Sơ đồ 2.2. Quy trình hoạt động kinh doanh chung
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Công ty hoạt động dưới hình thái là Công ty thương mại, Công ty thu lợi nhuận chủ yếu từ việc thu mua, nhập khẩu các mặt hàng trong nước và nước ngoài rồi sau đó cung cấp và phân phối cho khách hàng. Công ty thực hiện nhập khẩu các loại đồ chơi trẻ em như đồ chơi gỗ, đồ chơi giáo dục, đồ chơi thông minh.. về để phân phối tại các cửa hàng, đại lý trong nước. Quy trình hoạt động kinh doanh của Công ty:
Bƣớc 1: Nghiên cứu thị trƣờng, thu mua hàng hóa.
NVKD tiến hành nghiên cứu thị trường, tiến hành thu mua, nhập khẩu các mặt hàng mà Công ty dự đoán là tiềm năng hoặc Công ty sẽ nhập các mặt hàng theo như đơn hàng mà KH yêu cầu. Ở giai đoạn này, NVKD phải tìm NCC hàng hóa va tiến hành ký kết hợp đồng.
Bƣớc 2: Liên hệ khách hàng, giới thiệu sản phẩm mà Công ty cung cấp.
Đội ngũ NVKD sẽ tiến hành tìm hiểu thị trường, các KH mục tiêu và tìm kiếm, tiếp xúc với các KH nhằm giới thiệu về sản phẩm của Công ty. Sau đó, nhân viên kinh doanh phải giải thích rõ cho KH về sản phẩm, chất lượng, nhu cầu trong tương lai, những thông tin khác mà KH quan tâm về sản phẩm họ cần. Từ đó thuyết phục họ ký hợp đồng mua sản phẩm. Sau đó, phòng kinh doanh của Công ty sẽ phải xem xét các nguồn hàng và tính toán mọi chi phí cho quá trình thu mua hàng hóa, tính toán giá thành thực tế để thấy được việc kinh doanh là lỗ hay lãi. Sau khi xem xét và tính toán toàn bộ quá trình thu mua hàng hóa thì phòng kinh doanh phải trình phương án kinh doanh của mình như: đầu vào, đầu ra, vốn thực hiện và kết quả có thể đạt được lên ban giám đốc của Công ty chờ phê duyệt. an giám đốc sau khi nghiên cứu kỹ sẽ quyết định cho thực hiện hay không.
Nghiên cứu thị trường Liên hệ khách hàng Ký hợp đồng với khách hàng Xuất kho
Bƣớc 3: Ký hợp đồng với khách hàng.
an giám đốc sau khi cân nhắc kỹ lưỡng sẽ đưa ra quyết định, nếu không đồng ý thì sẽ đưa ra lý do cụ thể, còn nếu đồng ý thì phòng kinh doanh sẽ có nhiệm vụ thực hiện kí kết hợp đồng với khách hàng. Theo đó, NVKD sẽ có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ hồ sơ, các nội dung cần thiết để kí kết hợp đồng và phải nêu rõ các điều khoản trong hợp đồng như: Các khoản chiết khấu, khuyến mại..
Bƣớc 4: Xuất kho bán theo hợp đồng ký kết.:
Sau khi kí kết hợp đồng, nếu kho hàng còn đủ số lượng thì sẽ tiến hành xuất kho giao cho KH, nếu không sẽ tiến hành liên hệ đặt thêm hàng với NCC. Cuối cùng, phòng kinh doanh sẽ phải thông báo cho bộ phận kế toán và các phòng ban có liên quan. Việc đặt hàng với NCC thường được tiến hành trước khi kí kết hợp đồng hàng hóa với KH và dựa trên các báo cáo số lượng hàng còn trong kho từ phòng kho hàng.