Do sự khác nhau cơ bản về đối tợng sử dụng thông tin kế toán quản trị nên nội dung tổ chức kế toán quản trị bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng có sự khác biệt nhất định với tổ chức kế toán tài chính. Để thu nhận, xử lý và tổ chức thông tin thực hiện trong kế toán quản trị cần tổ chức tốt các nội dung: tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu, tổ chức hệ thống tài khoản phục vụ kế toán quản trị, tổ chức hệ thống sổ kế toán quản trị và tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị.
Thứ nhất, là tổ chức khâu hạch toán ban đầu.
Hạch toán khâu tổ chức ban đầu thông qua việc lập các chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của mọi hệ thống kế toán khi thu thập thông tin thực hiện phục vụ cho kế toán quản trị. Việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến bán hàng và xác định kết quả bán hàng một cách cụ thể, đầy đủ, chính xác vào các chứng từ ban đầu sẽ giúp cho các khâu kế toán tiếp theo đợc tiến hành thuận lợi, nhờ đó nhanh chóng có đợc các thông tin cần thiết đảm bảo yêu cầu phù hợp và hữu ích. Để phục vụ cho việc ra quyết định, kế toán quản trị bán hàng và xác định kết quả bán hàng không chỉ sử dụng hệ thống chứng từ bắt buộc để phản ánh các chỉ tiêu trên mà cần phải sử dụng rộng rãi các chứng từ hớng dẫn để thu nhận thông tin quá khứ chi tiết theo mục tiêu quản lý và ra quyết định. Trong kế toán quản trị bán hàng và xác định kết quả bán hàng yêu cầu hệ thống chứng từ hớng dẫn phải đợc cụ thể hóa, chọn lọc,
bổ sung, sửa đổi các chỉ tiêu trên chứng từ cho phù hợp với nội dung kế toán quản trị, thiết kế thêm các chứng từ kế toán cần thiết để phản ánh các nội dung thông tin thích hợp, phục vụ các quyết định quản trị bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Đối với kế toán giá vốn hàng bán cần xác định yêu cầu quản trị, khi lập chứng từ xuất kho hàng hóa để bán phải lập chứng từ riêng theo từng mặt hàng hoặc nhóm mặt hàng tùy theo yêu cầu thông tin chi tiết.
Trong kế toán doanh thu bán hàng, các chứng từ gốc liên quan đến doanh thu thực tế phát sinh là các hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, bảng kê hàng bán lẻ... Việc tổ chức các chứng từ này cũng cần xuất phát từ yêu cầu thông tin chi tiết về doanh thu tơng ứng với chi phí để xác định kết quả kinh doanh. Nếu cần thông tin về doanh thu, kết quả kinh doanh của từng mặt hàng thì cần lập chứng từ này chi tiết cho từng mặt hàng xuất bán để phản ánh doanh thu của từng mặt hàng theo từng mặt hàng xuất bán kết hợp với phản ánh doanh thu theo phơng thức bán hàng (bán chịu, bán thu tiền ngay,...)
Đối với chi phí bán hàng, chi phí quản lý kinh doanh, việc tổ chức chứng từ để phản ánh các chi phí này cũng đợc tổ chức theo từng yếu tố chi phí, theo địa điểm phát sinh chi phí (cửa hàng, đại lý,....) sau đó lựa chọn tiêu thức phân bổ thích hợp để xác định chi phí này cho từng loại mặt hàng, nhóm hàng,... theo yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Thứ hai, tổ chức tài khoản kế toán để phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả trong kế toán quản trị bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Để đáp ứng việc thu thập thông tin quá khứ phục vụ các tình huống ra quyết định liên quan đến việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng thì trong bộ máy kế toán chung của doanh nghiệp nên áp dụng theo mô hình tổ chức kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính. Theo đó, kế toán quản trị cần dựa vào hệ thống tài khoản nhà nớc ban hành, trên cơ sở mục đích và yêu cầu quản lý chi tiết đối với từng đối tợng để mở các tài khoản chi tiết (tài khoản cấp 2, 3....) tơng ứng với các chỉ tiêu để chi tiết hóa các tài khoản của kế toán tài
chính và theo dõi chi tiết từng đối tợng kế toán.
Nội dung, kết cấu của các tài khoản chi tiết (tài khoản cấp 2, 3,...) mở theo từng tài khoản tổng hợp tơng ứng cũng đợc dựa theo nội dung, kết cấu của các tài khoản tổng hợp nhng mang nội dung của những chỉ tiêu chi tiết.
Việc mở chi tiết tài khoản kế toán là hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầu sử dụng thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp quyết định cho phù hợp, đáp ứng đợc yêu cầu cung cấp thông tin. Trên tài khoản chi tiết cần kết hợp sử dụng thớc đo giá trị với các thớc đo khác.
Việc tổ chức tài khoản kế toán để phản ánh chi tiết quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo yêu cầu quản trị nh trên vừa đảm bảo cung cấp thông tin chi tiết theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp, vừa đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thông tin chi tiết với thông tin tổng hợp liên quan của các đối t- ợng kế toán biểu hiện cụ thể trong từng doanh nghiệp.
Thứ ba, tổ chức hệ thống sổ kế toán để thu thập thông tin thực hiện về bán hàng và xác định kết quả bán hàng theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
Sổ kế toán đợc sử dụng trong kế toán quản trị để thu thập những thông tin trong quá khứ và cả thông tin trong tơng lai. Hệ thống sổ kế toán đặc biệt là các sổ chi tiết đợc sử dụng để phản ánh và thu nhận thông tin hữu ích một cách chi tiết về chi phí, doanh thu, kết quả kinh doanh phù hợp với mục đích và yêu cầu quản lý cụ thể, đồng thời để có đợc những thông tin hữu ích thể hiện trên các báo cáo kế toán quản trị đặc thù để có thể tổng hợp theo nhiều yêu cầu khác nhau.
