Quy trình kiểm soát nội bộ được quy định trong hướng dẫn thực hiện quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ NHTMCP Ngoại thương Việt Nam và được tiến hành theo các bước như sau:
Bước 1: Lập đề cương kiểm tra, kiểm soát định kỳ, đột xuất. Bước 2: Đệ trình phê duyệt đề cương kiểm tra, kiểm soát.
Bước 3: Thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ. Bước 4: Lập báo cáo kết quả kiểm tra, kiểm soát.
Bước 5: Các đơn vị khắc phục tồn tại và lập báo cáo khắc phục sau kiểm soát. Bước 6: Phúc tra.
Bước 7: Tổng hợp báo cáo năm và lưu giữ hồ sơ báo cáo. Bước 8: Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo.
Sơ đồ 2.1: Quy trình kiểm soát nội bộ tại NHTMCP Ngoại thương Việt Nam
Lập đề cương kiểm tra, kiểm soát
Đệ trình phê duyệt đề cương kiểm tra, kiểm soát Thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Lập báo cáo kết quả
Các đơn vị khắc phục tồn tại và lập báo cáo Phúc tra
Tổng hợp báo cáo năm và lưu giữ hồ sơ Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo
Nội dung cụ thể của từng bước trong quy trình kiểm soát nội bộ tổng quát như sau:
Bước 1: Lập đề cương kiểm tra, kiểm soát định kỳ, đột xuất
tốt các công việc sau:
Sơ bộ xem xét số liệu của từng đơn vị, từng nghiệp vụ để dự kiến báo cáo và xin ý kiến chỉ đạo của Ban lãnh đạo về các vấn đề sau:
- Đơn vị cần được kiểm tra.
- Thời điểm và thời gian kiểm tra. - Đối tượng kiểm tra, nội dung kiểm tra
- Đánh giá mức độ rủi ro dự kiến trước khi tiến hành kiểm tra, kiểm soát - Dự kiến thành lập đoàn kiểm tra
Tất cả các vấn đề này được cụ thể trong chương trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ năm.
Trong thực tế, các phòng, tổ KTNB tại các chi nhánh đều có các chương trình KTKSNB hàng quý, hàng năm gửi Phòng KTNB Hội sở chính với các nôi dung trên. Tuy nhiên, vấn đề đánh giá về mức độ rủi ro của các nội dung nghiệp vụ dự kiến kiểm soát hầu như không được đề cập trong đề cương kiểm tra, kiểm soát. Nguyên nhân là do các kiểm soát viên của NHNT chưa thực sự tiếp cận được phương pháp kiểm soát “dựa trên rủi ro”. Một ngân hàng thường có các loại rủi ro nhất định như: rủi ro tín dụng, rủi ro thị trường, rủi ro thanh khoản, rủi ro tác nghiệp, rủi ro về tính tuân thủ, rủi ro về danh tiếng, rủi ro kinh doanh; tất cả các rủi ro trên thuộc về rủi ro cố hữu hay rủi ro tiềm ẩn. Có nghĩa là, ngân hàng luôn phải đối mặt với các rủi ro này và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ là phải giúp các nhà quản lý nhận biết và thường xuyên nên tránh “ngạc nhiên”. Quy mô là một phần của rủi ro cố hữu. Nhưng trong thực tế, với cùng một nội dung thì việc kiểm soát được tiến hành như nhau đối với các chi nhánh có quy mô lớn nhỏ khác nhau tức là sự đánh giá cùng một loại rủi ro đối với các chi nhánh khác nhau không có sự rõ ràng, khác biệt. Ngoài rủi ro tiềm ẩn, có 02 loại rủi ro khác mà kiểm soát viên nội bộ phải
đánh giá là: rủi ro kiểm soát hay rủi ro con người, rủi ro vi mô. Rủi ro con người giúp xác định lĩnh vực nào cần đưa vào kiểm soát; rủi ro vi mô thường xảy ra khi các nghiệp vụ phát sinh được phê duyệt không đúng thẩm quyền hay sự phân tách chức năng không đầy đủ. Mặc dù các kiểm soát viên đã có sự nhận thức về các loại rủi ro nhưng trong đề cương kiểm soát của các chi nhánh cũng như của Hội sở chính không đánh giá mức độ rủi ro. Đề cương kiểm tra, kiểm soát thường theo kinh nghiệm của người đi trước, cách thức xây dựng đề cương đi theo khuôn mẫu mà không có đánh giá rủi ro theo bảng cho điểm cụ thể. Ví dụ: (Theo Gunter Hofmanm(CIA))
