- Nhập linh kiện: nhập từng thành phần Mainboard, CPU, RAM, ổ cứng, nguồn,
2.2.2. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty.
- Hoá đơn giá trị gia tăng - Phiếu xuất kho bán hàng - Phiếu thu
- Chứng từ ngân hàng
- Các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng
Tài khoản kế toán sử dụng chủ yếu sử dụng là: TK 131, TK 5111, TK 632, TK 156, TK 33311, TK 111( 111A, 111B), TK 112( 112A, 112B),…
2.2.2.3. Trình tự hạch toán.
Tại Công ty chỉ đơn thuần có phương thức bán lẻ hàng hoá:
Đặc điểm của phần mềm Weekend Accounting công ty đang áp dụng:
Bán hàng chỉ với số liệu được cập nhật ở phân hệ:
Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng: Bán hàng công nợ.
Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, Tiền – Phiếu Thu: Bán hàng thu bằng tiền mặt. Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, Tiền – Báo có: Bán hàng thu bằng tiền gửi
ngân hàng.
Ngoài kết quả bút toán doanh thu trên các sổ được cập nhật. Bút toán phản ánh giá vốn cũng được cập nhật vì phần mềm có chương trình cập nhật giá vốn. Chính vì vậy kế toán không sử dụng phân hệ Hàng hóa – Phiếu xuất kho để có nguồn căn cứ từ chứng từ đó phản ánh giá vốn.
Đối tượng khách hàng có yêu cầu viết hoá đơn GTGT
Sau khi có thông tin đặt hàng từ các trường học, phòng giáo dục ở huyện(Trực Ninh, Gia Bình, Phú Lương Thái Nguyên…), Sở nội vụ Tỉnh Nam Định, Phòng Game net hộ gia đình, bệnh viện phụ sản Nam Định… phòng kinh doanh xác nhận lại thông tin và chuyển tới phòng kế toán. Thông qua dữ liệu trên phần mềm weekend accounting kế toán biết được số lượng hàng tồn kho tại thời điểm đó và làm căn cứ lập Hóa đơn GTGT, và được lập thành 3 liên. Liên 1: Lưu, Liên 2: Gửi cho khách hàng, Liên 3: chuyển bộ phận liên quan. Căn cứ những thông tin trên hoá đơn GTGT (Phụ lục 3), kế toán vào phân hệ Hàng Hoá – Hóa đơn bán hàng, chọn Thêm xuất hiện hộp thoại Thêm mới chứng từ để nhập đầy đủ những dữ liệu trong các mục như: mục
nhận. Kế toán sẽ in Phiếu xuất kho bán hàng về số hàng bán (Phụ lục 4) và đưa cho
các bộ phận liên quan ký vào cả phiếu xuất kho bán hàng và hoá đơn GTGT.
Với những trường hợp bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt, kế toán nhập phần mềm:
Phân hệ Tiền – Phiếu thu, chọn Thêm và phản ánh các mục như: Ngày, số của phiếu thu, Đối tượng, Ông bà, Địa chỉ, Diễn giải, bút toán và số tiền, chứng từ kèm theo. Rồi Lưu . Kế toán in Phiếu Thu (phụ lục 5 ), chuyển ký tên.
Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, sau khi nhận được giấy báo của ngân hàng, kế toán vào phân hệ Tiền – Báo có, chọn Thêm và phản ánh các mục như: Ngày, số của giấy báo có theo thứ tự công ty nhận được (phần mềm tự lập trình tuần tự tăng dần), Đối tượng, Ông bà, Địa chỉ, Diễn giải, bút toán và số tiền, chứng từ kèm theo. Rồi Lưu .
Minh họa:
Bán hàng công nợ:
Nghiệp vụ bán hàng hóa đơn 00017434 ngày 25/02/2013 (Phụ lục 6), khách hàng là Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước NĐ, người đại diện mua Anh Trung. Bán Máy tính nguyên chiếc (đồng bộ) Dell 620MT I3 - 2120/2GB/500G, số lượng 01, đơn giá 8.900.000 (chưa VAT), VAT 10%, bảo hành 12 tháng. Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng.
