*Hoàn thiện cơ cấu tổ chức QL của Ban QL các DA
Hoàn thiện sửa đổi bổ sung quy chế hoạt động của Ban QL các DA, xây dựng KH, đề án nhân sự trong đó quy định rõ chức năng nhiệm vụ, yêu cầu về chuyên môn, trình độ đối với từng vị trí công tác, mối quan hệ công tác với các phòng, ban của Ban QL các DA và của KKT Đông nam.
Trong quá trình thực hiện QL đã cho thấy vấn đề nhân sự của Ban QL các DA quá mỏng để thực hiện khối lƣợng lớn các DA dẫn đến không theo sát các đơn vị thi công và các hạng mục thi công để xảy ra những sai sót của nhà thầu.
Để hoàn thành tốt nhiệm vụ QL hệ thống các DA hiện tại Ban QL các DA đang đƣợc KKT Đông nam giao nhiệm vụ Ban QL các DA cần phải xây dựng quy chế về nhân sự trong đó cần phải xây dựng số lƣợng con ngƣời, trình độ chuyên môn cần thiết cho từng vị trí công việc, từng phòng của Ban QL các DA, bổ sung thêm 1 phó giám đốc, 3 phòng DA, đƣa Ban QL các DA trở thành một Ban QL các DA chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt chú trọng tới nhân sự phòng DA đảm bảo QL tốt về mặt chất lƣợng, kiểm tra kiểm soát tốt quy trình, KH tiến độ tránh tình trạng tiến độ thi công phải trình xin gia hạn, đảm bảo lực lƣợng cán bộ trong công tác QL chi phí các DA. Đồng thời chú trọng việc đổi mới và nâng cao hiệu quả chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo trong mọi hoạt động của Ban QL các DA, tăng cƣờng phối hợp giữa các phòng Ban trong việc giải quyết công việc chung. Để rút kinh ngiệm cho những nhiệm vụ QL các DA sắp tới Ban QL các DA QL cần lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức nhân sự hợp lý hơn. Đảm bảo sự thông suốt trong công tác QL, để giảm bớt khối lƣợng công việc cho các thành viên trong Ban QL các DA.
80
Hình 3.1 Đề xuất phƣơng án tổ chức Ban QL các DA
Nguồn Tác giả nghiên cứu và rút kinh nghiệm từ các ban dự án khác và đề xuất phương án.
Về cơ bản phƣơng án tổ chức của Ban QL các DA theo mô hình trƣớc đây là phù hợp, tuy nhiên để giảm tình trạng quá tải cho các phòng ban, tác giả xin đề xuất Ban bổ nhiệm thêm 01 phó giám đốc, thành lập thêm các phòng DA 1,2, 3 .
DA Ban QL các DA đang QL là rất nhiều và chỉ tập trung cho 2 phòng KH và phòng KT nên công việc quá tải thƣờng ách tắc và không thông suốt, việc thành lập thêm 3 phòng DA và bổ nhiệm 1 Phó giám đốc phụ trách, giảm tải cho các phòng KH và KT, gắn trách nhiệm công tác QLDA cụ thể cho các cá nhân và trƣởng phòng. Việc thành lập các phòng DA để phụ trách từng DA từ khâu chuẩn bị đến kết thúc DA các công tác nội nghiệp, ngoại nghiệp hiện đang gắn ghép vào các phòng KH, phòng KT và phòng Hành chính -Tài chính cho phòng DA nhƣ : Công tác đấu thầu, Công tác giám sát, công tác nghiệm thu của từng DA,… để các phòng chức năng chuyên sâu phục vụ công tác QLDA để nâng cao hiệu quả, chất lƣợng công tác QLDA tại Ban QL các DA.
Giám đốc
Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc
phòng HC-TC Phòng DA1 Phòng DA2 Phòng DA3 Phòng KH Phòng KTXD Phòng GPMB
81
* Đào tạo nâng cao trình độ các cán bộ QL thuộc Ban quản lý
Trong lúc chƣa thể bố trí thêm đủ cán bộ, năng lực theo yêu cầu hoạt động, Ban QL các DA cần tiến hành rà soát lại và đào tạo lại hệ thống cán bộ hiện có đảm bảo phục vụ công tác tại chỗ.
