Ngoại thương VN
TMCP Ngoại thương VN
Nhờ thắt chặt quy trình kiểm soát nội bộ, trong thời gian qua, NHTMCP Ngoại thương VN đã đạt được một số thành tích đáng kể trong hoạt động kiểm tra, kiểm soát của mình. Với sự nỗ lực của các hoạt động kiểm soát do Phòng kiểm tra nội bộ thực hiện kết hợp với các mặt nghiệp vụ của khâu kiểm soát trước, công tác kiểm soát nội bộ của NHNTVN đã góp phần quan trọng vào việc ngăn ngừa các sai phạm xảy ra trên các lĩnh vực kế toán, quản lý tài chính, đảm bảo cho việc hạch toán kế toán, các hoạt động kinh doanh được thực hiện kịp thời, chính xác, đúng với các quy định của bản thân ngân hàng cũng như của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Hệ thống các quy trình, quy chế, quy định được chú trọng hoàn thiện và ban hành tương đối kịp thời, là tiêu chuẩn để kiểm soát viên đối chiếu với việc thực hiện thực tế của các bộ phận tác nghiệp cũng như của các cấp quản lý như: quy trình chuyển tiền trong nước, Quy trình chuyển tiền nước ngoài, Quy trình bảo lãnh, Quy trình tín dụng đối với tổ chức, Quy chế tiết kiệm, Quy trình thu chi, vận chuyển tiền mặt, ấn chỉ quan trọng và giấy tờ có giá; Quy định về phân cấp uỷ quyền trong việc cấp tín dụng, chuyển tiền, bổ nhiệm cán bộ,..
(a) Ngân hàng đã xây dựng được quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ thống nhất áp dụng cho toàn Ngân hàng.
Dựa trên quy chế mẫu về kiểm tra, kiểm toán nội bộ do Ngân hàng Nhà nước đã ban hành theo quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN ngày 01.08.2006, NH Ngoại thương Việt Nam đã ban hành quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo quyết định số 05/QĐ-NHNT.HĐQT ngày 13.02.2007 tạo hành lang pháp lý cho hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại ngân hàng. Quy chế này đang trong quá trình bổ sung, sửa đổi và hoàn thiện cho phù hợp với quá trình chuyển đổi của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam thành NHTMCP nhưng đây là quy trình mang tính nghiệp vụ cao đầu tiên về kiểm tra nội bộ của ngân hàng. Theo kinh nghiệm của các ngân hàng lớn trên thế giới, các ngân hàng
đều xây dựng cho riêng mình Điều lệ kiểm tra, kiểm soát nội bộ dựa trên khung Điều lệ kiểm tra, kiểm soát nội bộ do Ngân hàng Trung ương nước đó ban hành. Do đó, việc hoàn thiện quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của NHTMCP Ngoại thương Việt nam là việc cần thiết để hoàn chỉnh hệ thống các văn bản, quy định riêng của ngân hàng.
(b) Về quy trình kiểm soát tín dụng
Các dự án tín dụng đều được đánh giá và phân tích cẩn thận. Dựa trên các kết quả phân tích, ngân hàng đã đưa ra các hạn mức tín dụng phù hợp đối với từng dự án cũng như từng khách hàng cụ thể. Quy trình cho vay từ việc tìm kiếm khách hàng, hướng dẫn khách hàng đến việc tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, giải quyết cho vay, kiểm tra sử dụng vốn vay, thu nợ và gia hạn nợ đều được kiểm soát một cách chặt chẽ và đúng quy định.
(c)Về công tác kiểm soát kế toán giao dịch
Các khoản thanh toán thực hiện đúng quy định của ngân hàng, phải được kiểm tra chéo và phê duyệt đầy đủ.
Để nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, hoạt động kiểm soát đã kết hợp chặt chẽ với phòng kế toán thực hiện một số biện pháp thúc đẩy công tác phục vụ khách hàng, xử lý nhanh chóng, chính xác các nghiệp vụ phát sinh, tạo ra một phong cách giao tiếp văn minh, lịch sự, tận tình hướng dẫn khách hàng và được khách hàng tín nhiệm.
Mọi nghiệp vụ phát sinh trong thời gian qua đều được nhân viên kiểm soát thực hiện kiểm tra sát sao, đảm bảo các chứng từ hợp pháp, hợp lệ.
(d)Về công tác kiểm soát hoạt động kinh doanh ngoại tệ
Tất cả các giao dịch ngoại tệ đều nằm trong phạm vi cho phép của bản thân ngân hàng và Ngân hàng Nhà nước Việt nam. Tỷ giá giao dịch VNĐ/USD luôn nằm trong mức cho phép của Ngân hàng Nhà nước. Các xác nhận mua bán ngoại tệ luôn đảm bảo nguyên tắc kiểm tra chéo.
