GSC VIỆT HÀ NỘ
3.3. xuất một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chất lượng tại công ty cổ phần GSC Việt Nam.
ty cổ phần GSC Việt Nam.
3.3.1. Nâng cao vai trò và nhận thức của ban lãnh đạo công ty về tầm quan trọngcủa hoạt động kiểm soát chất lượng. của hoạt động kiểm soát chất lượng.
Ban lãnh đạo công ty là người luôn phải đi đầu và làm gương trong mọi hoạt động của công ty, đồng thời thường xuyên có ý kiến về việc làm thế nào để nâng cao chất lượng sản phẩm của công ty, nhằm mục đích nâng cao uy tín của công ty trên thị trường và hướng tới mục tiêu cuối cùng chính là doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên, đối với thực trạng vấn đề kiểm soát chất lượng tại công ty hiện nay, cho thấy ban lãnh đạo công ty vẫn chưa thực sự quan tâm nhiều. Vì vậy, ban lãnh đạo công ty cần phải chú trọng hơn nữa đến vấn đề kiểm soát chất lượng tại công ty, làm thế nào để kiểm soát chất lượng nhưng không tăng chi phí, mỗi nhân lực làm việc phải tự kiểm soát được chất lượng đưa ra. Ban lãnh đạo phải hiểu rõ được các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng việc kiểm soát chất lượng: như yếu tố nguyên vật liệu, con người, phương pháp, máy móc thiết bị,...để chú trọng vào nâng cao chất lượng các yếu tố này và đưa ra các chiến lược phù hợp, phương hướng hoạt động cụ thể cho công ty trong thời gian tới.
3.3.2. Nâng cao nhận thức cho nhân viên trong công ty.
Theo điều tra cho thấy, phần lớn các nhân viên trong công ty hiện nay đặc biệt là đội ngũ nhân viên vận chuyển và lắp đặt tại hiện trường vẫn chưa hiểu sâu sắc cũng như chưa có kiến thức đầy đủ về lợi ích thiết thực và tầm quan trọng của việc kiểm soát chất lượng đem lại, nên còn chưa chủ động đóng góp ý kiến cũng như chưa có ý thức chấp hành nghiêm túc việc kiểm soát chất lượng trong mỗi quá trình. Vì vậy cần chủ động tuyên truyền cũng như tăng cường đưa thông tin tới các đối tượng này.
Công ty có thể tổ chức các buổi đào tạo, cung cấp thông tin về chất lượng và hết quả kiểm soát chất lượng hàng tháng. Các lớp học này sẽ cung cấp đầy đủ kiến thức, thông tin về kiểm soát chất lượng cho nhân viên. Công ty có thể mời các chuyên gia về kiểm định chất lượng tới nói chuyện, việc làm này rất thiết thực bởi nhân viên trong công ty có thể trao đổi một cách trực tiếp, khách quan đồng thời tiếp thu một cách chủ động.
Ngoài ra, đối với đội ngũ nhân viên mới công ty cũng cần có các lớp đào tạo nhằm phổ biến những kiến thức về công tác kiểm soát chất lượng tại công ty. Cách sử dụng các thiết bị máy móc, công nghệ, hay phần mềm kiểm soát chất lượng của công ty. Việc này
giúp cho nhân viên mới có những hiểu biết ban đầu về công ty và hoạt động kiểm soát chất lượng tại công ty.
3.3.3. Chú trọng vào đầu tư trang thiết bị cho hoạt động kiểm soát.
Con người là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng, tuy nhiên nếu chỉ kiểm soát chất lượng thông qua mắt nhìn, và thẩm định chất lượng bằng trực quan rất khó đảm bảo được độ chính xác. Ví dụ, đối với việc kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào như: gỗ, da, các nguyên liệu phụ trợ,… cần thiết phải có thiết bị chuyên dụng cho việc thẩm định chất lượng gỗ, độ ẩm của gỗ đạt tiêu chuẩn hay không. Vì vậy, các thiết bị đo lường phải được đầu tư để đảm bảo độ chính xác.
3.3.4. Đẩy mạnh hoạt động kiểm soát chất lượng công ty theo hệ thống quy chuẩn về kiểm soát.
