3.1. Đánh giá thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công tyTNHH Xây dựng và chế biến khoáng sản Bảo Thông Cao Bằng TNHH Xây dựng và chế biến khoáng sản Bảo Thông Cao Bằng
Trong thời gian ngắn nguyên cứu, tìm hiểu về thực tế quản lý nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Xây dựng và chế biến khoáng sản Bảo Thông Cao Bằng, em nhận thấy công tác quản lý nguyên vật liệu của Công ty khá tốt.
3.1.1 Ưu điểm
* Về tổ chức thu mua, kho bãi, bảo quản vật liệu:
Nhằm đảm bảo giảm thiểu các chi phí và hao hụt trong quá trình thu mua, vận chuyển cũng như bảo quản, Công ty đã cho các đội thi công công trình chủ động thu mua vật liệu và lập các kho vật liệu tại chân mỗi công trình. Điều đó giúp giảm thiểu chi phí thu mua, dự trữ, bảo quản đồng thời hạn chế tới mức tối đa hao hụt trong quá trình vận chuyển, thất thoát, hư hỏng trong quá trình bảo quản dự trữ. Hơn nữa, việc dự trữ tại kho công trình còn giúp đảm bảo tiến độ thi công và chất lượng của mỗi công trình.
Công ty cũng đã tổ chức phân loại nguyên vật liệu giúp cho công tác quản lý tại kho dễ dàng, chuyên nghiệp đồng thời công tác kế toán cũng được nhanh gọn hơn.
Việc phân nhiệm vụ chi tiết cho thủ kho, kế toán vật tư đã tạo nên một hệ thống tự kiểm soát trong công tác kế toán nhằm kịp thời xử lý những sai sót hạn chế tối đa tổn thất.
*Về việc đánh giá thực tế vật liệu nhập, xuất kho: Công ty sử dụng hệ thống chứng từ cũng như luân chuyển chứng từ rất cụ thể, rõ ràng theo chế độ hiện hành đồng thời phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Thông qua việc đánh giá thực tế của vật liệu, kế toán có thể ước tính được chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết được định mức tiêu hao vật liệu nhằm cung cấp một cách nhanh nhất, chính xác nhất số liệu kế toán cho Ban lãnh đạo.
*Về công tác hạch toán nguyên vật liệu: Đây là khâu đặc biệt được Công ty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu giữ khá hợp lý, không chồng chéo. Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thong qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT và các loại sổ sách đã phản ánh đúng thực trạng biến động nguyên vật liệu ở Công ty. Kế toán đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, định kỳ theo từng tháng, từng quý đảm bảo phục vụ tốt yêu cầu quản lý vật liệu tại Công ty.
Kế toán nguyên vật liệu ở công ty đã phản ánh và giám sát chặt chẽ tài sản đồng thời cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý của Ban Lãnh đạo công ty, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập - xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng.
3.1.2. Nhược điểm
Ngoài những ưu điểm, những mặt tích cực kể trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Xây dựng và chế biến khoáng sản Bảo Thông Cao Bằng vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:
- Công ty TNHH Xây dựng và chế biến khoáng sản Bảo Thông Cao Bằng là đơn vị thi công xây dựng các công trình do đó nguyên vật liệu dùng vào xây dựng là rất phong phú và đa dạng, thường được Công ty mua với khối lượng lớn, các đơn vị bán thường xuyên và một số đơn vị bán lại ở rất xa các công trường thi công. Bởi vậy việc vận chuyển vật tư từ người bán đến chân công trình thường chiếm một thời gian dài, quá trình vận chuyển phức tạp, do đó không tránh khỏi mất mát, hư hỏng, ảnh hưởng tới tiến độ thi công công trình cũng như việc hạch toán chi phí sản xuất của kế toán.