Sự thay đổi của người được uỷ quyền ký kết các hợp đồng giao dịch của khách hàng được cập nhật thường xuyên và được kiểm tra kỹ trước khi thực hiện hợp đồng. Hạn chế tối thiểu các trường hợp thực hiện sai hướng dẫn trong hợp đồng đối với các giao dịch.
(e)Về công tác kiểm soát hoạt động ngân quỹ
Kiểm soát hoạt động ngân quỹ luôn chú trọng thực hiện theo phương pháp kiểm tra đột xuất nhưng vẫn là hoạt động thường xuyên, liên tục. Hoạt động ngân quỹ là hoạt động có nhiều rủi ro, nhất là về đạo đức cán bộ. Do đó, kiểm tra, kiểm soát hoạt động ngân quỹ đã góp phần nâng cao trách nhiệm cán bộ cũng như việc tuân thủ đúng quy trình ra vào kho, nhập xuất ấn chỉ, giấy tờ có giá, việc đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đúng chế độ, không cấu kết với khách hàng để đưa tiền giả trở lại lưu thông,…đồng thời khuyến khích cán bộ làm công tác ngân quỹ tự bảo vệ, kiểm tra chéo lẫn nhau.
2.2.3.2. Những yếu kém về chất lượng kiểm soát nội bộ tại NH TMCP NTVN
Tuy công tác kiểm soát nội bộ tại NHTNCP Ngoại thương VN đã đạt được một số kết quả đáng kể nhưng cũng như bất kỳ một hệ thống kiểm soát nội bộ nào, hệ thống kiểm soát nội bộ của NHTMCP Ngoại thương VN còn một số hạn chế, nhược điểm cần khắc phục. Cụ thể là:
(1) Hoạt động kiểm soát nội bộ chưa đánh giá được đầy đủ các loại rủi ro trong hoạt động Ngân hàng, cũng như chưa đánh giá được rủi ro tổng thể và khả năng chống chịu rủi ro của Ngân hàng, thể hiện ở một số vấn đề sau:
- Hoạt động kiểm soát nội bộ hiện nay đang được thực hiện theo một phương pháp không thực sự phù hợp. Phương pháp kiểm soát nội bộ đang được áp dụng là phương pháp kiểm soát trên cơ sở tuân thủ. Với phương pháp này, với cùng một nội dung, việc kiểm soát được tiến hành như nhau đối với các chi nhánh khác nhau, có quy mô, độ phức tạp, đa dạng của hoạt động và
mức độ rủi ro khác nhau.
- Về khả năng đánh giá rủi ro tổng thể và khả năng chống chịu rủi ro của Ngân hàng. Ngoài rủi ro tín dụng, hoạt động kiểm soát nội bộ chưa đánh giá được những rủi ro trọng yếu khác như rủi ro thanh khoản, rủi ro hoạt động, rủi ro thị trường và rủi ro công nghệ mà Ngân hàng đang phải đương đầu trong quá trình phát triển.
(2) Mức độ cải thiện tình hình Ngân hàng sau hoạt động kiểm soát nội bộ được tiến hành: Đối với những tồn tại yếu kém của các mặt hoạt động nghiệp vụ đã được phát hiện, kiểm soát nội bộ có đôn đốc theo dõi quá trình tự chấn chỉnh của phòng ban liên quan (nhưng thường không có một sự kiểm tra thực tế nào đối với quá trình này cho đến cuộc kiểm tra tiếp theo). Tuy nhiên một mặt do những hạn chế về mặt thẩm quyền, mặt khác do thiếu quy trình xử lý sau kiểm tra, thanh tra thống nhất, do cách thức xử lý còn hời hợt, không triệt để nên những hành động khắc phục của các phòng ban còn mang tính đối phó. Trong một số trường hợp, các sai phạm tương tự vẫn tiếp tục lặp lại.
(3) Một số hoạt động như việc trích lập các quỹ, kiểm tra chi phí dự phòng, kế toán ngoại bảng còn ít được chú ý, thậm chí còn bị bỏ qua. Kiểm soát viên chỉ chú ý đến kiểm tra các hoạt động quan trọng như các nghiệp vụ giao dịch, ghi chép sổ sách, tài khoản, chứng từ, chi tiêu nội bộ…
(4) Việc thực hiện bằng tay mọi hoạt động kiểm soát (kỹ thuật kiểm soát thủ công) cũng là một trong những hạn chế đã làm giảm đi tính hiệu quả của hoạt động kiểm soát công tác kế toán.
