I. TỔNG QUÁT VỀ MƠI TRƯỜNG
TRẢ LỜICÂU HỎI Trả Lời Câu
Muốn thay đổi bầu khơng khí văn hố của một doanh nghiệp khơng phải là chuyện cĩ thể thực hiện một sớm một chiều được. Bartol đưa ra năm bước mà nhà quản trị cần theo để thay đổi bầu khơng khí văn hĩa của tổ chức. Năm bước được tĩm gọn như sau :
- Bước một : Đưa ra các chuẩn mực (norms) hiện thời. - Bước hai : Nêu lên các hướng đi mới.
- Bước ba : Thiết lập các chuẩn mực mới.
- Bước bốn : Xác định khoảng cách văn hĩa, nghĩa là nêu ra các dị
biệt giữa hai loại chuẩn mực.
- Bước năm : Lắp đầy khoảng cách - các thành viên đồng ý các chuẩn mực mới và thiết lập các phương tiện củng cố và triển khai.
Trả lời câu 2
Mơi trường bên ngồi bao gồm mơi trường vĩ mơ và mơi trường tác vụ hay mơi trường vi mơ. Mơi trường vĩ mơ bao gồm năm yếu tốđĩ là khoa học kỹ thuật, kinh tế, pháp luật , chính trị, văn hĩa - xã hội, và mơi trường quốc tế. Nĩi một cách tổng quát, mơi trường này thường là vượt ra khỏi khả năng của một tổ chức muốn thay đổi nĩ, ít nhất là trong đoản kỳ. Mơi trường tác vụ hay mơi trường vi mơ bao gồm các yếu tố bên ngồi mà một cơ quan tổ chức liên hệ để kinh doanh. Một tổ chức cĩ thể thành cơng trong việc ảnh hưởng đến mơi trường tác vụ
hơn là ảnh hưởng tới mơi trường vĩ mơ. Các yếu tố chính của mơi trường này là khách hàng, đối thủ cạnh tranh, các nhà cung cấp, nguồn cung ứng lao động, và các cơ quan chính quyền.
Mơi trường bên ngồi thường tạo ra các bất trắc, may rủi. Cĩ hai trường phái hay hai mơ hình giải thích sự may rủi bất trắc này. Theo
chọn tự nhiên, thì sự sống cịn của tổ chức phần lớn tùy thuộc vào các trường hợp may rủi mà một tổ chức nào đĩ ngẫu nhiên phù hợp với mơi trường nào đĩ. Nhà quản trị ít cĩ khả năng ảnh hưởng đến số
phận của tổ chức mình vì tổ chức thường khơng thay đổi nhanh được.
Mơ hình dựa vào tài nguyên, ngược lại, lại quan niệm rằng tổ chức dựa vào mơi trường để cĩ tài nguyên, và các tổ chức này cố gắng sử
dụng mơi trường một cách khơn khéo để giảm bớt sự lệ thuộc đĩ. Nĩi chung, nhà quản trị phải biết quản trị các bất trắc của mơi trường bằng cách đề ra các phương pháp phù hợp.
Trả lời câu 3
Mơi trường bên trong là các yếu tố bên trong cơng ty xí nghiệp. Mơi trường bên trong chủ yếu là sứ mạng, mục tiêu của cơng ty, chính sách và chiến lược của cơng ty, và bầu khơng khí văn hĩa của cơng ty. Cổ đơng và cơng đồn cũng cĩ một ảnh hưởng khơng nhỏ. Sau đây chúng ta hãy nghiên cứu chi tiết từng yếu tố.
Mỗi cơng ty đều cĩ sứ mạng (mission) và mục đích riêng của mình.
Mỗi cấp quản trị đều phải hiểu rõ sứ mạng của cơng ty mình. Trong thực tế, mỗi bộ phận phịng ban đều phải cĩ mục tiêu của bộ phận mình. Mục đích hay sứ mạng của cơng ty là một yếu tố mơi trường bên trong ảnh hưởng đến các bộ phận chuyên mơn như sản xuất, kinh doanh, marketing, tài chánh, và quản trị nhân sự. Mỗi bộ phận chuyên mơn hay tác vụ này phải dựa vào định hướng viễn cảnh hay tầm nhìn
(vision) của cơng ty đểđề ra mục tiêu của bộ phận mình.
