Trong thời kỳ bao cấp, vai trị của chuyên viên làm kế hoạch nhân sự
hầu như thụ động, họ chờ cấp trên phân bổ chỉ tiêu kế họach. Tuy nhiên, nhưng dự kiến kế hoạch về nhân sự gần như thực hiện một cách máy mĩc - nghĩa là nếu kế hoạch sản xuất kinh doanh tăng lên từ 5% - 10%), thì “Phịng Tổ chức” và “Phịng Lao động Tiền lương” cũng dự
kiến xin cấp trên duyệt thêm một số cán bộ cơng nhân viên tương ứng. Nhưng chưa kể Phịng “Tổ chức” chờ “Phịng Lao động Tiền lương” dự kiến số người rồi mới làm các thủ tục xin người thêm. Thậm chí hai bộ phận trên làm kế hoạch nhân sự mâu thuẫn nhau và bao giờ
“Phịng Tổ chức” cũng thắng. Từ thập niên 1990, tình trạng trên hầu như biến mất do nền kinh tế thị trường tác động, và nhờ “Phịng Tổ
chức và Lao động Tiền lương” sát nhập lại. Hiện nay một số cơng ty Việt Nam cĩ quy mơ lớn đã đổi tên phịng này là “Phịng Nhân sự.” Theo trào lưu của thế giới, bất cứ bộ phận nào cũng phải biết lên kế
hoạch lực lượng lao động của mình. Dựa vào kế hoạch nhân sự của từng bộ phận chuyên mơn, giám đốc hay trưởng phịng nhân sự sẽđề
ra chiến lược nhân sự cho tồn cơ quan.
Muốn cĩ một đội ngũ lao động hồn thành được mục tiêu của tổ chức, cần phải cĩ kế hoạch nhân sự dài hạn, trung hạn, và ngắn hạn. Từ đĩ, nhà quản trị biết sẽ phải làm gì: thêm, bớt, thăng chức, thuyên chuyển, hay phải đào tạo và phát triển đểđáp ứng nhu cầu trong tương lai.
Trước khi nghiên cứu về hoạch định nhân sự, các bạn hãy nắm vững một số ệ ặ ậ ữ để thơng suốt vấn đề. Sau đĩ, các
bài 4 rồi, các bạn hãy mở giáo trình ra và đọc từ đầu trước khi sang phần câu hỏi. Chúc các bạn thành cơng.
THUẬT NGỮ CĂN BẢN
Hoạch định nhận sự là một tiến trình triển khai thực hiện các kế
hoạch và các chương trình nhằm bảo đảm rằng cơ quan sẽ cĩ đúng số
lượng, đúng số người được bố trí đúng nơi, đúng lúc, và đúng chỗ.
Xu hướng lâu dài là xu hướng dự báo nhu cầu đối với sản phẩm hoặc nhân sự của một hãng, thường là năm năm trở lên trong tương lai.
Biến thiên theo chu kỳ là một sự chuyển động hay biến động mà chúng ta cĩ thể tiên đốn được một cách hợp lý về xu hướng xảy ra trong giai đoạn hơn một năm.
Biến thiên theo mùa là những thay đổi cĩ thể tiên đốn được một cách hợp lý thường xảy ra trong giai đoạn một năm.
Biến thiên ngẫu nhiên là những thay đổi khơng theo mơ hình nào cả. Ngay cả những kỹ thuật dự báo tinh vi nhất cũng khơng thể thấy trước những thay đổi này.
TĨM LƯỢC Ý CHÍNH
Hoạch định nhân sự là một tiến trình duyệt xét lại một cách cĩ hệ
thống những yêu cầu về nhân sự để bảo đảm rằng cơ quan sẽ cĩ
đúng số người cĩ đầy đủ các kỹ năng theo nhu cầu.
Sau khi đã đề ra các mục tiêu, cơng ty sẽ đề ra các chiến lược và kế
hoạch chi phối tồn bộ các hoạt động của cơng ty. Dựa vào mục tiêu và chiến lược này, giám đốc hoăc trưởng phịng kinh doanh sẽđề xuất dự kiến doanh số của cơng ty từ một đến năm năm. Sau khi thơng qua kế hoạch doanh số này, trưởng các bộ phận chuyên mơn sẽ đề ra kế
sự cho bộ phận mình, và giám đốc/ trưởng phịng nhân sự sẽ từ đĩ hoạch định chiến lược nhân sự cho tồn cơ quan.