Các nhân tố rủi ro Định nghĩa rủi ro suy giảm Định nghĩa rủi ro gia tăng Trọng số Số điểm đánh giá (thang điểm 10)
A.Các nhân tố liên quan đến hoạt động kinh doanh: rủi ro cố hữu
Công việc thường xuyên
Nhiều, thường xuyên xảy ra
Sự kiện hiếm khi xảy ra 0.2 Số hạng mục Nhiều hạng mục nhỏ Một số ít hoạt động lớn 0.3 Những sai phạm phát hiện trong những lần kiểm soát trước
Không có, rất ít Một số, lĩnh vực mới 0.5 Quy định Rõ ràng, không thay đổi Nhiều, phức tạp 0.6
Khả năng thanh khoản Thấp cao 0.7
Số lượng có liên quan Nhỏ Lớn 0.8
Độ lệch/Áp lực ngân sách Không cao 0.9
Độ phức tạp của hoạt động kinh doanh
Ít phức tạp Rất phức tạp 1
B. Các nhân tố rủi roc hung: rủi ro con người – rủi ro kiểm soát
Tính trung thực và trình độ chuyên môn của lãnh đạo
Biết tất cả các khía cạnh về kiểm soát nội bộ
Chỉ hiểu chung chung
1
Động lực và tính trung thực của nhân viên
Có động lực cao (tỷ lệ nghỉ ốm thấp)
Động lực thấp 1
tục của đội ngũ cán bộ và nhân viên
đổi người mới
Cân đối giữa công việc quản lý và chuyên môn
Quản lý là quản lý Quản lý là nhân viên tốt nhất 1 Hỗ trợ, giám sát và
quan tâm của lãnh đạo cấp cao Nhóm làm việc tốt Căng thẳng, không có hoặc rất ít công việc nhóm 1 Trình độ chuyên môn của nhân viên
Chuyên gia Thấp, mức tối thiểu 1
Dựa trên sự cho điểm các nhân tố rủi ro và trọng số tương ứng, kiểm soát viên sẽ đánh giá tổng điểm rủi ro của từng loại rủi ro cũng như mức độ rủi ro chung của chi nhánh, và dự kiến mức rủi ro là cao, khá cao, trung bình, thấp hay rất thấp.
Bước 2: Đệ trình phê duyệt đề cương kiểm tra.
Ban Tổng Giám đốc sẽ xem xét kế hoạch. Nếu phê duyệt chương trình kiểm tra, Ban Tổng Giám đốc ra quyết định phê duyệt kế hoạch kiểm tra, kiểm soát của toàn hệ thống NHNT. Quyết định có quy định thêm: Hoạt động của hệ thống KTKSNB tại Hội sở chính cũng như các chi nhánh của NHNT phải được tuân thủ quy chế KTKSNB đã ban hành. Kiểm tra trưởng tại Hội sở chính, các trưởng phòng KTNB, các tổ trưởng tổ KTNB tại các chi nhánh chịu trách nhiệm thực hiện theo đúng kế hoạch đã được duyệt. Ban Tổng Giám đốc, Giám đốc các chi nhánh và các phòng nghiệp vụ có liên quan có trách nhiệm hỗ trợ hệ thống kiểm tra nội bộ hoàn thành nhiệm vụ.
Sau khi được Ban Tổng Giám đốc (Giám đốc chi nhánh) duyệt thông qua nội dung trên, Kiểm tra nội bộ xây dựng đề cương kiểm tra chi tiết từng chi nhánh trình Tổng giám đốc (Giám đốc) duyệt và ra quyết định thành lập đoàn kiểm tra.
Đề cương được gửi trước 05 ngày làm việc cho đơn vị được kiểm tra chuẩn bị hồ sơ tài liệu và các điều kiện khác khi đoàn kiểm tra tới làm việc.
- Thời gian kiểm tra;
- Thành phần đoàn kiểm tra: số lượng cán bộ trong đoàn kiểm tra và thời gian kiểm tra tuỳ thuộc vào quy mô, nội dung và tính chất của cuộc kiểm tra. Nhưng thời gian kiểm tra tại chỗ mỗi đơn vị không quá 01 tháng để tránh gây ảnh hưởng tới tình hình hoạt động của đơn vị. Đoàn kiểm tra của Hội sở có thể do Trưởng phòng hoặc Phó phòng Kiểm tra nội bộ làm trưởng đoàn theo sự phân công của Tổng Giám đốc tuỳ theo yêu cầu cần thiết của từng chi nhánh, phòng ban nghiệp vụ và từng đợt kiểm tra. Đoàn kiểm tra nội bộ của chi nhánh do Trưởng ban (Tổ trưởng) kiểm tra nội bộ tại chi nhánh làm trưởng đoàn theo kế hoạch kiểm tra đã được Tổng Giám đốc phê duyệt hoặc theo sự phân công của Giám đốc chi nhánh. Khi cần thiết có thể áp dụng kiểm tra chéo. Các thành viên là cán bộ phòng kiểm tra nội bộ và/ hoặc cán bộ của các phòng nghiệp vụ và/ hoặc của chi nhánh khác thực hiện kiểm tra.