Kế toán sẽ nhập vào phần mềm:
- Phân hệ Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, thêm/ Hộp thoại thêm mới chứng
từ điền đầy đủ thông tin:
Ngày: 25/02/2013 và số hóa đơn: 00017434 Thông tin về khách hàng:
Đối tượng: L000017 (vì đã được khai báo trong Danh mục đối tượng khách hàng). Ông bà: Anh Trung.
Địa chỉ: Công ty TNHH Một Thành Viên Cấp Thoát Nước NĐ. Diễn giải: xuất bán.
Vì khách hàng mua chịu nên Mã nhập xuất: chọn 131 – Enter. Tài khoản nợ: được tự động (131).
Mục Vật tư: MAYBO0012 (thuộc Danh mục nhóm vật tư).
Tên vật tư: Máy tính nguyên chiếc (đồng bộ) Dell 620MT I3 - 2120/2GB/500G được tự động sau khi khai báo Vật tư.
Đơn vị tính, Tk có( 5111), Kho: tự động. Số lượng: 1.
Đơn giá: 8.900.000. Thành tiền: tự động. Bảo hành: 12 tháng. Thuế GTGT (%): 10.
Tiền thuế, Tk nợ VAT, Tk có( 33311): tự động sau khi điền thuế suất VAT. Tiền hàng: 8.900.000, Tổng tiền: 9.790.000: tự động.
Nhập liệu kết thúc, chọn Chấp nhận . Kế toán in Phiếu xuất kho bán hàng và chuyển bộ phận liên quan ký (phụ lục 7).
Phần mềm sẽ tự động ghi các sổ có liên quan: Sổ Nhật ký chung (phụ lục 17), sổ cái TK 131 (phụ lục 18), sổ cái TK 5111 (phụ lục 19), sổ sái TK 3331 (phụ lục 20), sổ cái TK 632 (phụ lục 21), sổ cái TK 156 (phụ lục 22), sổ chi tiết thanh toán (Phụ lục 26), sổ Chi tiết doanh thu bán hàng (Phụ lục 27), Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra (Phụ lục 28), Sổ chi tiết TK 632 (Phụ lục 29d), Sổ chi tiết TK 156 (Phụ lục 30d).
Bán hàng thu bằng tiền mặt:
Hóa đơn số 00016769 ngày 08/01/2013 (Phụ lục 8). Khách hàng là UBND xã Trực Thuận người đại diện mua Chú Trần Văn Phương. Bán Modem TP link TD- W895ND, số lượng 01, đơn giá 750.000 (chưa VAT), VAT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (Phiếu thu số 014592).
Kế toán sẽ nhập vào phần mềm:
Phân hệ Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, thêm/ Hộp thoại thêm mới
chứng từ điền đầy đủ thông tin:
Thông tin về khách hàng:
Đối tượng: K14 (vì đã được khai báo trong Danh mục đối tượng khách hàng). Ông bà: Chú Trần Văn Phương
Địa chỉ: Trực Thuận Diễn giải: xuất bán. Mã nhập xuất: 111B
Tài khoản nợ: được tự động (1111).
Mục Vật tư: MODEM 027 (thuộc Danh mục nhóm vật tư).
Tên vật tư: Modem TP link TD-W895ND được tự động sau khi khai báo Vật tư. Đơn vị tính, Tk có ( 5111), Kho: tự động.
Số lượng: 1.
Đơn giá: 750.000. Thành tiền: tự động. Thuế GTGT (%): 10.
Tiền thuế, Tk nợ VAT, Tk có( 33311): tự động sau khi điền thuế suất VAT. Tiền hàng: 750.000, Tổng tiền: 825.000: tự động.
chọn Chấp nhận. Kế toán in Phiếu xuất kho bán hàng, chuyển ký (Phụ lục 9). Phân hệ Tiền – Phiếu thu và phản ánh các mục:
Ngày: 08/01/2013. Số: 014592
Đối tượng: K14 Ông bà: Chú Trần Văn Phương Địa chỉ: UBND xã Trực Thuận.
Phát sinh Nợ TK 1111: 825.000
Có TK 5111: 750.000 Có TK 33311: 75.000
Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Rồi Lưu . Kế toán in Phiếu Thu (phụ lục 10), chuyển ký tên.