Cĩ bốn từ ngữ được sử dụng trong dự báo như đã được định nghĩa trong phần “thuật ngữ căn bản.” Đĩ là khái niệm xu hướng lâu dài,
biến thiên theo chu kỳ, biến thiên theo mùa và biến thiên ngẫu nhiên. Khi hoạch định nhân sự, nhà quản trị cần tiến hành bốn bước hay bốn giai đoạn sau đây. Bước thứ nhất là dự báo nhu cầu và dự báo khả
năng sẵn cĩ của cơ quan về nhân sự. Khi dự báo, nhà quản trị phải dựa vào nhiều yếu tố khác nhau như các kế hoạch sản xuất và các thay đổi về năng suất. Phải xác định số lượng nhân viên cũng như các kỹ năng cần thiết theo nhu cầu. Sau khi đã phân tích khả năng sẵn cĩ và nhu cầu trong tương lai, nhà quản trị sẽ thấy dư thừa hay thiếu (khiếm dụng) nhân viên. Tới giai đoạn thứ hai, nhà quản trị sẽđề ra các chính sách và các chương trình cụ thểđể cấp trên duyệt xét. Sang giai đoạn thứ ba, trưởng phịng hay giám đốc nhân sự sẽ phối hợp với các nhà quản trị của các bộ phận khác thực hiện các chương trình cụ thể. Nếu thiếu (khiếm dụng) nhân viên, nghĩa là nếu nhân viên hiện nay chưa
đĩng đúng vai trị, hoặc chưa được phân cơng đúng khả năng, nhà quản trị sẽ tiến hành thuyên chuyển, thăng chức hoặc giáng chức để đạt được nhu cầu nhân sự trong tương lai. Nếu cịn thấy thiếu, nhà quản trị phải tiến hành tuyển mộ tuyển chọn từ nguồn bên ngồi. Nhưng nếu dư thừa nhân viên, cơng ty cĩ thể giảm bớt giờ làm việc, hạn chế việc tuyển dụng lại, cho về hưu sớm, hoặc cho nghỉ tạm thời. Và sau cùng, nhà quản trị phải kiểm tra và đánh giá các kế hoạch.
Để thực hiện được cơng việc dự báo, nhà quản trị phải sử dụng các hệ
thống thơng tin, hồ sơ lưu trữ của cơng ty. Đồng thời nhà quản trị cĩ thể áp dụng các phương pháp sau đây để dự báo: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phân tích tỷ suất nhân quả
- Phân tích tương quan - Sử dụng máy vi tính - Phán đốn của cấp quản trị
- Kỹ thuật Delphi
- Và các phương pháp khác
CÂU HỎI
1. Bạn hãy mơ tả tiến trình hoạch định nhân sự?
2. Hãy vắn tắt trình bày các kỹ thuật dự báo nhân sự và theo bạn kỹ
thuật nào cĩ thể thực hiện được tại Việt Nam.
Ghi chú:
- Đây chỉ là một số câu hỏi cốt lõi của bài. Tất cả các câu hỏi khác cĩ sẵn trong từng bài của giáo trình. Các bạn hãy tập trả lời.
- Bạn hãy tự trả lời các câu hỏi. Sau đĩ bạn hãy xem mục “Trả lời câu hỏi” để xem bạn cĩ nắm vững vấn đề hay khơng.
TRẢ LỜI CÂU HỎI Trả lời câu 1 Trả lời câu 1
Tiến trình hoạch định nhân sự trong tồn cơng ty bắt đầu bằng việc xem xét các kế hoạch chiến lược của tồn cơng ty. Theo thơng lệ, trong cuộc họp bàn về kế hoạch, giám đốc hoặc trưởng phịng kinh doanh sẽ đề xuất dự kiến doanh số của cơng ty từ một đến năm năm. Sau khi thơng qua kế hoạch doanh số này, trưởng các bộ phận chuyên mơn sẽđề ra kế hoạch chuyên mơn cho bộ phận mình đồng thời lên kế hoạch về nhân sự cho bộ phận mình, và giám đốc/ trưởng phịng nhân sự sẽ từ đĩ hoạch định chiến lược nhân sự cho tồn cơ quan. Thơng
thường thì vị này sẽ giúp trưởng các bộ phận chuyên mơn lên kế
hoạch nhân sự với tư cách cố vấn và đồng thời đĩng vai trị quan trọng trong việc đề ra các chính sách về nhân sự trong tồn cơng ty. Bạn hãy xem hình 4.2 và 4.3. Hình 4.2 cho chúng ta thấy rõ tiến trình tổng thể
của việc hoạch định nhân sự. Hình 4.3 chi tiết hĩa thêm và giúp chúng ta hiểu rõ thêm bước 1 của tiến trình. Bây giờ bạn hãy nghiên cứu hình 4.2 dưới đây.
Xem hình các bạn sẽ thấy một cái nhìn tổng thể bốn bước trong tiến trình hoạch định nhân sự. Bốn bước đĩ là:
- Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu - Bước 2: Đề ra các chính sách và kế hoạch
- Bước 3: Thực hiện các kế hoạch và chương trình - Bước 4: Kiểm tra và đánh giá chương trình
Trong bốn giai đoạn hay bốn bước kể trên thì bước một quan trọng nhất.
Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu
Nhìn chung, khi dự báo nhân sự, nhà quản trị phải suy xét nhiều yếu tố khác nhau. Theo quan điểm thực tế, suy xét kỹ nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ của cơng ty là việc quan trọng nhất và trên hết. Trong một cơ quan sản xuất kinh doanh thì doanh thu cần phải dự phịng trước tiên. Sau đĩ chúng ta nghiên cứu khối lượng sản phẩm đáp ứng với khối lượng doanh thu này. Sau cùng chúng ta mới ước tính lực
HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC Khả năng Khả năng sẵn cĩ về nhân sự Dự báo nhu cầu nhân sự So sánh giữa nhu cầu và khả năng sẵn cĩ
Khiếm dụng nhân viên
Đề ra chính sách và kế hoạch Cung = cầu Dư thừa nhân viên
- Hạn chế tuyển dụng - Giảm giờ làm việc - Về hưu sớm - Nghỉ việc tạm thời Khơng hành động
Tuyển mộ - Thuyên chuyển - Thăng chức - Giáng chức
- Đào tạo và phát triển