- Phạm vi kiểm tra.
Bước 3: Thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ
Trước khi thực hiện kiểm tra, công tác chuẩn bị kiểm tra phải được tiến hành qua việc tìm hiểu các văn bản, tài liệu liên quan đến hoạt động kiểm tra, đơn vị kiểm tra, chuẩn bị các chỉ dẫn cho việc tiến hành cuộc kiểm tra, kiểm soát.
* Kiểm soát hoạt động huy động vốn tại NHTMCP NTVN.
Nguồn vốn huy động của NHTMCP Ngoại thương bao gồm tiền gửi thanh toán của cá nhân, doanh nghiệp, của các tổ chức tín dụng khác; tiết kiệm cá nhân, tiền gửi có kỳ hạn của các doanh nghiệp, và huy động trên thị trường tiền tệ liên ngân hàng. Qua kiểm tra, kiểm soát có thể phân tích nguồn vốn để đưa ra chiến lược huy động vốn có hiệu quả nhất.
Mục tiêu của kiểm soát nghiệp vụ huy động vốn là:
hiện huy động vốn.
- Xác định và đánh giá độ an toàn, độ nhạy cảm của các nguồn huy động đối với sự biến đổi của các yếu tố tác động như: lãi suất, chính sách tiền tệ của Ngân hàng Nhà nước, các biến động tỷ giá…
- Đánh giá ảnh hưởng của tình hình huy động vốn đối với hoạt động của Ngân hàng.
- Nâng cao tính hợp lý, tính đúng đắn so với các chuẩn mực của việc ghi chép, hạch toán trên sổ sách, chứng từ và báo cáo tài chính về nghiệp vụ huy động vốn.
Để thực hiện các mục tiêu trên, quy trình kiểm soát hoạt động huy động vốn đòi hỏi các kiểm tra viên giải đáp các câu hỏi sau:
- Trong quá trình huy động vốn ngân hàng có chấp hành quy định về tỷ lệ an toàn vốn không?
- Việc ghi chép, kiểm tra hồ sơ lưu trữ và sổ cái, sổ tổng hợp có được các nhân viên chuyên trách thực hiện độc lập không? Giữa thủ quỹ quầy giao dịch với người vào sổ chi tiết có độc lập với nhau không?
- Ngân hàng có chấp hành đúng các quy định của Ngân hàng Nhà nước về các mức lãi suất cho các đồng tiền và kỳ hạn khác nhau hay không?
Trên thực tế, kiểm soát hoạt động huy động vốn tại các chi nhánh cũng như tại Hội sở chính của NHNT tương đối tốt, tỷ lệ an toàn vốn của cả hệ thống luôn vượt 8%. Do toàn hệ thống NHNT áp dụng công nghệ thống nhất do đó, việc in, chấm sổ phụ, sổ tổng hợp được thực hiện thường xuyên theo ngày sau khi bộ phận tin học của hệ thống chạy Back end. Việc giao dịch với khách hàng do các giao dịch viên đảm nhiệm hoàn toàn độc lập với bộ phận chấm sổ phụ. Do đó, trong hoạt động huy động vốn, NH TMCP NT đã có chế
độ lưu giữ chứng từ khoa học và thuận tiện cho việc kiểm soát, đảm bảo các chuẩn mực về hạch toán, kế toán.
Trong 06 tháng đầu năm 2008, lãi suất trên thị trường có những diễn biến liên tục và phức tạp, vì vậy Ngân hàng Nhà nước tiến hành thanh tra, kiểm tra liên tục các ngân hàng thương mại để đảm bảo lãi suất huy động không vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng nhà nước công bố. Hệ thống kiểm tra nội bộ của NHTMCP Ngoại thương Việt Nam cũng luôn phải bám sát vào chỉ đạo của Thanh tra Ngân hàng nhà nước, toàn hệ thống không có hiện tượng lãi suất huy động thông báo vượt lãi suất trần cũng như không có trường hợp cố ý lách lãi suất trần bằng cách như: khách hàng gửi tiền được nhận khuyến mại bằng vàng hoặc tiền mặt,…
* Kiểm soát hoạt động ngân quỹ.
Việc kiểm tra nghiệp vụ kho quỹ có thể thực hiện định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc chi nhánh. Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam đã ra quyết định 180/QĐ.NHNTVN ngày 18/07/2007 về việc ban hành quy trình thu chi, vận chuyển, bảo quản tiền mặt, tài sản quý và giấy tờ có giá.