Phần mềm sẽ tự động ghi các sổ có liên quan: Sổ Nhật ký chung (phụ lục 17), sổ cái TK 5111 (phụ lục 19), sổ sái TK 3331 (phụ lục 20), sổ cái TK 632 (phụ lục 21), sổ cái TK 156 (phụ lục 22), sổ cái TK 1111 (phụ lục 23), Sổ chi tiết doanh thu hàng bán (phụ lục 27), Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra (Phụ lục 28), Sổ chi tiết TK 632 (Phụ lục 29a), Sổ chi tiết TK 156 (Phụ lục 30a), Sổ chi tiết TK 1111 (phụ lục 31), Sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 34), Nhật ký thu tiền (Phụ lục 36).
Bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng:
Ngày 30/03/2013 nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền CN VIETTEL BN - tập đoàn viễn thông quân đội thanh toán tiền hàng. Số tiền: 7 210 500.000 đồng.
Kế toán cập nhật:
Phân hệ Tiền – Báo có, xuất hiện hộp thoại Báo có ngân hàng, chọn Thêm rồi cập nhật thông tin:
Ngày: 30/03/2013.
Đối tượng: 001 (tên công ty đã được khai báo Danh mục đối tượng). Ông bà, Địa chỉ: tự động.
Diễn giải: Thu nợ.
Phát sinh Nợ Tk 1121: 7 210 500.000 Đối tượng: tự động. Có Tk 131: 7 210 500.000 Diễn giải: tự động. Kèm theo 01 chứng từ gốc.
Lưu.
Kết thúc, phần mềm sẽ tự động ghi các sổ có liên quan: Sổ Nhật ký chung (Phụ luc 17), sổ cái TK 131(Phụ lục 18), Sổ cái TK 1121 (Phụ lục 24), Sổ chi tiết 131(Phụ luc 26), sổ chi tiết tài khoản 1121(Phụ lục 32), Sổ tiền gửi (phụ lục 35).
Khuyến mại: Với những mặt hàng đang trong chương trình được hưởng
khuyến mại của công ty thì trên hóa đơn GTGT kế toán thể hiện: + Đối với hàng bán: Ghi đầy đủ số lượng, đơn giá và thành tiền.
+ Đối với hàng khuyến mại: Ghi đầy đủ số lượng và ghi rõ hàng khuyến mại không thu tiền.
Từ hóa đơn kế toán vào Phân hệ Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, phản ánh như đối với nghiệp vụ bán hàng thông thường, chỉ khác trong mục đơn giá và thành tiền của mặt hàng khuyến mại thì bỏ trống.
Đối với bút toán định khoản được phản ánh trên các sổ chỉ có: Phản ánh doanh thu của hàng bán.
Phản ánh giá vốn của cả: hàng bán + hàng khuyến mại.
(Vì từ việc cập nhật số liệu từ Phân hệ Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng là phần mềm đã có thể tự động phản ánh doanh thu, giá vốn theo đúng phương pháp xuất kho
công ty quy định và vào các sổ liên quan đến nghiệp vụ đã được phản ánh. Việc phản ánh giá vốn không được kế toán phản ánh tư phân hệ Hàng hóa – Phiếu xuất kho)
Như vậy việc phản ánh bút toán: Nợ TK 6421
Có TK 5118 đối với hàng khuyến mại là không có. ( Theo quy định kế toán về hạch toán kế toán với hàng khuyến mại:
Nợ TK 632/ Có TH 156. Đồng thời Nợ TK 6421/ Có TK 5118)
Minh họa nghiệp vụ:
Hóa đơn số 00018354 ngày 24/04/2013 (Phụ lục 11). Khách hàng là chị: Nguyễn Thị Mến (được công ty khai báo đối tượng: KL01304 , Địa chỉ: Trực Thuận – Nam Định) mua máy Noterbook Nenovo G470 – 13- 2330/2GB/500GB với giá: 9.600.000 (chưa VAT), VAT 10%, Bảo hành: 12 tháng. Được khuyến mại: 01 Chuột quang Acer / Sony / Dell / Rapoo và 01 Nước lau màn hình. Thanh toán bằng tiền mặt.
Kế toán phản ánh:
Phân hệ Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, thêm/ Hộp thoại thêm mới
chứng từ điền đầy đủ thông tin:
Ngày: 24/04/2013 và số hóa đơn: 00018354. Thông tin về khách hàng:
Đối tượng: KL01304 (được khai báo trong Danh mục đối tượng khách hàng). Ông bà: Nguyễn Thị Mến.
