II. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ KHKT
4. Phòng, chống sinh vật phá hoại tài liệu
Có nhiều loại sinh vật phá hoại tài liệu lưu trữ rất nguy hiểm, cho nên các kho lưu trữ cần phải tìm các giải pháp phòng chống.
a) Chống mối: Phòng chống mối là việc đặc biệt phải quan tâm. Bởi vì mối có thể trong một thời gian ngắn phá hết cả kho tài liệu. Khi xây dựng kho lưu trữ phải ký hợp đồng với Công ty diệt mối về phòng và chống mối cho kho. Nếu mối xuất hiện thì phải liên hệ ngay với Công ty diệt mối đề phòng chống mối.
b) Chống chuột: Giải pháp chống chuột cắn phá tài liệu có kết quả nhất là: - Ngăn các con đường chuột đột nhập vào kho lưu trữ.
- Không để thức ăn trong kho lưu trữ.
- Luôn kiểm tra kho tài liệu, nhất là những góc kín ít người qua lại. - Dùng bẫy chuột, bả chuột để diệt chuột. Đặc biệt phải chú ý làm vệ sinh sau khi diệt chuột, không để chuột chết trong kho lưu trữ.
c) Chống côn trùng: Côn trùng pha hoại tài liệu xâm nhập, sinh đẻ trong các hộp đựng tài liệu rất khó phát hiện. Có nhiều loại côn trùng phá hoại tài liệu: con ba đuôi, mọt v.v… Để diệt côn trùng phá hoại tài liệu trong các kho lưu trữ người ta sử dụng các biện pháp.
- Ngăn chặn côn trùng vào kho lưu trữ: Làm vệ sinh sạch sẽ, khi phát hiện côn trùng cần phải phòng chống bằng cách:
+ Xông khí: Việc xông khí cần phải thận trọng, lựa chọn những hoá chất được cơ quan quản lý lưu trữ, cơ quan y tế và môi trường cho phép sử dụng. Các hoá chất sử dụng xông khí diệt côn trùng không ảnh hưởng đến sức khoẻ cán bộ lưu trữ và người sử dụng tài liệu, không ảnh hưởng đến tuổi thọ của vật liệu làm ra tài liệu lưu trữ, không ảnh hưởng đến môi trường sinh thái. Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quy trình sử dụng hoá chất để xông khí. Hiện nay ở nước ta chưa có hướng dẫn này.
- Hạ thấp nhiệt độ trong kho lưu trữ để côn trùng chết, không phát triển được.