NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM
Căn cứ theo quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN ngày 01/08/2006 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về việc Ban hành quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng. Ngày 02/07/2007, Hội đồng quản trị Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đã ban hành quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam kèm theo quyết định 162/QĐ/NHNT- HĐQT. Theo đó, hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ (KTKSNB) là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà NHNTVN đã đặt ra.
Trong quy chế này, mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ NHNT chưa được cụ thể hóa so với Quy chế KTKSNB của NHNN. Tuy nhiên, đã có một số điểm được quy định bám sát theo điều kiện thực tế của NHNT như sau:
2.2.1. Quy chế kiểm soát nội bộ của NHNT VN
2.2.1.1 Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm soátnội bộnội bộ nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ của NHNTVN hoạt động theo các yêu cầu và nguyên tắc sau:
- Xác định và đo lường rủi ro: Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của NHNTVN đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp.
- Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của NHNTVN. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ , tại tất cả các đơn vị, bộ phận của NHNTVN.
- Các quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ và cơ cấu tổ chức để kiểm soát rủi ro:
+ Tại tất cả các đơn vị, bộ phận của NHNTVN phải thiết kế, xây dựng quy trình nghiệp vụ cho đơn vị mình nhằm kiểm soát rủi ro liên quan. Các quy trình nghiệp vụ phải thiết lập được các chốt kiểm tra, kiểm soát; đảm bảo cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, bộ phận; đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, tuyệt đối không để cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được NHNTVN cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.
+ Cơ chế phân cấp uỷ quyền phải thiết lập rõ ràng, minh bạch, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể, tránh các xung đột lợi ích, đảm bảo một cán bộ
không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ NHNTVN không có điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ.
+ Xây dựng các hạn mức cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch.
+ Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, hoạt động minh bạch, rõ ràng, hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả.
+ Hệ thống thông tin, tin học phải được giám sát, bảo vệ một cách hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy nổ…để đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục của NHNTVN.
- Đảm bảo tuân thủ trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ:
+ Mọi cán bộ của NHNTVN đều phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân và phải tham gia thực hiện một cách có hiệu quả.
+ Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp của NHNTVN phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy trình, quy định nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của mình trước NHNTVN và pháp luật.
giám sát việc tuân thủ các quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của NHNTVN.
- Đánh giá, cập nhật và hoàn thiện:
+ Lãnh đạo tại các đơn vị, bộ phận nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống KTKSNB và có báo cáo về kết quả KTKSNB tại đơn vị mình, đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.
+ Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh, các sảm phẩm, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh mới, NHNTVN phải rà soát, nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định nội bộ cho phù hợp.
2.2.1.2. Tự kiểm tra, đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ
- Định kỳ hàng năm, Tổng Giám đốc chỉ đạo tiến hành tự rà soát, kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của toàn hệ thống NHNTVN, của từng đơn vị, bộ phận điều hành, kinh doanh, tác nghiệp và từng hoạt động nghiệp vụ.
- Việc tự kiểm tra, đánh giá bao gồm việc rà soát và đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ dựa trên việc xác định, đánh giá rủi ro, các phát hiện trong công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống này để xử lý, khắc phục các vấn đề đó.
kiểm soát nội bộ để báo cáo kết quả tự kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm soát nộ bộ nêu trên. Báo cáo này phải cập nhật được các rủi ro, nêu tóm tắt các hoạt động chính của NHNTVN và các rủi ro liên quan tương ứng và các hoạt động kiểm soát ở cấp độ toàn NHNT VN, cấp độ từng đơn vị bộ phận và từng hoạt động.
- Báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ nêu trên được đệ trình cho Hội đồng quản trị, đồng gửi Ban kiểm soát và được gửi cho Ngân hàng nhà nước (Thanh tra NHNN, Vụ các ngân hàng, NHNN chi nhánh thành phố Hà nội) trong thời hạn 60 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính.
2.2.1.3 Kiểm tra, đánh giá độc lập về hệ thống kiểm soát nội bộ
- Hệ thống kiểm soát nội bộ của NHNT VN phải được bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Ban kiểm soát kiểm tra, đánh giá một cách độc lập hoặc bởi một tổ chức khác có đủ trình độ và khả năng kiểm tra, đánh giá độc lập theo quy định của NHNN.