- Cử cán bộ tham gia các lớp học về QLDA, QL đấu thầu, chứng chỉ giám sát, QL tài chính DA.
- Đội ngũ cán bộ lãnh đạo của Công tác giám sát phải thƣờng xuyên hơn nữa trong công tác QL giám sát và đào tạo cán bộ của mình. Có những cán bộ tuy đã kinh qua các trƣờng lớp, nhƣng trên thực tiễn có khi những xử lý kỹ thuật trong thực tế cần có kinh nghiệm về chỉ đạo thi công mới đảm đƣơng đƣợc công tác, chính vì vậy đội ngũ cán bộ lãnh đạo của Ban QL các DA là đội ngũ có kinh nghiệm, cần phải tổ chức buổi tập huấn để tự đào tạo cán bộ của mình trong các vấn đề về QL nhƣ : QL KSTK lập DA, KSTK kỹ thuật thi công, QL công tác đấu thầu, chọn lựa nhà thầu, QL công tác GPMB, QL kỹ thuật thi công, QL chi phí, xây dựng KH triển khai, và thực hiện QLDA theo các chuyên đề về QL theo nội dung cũng nhƣ chu kỳ.
Ban QL các DA cần có chính sách thích hợp về tiền lƣơng, đãi ngộ cũng nhƣ tạo điều kiện thăng tiến trong công việc để thu hút các sinh viên có chất lƣợng học tập tốt thuộc các trƣờng đại học kỹ thuật và kinh tế tài chính. Ngoài ra, Ban QL các DA. cũng cần phải tuyển dụng các cán bộ đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực QLDA để đảm bảo tiến độ và hiệu quả của công tác QL.
Ban cần phải có KH đào tạo, bồi dƣỡng trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ QLDA thông qua các lớp chuyên ngành. Ngoài ra phải nâng cao khả năng ngoại ngữ, đáp ứng yêu cầu với các nhà đầu tƣ là đối tác nƣớc ngoài và QL những DA có sử dụng vốn nƣớc ngoài nhƣ DA sử dụng nguồn vốn ADB, WB ... . Vì ngoại ngữ không chỉ giúp cho các cán bộ giao tiếp làm việc với các chuyên gia và công ty nƣớc ngoài mà nó còn là công cụ giúp các
82
cán bộ tự nghiên cứu tài liệu của các nƣớc để tăng thêm kiến thức phục vụ cho công tác đầu tƣ và QLDA.
Để khuyến khích sự phát huy tính sáng tạo của cán bộ cần có chính sách khen thƣởng rõ ràng và chế độ đãi ngộ phù hợp với năng lực trình độ và hiêu quả công việc của cán bộ. Hiện tại, mức thu nhập cho cán bộ viên chức của Ban QL các DA so với các tổ chức khác trong nƣớc còn thấp, chƣa thực sự động viên, thu hút cán bộ có trình độ cao trong công tác, tránh tình trạng chảy máu chất xám sang các doanh nghiệp xây dựng giao thông, các Ban QLDA khác, các cơ quan doanh nghiệp khác, hiện tƣợng này hiện nay vẫn đang xẩy ra .
Bên cạnh việc nâng cao kiến thức trình độ cán bộ, Ban QL các DA cũng phải thƣờng xuyên xem xét và lựa chọn, sắp xếp cán bộ có phẩm chất và tƣ cách đạo đức tốt làm công tác QLDA. Việc sắp xếp, bố trí các cán bộ đúng chuyên môn thực hiện các công tác trong quy trình QLDA, đồng thời cần phải thƣờng xuyên rà soát lại việc phân công nhiệm vụ kịp thời điều chỉnh những bất hợp lý trong công tác QLDA, nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác QLDA đầu tƣ.
Lãnh đạo Ban QL các DA cần chú trọng hơn nữa đến nhu cầu của CBCNV, từ đó có cơ chế động viên khuyến khích cán bộ của mình nỗ lực hết mình cho công tác, phải biết họ cần gì, muốn gì đây là nội dung quan trọng nhất trong việc QL con ngƣời.