Trong Excel có các kiểu dữ liệu khác nhau. Mỗi kiểu dữ liệu lại có các toán tử và các hàm riêng. Cần nắm vững ý nghĩa của các toán tử, các hàm để sử dụng hợp lý và viết đúng công thức.
Dạng tổng quát của hàm: Tên hàm ( Danh sách các đối số) Trong đó:
- Tên hàm: Do Excel quy định, không phân biệt chữ hoa, chữ thờng.
- Đối của hàm: Có thể là các hằng, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, các hàm khác: Ví dụ: Sum (C3*3,D3*2), IF( B2>2, sum(C2:D2),0);
Các hàm có nhiều đôí thì các đối cách nhau bởi dấu phân cách đã quy định ( thờng là dấu (,) hoặc dấu (;). Để quy định dấu phân cách vào Control Panel/ Regional Setting/ Number/ List Separator.
- Gõ trực tiếp: Khi nhập công thức, gõ hàm và đối số đúng dạng quy định. - Dùng hộp thoại Paste Function:
Nhập dấu (=) tại ô cần hiển thị kết quả
Vào [menu] Insert\ Function hoặc nhấn vào
biểu tợng trên thanh công cụ chuẩn, xuất hiện hộp thoại
Chọn nhóm hàm trong phần cửa sổ bên trái Function Category
Chọn tên hàm trong cửa sổ bên phải (Function
name) nhấn OK (khi ta chọn hàm nào thì cấu trúc hàm sẽ hiển thị ở khung dới của cửa sổ) xuất
hiện hộp thoại nhập tham số.
Khai báo tham số của hàm: Dùng chuột chọn các vùng hoặc nhận trực tiếp địa chỉ ô. Nếu đối của hàm là một hàm khác, nhấn nút hộp tên bên trái thanh công thức để chọn hàm. Để kết thúc hàm lồng, nháy vào tên hàm ngoài ở trên thanh công thức. Trong hộp nhập tham số, các tham số in đậm là các tham số bắt buộc, các tham số in nhạt là các tham số tuỳ chọn (Nếu không nhập cho các tham số này Excel sẽ lấy tham số mặc định để tính).