Chính sách của cơng ty thường là các lãnh vực thuộc vềnhân sự. Các chính sách này tùy thuộc vào chiến lược dùng người của cơng ty. Các chính sách là chỉ nam hướng dẫn, chứ khơng phải luật lệ cứng ngắc, do đĩ nĩ uyển chuyển, địi hỏi cần phải giải thích và cân nhắc. Nĩ cĩ
một ảnh hưởng quan trọng đến cách hành xử cơng việc của các cấp quản trị.
Bầu khơng khí văn hố doanh nghiệp tạo ra những nét đặc thù cá biệt,
gồm cả hướng nội lẫn hướng ngoại và cung cấp cho mỗi thành viên trong doanh nghiệp một hành lang cho những phong cách làm việc và
ứng xử nhất định. Bầu khơng khí văn hố doanh nghiệp chính là "linh hồn" của doanh nghiệp, nghĩa là tiềm thức của một tổ chức. Một mặt, nĩ được tạo ra từ mối quan hệ của các thành viên doanh nghiệp, mặt khác nĩ lại điều khiển mối quan hệđĩ với danh nghĩa là "chương trình của tập thể."
Cổ đơng và cơng đồn cũng cĩ ảnh hưởng khơng nhỏ đến quản trị
nhân sự. Cổ đơng khơng phải là thành phần điều hành cơng ty, nhưng tạo sức ép gây ảnh hưởng. Trong đại hội cổ đơng, các cổ đơng bầu ra hội đồng quản trị, cĩ quyền chất vấn hội đồng quản trị hoặc các cấp lãnh đạo trong cuộc họp cuối năm tài chính hàng năm.
Trả lời câu 4
Văn hĩa doanh nghiệp hay cịn được gọi là văn hĩa của tổ chức (organizational culture) hoặc bầu khơng khí văn hĩa của cơng ty (corporate culture) là bầu khơng khí xã hội và tâm lý của xí nghiệp. Nĩ được định nghĩa như là một hệ thống các giá trị, niềm tin và các thĩi quen mà mọi người chia sẻ trong phạm vi một tổ chức, tác động vào cấu trúc chính quy tạo ra các chuẩn mực chi phối hành vi ứng xử
của con người.
Bầu khơng khí văn hĩa của cơng ty tiến triển và hình thành từ các tấm gương của cấp quản trị cao cấp, chủ yếu nẩy mầm từ những gì họ làm chứ khơng phải những gì họ nĩi. Những yếu tố khác cũng tác động tạo ra văn hĩa của một hãng. Ba yếu tố sau đây cĩ một ảnh hưởng đặc biệt
và phong cách lãnh đạo. Các yếu tố khác như các đặc tính của tổ chức, tiến trình quản trị, cơ cấu tổ chức của cơng ty, và phong cách quản trị
cũng giúp thành hình ra văn hĩa của cơng ty.
Những chuẩn mực về tinh thần và vật chất đĩ được qui định trên cơ sở đặc điểm riêng về loại hình, ngành kinh doanh của từng doanh nghiệp và các thể chế văn hố xã hội, nên nĩ khơng giống nhau đối với các doanh nghiệp. Văn hĩa doanh nghiệp tạo nên hình tượng hay biểu tượng của doanh nghiệp, đồng thời nĩ cũng “đúc” nên những nhân cách, phong thái riêng rất dễ nhận ra của các thành viên trong xã hội. Cho nên khơng thể cĩ một chuẩn mực chung về văn hĩa doanh nghiệp cho mọi doanh nghiệp”
Các yếu tố cấu thành bầu khơng khí văn hĩa doanh nghiệp cùng với những tác động ảnh hưởng của chúng sẽ giúp cho chúng ta vận dụng một cách hiệu quả vào doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức và thích nghi với mơi trường luơn thay đổi nhanh chĩng.