Xây dựng quy trình kiểm soát và hướng dẫn việc kiểm soát rõ ràng, ngắn gọn, dễ nhớ, dễ thực hiện và dễ giám sát. Hiện nay công ty chưa áp dụng bất kỳ hệ thống kiểm soát chất lượng nào, mà chủ yếu vẫn là kiểm soát bằng trực quan, và kinh nghiệm của cán bộ công nhân viên. Điều này gây ra nhiều bất cập, bởi có những thứ chúng ta không thể đo lường bằng mắt thường hay chỉ dựa vào kinh nghiệm để đánh giá. Thiết nghĩ công ty nên xây dựng tiêu chuẩn chất lượng dưới dạng định lượng. Như thế hoạt động kiểm soát chất lượng của công ty sẽ đảm bảo tính chuyên nghiệp, dễ đo lường và quản lý.
Thiết lập phòng ban chuyên trách cho hoạt động kiểm soát chất lượng, phòng ban này có nhiệm vụ triển khai quá trình kiểm soát chất lượng tổng thể, giám sát quá trình kiểm soát chất lượng của từng bộ phận. Các cán bộ của phòng ban phải được đào tạo qua trường lớp và có những kiến thức sâu sắc về chất lượng cũng như quy trình quản trị, kiểm soát chất lượng.
Hoạt động giám sát cũng cần được ghi chép cẩn thận có văn bản kèm theo để lưu trữ, thuận lợi cho hoạt động kiểm tra, rà soát khen thưởng cho các bộ phận hay nhân viên thực hiện suất sắc. Tránh trường hợp ghi chép không đầy đủ, dẫn tới trường hợp, phát hiện, xử lý hoặc khen thưởng khích lệ không kịp thời.
Thực hiện đánh giá hoạt động kiểm soát thường xuyên để đo lường hiệu quả hoạt động và điều kiện tổng thể của hệ thống kiểm soát chất lượng của công ty. Cần cử ra một cán bộ chuyên môn quản lý để chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kiểm soát và các hỗ trợ nhân viên thực hiện đúng theo quy trình triển khai đã được định hướng , cung cấp cho ban lãnh đạo các thông tin phản hồi và thúc đẩy thực hiện tái kiểm soát khi cần thiết.
Ngoài ra, công ty có thể xây dựng hệ thống thông tin hai chiều: giữa nhà cung ứng nguyên vật liệu, máy móc và công ty. Thông báo cho nhà cung cấp các lỗi phát hiện được trong quá trình kiểm soát, kiểm tra để từ đó đưa ra hướng xử lý và điều chỉnh kịp thời. Bên cạnh đó cũng nên có hệ thống thông tin với các nhà đại lý, đối tác để tạo nên một mối quan hệ mật thiết, hỗ trợ trong công việc.
Công ty cũng nên có hòm thư góp ý, đây là công cụ để nhân viên trong công ty có thể đóng góp ý kiến của mình về hoạt động kiểm soát chất lượng của công ty. Bởi chiến lược đưa ra là của ban lãnh đạo, tuy nhiên người trực tiếp thực hiện lại là nhân
viên, vì thế những ý kiến phản hồi từ phía nhân viên là vô cùng thiết thực cho việc tăng cường kiểm soát tại để duy trì và phát triển thương hiệu tại công ty.
3.3.5. Thiết lập chính sách thưởng phạt rõ ràng.
Công ty cần có những chính sách thưởng, phạt rõ ràng. Tiếp tục duy trì các biện pháp khích lệ, tuyên dương, khen thưởng kịp thời đối với các cá nhân, phòng ban, yêu cầu nghiêm túc thực hiện chủ trương về kiểm soát chất lượng. Công ty có thể áp dụng các hình thức khen thưởng như: tặng vé du lịch, xem phim, ca nhạc, tặng voucher ăn uống, hay hình thức thưởng nóng bằng tiền mặt cũng được nhiều nhân viên ủng hộ.
Các biện pháp xử lý cá nhân, phòng ban thực hiện không tốt công tác kiểm soát, để xảy ra bất cứ một sai xót nào trong hệ thống. Mức độ xử phạt sẽ tùy theo mức độ vi phạm và hậu quả của sai xót đó. Các mức phạt cần mạnh tay hơn để tạo áp lực và mang tính răn đe, thay vì các biện pháp khiển trách tạm thời như hiện nay. Có thể nâng lên thành kỷ luật, hạ mức thi đua nhân viên giỏi.