Để thu thập thông tin với mục đích trên, hệ thống sổ kế toán quản trị cần đợc thiết kế cụ thể mẫu sổ với số lợng các chỉ tiêu cụ thể đợc sắp xếp theo trình tự hợp lý và khoa học theo yêu cầu quản lý cũng nh sự tiện lợi của việc trình bày, tổng hợp, báo cáo và sử dụng thông tin. Cụ thể:
- Nội dung của sổ kế toán chi tiết chi phí phải đảm phân tích đợc giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp theo từng đối tợng đã xác định phù hợp với yêu cầu cung cấp thông tin chi tiết để vừa phục vụ yêu cầu
quản lý, đáp ứng yêu cầu xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động, từng mặt hàng...vừa phù hợp với việc hạch toán ban đầu và theo yêu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp.
- Nội dung của sổ chi tiết doanh thu, kết quả kinh doanh phải phản ánh đợc chi tiết doanh thu, kết quả theo yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ quản trị doanh thu và kết quả. Đảm bảo sự tơng thích về đối tợng cần theo dõi chi tiết giữa doanh thu với chi phí để xác định kết quả chi tiết theo yêu cầu quản trị.
Thứ t, tổ chức hệ thống báo cáo thực hiện.
Để phục vụ cho công tác quản trị kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng, trớc hết, đơn vị phải tiến hành việc thu thập, xử lý các thông tin quá khứ. Trên cơ sở các thông tin công khai trên báo cáo tài chính và những thông tin chi tiết trên các sổ kế toán, cần sử dụng các phơng pháp phân tích thích hợp nh: phơng pháp so sánh, loại trừ, phân tích ngang, phân tích dọc, phân tích theo hệ số... để đánh giá hiệu quả quản lý và hoạt động kinh doanh theo từng lĩnh vực, thuộc trách nhiệm của từng bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp.
Để giúp các nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm soát, các kế toán phải sử dụng các số liệu chi tiết về bán hàng và xác định kết quả bán hàng trên các sổ kế toán liên quan để thiết lập hệ thống báo cáo bao gồm các báo cáo thờng xuyên, báo cáo định kỳ, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất...Trong đa sổ các báo cáo thực hiện, kế toán quản trị nên vừa trình bày các thông tin thực hiện, vừa trình bày những thông tin về dự toán tơng ứng để so sánh những kết quả thực tế đạt đợc với dự toán để giúp nhà quản trị doanh nghiệp đánh giá tình hình thực hiện dự toán. Việc tổ chức các báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo các yêu cầu:
- Thông tin trên các báo cáo phải đợc phân chia thành các chỉ tiêu phù hợp với các tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi tình huống quyết định khác nhau.
định chính sách của nhà quản trị, các chỉ tiêu phải có quan hệ chặt chẽ, logic với nhau và đợc sắp xếp theo một trình tự khoa học đảm bảo tiện lợi cho quá trình sử dụng thông tin.
- Các số liệu thực tế, dự toán, định mức hoặc các mục tiêu định trớc trong báo cáo phải so sánh đợc với nhau để giúp các nhà quản trị doanh nghiệp sử dụng thông tin chức năng kiểm soát các hoạt động.
- Thông tin về chi phí trong các báo cáo kế toán quản trị nên đợc phân tích thành biến phí và định phí.
- Hình thức, kết cấu các báo cáo cần đa dạng, linh hoạt, tùy thuộc vào tiêu chuẩn đánh giá thông tin trong mỗi báo cáo phục vụ cho từng tình huống cụ thể. Báo cáo của kế toán quản trị đợc thiết lập chi tiết theo các thông tin cần thiết cho nhà quản trị, mặt khác các thông tin chi tiết này còn tùy thuộc vào các đặc điểm kinh tế kỹ thuật cụ thể của từng ngành nghề, vào từng quy mô, theo các lĩnh vực xem xét. Nh vậy, sẽ có rất nhiều báo cáo bộ phận khác nhau với tác dụng khác nhau trong doanh nghiệp. Nhà quản trị cần căn cứ vào nhu cầu thông tin cần thiết cho công tác quản trị và các đặc điểm của từng doanh nghiệp để thiết kế báo cáo quản trị cần thiết, phù hợp và có hiệu quả.
Nh vậy, thông tin thực hiện có ý nghĩa rất lớn đối với các nhà quản trị doanh nghiệp vì các thông tin đó giúp các nhà quản trị kiểm soát kết quả và hiệu quả các giải pháp, các quyết định và kế hoạch đề ra. Mặt khác, kết quả trong quá khứ có thể hữu dụng trong việc thực hiện mục đích sử dụng thông tin để ra quyết định trong tơng lai. Chính vì vậy, việc tổ chức thu thập thông tin thực hiện về bán hàng và xác định kết quả bán hàng một cách khoa học, hợp lý là một vấn đề quan trọng góp phần đa kế toán quản trị thực sự là hệ thống kế toán cung cấp thông tin định lợng giúp các nhà quản trị doanh nghiệp ra các quyết định liên quan đến hoạch định và kiểm soát.
CHƯƠNg 2
BáN HàNG TạI CÔNG TY CP Đầu t khoáng sản