Đĩ là các yếu tố:
- Hành vi ứng xử của các thành viên trong doanh nghiệp - Hành vi ứng xử của nhà quản lý
- Hệ thống các ký hiệu, biểu trưng của doanh nghiệp
- Hệ thống tập tục về thái độ và hành vi ứng xử hằng ngày cho mỗi thành viên
- Duy trì và nuơi dưỡng truyền thống doanh nghiệp - Lưu truyền các câu chuyện trong doanh nghiệp
Chúng ta hãy nghiên cứu hai bầu khơng khí văn hĩa cơng ty sau đây. Một cực là một bầu khơng khí văn hĩa khép kín. Các quyết định đều
khích đề ra sáng kiến và tự mình giải quyết các vấn đề. Ở một cực khác là bầu khơng khí văn hĩa cởi mở hay thống mà các quyết định thường được các nhà quản trị cấp thấp đề ra; cấp trên và cấp dưới rất tin tưởng lẫn nhau; truyền thơng mở rộng; và cơng nhân được khuyến khích đề ra sáng kiến và giải quyết các vấn đề. Thơng thường thì các bầu khơng khí văn hĩa của các cơng ty rơi vào khoảng hai cực nĩi trên. Dù thế nào đi chăng nữa, chúng ta cần phải xác định ra bầu khí văn hĩa của cơng ty, bởi vì nĩ ảnh hưởng đến sự hồn thành cơng tác trong khắp tổ chức, và hậu quả là ảnh hưởng đến sự thỏa mãn của cơng nhân viên, cũng như ảnh hưởng đến khả năng sinh lời của cơng ty.
Bầu khơng khí văn hĩa doanh nghiệp được xây dựng trên cơ sở các giá trị (values): đĩ là các tiêu chuẩn hành vi của hoạt động thường ngày; nĩ phản ánh niềm tin sâu xa của các thành viên trong doanh nghiệp về những gì nên làm và những gì khơng nên làm. Các giá trị
này được bộc lộ rõ qua hành vi cư xử của các cá nhân trong doanh nghiệp.
Tại trường Quản Lý Quốc Gia của Nhật mang tên Matsushita Konosuke, nguyên là tên của nhà sáng lập Tập Đồn Điện Khí Matsushita (xếp thứ 13 trong số 500 cơng ty, xí nghiệp lớn nhất thế
giới), triết lý giáo dục với bảy giá trị tinh thần được giảng dạy cho các nhà quản lý Nhật nhằm phục vụ dân tộc bằng con đường hồn thiện sản xuất như sau:
- Trung thực.
- Đồn kết hồ hợp và hợp tác. - Phấn đấu vì chất lượng. - Tự trọng và biết phục tùng.
- Hịa mình với hãng. - Biết ơn hãng.
Quan điểm (assumptions) là những niềm tin và nhận thức tiềm ẩn trong lịng mỗi thành viên của tổ chức, chi phối cách nghĩ, cách làm của cả doanh nghiệp. “Nĩ được xem là bản chất, là tinh túy của nền văn hĩa doanh nghiệp.” Những niềm tin và nhận thức ấy được hình thành theo thời gian, thấm sâu trong huyết quản của cá nhân nhưng lại trừu tượng đến mức các thành viên trong doanh nghiệp cĩ khi khơng diễn tả thành lời cụ thể. Tuy nhiên, đây được xem là tư tưởng chiến lược, là nền mĩng văn hĩa doanh nghiệp mà từ giám đốc đến các nhân viên đều coi là mục tiêu sự nghiệp của mình. Ví dụ như quan điểm tất cả vì uy tín và tăng trưởng của doanh nghiệp; quan điểm đồn kết cộng đồng, cơng việc một người liên quan mật thiết đến nhiều người; quan điểm luơn luơn sáng tạo, cởi mở; tư tưởng hướng về cơ sở, phục vụ tối đa cho sản xuất kinh doanh; quan điểm lấy thực tế làm thước đo cơng việc; tư tưởng cơng bằng trong phân phối thành quả lao động, sịng phẳng, rõ ràng về tài chính ; quan điểm phát huy dân chủ…
TRẮC NGHIỆM
Bạn hãy trắc nghiệm khả năng tiếp thu của bạn bằng cách trả lời các câu trắc nghiệm sau đây. Phần trả lời ở cuối tài liệu này. Nếu bạn trả
lời được 90%, coi như bạn đã hiểu bài, nhưng chưa được đầy đủ lắm. Nếu bạn trả lời dưới mức đĩ, bạn cần phải đọc lại.
Câu 1
Bầu khơng khí văn hĩa của cơng ty là các sinh hoạt văn hĩa của cơng ty.