- Nội dung kiểm tra, đánh giá độc lập bao gồm rà soát, đánh giá và báo cáo về sự đầy đủ, tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ có liên quan đến các hoạt động, lĩnh vực được kiểm toán thông qua việc xác định và đánh giá rủi ro, xác định các tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống này để xử lý, khắc phục.
- Báo cáo kiểm tra, đánh giá độc lập đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan đến các nội dung, lĩnh vực được kiểm toán được thực hiện định kỳ một năm một lần.
2.2.1.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy kiểm soát nội bộ chuyên trách
- NHNT VN thành lập bộ máy kiểm tra nội bộ chuyên trách chịu sự điều hành trực tiếp của Tổng Giám đốc.
VN là Kiểm tra trưởng đồng thời phụ trách công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại Hội sở chính.
- Bộ máy kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách được tổ chức thống nhất từ Hội sở chính đến các chi nhánh NHNT VN.
2.2.1.5. Quyền hạn
- Được trang bị đầy đủ các nguồn lực để phục vụ tốt nhất công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ.
- Tham dự đầy đủ các khoá đào tạo, hội nghị, hội thảo liên quan đến hoạt động ngân hàng nhằm đảm bảo và nâng cao năng lực chuyên môn.
- Yêu cầu đối tượng kiểm tra và các bộ phận liên quan cung cấp và giải trình các thông tin liên quan đến nội dung kiểm tra.
- Kiến nghị với Tổng Giám đốc/ Giám đốc chỉ đạo các bộ phận nghiệp vụ thực hiện chỉnh sửa những sai sót, tồn tại phát hiện được qua công tác kiểm tra, giám sát.
- Kiến nghị với Tổng Giám đốc/ Giám đốc xử lý các đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm quy định của Nhà nước và quy định nội bộ của NHNT VN làm phương hại đến lợi ích của Ngân hàng và an toàn hệ thống.
2.2.2. Thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ
2.2.2.1. Quy trình kiểm soát nội bộ tại NHTMCP Ngoại thương Việt Nam
Quy trình kiểm soát nội bộ được quy định trong hướng dẫn thực hiện quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ NHTMCP Ngoại thương Việt Nam và được tiến hành theo các bước như sau:
Bước 1: Lập đề cương kiểm tra, kiểm soát định kỳ, đột xuất. Bước 2: Đệ trình phê duyệt đề cương kiểm tra, kiểm soát.
Bước 3: Thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Bước 4: Lập báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát.
Bước 5: Các đơn vị khắc phục tồn tại và lập báo cáo khắc phục sau kiểm soát. Bước 6: Phúc tra.
Bước 7: Tổng hợp báo cáo năm và lưu giữ hồ sơ báo cáo. Bước 8: Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo.
Sơ đồ 2.1: Quy trình kiểm soát nội bộ tại NHTMCP Ngoại thương Việt Nam
Lập đề cương kiểm tra, kiểm soát
Đệ trình phê duyệt đề cương kiểm tra, kiểm soát Thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Lập báo cáo kết quả
Các đơn vị khắc phục tồn tại và lập báo cáo Phúc tra
Tổng hợp báo cáo năm và lưu giữ hồ sơ Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo
Nội dung cụ thể của từng bước trong quy trình kiểm soát nội bộ tổng quát như sau:
Bước 1: Lập đề cương kiểm tra, kiểm soát định kỳ, đột xuất
tốt các công việc sau:
Sơ bộ xem xét số liệu của từng đơn vị, từng nghiệp vụ để dự kiến báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo về các vấn đề sau:
- Đơn vị cần được kiểm tra.
- Thời điểm và thời gian kiểm tra. - Đối tượng kiểm tra, nội dung kiểm tra
- Đánh giá mức độ rủi ro dự kiến trước khi tiến hành kiểm tra, kiểm soát - Dự kiến thành lập đoàn kiểm tra
Tất cả các vấn đề này được cụ thể trong chương trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ năm.
