II. Các hình thức KTSD tài liệu lưu trữ KHKT
1.Khai thác tài liệu ở phòng đọc
Ở các kho lưu trữ tài liệu KHKT đều tổ chức phòng đọc. Hiện nay kho lưu trữ kỹ thuật ở các cơ quan tư vấn thiết kế, các nhà máy nghiên cứu và chế tạo, các Viện nghiên cứu khoa học, các kho lưu trữ tài liệu địa chất, thủy văn - khí tượng, trắc địa - bản đồ thường tổ chức phòng đọc tương đối có quy củ. Phòng đọc của các kho lưu trữ tài liệu KHKT phục vụ được đông đảo độc giả, thuận lợi cho việc nghiên cứu khai thác tài liệu của độc giả và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản tốt tài liệu KHKT.
Phòng đọc trong các kho lưu trữ kỹ thuật bố trí một phòng riêng biệt ở nơi thoáng gió, yên tĩnh, sạch sẽ có đầy đủ ánh sáng. Bàn thế của phòng đọc được bố trí phù hợp với người nghiên cứu, tạo điều kiện thuận lợi để cho người nghiên cứu thoải mái trong khi làm việc. Trong phòng đọc phải bố trí một số giá, tủ để bảo quản những tài liệu độc giả đang nghiên cứu khai thác. Các kho lưu trữ tài liệu KHKT thường có trang bị một số thiết bị máy móc để sao chụp tài liệu khi cần thiết như máy chữ, máy photocopy, máy vi tính. Ngoài tài liệu lưu trữ, trong các phòng đọc còn có một số tư liệu KHKT cần thiết cho người nghiên cứu.
Trong các TTLTQG, những người đến KTSD tài liệu phải có giấy giới thiệu của cơ quan nêu rõ mục đích, nội dung và thời gian nghiên cứu tài liệu. Giám đốc TTLTQG cho phép độc giả KTSD tài liệu lưu trữ, mỗi độc giả được nhận vào khai thác tài liệu ở phòng đọc đều có thể đọc do phòng đọc cấp. Thời gian độc giả được phép khai thác tài liệu ở phòng đọc tuỳ thuộc vào từng chủ đề nghiên cứu của độc giả. Độc giả được phép khai thác tài liệu lưu trữ ở tại phòng đọc và có trách nhiệm bảo quản hoàn chỉnh các tài liệu đó. Những độc giả cần sao tài liệu lưu trữ KHKT phải có giấy giới thiệu của cơ quan hữu quan và được sự đồng ý của lãnh đạo TTLTQG. Những tài liệu lưu
trữ quý hiếm có nhiều độc giả khai thác thì chỉ phép cấp cho độc giả bản sao còn bản chính dùng làm tài liệu bảo hiểm.
Luật pháp ở các nước phát triển quy định tài liệu KHKT được KTSD rộng rãi trong các TTLTQG sau 30 năm. Còn ở nước ta, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia chưa quy định thời gian độc giả được KTSD rộng rãi tài liệu lưu trữ.
Việc mang tài liệu lưu trữ quốc gia ra nước ngoài phục vụ cho mục đích công tác phải tuân thủ triệt để luật pháp của Nhà nước:
- Phải được cơ quan có thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu. - Phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu đã mượn KTSD.
- Những tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm không được mang ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Trong trường hợp đặc biệt được cơ quan có thẩm quyền cho phép thì chỉ được mang bản sao.
Tất cả các phòng đọc trong cơ quan lưu trữ đều phải có nội quy phòng đọc. Mọi độc giả đến KTSD tài liệu phải quán triệt đầy đủ và thực hiện nghiêm túc nội quy phòng đọc. Nội dung chủ yếu của nội quy phòng đọc trình bày các đối tượng được phục vụ của phòng đọc, các thủ tục hành chính khi KTSD tài liệu lưu trữ, các quyền và nghĩa vụ của người đọc, của cán bộ lưu trữ phụ trách phòng đọc, các quy định pháp lý phải thực hiện khi KTSD tài liệu.
Trong các phòng lưu trữ KHKT hiện hành của cơ quan chủ yếu phục vụ KTBD tài liệu KHKT cho cán bộ công chức trong cơ quan. Những độc giả ngoài cơ quan đến KTBD tài liệu tại phòng đọc phải tuân thủ đầy đủ các quy định của cơ quan đó.
Phòng đọc của các lưu trữ KHKT cơ quan khác nhau có quy định khác nhau về KTSD tài liệu. Thông thường, những người ngoài cơ quan đến KTSD tài liệu lưu trữ KHKT phải có giấy giới thiệu của cơ quan nêu rõ mục đích, nội dung công việc và thời gian sử dụng tài liệu, những tài liệu cần KTSD và
hình thức sử dụng (đọc tại chỗ, photocopy, chứng thực của lưu trữ …). Thủ trưởng cơ quan lưu trữ hiện hành quyết định việc cho phép độc giả ngoài cơ quan KTSD tài liệu lưu trữ.
Đối với tài liệu mật của một số lưu trữ hiện hành như dầu khí, địa chất, quốc phòng quản lý rất chặt chẽ. ở quy chế quản lý và sử dụng tài liệu mật trong ngành Dầu khí quy định:
“Tài liệu mật thuộc Tổng Công ty Dầu khí quản lý khi mang ra nước ngoài công tác phải làm thủ tục xét duyệt. Đối với tài liệu tuyệt mật do Thủ tướng Chính phủ duyệt. Đối với tài liệu tối mật do Bộ trưởng nội vụ duyệt. Đối với tài liệu mật do thủ trưởng Tổng Công ty duyệt”.
Đối với tài liệu KTTV thì Nhà nước quy định “tổ chức và cá nhân nước ngoài được KTSD tài liệu KTTV ở các kho lưu trữ theo giấy phép của Tổng cục trưởng Tổng cục KTTV”.
Đối với tài liệu KTTV mật thì việc KTSD phải được Tổng cục trưởng Tổng cục KTTV phê duyệt.
Cán bộ phụ trách phòng đọc phải có trình độ chuyên môn giỏi, nắm được thành phần và nội dung tài liệu, giải đáp được những yêu cầu chủ yếu của độc giả, tra tìm và cung cấp tài liệu cho độc giả khai thác tại phòng đọc, quản lý chặt chẽ tài liệu và các trang thiết bị của phòng đọc tránh mất mát, hư hỏng. Phụ trách phòng đọc có trách nhiệm hướng dẫn và giới thiệu nội dung tài liệu cho độc giả, tạo điều kiện thuận lợi nhất để độc giả khai thác có kết quả tài liệu lưu trữ.
Ở nước ta hiện nay một số phòng đọc của lưu trữ hiện hành phục vụ khai thác tài liệu theo hình thức hạch toán kinh tế. Những cơ quan cần khai thác nhiều tài liệu lưu trữ KHKT để phục vụ cho công tác của mình phải ký hợp đồng với kho lưu trữ để hai bên cùng thực hiện. Ví dụ: Việc ký kết hợp đồng KTSD tài liệu ở lưu trữ dầu khí hoặc lưu trữ KTTV.
Hàng tháng, hàng quý, 6 tháng, một năm phòng đọc phải tổng kết những kết quả của công tác phục vụ khai thác, rút kinh nghiệm để không ngừng nâng cao hiệu suất công việc, cải tiến phương pháp tổ chức sử dụng tài liệu trong các lưu trữ.