II. Các biện pháp kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ KHKT
2.Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ
Thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ có tính chất chuyên dùng và nhiều loại đã được tiêu chuẩn hoá.
a) Giá đựng tài liệu: Có nhiều loại khác nhau.
- Giá cố định: Dùng bằng giá kim loại lắp ghép theo tiêu chuẩn ngành lưu trữ đã được Cục lưu trữ Nhà nước ban hành theo quyết định số 122/QĐ- KHKT ngày 21/11/1997 (mã số TCN-06-1997). Ngoài ra cũng có thể sử dụng giá kim loại lắp ghép theo một số mẫu khác do các nhà máy sản xuất. Tuyệt đối không sử dụng giá đựng tài liệu bằng gỗ. Bởi vì gỗ dễ sinh ra mối mọt và dễ cháy.
- Giá di động: Giá đựng tài liệu di động làm bằng kim loại lắp ghép có nhiều ưu điểm trong việc tiết kiệm diện tích kho lưu trữ và tiết kiệm điện phục vụ điều hoà nhiệt độ, thông gió … Giá di động quay tay hoặc quay băng mô tơ điện đều tốt. Hiện nay nhiều kho lưu trữ quốc gia đã trang bị giá di động.
Đối với tài liệu bản đồ, bản vẽ kỹ thuật cần dùng tủ đựng theo kích thước của tờ giấy, tránh gấp làm mất tính chính xác của tài liệu.
Các tài liệu phim, ảnh, ghi âm, đĩa CD-ROM được xếp trong các tủ chuyên dùng với vật liệu chống được sự nhiễm từ làm hỏng tài liệu lưu trữ.
b) Hộp đựng tài liệu: Hộp đựng tài liệu có tác dụng chống bụi và ánh sáng tác động lên tài liệu và dễ tra tìm tài liệu. Hộp đựng tài liệu có nhiều loại hình dáng khác nhau, bằng vật liệu khác nhau nhưng phổ biến dùng hộp bằng carton cứng là tốt nhất, vừa thông thoáng, vừa đẹp và rẻ tiền. Đối với một số tài liệu quý hiếm thì dùng hộp gỗ, không bị mối, mọt.
c) Máy điều hoà không khí: Những TTLTQG thường sử dụng hệ thống điều hoà Trung tâm để điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm trong từng phòng kho
tương ứng với chế độ bảo quản cho từng loại tài liệu khác nhau. Hệ thống điều hoà Trung tâm cần đầu tư nhiều kinh phí và tốn nhiều điện.
Các kho lưu trữ KHKT cơ quan phổ biến dùng điều hoà không khí bằng các loại máy bán trên thị trường theo công suất khác nhau tuỳ thuộc diện tích nhà kho lưu trữ. Những kho lưu trữ diện tích lớn thì dùng máy điều hoà công suất lớn, những kho lưu trữ bé thì dùng máy công suất bé.
d) Máy hút ẩm: Các kho lưu trữ dùng máy hút ẩm 3 - 5 kg lít sử dụng thường xuyên là rất tốt. Các loại máy hút ẩm bán trên thị trường rất phổ biến của các hãng điện tử Nhật Bản, Mỹ, Hà Lan đều dùng tốt.
đ) Thiết bị phòng và chống cháy: Các TTLTQG và các kho lưu trữ chuyên ngành, TTLT tỉnh được trang bị hệ thống báo cháy và chống cháy tự động. Hệ thống báo cháy bằng nhiệt hoặc bằng khói đều tốt. Chống cháy dùng các vòi phun CO2 khi có hoả hoạn trong kho. Hệ thống báo cháy và chống cháy được trang bị trong khi xây dựng kho lưu trữ.
Những kho lưu trữ tài liệu KHKT cơ quan trang bị phòng chống cháy bằng các dụng cụ phổ biến như bình bọt, họng nước phun, cát, chăn ướt, thang…
e) Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu trong kho: Trong kho lưu trữ phải sử dụng máy hút bụi, chổi, dụng cụ lau chùi giá, hộp tài liệu bằng vải bông.
g) Dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm: Các phòng kho lưu trữ phải có dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm trong kho và ngoài kho để so sánh môi trường trong kho với bên ngoài phục vụ cho việc mở cửa và đóng cửa kho một cách khoa học đảm bảo thông thoáng mà không bị ẩm ướt, khô nóng.
Thường xuyên kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, định kỳ kiểm định lại độ chính xác của các dụng cụ đó.
h) Quạt thông gió: Các kho lưu trữ dùng quạt thông gió để thay đổi không khí trong kho. Những kho lớn sử dụng quạt thông gió chuyên dùng chống được bụi bẩn vào kho lưu trữ. Các kho nhỏ sử dụng quạt thông gió
bình thường, sử dụng trong nhà kho để thay đổi không khí. Các chỗ đặt quạt thông gió phải có lưới chắn côn trùng và gậm nhấm bay vào kho. Lưới chắn làm bằng lưới kim loại không rỉ.