Sở giao dịch NH là đầu mối thực hiện các giao dịch với ngân hàng nước ngoài, tất cả các L/C do ngân hàng nước ngoài gửi về trước khi chuyển cho chi nhánh đều phái đươc sở giao dịch kiểm tra, xác thực. Nếu L/C gửi bằng Telex thì
phải xác nhận mã đúng, nếu bằng SWIFT thì phải đúng với mẫu điện quy định, còn bằng thư phải xác định chữ ký đúng mới chuyển về cho chi nhánh.
* Kiểm tra, thông báo hoặc sửa đổi L/C.
Tại Chi nhánh, khi nhận được L/C, sửa đổi L/C do sở giao dịch NH chuyển về chi nhánh, thanh toán viên phải kiểm tra xác nhận mã khoá đúng (nếu mở bằng Telex), hoặc chữ ký đúng (nếu mở bằng thư) của sở giao dịch NH.
Trước khi thông báo, sửa đổi L/C (nếu có), thanh toán viên cần phải kiểm tra L/C phải có dẫn chiếu UCP 600, đối với L/C được gửi bằng SWIFT theo mẫu MT700/701, MT 710/711, MT 720/721 dù không có dẫn chiếu UCP 600 vẫn được hiểu là tuân thủ UCP 600 trừ khi có quy định khác được chỉ ra trong L/C; kiểm tra tên, địa chỉ của người hưởng lợi, các chỉ dẫn của ngân hàng phát hành về việc thông báo L/C (thông báo trực tiếp hay thông báo qua Ngân hàng thứ hai…), loại L/C (xác nhận, chuyển nhượng…) để chọn hình thức thông báo cho phù hợp. Nếu có những điều khoản của thư tín dụng bất lợi cho khách hàng thì thanh toán viên cần tư vấn cho khách hàng.
Sau đó, thanh toán viên tiến hành đăng ký số tham chiếu L/C vào sổ theo dõi thông báo L/C, nhập dữ liệu vào máy tính để theo dõi, lập thông báo gửi khách hàng theo mẫu. Phụ trách phòng/Kiểm soát viên có trách nhiệm kiểm tra nội dung L/C hoặc nội dung sửa đổi L/C với thư thông báo, ký trước khi chuyển cho lãnh đạo hoặc người được uỷ quyền ký duyệt.
Sau khi hoàn tất việc kiểm tra, kiểm soát (lưu ý L/C gốc phải đóng dấu và ghi ngày ký), giao một bản gốc L/C hoặc sửa đổi L/C kèm thư thông báo cho người thụ hưởng hoặc ngân hàng của người thụ hưởng. L/C, sửa đổi L/C có thể giao trực tiếp cho khách hàng (phải yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản L/C copy lưu tại hồ sơ Ngân hàng), hoặc được gửi đảm bảo qua bưu điện. Thông báo cho Ngân hàng phát hành về việc nhận được L/C, sửa đổi L/C hoặc ý kiến của khách hàng về sửa đổi L/C nếu được yêu cầu.
* Tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu.
Thanh toán viên tiếp nhận bộ chứng từ của khách hàng xuất trình kèm bản gốc L/C, các sửa đổi L/C liên quan (nếu có) cùng thư thông báo L/C, sửa đổi L/C và thư yêu cầu thanh toán theo mẫu. Trước khi ký nhận chứng từ, kiểm tra sơ bộ các loại chứng từ, số lượng của từng loại chứng từ và thư yêu cầu thanh toán của khách hàng, phải ghi rõ ngày, giờ nhận chứng từ trên thư yêu cầu thanh toán của khách hàng, sau đó ký xác nhận mặt sau của L/C gốc trị giá bộ chứng từ xuất trình, ngày xuất trình, rút số dư trên bìa hồ sơ.
Việc kiểm tra chứng từ phải được thực hiện khẩn trương ngay sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ do khách hàng xuất trình và đảm bảo đúng quy định của UCP600, bao gồm kiểm tra sự phù hợp về nội dung, số lượng chứng từ so với các điều kiện, điều khoản quy định trong L/C và sửa đổi L/C liên quan (nếu có), cũng
như kiểm tra sự phù hợp giữa các chứng từ với nhau, kiểm tra sự phù hợp của chứng từ với UCP600. Sau khi kiểm tra, thanh toán viên ghi ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra hàng xuất và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan cùng phiếu kiểm tra chứng từ đến kiểm soát viên hoặc phụ trách phòng.
Kiểm soát viên/Phụ trách phòng kiểm tra lại toàn bộ chứng từ và các ý kiến của thanh toán viên, ghi rõ ý kiến của mình trên phiếu kiểm tra chứng từ, ký tên và chuyển lại chứng từ cho thanh toán viên.