(5) Sự phối hợp giữa Phòng kiểm tra nội bộ với các phòng ban khác phần nhiều còn mang tính khiên cưỡng.
Các hạn chế trên là do các nguyên nhân chủ yếu sau:
Trong những năm trở lại đây, số lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngày càng nhiều cả về số lượng, quy mô cũng như tính chất phức tạp của nó. Do đó, các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày rất lớn nên kiểm soát viên đã không đáp ứng tính kịp thời trong công việc, nhất là các nghiệp vụ đòi hỏi phải giải quyết ngay, tức thời.
Một số nhân viên còn chưa nắm vững nội dung quy trình kiểm soát vì thế trong một số trường hợp nhất định còn phải giở chế độ để đối chiếu gây mất thời gian.
-Công nghệ làm việc còn nhiều công đoạn mang tính thủ công: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong điều kiện máy tính trong hệ thống đã được kết nối với nhau, sẽ thuận tiện và nhanh chóng hơn nếu kiểm soát viên chuyển một phần công việc có thể sang tiến hành trên máy vi tính, ví dụ như: các nghiệp vụ kiểm tra, đối chiếu về mặt số liệu trên các chứng từ lưu với bảng kê, hoặc giữa sổ sách hạch toán với chi phí phát sinh…Tất nhiên, do một số đặc thù trong hoạt động kiểm soát nội bộ nên chúng ta không thể chuyển toàn bộ các công việc sang tiến hành trên máy tính, nhưng nếu hoạt động kiểm soát nội bộ được hỗ trợ bởi một phần mềm kiểm soát nào đó thì các công việc kiểm soát được thực hiện trong kỳ sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều.
Mặt khác, việc kiểm soát bằng thao tác thủ công cũng là một nguyên nhân dẫn đến tình trạng hai hệ thống thông tin, chứng từ, sổ sách cùng song song tồn tại trong một đơn vị: một trên ổ cứng máy vi tính và một trên các chứng từ kế toán in ra. Điều này cũng gây nên những tốn kếm nhất định cho đơn vị.
-Trong quá trình kiểm soát, kiểm soát viên còn ít chú trọng tới một số các công việc:
Điều này có thể sẽ tạo ra một tiền lệ tiêu cực là kiểm soát viên bỏ quên hoặc không kiểm tra các nghiệp vụ đó và vì thế người thực hiện các nghiệp vụ
này có thể lợi dụng sự sơ hở của các hoạt động kiểm soát. Việc kiểm soát viên không chú trọng tới các lĩnh vực này có thể được giải thích bằng tính không quan trọng của các lĩnh vực đó so với các hoạt động khác. Tuy nhiên, đứng trên cương vị của một kiểm soát viên, người phải có được những phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai phạm có thể xảy ra thì việc không kiểm soát hoặc ít quan tâm tới một số mặt nào đó có thể là một lỗ hổng của kiểm soát, không những không ngăn chặn được sai sót mà thậm chí còn tạo điều kiện cho các sai phạm phát triển.
-Hoạt động của kiểm soát viên kế toán chủ yếu là phát hiện hơn là ngăn ngừa các sai phạm.
Mặc dù, trong những năm qua, phòng Kiểm tra nội bộ đã có những điều chỉnh nhất định trong việc hợp tác chặt chẽ với các phòng ban khác trong đơn vị để nâng cao hiệu quả kiểm soát. Tuy vậy, việc phối hợp đó cũng chỉ giúp cho việc làm tăng khả năng phát hiện các sai sót xảy ra chứ ít có tác dụng ngăn ngừa các sai phạm. Tất nhiên việc phát hiện các sai sót cũng là một trong các yếu tố để ngăn ngừa sự lặp lại của các sai phạm đó, nhưng như thế vẫn chưa đủ, mà muốn ngăn ngừa hiệu quả việc tái diễn các sai phạm đòi hỏi kiểm soát viên phải có sự chủ động trong công việc của mình để có thể tác động tới phong cách làm việc cũng như các kỹ thuật nghiệp vụ của kế toán viên. Nghĩa là, kiểm soát viên phải đề ra được những sáng kiến, những góp ý cho việc hoàn thiện các kỹ năng thực hiện nghiệp vụ nhằm tăng hiệu suất công việc, nâng cao ý thức trách nhiệm và bản lĩnh nghề nghiệp của các kế toán viên. Nếu đánh giá trên góc độ này, với phong cách làm việc chậm chạp của các kiểm soát viên, những vấn đề trên khó có thể cải thiện được. Vì thế, việc ngăn ngừa các sai sót vẫn ít được chú trọng cho dù trong thời gian gần đây hoạt động kiểm soát đã có một số thành tựu đáng kể.