Trong thực tế, các phòng, tổ KTNB tại các chi nhánh đều có các chương trình KTKSNB hàng quý, hàng năm gửi Phòng KTNB Hội sở chính với các nôi dung trên. Tuy nhiên, vấn đề đánh giá về mức độ rủi ro của các nội dung nghiệp vụ dự kiến kiểm soát hầu như không được đề cập trong đề cương kiểm tra, kiểm soát. Nguyên nhân là do các kiểm soát viên của NHNT chưa thực sự tiếp cận được phương pháp kiểm soát “dựa trên rủi ro”. Một ngân hàng thường có các loại rủi ro nhất định như: rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường, rủi ro thanh khoản, rủi ro tác nghiệp, rủi ro về tính tuân thủ, rủi ro về danh tiếng, rủi ro kinh doanh; tất cả các rủi ro trên thuộc về rủi ro cố hữu hay rủi ro tiềm ẩn. Có nghĩa là, ngân hàng luôn phải đối mặt với các rủi ro này và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ là phải giúp các nhà quản lý nhận biết và thường xuyên nên tránh “ngạc nhiên”. Quy mô là một phần của rủi ro cố hữu. Nhưng trong thực tế, với cùng một nội dung thì việc kiểm soát được tiến hành như nhau đối với các chi nhánh có quy mô lớn nhỏ khác nhau tức là sự đánh giá cùng một loại rủi ro đối với các chi nhánh khác nhau không có sự rõ ràng, khác biệt. Ngoài rủi ro tiềm ẩn, có 02 loại rủi ro khác mà kiểm soát viên nội bộ phải
đánh giá là: rủi ro kiểm soát hay rủi ro con người, rủi ro vi mô. Rủi ro con người giúp xác định lĩnh vực nào cần đưa vào kiểm soát; rủi ro vi mô thường xảy ra khi các nghiệp vụ phát sinh được phê duyệt không đúng thẩm quyền hay sự phân tách chức năng không đầy đủ. Mặc dù các kiểm soát viên đã có sự nhận thức về các loại rủi ro nhưng trong đề cương kiểm soát của các chi nhánh cũng như của Hội sở chính không đánh giá mức độ rủi ro. Đề cương kiểm tra, kiểm soát thường theo kinh nghiệm của người đi trước, cách thức xây dựng đề cương đi theo khuôn mẫu mà không có đánh giá rủi ro theo bảng cho điểm cụ thể. Ví dụ: (Theo Gunter Hofmanm(CIA))
Các nhân tố rủi ro Định nghĩa rủi ro suy giảm Định nghĩa rủi ro gia tăng Trọng số Số điểm đánh giá (thang điểm 10)
A.Các nhân tố liên quan đến hoạt động kinh doanh: rủi ro cố hữu
Công việc thường xuyên
Nhiều, thường xuyên xảy ra
Sự kiện hiếm khi xảy ra 0.2 Số hạng mục Nhiều hạng mục nhỏ Một số ít hoạt động lớn 0.3 Những sai phạm phát hiện trong những lần kiểm soát trước
Không có, rất ít Một số, lĩnh vực mới 0.5 Quy định Rõ ràng, không thay đổi Nhiều, phức tạp 0.6
Khả năng thanh khoản Thấp cao 0.7
Số lượng có liên quan Nhỏ Lớn 0.8
Độ lệch/Áp lực ngân sách Không cao 0.9
Độ phức tạp của hoạt động kinh doanh
Ít phức tạp Rất phức tạp 1
B. Các nhân tố rủi roc hung: rủi ro con người – rủi ro kiểm soát
Tính trung thực và trình độ chuyên môn của lãnh đạo
Biết tất cả các khía cạnh về kiểm soát nội bộ
Chỉ hiểu chung chung
1
Động lực và tính trung thực của nhân viên
Có động lực cao (tỷ lệ nghỉ ốm thấp)
Động lực thấp 1
tục của đội ngũ cán bộ và nhân viên
đổi người mới
Cân đối giữa công việc quản lý và chuyên môn
Quản lý là quản lý Quản lý là nhân viên tốt nhất 1 Hỗ trợ, giám sát và
quan tâm của lãnh đạo cấp cao Nhóm làm việc tốt Căng thẳng, không có hoặc rất ít công việc nhóm 1 Trình độ chuyên môn của nhân viên
Chuyên gia Thấp, mức tối thiểu 1
Dựa trên sự cho điểm các nhân tố rủi ro và trọng số tương ứng, kiểm soát viên sẽ đánh giá tổng điểm rủi ro của từng loại rủi ro cũng như mức độ rủi ro chung của chi nhánh, và dự kiến mức rủi ro là cao, khá cao, trung bình,