Nội dung của kiểm tra kho quỹ bao gồm:
- Việc kiểm tra nghiệp vụ kho quỹ có thể tiến hành tại bất cứ thời điểm nào trong ngày giao dịch hoặc ngày nghỉ. Theo đó, kiểm tra nội bộ sẽ kiểm tra được trực tiếp số tiền thực tế và số tiền theo hạch toán, đối chiếu số tiền đã thu chi thực tế và theo sổ sách để phat hiện chênh lệch nếu có, tìm nguyên nhân quy trách nhiệm cụ thể.
- Kiểm tra việc mở sổ quỹ theo đúng quy định từng loại tiền, đóng dấu giáp lai các trang, chữ ký của các thành viên kiểm quỹ.
phân công cán bộ làm kho quỹ, thu chi tiền mặt đúng quy định. Các lần vào kho có được ghi chép đầy đủ và có xác nhận của cán bộ vào kho hay không.
- Kiểm tra thực hiện quy định về an toàn kho quỹ: các thiết bị chống cháy nổ, hệ thống camera, vị trí của bảo vệ.
- Kiểm tra việc vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, ấn chỉ quan trọng và giấy tờ có giá có được vào sổ theo dõi lịch trình vận chuyển không, người áp tải tiền có được uỷ quyền hợp pháp không, thành phần tham gia có đủ không,…
- Kiểm tra sổ sách theo dõi xuất nhập tồn ấn chỉ quan trọng, giấy tờ có giá, hồ sơ thế chấp cầm cố của khách hàng.
Hoạt động ngân quỹ tại NHNT đã có sự hướng dẫn cụ thể, rõ ràng và quán triệt tới từng chi nhánh. Tuy nhiên, trong thực tế, tại các chi nhánh NHNT, đặc biệt là các chi nhánh mới được cơ cấu lại mô hình tổ chức (chi nhánh cấp 2 cũ) vẫn không có sự thực hiện nghiêm túc nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc phân công phân nhiệm trong hoạt động ngân quỹ. Ví dụ như: chưa có sự tách rời chức năng giữa thủ quỹ và thủ quỹ chính, Trưởng phòng ngân quỹ kiêm thủ quỹ chính,…tức là chưa có sự cách ly chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kiểm soát nghiệp vụ của Phòng. Hoạt động ngân quỹ tại các NHTM nói chung cũng như tại NHNT nói riêng luôn có những rủi ro do đạo đức nhân viên. Tháng 10/2007, tại phòng Ngân quỹ NHNT chi nhánh Chương Dương, một thủ quỹ đồng VN đã lợi dụng sơ hở của các cán bộ trong phòng đã lấy cắp 50.000.000VNĐ; tháng 03/08, tại NHNT chi nhánh Ba Đình, phụ trách phòng Ngân quỹ cũng lấy từ trong kho tiền 500.000.000VNĐ sau khi Giám đốc, Phòng kế toán và Kiểm tra nội bộ đã chứng kiến kiểm quỹ cuối ngày. Các sự việc trên xảy ra là do đạo đức cán bộ, nhưng nó cũng cho thấy chế độ ra vào kho tiền và phòng Ngân quỹ đã thực hiện chưa đúng quy trình, còn nhiều kẽ hở. Có nghĩa là, môi trường kiểm soát
(cơ cấu tổ chức của phòng Ngân quỹ, nhân sự) trong cơ cấu kiểm soát nội bộ chưa phù hợp, mục tiêu bảo vệ tài sản của ngân hàng bị ảnh hưởng.
* Kiểm soát hoạt động tín dụng tại NH TMCP NTVN.
Hoạt động tín dụng là hoạt động cơ bản và quan trọng của Ngân hàng thương mại. Đối với NHTMCP Ngoại thương VN, nguồn thu từ hoạt động tín dụng luôn chiến trên 85% tổng thu nhập của ngân hàng. NHTMCP NTVN luôn chú trọng đa dạng hoá khách hàng, mở rộng quy mô tín dụng, bên cạnh các khách hàng truyền thống luôn tăng cường tìm kiếm, thiết lập quan hệ với các khách hàng tiềm năng, chú trọng phát triển sản phẩm tín dụng mới để đáp ứng ngày càng cao nhu cầu của khách hàng.
Việc kiểm soát hoạt động tín dụng thực hiện trên tất cả các lĩnh vực: cho vay bằng VNĐ và ngoại tệ, thời hạn cho vay, cho vay theo lĩnh vực đầu tư, tín dụng uỷ thác và các hoạt động tín dụng khác. Tăng cường kiểm tra, kiểm soát