-Chưa hoàn toàn tạo được mối quan hệ cảm thông, cởi mở giữa các kiểm soát viên và những bộ phận bị kiểm soát.
Các phòng ban khác đôi khi chưa thực sự hiểu rõ nhiệm vụ của phòng Kiểm tra nội bộ (là người bảo vệ đầu tiên cho ngân hàng đối với các hoạt động thanh tra, kiểm tra bên ngoài). Do đó, các phòng ban thường có xu hướng lảng tránh, muốn tách khỏi sự ràng buộc của hoạt động kiểm soát. Điều này đã tạo ra khó khăn cho hoạt động kiểm soát.
Xét theo các tiêu thức đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ, có thể thấy tại NH TMCP Ngoại thương các nguyên tắc trong quy trình KSNB luôn được chú trọng, từng bước hoàn thiện. Cụ thể: Thực hiện một nghiệp vụ cho người, nhiều bộ phận cùng tham gia (nguyên tắc bất kiêm nhiệm); ví dụ như: trước đây hoạt động cho vay hoàn toàn do Phòng tín dụng thực hiện từ khâu tìm kiếm, thẩm định, đề xuất cấp tín dụng cho khách hàng và mở hợp đồng, mở tài khoản, cài đặt lãi suất, theo dõi dư nợ, thu lãi,… nhưng hiện nay, Phòng tín dụng (Phòng khách hàng) chỉ phụ trách việc thiết lập, củng cố quan hệ với khách hàng, thẩm định và đề xuất cấp tín dụng còn việc tác nghiệp mở hợp đồng, mở tài khoản, theo dõi khoản vay, lập các báo cáo,…do Phòng Quản lý nợ thực hiện. Nguyên tắc phân chia thẩm quyền và phê chuẩn tại NH TMCP NTVN đã được thực hiện tương đối đầy đủ, phân chia rõ ràng thẩm quyền của giao dịch viên, cán bộ khách hàng, cán bộ thanh toán, kiểm soát viên và các phụ trách phòng cũng như đối với ban Giám đốc. Thẩm quyền của từng đối tượng được thể hiện trên việc ký kết các hợp đồng chứng từ,…về mặt vật lý cũng như ký duyệt điện tử. Các chi nhánh đều có biên bản phân công phân nhiệm rõ ràng được Tổng Giám đốc chấp nhận. Các cấp thẩm quyền tín dụng của NHNT như: Hội đồng tín dụng TƯ, Giám đốc rủi ro và Giám đốc khách hàng, Phòng Quản lý rủi ro, Giám đốc chi nhánh
đều có một hạn mức ký duyệt giới hạn cấp tín dụng đối với vốn lưu động, 01 dự án đầu tư hay cho khách hàng thể nhân trong từng thời kỳ cụ thể. Hoạt động của các chốt kiểm soát đã được văn bản hóa. Phòng kiểm soát nội bộ chịu trách nhiệm theo dõi việc thực hiện theo đúng phân cấp ủy quyền.
Mặc dù tại NH TMCP NTVN có xảy ra một số vụ việc có tính chất nghiêm trọng, tuy nhiên các vụ việc này đều đã được xử lý rủi ro và nghiêm túc chấn chỉnh cán bộ trong toàn hệ thống. Thông qua các cuộc kiểm toán độc lập, các công ty kiểm toán đều đánh giá mục tiêu an toàn tài sản, vốn kinh doanh của NHNT VN đã được đảm bảo. Qua kiểm soát nội bộ, các sai lầm, thiếu sót trong quá trình tác nghiệp đã được chấn chỉnh, bổ sung kịp thời, nâng cao nhận thức và ý thức của các cán bộ trong việc thực hiện đúng quy trình. Kiểm soát nội bộ tham gia, phối hợp cùng các bộ phận nghiệp vụ để tìm ra những bất hợp lý trong quy trình, sự không thống nhất trong cách hiểu quy chế, quy định của NHNN và NHNT, kiến nghị sửa đổi, bổ sung để hoàn thiện quy trình. Đồng thời, Phòng KSNB phối hợp với các Phòng đầu mối của Hội sở chính tổ chức đoàn kiểm tra liên phòng thực hiện kiểm tra tại các chi nhánh. Hoạt động này mang lại nhiều lợi ích cho chi nhánh vì được sự hướng