Sau khi có ý kiến của phụ trách phòng về tình trạng bộ chứng từ, nếu chứng từ có sai sót phải thông báo ngay cho khách hàng:
- Nêu rõ từng sai sót của chứng từ để khách hàng sửa chữa hoặc thay thế. - Chỉ giao lại cho khách hàng những chứng từ cần phải sửa chữa hoặc thay thế, và việc thay thế, sửa chữa chứng từ phải được thực hiện trong thời hạn xuất trình chứng từ cho phép của L/C.
- Nếu sai sót không được chấp nhận, đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán khác hoặc trả lại chứng từ cho họ.
* Chiết khấu bộ chứng từ theo L/C.
Nếu khách hàng có yêu cầu, ngân hàng sẽ xem xét để chiết khấu bộ chứng từ nhưng cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Ngân hàng phát hành là ngân hàng có uy tín.
- Thị trường truyền thống, mặt hàng được phép xuất khẩu tại Việt Nam.
- Khách hàng có tài khoản và giao dịch thường xuyên tại NH; vay, trả sòng phẳng, hoạt động kinh doanh tốt, tình hình tài chính lành mạnh.
- Khách hàng có cam kết hoàn trả số tiền NH đã chiết khấu trong trường hợp ngân hàng trả tiền từ chối thanh toán hoặc không có khả năng thanh toán. Trên cơ sở độ tín nhiệm của khách hàng, Giám đốc chi nhánh quyết định áp dụng hoặc không áp dụng biện pháp yêu cầu khách hàng ký, đóng dấu sẵn đơn xin vay, giấy nhận nợ cho số tiền xin chiết khấu (đối với chiết khấu truy đòi).
- Đơn yêu cầu chiết khấu miễn truy đòi và L/C đã được NH xác nhận hoặc NH được chỉ định là ngân hàng thanh toán, chấp nhận hay chiết khấu (đối với chiết khấu miễn truy đòi). Nhưng đây là nghiệp vụ có rủi ro cao, nói chung phải hết sức thận trọng khi thực hiện.
Trong tất cả các trường hợp, thanh toán viên chỉ lập điện, thư đòi tiền theo quy định của L/C khi có ý kiến của kiểm soát viên/phụ trách phòng, chấp thuận của người được uỷ quyền.
Trường hợp chứng từ phù hợp:
- Nếu L/C quy định đòi tiền bằng điện, thanh toán viên lập điện đòi tiền (sử dụng mẫu điện MT 742 hoặc MT 999) theo chỉ dẫn trên L/C. Lập thư gửi chứng từ (covering letter) theo mẫu quy định, trên thư nêu rõ "chứng từ đã được đòi tiền bằng điện ngày... tránh thực hiện 2 lần" (Reimbusement claim has been effected by cable dated... please avoid duplication).
- Nếu L/C quy định đồi tiền bằng thư, thanh toán viên lập thư đòi tiền theo quy định, trên thư nêu chỉ tị đòi tiền và xác nhận "the amount has been endorsed on the reverse of the original documentary credit".
Trường hợp chứng từ không phù hợp:
- Nếu L/C quy định đòi tiền bằng điện trực tiếp ngân hàng phát hành, thanh toán viên lập điện đòi tiền ngân hàng phát hành, nêu rõ các điểm không phù hợp và chỉ thị trả tiền nếu được chấp nhận (sử dụng MT 750 bằng SWIFT) đồng thời lập thư gửi chứng từ nêu rõ các điểm không phù hợp như nội dung điện đã gửi cùng ngày.
Còn nếu L/C quy định đòi tiền bằng điện ngân hàng hoàn trả thì không điện đòi tiền Ngân hàng hoàn trả mà lập điện gửi Ngân hàng phát hành trước đồng thời yêu cầu ngân hàng phát hành khi chấp nhận thanh toán thì điện báo cho NH để đòi tiền ngân hàng hoàn trả. Bộ chứng từ kèm thư thanh toán gửi Ngân hàng phát hành cũng phải nêu rõ các điểm không phù hợp như nội dung điện.
- Nếu L/C quy định đòi tiền bằng thư, việc lập thư đòi tiền phải được thực hiện đúng chỉ thị hướng dẫn trong L/C.
Trường hợp sai sót không được ngân hàng phát hành chấp nhận, NH đề nghị khách hàng chuyển sang hình thức thanh toán nhờ thu theo L/C hoặc trả lại chứng từ cho khách hàng.
* Thanh toán cho người hưởng lợi.
Nếu ngân hàng phát hành chấp nhận thanh toán, chi nhánh theo dõi tiền về và tra soát. Sau đó tiến hành thanh toán cho người hưởng, thu nợ và lãi chiết khấu (nếu có), thu phí dịch vụ...