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính dưới chế độ sổ là hình thức Nhật Ký Chung, chế độ kế toán mà công ty áp dụng hiện nay là Quyết Định 48/QĐ- BTC tuy nhiên một số mẫu chứng từ không phản ánh theo đúng mẫu quy định như Phiếu xuất kho. Trong phiếu xuất kho được in ra từ phần mềm Weekend Accounting
của công ty, thông tin ghi trên phiếu xuất kho ở cột đơn giá ghi giá bán, có dòng Tiền thuế, và Tổng tiền thanh toán. Bút toán định khoản trên phiếu xuất kho chưa ghi đúng theo quy định ghi Nợ 632 Có TK 156: theo giá vốn, trên mẫu phiếu xuất kho lại ghi nhận bút toán:
Nợ TK111, 112, 131… và Có TK 5111.
Vì việc phản ánh vào phần mềm chỉ được thực hiện trên phân hệ Hàng hóa –
Hóa đơn bán hàng, không sử dụng đến phân hệ Hàng hóa – Phiếu xuất kho. Chứng
từ được in ra là Phiếu xuất kho bán hàng. Như vậy là sai.
Công ty chỉ đơn thuần bán lẻ, có nhiều trường hợp khách hàng mua với tổng trị giá < 200.000 đồng như vậy nhưng kế toán lại không thực hiện sử dụng bảng kê bán lẻ và cuối ngày chỉ cần sừ dụng 1 hóa đơn cho tổng bảng kê (đã có thông tư hướng dẫn cho trường hợp này). Điều này làm đã tăng khối lượng công việc cho kế toán, tốn kém hóa đơn. Như vậy việc điều chỉnh vấn đề này là cần thiết.
Ngoài ra, tác dụng của của chính sách chiết khấu thương mại thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa và chính sách chiết khấu thanh toán khuyến khích khách hàng trả tiền sớm chưa được công ty tận dụng. Đây là một trong những điểm cần bổ sung vào chính sách bán hàng tại công ty. Một lý do nữa là khách hàng của công ty có đối tượng phụ thuộc vào ngân sách nhà nước cấp khá lớn, việc phê duyệt dự án đầu tư thêm trang thiết bị và giải ngân kinh phí cho dự án đó diễn ra trong khoảng thời gian khá dài nên với đối tượng khách hàng này công ty là bị thanh toán trả chậm. Vì vậy chính sách về tín dụng là rất cần thiết đưa ra.
Chương trình công ty đưa ra về khuyến mại hàng hóa để kích thích tiêu thu như vậy là khá tốt. Việc ghi chép phản ánh trên hóa đơn không có sai sót. Tuy nhiên việc hạch toán lại chưa được thực hiện đúng. Việc hạch toán với trường hợp này mới chỉ được công ty phản ánh giá vốn hàng khuyến mại. Còn bỏ sót nghiệp vụ phản ánh chi phí vào Nợ TK 6421 đối ứng Có TK 5118. Công ty cần xem xét lại và phản ánh đúng.
Việc thiết kế phần mềm kế toán còn bất cập. Đối với kế toán bán hàng, thông thường các phần mềm kế toán đều có danh mục chứng từ như hoá đơn bán hàng, phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng thể hiện doanh thu hàng bán, còn phiếu xuất kho thể hiện giá vốn. Hoá đơn bán hàng sẽ làm căn cứ ghi vào sổ Nhật ký chung bút toán doanh
thu, Sổ cái các TK như TK 5111, 33311, 131. Sổ thuế GTGT, Sổ chi tiết thanh toán với người mua, hay Các loại sổ Chi tiết Doanh Thu. Còn Phiếu xuất kho làm căn cứ ghi vào Nhật ký chung bút toán giá vốn hàng bán, sổ Cái TK 632, TK 156. Sổ chi tiết vật tư hàng hoá. Tuy nhiên tại phần mềm Weekend Accounting của công ty thì mọi thông tin về hàng hoá, thuế GTGT, số hoá đơn...đều thể hiện trên Phiếu xuất kho bán hàng từ đó làm căn cứ để ghi vào các sổ. Như vậy điều này là chưa đúng với quy luật ghi sổ chung.
Công ty vẫn chưa mở một số sổ chi tiết để phục vụ cho việc quản lý theo dõi doanh số bán hàng như: Sổ chi tiết doanh thu bán hàng theo mặt hàng. Việc mở các sổ này là cần thiết, bởi công ty có thể theo dõi được cụ thể doanh thu bán hàng của từng mặt hàng để từ đó có những chính sách thực hiện tốt công tác mua-bán những mặt hàng tiêu thụ tốt, có biện pháp thúc đẩy tiêu thụ những mặt hàng ứ đọng tiêu thụ chậm.