Địa chỉ: Trực Thuận – Nam Định. Diễn giải: xuất bán.
Mã nhập xuất: 111B
Tài khoản nợ: được tự động (1111). Hàng bán:
Mục Vật tư: MAYNB 206 (thuộc Danh mục nhóm vật tư).
Tên vật tư: Máy Noterbook Nenovo G470 – 13- 2330/2GB/500GB . Đơn vị tính, Tk có( 5111), Kho: tự động.
Số lượng: 1.
Đơn giá: 9.600.000 . Thành tiền: tự động. Bảo hành: 12 Hai hàng hóa khuyến mại:
Tên vật tư: Chuột quang Acer / Sony / Dell / Rapoo. Đơn vị tính, Tk có( 5111), Kho: tự động.
Số lượng: 1. Đơn giá: Bỏ trống.
Mục Vật tư: NLMH (thuộc Danh mục nhóm vật tư). Tên vật tư: Nước lau màn hình.
Đơn vị tính, Tk có( 5111), Kho: tự động. Số lượng: 1. Đơn giá: Bỏ trống. Thuế GTGT (%): 10.
Tiền thuế, Tk nợ VAT, Tk có( 33311): tự động sau khi điền thuế suất VAT. Tiền hàng: 9.600.000 , Tổng tiền: 10.560.000: tự động.
chọn Chấp nhận. In Phiếu xuất kho bán hàng (Phụ lục 12), ký tên. Phân hệ Tiền – Phiếu thu và phản ánh các mục:
Ngày: 24/04/2013 . Số: 015795
Đối tượng: KL01304 Ông bà: Nguyễn Thị Mến. Địa chỉ: Trực Thuận – Nam Định.
Diễn giải: Thu tiền máy NB.
Phát sinh Nợ TK 1111: 10.560.000 Có TK 5111: 9.600.000 Có TK 33311: 960.000
Kèm theo: 01 chứng từ gốc. Rồi Lưu. Kế toán in Phiếu Thu (phụ lục 13), chuyển ký tên.
Phần mềm sẽ tự động ghi các sổ có liên quan: Sổ Nhật ký chung (phụ lục 17), sổ cái TK 5111 (phụ lục 19), sổ sái TK 3331 (phụ lục 20), sổ cái TK 632 (phụ lục 21), sổ cái TK 156 (phụ lục 22), sổ cái TK 1111 (phụ lục 23), Sổ chi tiết doanh thu hàng bán (phụ lục 27), Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra (Phụ lục 28), Sổ chi tiết TK 632 (Phụ lục 29b, 29e, 29f), Sổ chi tiết TK 156 (Phụ lục 30b, 30e, 30f), Sổ chi tiết TK 1111 (phụ lục 31), Sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 34), Nhật ký thu tiền (Phụ lục 37).
Không phản ánh bút toán: Nợ TK 6421/ Có TK 5118 dẫn tới quy trình hạch toán thiếu tính khách quan..
Đối với trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn:
bình thường, số hóa đơn vẫn tăng đều đều trên phần mềm mặc dù có hóa đơn số tiền nhỏ. Kế toán không tận dụng sử dụng bảng kê bán lẻ để kê khai những trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn hay những trường hợp bán hàng với giá trị < 200.000 đồng và cuối ngày viết trên 1 hóa đơn để giảm thiểu việc nhập liệu và tiết kiệm hóa đơn.
Minh họa nghiệp vụ:
Khách hàng mua 1 Chuột quang Acer / Sony / Dell / Rapoo với số tiền Tổng thanh toán chỉ 77.000 đồng thể hiện trên hóa đơn số 00016799 ngày 11/01/2013. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt (Phiếu thu số 014619 ).
Kế toán nhập vào phần mềm:
Phân hệ Hàng hóa – Hóa đơn bán hàng, thêm/ Hộp thoại thêm mới
chứng từ điền đầy đủ thông tin:
Ngày: 11/01/2013 và số hóa đơn: 00016799 Thông tin về khách hàng:
Đối tượng: KL00001 (vì đã được khai báo trong Danh mục đối tượng khách hàng). Ông bà: Khách hàng
Địa chỉ: Nam Định Diễn giải: xuất bán. Mã nhập xuất: 111B
Tài khoản nợ: được tự động (1111).