Câu 2
Bầu khơng khí khép kín (close culture) là bầu khơng khí thiếu tin tưởng nhau, mọi quyết định đều do cấp trên đưa ra.
a. Đúng
b. Sai Câu 3
Bầu khơng khí mở (open culture) là bầu khơng khí vui tươi phấn khởi, cấp trên mở rộng cửa tiếp đĩn nhân viên và nhất là nhân viên được tự do phát biểu ý kiến.
a. Đúng
b. Sai Câu 4
Theo quan điểm vạn năng (omnipotent view) thì nhà quản trị cần phải tỏ ra là người cĩ thực tài, phải tỏ cho nhân viên biết rằng mình cĩ khả năng đa dạng, cĩ tài lãnh đạo.
a. Đúng
b. Sai Câu 5
Mơi trường bên trong của quản trị TNNS bao gồm bầu khơng khí văn hĩa của cơng ty và các đối thủ cạnh tranh.
a. Đúng
Câu 6
Theo quan điểm biểu tượng (symbolic view) thì nhà quản trị chịu trách nhiệm hồn tồn về sự thành cơng hay thất bại của tổ chức.
a. Đúng
b. Sai Câu 7
Theo quan điểm vạn văng (omnipotent), nhà quản trị đĩng vai trị gì?
a. Nhà quản trị là người đứng đầu cĩ tài vạn năng.
b. Nhà quản trị là người quyết định sự thành cơng hay thất bại của tổ chức.
c. Nhà quản trị là người nhạy bén biết biến ứng vạn năng.
d. Tất cả đều sai. Câu 8
Theo quan điểm biểu tượng (symbolic) thì nhà quản trị là ……
a. Người biểu tượng uy quyền và sức mạnh
b. Người tượng trưng cho bộ mặt văn hĩa của cơ quan.
c. Biểu tượng chỉ cĩ ảnh hưởng đến kết quả của tổ chức chứ khơng phài là nhân tố quyết định vì bị ảnh hưởng của yếu tố mơi trường.
Câu 9
Mơi trường bên trong của quản trị TNNS bao gồm yếu tố nào?
a. Nhân viên, cơng đồn lãnh đạo và cổ đơng
b. Chính sách, khả năng của cơng ty và cơng đồn
c. Bầu khơng khí văn hĩa, cổ đơng và ban lãnh đạo
d. Mục tiêu – sứ mạng của cơng ty, bầu khơng khí văn hĩa của cơng ty, cơng đồn và cổ đơng.
Câu 10
Mơi trường bên ngồi của quản trị TNNS bao gồm yếu tố nào?
a. Nền kinh tế, luật pháp, dân số và lao động, đồn thể,
văn hĩa xã hội.
b. Đối thủ cạnh tranh, cơng đồn, nhà nước, cơ quan chủ
quản.
c. Khoa học kỹ thuât, đối thủ cạnh tranh, và khách hàng.
d. a và c đều đúng.
Câu 11
Bầu khơng khí văn hĩa của cơng ty là ……
a. Khơng khí sinh hoạt của cơng ty và là thước đo hoạt động của cơng ty.
b. Một hệ thống các giá trị, các niềm tin, các thĩi quen
được chia sẻ tạo ra chuẩn mực của hành vi ứng xử. c. Phong cách sinh hoạt, thĩi quen và các sinh hoạt văn
d. Tất cả đều sai. Câu 12
Bầu khơng khí văn hĩa khép kín (close culture) là một bầu khơng khí trong đĩ ……
a. Cấp quản trị cao cấp đề ra mọi quyết định. b. Cấp trên và cấp dưới thiếu tin tưởng nhau.
c. Nhân viên khơng được khuyến khích đề ra sáng kiến.
d. Tất cả đều đúng.
Câu 13
Bầu khơng kí văn hĩa mở (open culture) là một bầu khơng khí trong đĩ ……
a. Cấp trên và cấp dưới quan hệ cởi mở, hịa đồng, thơng cảm và vui vẻ.
b. Cấp trên cho phép cấp dưới tự do gặp mình tại làm việc để trình bày ý kiến hoặc các khiếu nại của mình.
c. Cấp trên và cấp dưới tin tưởng lẫn nhau, truyền thơng
được mở rộng và nhân viên được khuyến khích đề ra sáng kiến.
d. Cơng ty mở rộng cửa đĩn nhận mọi ý kiến của nhân viên, dù ý kiến đĩ khác với quan điểm của cấp trên.
BÀI 3