• Mở tệp bảng tính mới
Vào [menu] File/ New
• Mở tệp bảng tính có sẵn
Vùng bảng tính Thanh công thức (Formula) Thanh công cụ chuẩn (Standard) Thanh thực đơn (Menu Bar) Thanh tiêu đề (Title Bar) Row Border Thanh định dạng (Formatting Bar)
Vào [menu] File/ Open
Sau khi mở xuất hiện hộp thoại Open: Tìm đờng dẫn đến File cần mở trong mục Look in và kích chuột lên file đó Open.
• Lu tệp bảng tính
Vào [menu] File/ Save
• Đóng tệp
Vào [menu] File/ Close
• Nhập dữ liệu
Để nhập dữ liệu ta nháy chuột vào ô cần nhập. Kết thúc bằng phím Enter.
Mỗi ô trong bảng tính có thể nhận những loại dữ liệu sau: Chữ, số,ngày tháng, thời gian, chú thích và công thức.
Dữ liệu dạng văn bản (Text)
Một ô sẽ nhận dữ liệu kiểu văn bản nếu ta bắt đầu nhập vào chữ cái A Z, a z. Một… …
ô nhận tối đa là 255 ký tự, ô chứa văn bản tự động canh sang bên trái ô.
Nếu cần nhập số dới dạng văn bản- ví dụ ($000) trớc hết ta nhập dấu nháy đơn (‘) theo sau là ‘39,800. Nếu độ rộng của cột không chứa hết văn bản ta nới rộng bằng cách.
+ Di chuyển cột nên đờng viền cột xuất hiện mũi tên
+ Kích rê chuột theo hớng mũi tên để thu rộng hay thu hẹp cột Dữ liệu dạng số (Number)
Một ô có kiểu số nếu ta nhập vào một số ; Ô chứa số tự động cách phải Ví dụ: 937, 908.73, 0.72, 5.871.37E+3
Nếu ô không đủ rộng để chứa hết số nó sẽ xuất hiện toàn ######## nới rộng ô để Excel hiển thị đúng.
Dữ liệu dạng công thức ( Formular)
- Công thức phải đợc bắt đầu bằng dấu “ = ” hoặc dấu “ + ” sau đó là biểu thức tính toán
- Gía trị trả ra là kết quả của biểu thức tính
Ví dụ: Gõ vào ô A1= 12 + 5. Kết quả hiển thị trong ô là 17.
Trong biểu thức gồm toán tử và toán hạng. Toán tử là các dấu phép toán.
+ Toán tử tính toán: Cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/) luỹ thừa (^), phần trăm %
+ Toán tử liên kết: &
+ Toán tử so sánh bằng (=), khác (<>), lớn hơn hoặc bằng (>=), nhỏ hơn hoặc bằng (<=), nhỏ hơn (<), lớn hơn (>).
Trật tự u tiên của các toán tử cũng giống nh một biểu thức toán học thông thờng ta có thể sử dụng ngoặc tròn () để u tiên phép toán.
Toán hạng có thể là hằng xâu, số hay địa chỉ các ô chứa các giá trị đó. Nếu là hằng xâu phải đặt trong ngoặc kép (“ ”).
Dữ liệu dạng ngày giờ ( Date/ time)
Dạng thức nhập là: mm/dd/yy hay dd/mm/yy đợc quy định trong Settings/ Control Panel/ Regional Settings. Nếu nhập ngày không đúng Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi, khi nhập đúng trên thanh Formula sẽ hiện đầy đủ năm là bốn chữ số. + ấn đồng thời Ctrl +;(chấm phẩy) để nhập ngày hệ thống
+ ấn đồng thời ctrl+ Shift +; (chấm phẩy) để nhập giờ hệ thống Dữ liệu dạng chú thích
Chú thích là những lời giải thích thêm về dữ liệu trong ô. Nhập chú thích bằng cách vào [Menu] Insert \ Comment.