II. Các hình thức KTSD tài liệu lưu trữ KHKT
2.Thông báo tài liệu lưu trữ KHKT
Căn cứ vào yêu cầu khai thác tài liệu của độc giả, vào nhiệm vụ chính trị của Nhà nước và cơ quan đã đề ra, trong từng thời kỳ cán bộ lưu trữ phải nghiên cứu nội dung tài liệu để thông báo cho độc giả đến kho lưu trữ KTSD tài liệu. Thông báo tài liệu là một hình thức thông tin nội dung tài liệu lưu trữ KHKT có tác dụng rất thiết thực. Nhờ hình thức thông báo tài liệu cho nên giúp các độc giả không có điều kiện đến kho lưu trữ cũng có thể nắm được những tài liệu cần thiết cho công tác của mình, rút ngắn thời gian sưu tầm, lựa chọn tư liệu để nghiên cứu. Các kho lưu trữ vận dụng nhiều hình thức thông báo tài liệu thì mới đạt kết quả tốt. Trong các kho lưu trữ thường vận dụng 2 hình thức thông báo tài liệu như sau:
Hình thức thông báo tài liệu được áp dụng phổ biến và có kết qủa nhất là thông báo tài liệu theo chuyên đề. Những chuyên đề nghiên cứu khoa học hoặc thiết kế, quy hoạch… do Đảng, Nhà nước và các cơ quan đề ra trong từng thời kỳ, ở từng địa điểm nhất định là những chuyên đề có ý nghĩa thực tiễn to lớn. Các kho lưu trữ cần tìm kiếm nắm bắt được những yêu cầu đó để biên soạn các bản thông báo tài liệu theo chuyên đề phục vụ các cơ quan và cá nhân. Những chuyên đề có nhiều cơ quan, cá nhân nghiên cứu có quy mô và vị trí quan trọng thì cần biên soạn bản thông báo kịp thời. Nội dung bản thông báo tài liệu theo chuyên đề: cần trình bày lời giới thiệu tóm tắt nêu rõ mục đích, tầm quan trọng của các tài liệu thông báo. Nội dung chủ yếu của bản thông báo là phần thống kê danh sách các tài liệu thuộc về chuyên đề đó.
Mục lục tài liệu về ………….
Số TT Tác giả Thời gian Tên tài liệu hoặc ĐVBQ Số lưu trữ Ghi chú
1 2 3 4 5 6
Các tài liệu đưa vào trong mục lục phải được phân loại một cách khoa học để tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm khai thác của độc giả. Đặc trưng dùng để phân loại tài liệu trong mục lục chuyên đề là tuỳ thuộc vào đặc điểm từng chuyên đề quy định. Đối với những chuyên đề về thiết kế xây dựng công trình thì tài liệu phân loại theo các nội dung công tác xây dựng: khảo sát địa hình, địa chất, thuỷ văn; thiết kế các bộ phận: kiến trúc, kết cấu, điện, nước … Đối với những chuyên đề về thiết kế các sản phẩm công nghiệp thì tài liệu phân loại theo từng sản phẩm, từng bộ phận, từng nhóm hoặc chi tiết cấu thành sản phẩm. Đối với chuyên đề về địa chất thì mối liên quan theo các loại khoáng sản như sắt, than, đồng, vàng, cao lanh …
Phần cuối cùng của bản thông báo nêu thời gian, địa chỉ cơ quan lưu trữ viết thông báo.
- Hình thức thông báo thứ hai là các bản thông báo về các bộ tài liệu lưu trữ KHKT bảo quản trong kho lưu trữ. Nội dung các bản thông báo này giới thiệu nội dung tài liệu của từng bộ tài liệu lưu trữ KHKT. Đối với những bộ tài liệu có nhiều người nghiên cứu yêu cầu khai thác, hoặc cần thiết phục vụ sản xuất xây dựng thì cần giới thiệu cho các cơ quan, cán bộ đến kho lưu trữ khai thác. Bản thông báo này trình bày hai phần: lỗi giới thiệu và bản danh sách liệt kê các tài liệu của bộ tài liệu đó. Lời giới thiệu nêu khái quát những đặc điểm chủ yếu của bộ tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, ý nghĩa và tác dụng của bộ tài liệu. Phần danh sách các tài liệu được thống kê thành một bản mục lục tài liệu. Cấu tạo của bản mục lục này như sau:
Mục lục tài liệu của bộ thiết kế công trình………….
TT Tác giả Bộ phận Tên tài liệu hoặc ĐVBQ
Số LT Ghi chú
1 2 3 4 5 6
Các tài liệu trong bản thông báo này được phân loại theo đặc trưng mối lien hệ về nội dung của các tài liệu trong bộ tài liệu đó. Mỗi bộ tài liệu khác nhau có nội dung khác nhau và tài liệu trong bản mục lục cũng sắp xếp (phân loại) theo đặc trưng khác nhau.
Phần cuối cùng của bản thông báo tài liệu này viết thời gian, địa chỉ cơ quan lưu trữ thông báo.
Các thông báo tài liệu lưu trữ KHKT được phát hành rộng rãi trên các mạng máy tính (nếu tài liệu đó không thuộc phạm vi bí mật Nhà nước) như mạng LAN, mạng OAN, mạng diện rộng hoặc mạng Internet, hoặc thông báo dưới hình thức các bản mục lục được in để tại phòng đọc của kho lưu trữ phục vụ độc giả.