- Mặt khác, các vật liệu của ngành xây dựng yêu cầu công tác bảo phản phức tạp do khối lượng lớn, dễ hư hỏng, hao hụt, một số loại vật liệu không dễ để ở ngoài trời. Tuy nhiên, kho tại các công trình thi công thường là kho tạm không đảm bảo được đầy đủ các yêu cầu về bảo quản tốt nhất cho tất cả các loại vật tư. Đặc biệt có những loại vật tư như: gạch, cát, sỏi,…thường phải để ngoài trời do đó không tránh khỏi hao hụt, mất mát. Mà tất cả các trường hợp hư hỏng vật liệu trong quá trình vận chuyển cũng như trong quá trình bảo quản cũng gây mất mát ứ đọng vốn, gây thiệt hại về khoản chi phí bảo quản làm giảm lợi nhuận của Công ty. Đồng thời, điều đó cũng gây không ít khó khăn cho công tác hạch toán kế toán.
- Kế toán Công ty TNHH Xây dựng và chế biến khoáng sản Bảo Thông Cao Bằng theo dõi việc chi tiết quá trình nhập, xuất theo phương pháp thẻ song song dù ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép
chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán dẫn đến việc đối chiếu chậm và công việc thường dồn vào cuối tháng dễ dẫn đến nhầm lẫn, sai sót.
- Công ty đã thực hiện khá tốt việc lập dự trữ vật tư tại kho Công ty, nhưng tại kho ở công trình thì công tác dự trữ chưa được thực hiện do kho bãi chưa đáp ứng được yêu cầu. Vậy, để phục vụ thi công tại các công trình Công ty chỉ mua theo yêu cầu và kế hoạch về tiến độ của các đội công trình. Điều đó có thể làm chậm tiến độ thi công, làm giảm chất lượng quá trình xây lắp nếu công tác thu mua không đáp ứng được yêu cầu về thời gian, chất lượng như tiêu chuẩn của công trình.
- Hiện nay, cuối tháng công ty có lập bảng tổng hợp chi tiết nhập - xuất - tồn vật tư nhưng lại lập chung cho tất cả các loại vật tư của công ty như vậy sẽ gây khó khăn cho việc quản lý nguyên vật liệu. Công việc đối chiếu sổ sách kế toán cuối kỳ sẽ khó khăn bởi không tổng hợp được từng loại vật liệu để đối chiếu, đặc biệt là đối chiếu với sổ cái.
3.2. Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Xâydựng và chế biến khoáng sản Bảo Thông Cao Bằng dựng và chế biến khoáng sản Bảo Thông Cao Bằng
- Cần xem xét lại việc tổ chức kế toán cho các đội công trình đặc biệt là công trình lớn, thời gian thi công kéo dài cần có bộ phận kế toán riêng (tổ chức hạch toán riêng) nhằm giảm khối lượng công việc tại phòng kế toán ở công ty đồng thời đảm bảo công tác kế toán được chính xác, hiệu quả.
- Cần tăng cường công tác quản lý tại kho bãi nhằm giảm đến mức tối đa thất thoát, hư hỏng nguyên vật liệu.
- Cần lập dự trữ nguyên vật liệu cho các kho tại công trình một cách hợp lý, nên đặt ra định mức trong việc dự trữ nguyên vật liệu để có thể phục
vụ hợp lý cho quá trình thi công xây dựng, mặt khác có thể tránh những rủi ro khách quan do thị trường biến động gây ra.
- Phòng kế toán nên cập nhật hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho tại kho chính của Công ty để kế toán vào sổ chi tiết song song với việc vào bảng tổng hợp nhập xuất vật tư. Đến cuối tháng khi các chứng từ ở các kho tại công trình chuyển về, công việc của kế toán vật tư sẽ được giảm thiểu đồng thời giúp cung cấp thông tin về tình hình tăng giảm nguyên vật liệu, vốn lưu động, báo cáo quyết toán cho Ban lãnh đạo Công ty được kịp thời.
- Nên kiểm tra quá trình nhập xuất kho một cách hợp lý hơn như sử dụng phương pháp số dư nhằm tránh được sự ghi chép trùng lặp và dàn đều công việc ghi chép trong kỳ.