Mục Vật tư: CHUỘT 054 (thuộc Danh mục nhóm vật tư).
Tên vật tư: Chuột quang Acer / Sony / Dell / Rapoo được tự động. Đơn vị tính, Tk có, Kho: tự động.
Số lượng: 1. Đơn giá: 70.000. Thành tiền: tự động. Thuế GTGT (%): 10.
Tiền thuế, Tk nợ VAT, Tk có: tự động sau khi điền thuế suất VAT. Tiền hàng: 70.000, Tổng tiền: 77.000: tự động.
chọn Chấp nhận.
Phân hệ Tiền – Phiếu thu và phản ánh các mục: Ngày: 11/01/2013. Số: 014619
Địa chỉ: Bắc Ninh.
Phát sinh Nợ TK 1111: 77.000
Có TK 5111: 70.000 Có TK 33311: 7.000 Rồi Lưu.
Phần mềm sẽ tự động ghi các sổ có liên quan: Sổ Nhật ký chung (phụ lục 17), sổ cái TK 5111 (phụ lục 19), sổ sái TK 3331 (phụ lục 20), sổ cái TK 632 (phụ lục 21), sổ cái TK 156 (phụ lục 22), sổ cái TK 1111 (phụ lục 23), Sổ chi tiết doanh thu hàng bán (phụ lục 27), Sổ chi tiết thuế GTGT đầu ra (Phụ lục 28), Sổ chi tiết TK 632 (Phụ lục 29b), Sổ chi tiết TK 156 (Phụ lục 30b), Sổ chi tiết TK 1111 (phụ lục 31), Sổ quỹ tiền mặt (phụ lục 34), Nhật ký thu tiền (Phụ lục 37).
Trường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng tại Công ty:
Chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán không được công ty sử dụng.
Hàng bán bị trả lại:
Trích dẫn nghiệp vụ ngày 16/02/2013: Khách hàng trả lại Main Asuss P8 H61 MLX bán ngày 12/02/2013, hóa đơn số 00017195. Số lượng 01 chiếc, đơn giá chưa VAT 1.900.000 đồng. VAT 10%. Công ty nhập lại hàng và thanh toán trả lại cho khách bằng tiền mặt.
Khi phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán kiểm tra số hàng xem lý do tại sao khách hàng trả lại. Khi nhập kho lại số hàng trên, căn cứ vào biên bản trả lại hàng (Phụ lục 14a) kèm theo hóa đơn GTGT bên mua trả lại hàng (Phụ lục 14b) vì trường hợp này người mua là đối tượng khách lẻ không có hóa đơn, với trường hợp người mua có hóa đơn thì kế toán căn cứ vào hóa đơn do bên mua trả lại hàng lập để điều chỉnh doanh số bán, số thuế GTGT đã kê khai .
Kế toán vào phân hệ Hàng hoá - Hàng bán bị trả lại, xuất hiện hộp thoại
Hàng bán bị trả lại, chọn Thêm – Hộp thoại Thêm mới chứng từ xuất hiện, kế toán
điền đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu:
Tại mục TK nợ định khoản ghi tăng hàng bán bị trả lại bên Nợ TK 5212. Số lượng: 01. Đơn giá (chưa VAT): 1.900.000. Thành tiền tự động.
Bảo hành 36 tháng, Thuế GTGT 10%. Tiền thuế tự động tính toán: 190.000, giảm thuế GTGT đầu ra TK nợ VAT 33311: và ghi giảm số tiền thanh toán vào công nợ bên Có TK 1111.
Phần còn lại tự động được tính toán. Việc nhập liệu hoàn tất, chọn Chấp
nhận, hệ thống sẽ lưu trữ. Đồng thời ghi tăng lượng hàng nhập kho Nợ TK 1561, và
ghi giảm giá vốn hàng bán sẽ được phần mềm tự cập nhật phản ánh .
Kế toán in Phiếu hàng bán trả lại (Phụ lục 15) và đưa cho các bộ phận liên quan ký tên.
Vậy theo đó điều kiện là: Hàng hoá nhận lại phải giống như lúc đầu khi giao