II. Các hình thức KTSD tài liệu lưu trữ KHKT
4.Thành lập phiếu thông tin KHKT
CSDL thông tin KHKT là một hệ thống thông tin các đặc điểm cơ bản về nội dung, hình thức, xuất xứ của một báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học hoặc một sản phẩm KHKT để thông tin đến những cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có yêu cầu.
CSDL thông tin KHKT có những tác dụng như sau:
- Thông tin những kết quả về KHKT đã đạt được, giúp người nghiên cứu nắm bắt được tình hình hoạt động KHKT của lĩnh vực đang được quan tâm. Thông qua đó tránh được những nghiên cứu khoa học bị trùng lặp mất thời gian, công sức, kinh phí. Đồng thời, CSDL thông tin KHKT cũng là cầu nối giữa các nhà nghiên cứu KHKT với nhau, là cơ sở để tổ chức các hội thảo, các hoạt động hợp tác KHKT giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước.
- Giúp các cơ quan, tổ chức, các nhà khoa học xây dựng những phương hướng nhiệm vụ hoạt động KHKT cho những năm tới. Nhờ có CSDL thông tin KHKT mà các cơ quan, tổ chức khoa học nắm được những lĩnh vực khoa học còn bỏ trống, những lĩnh vực khoa học đang được nhiều người quan tâm đầu tư nghiên cứu, những vấn đề KHKT đang được thực tiễn đòi hỏi. Từ đó
các cơ quan, tổ chức KHKT xây dựng phương hướng nhiệm vụ KHKT đúng đắn, chính xác, phù hợp với tình hình mới.
Nội dung CSDL thông tin KHKT hiện nay được thành lập ở các cơ quan lưu trữ gồm các công việc:
- Lập phiếu tin KHKT gồm 3 phần:
+ Phần xuất xứ nêu rõ tác giả, thời gian hoàn thành, cơ quan chủ trì. + Phần phân loại kết quả nghiên cứu: Các kết quả nghiên cứu được phân loại theo chuyên đề, tác giả, thời gian hoặc theo một khung phân loại thông tin KHKT được áp dụng thống nhất trong các cơ quan thông tin KHKT.
+ Phần tóm tắt nội dung ghi các kết luận của báo cáo và những kiến nghị khoa học với các cơ quan quản lý KHKT, những đóng góp mới của đề tài khoa học. Mỗi đề tài nghiên cứu khoa học được mô tả lên một phiếu thông tin KHKT.
- Nhập liệu: Phiếu thông tin KHKT được nhập vào máy vi tính theo một phần mềm đã lựa chọn và cài đặt sẵn tạo thành 1 CSDL thông tin khoa học rất quan trọng đối với các cơ quan, tổ chức và người nghiên cứu.
CSDL thông tin khoa học được phổ biến trên các mạng thông tin, hoặc in thành các ấn phẩm thông tin KHKT để phục vụ độc giả một cách rộng rãi.