- Nhật ký bán hàng Nhật ký chung
Kết quả kinh doanh
2.6.1. Kếtoán chi phí bán hàng 1 Đối tượng tập hợp chi phí
2.6.1.1. Đối tượng tập hợp chi phí
Kế toán tổng hợp đảm nhiệm việc tính giá thành sản xuất và giá thành toàn bộ của thành phẩm hàng quý. Do vậy mà việc tập hợp, phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ do kế toán tổng hợp tiến hành.
Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ trong kỳ. Chi phí bán hàng ở công ty bao gồm các khoản chi phí như: chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vận chuyển, chi phí thuê cửa hàng, văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ và một số khoản chi khác. . Cụ thể chi phí bán hàng gồm: chi phí nhân viên bán hàng(tiền lương nhân viên bán hàng; các khoản trích theo lương( BHXH,BHYT; KPCĐ)….), chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí mua ngoài (chi phí vận chuyển bốc xếp, tiền điện, nước, điện thoại phục vụ công tác bán hàng, chi phí xăng xe cầu đường…); chi phí về tiếp thị,…và một số chi phí khác như chi phí hoa hồng bán đại lý…
2.6.1.2 Chứng từ và quá trình luân chuyển chứng từ
Đối với các chi phí bán hàng, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là rất đa dạng. Ví dụ như mua sắm hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho bán hàng bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc chưa thanh toán với người bán; hoặc xuất thành phẩm của công ty sử dụng nội bộ; trích lập các quỹ; trích khấu hao…. Do vậy, tuỳ vào từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến khoản chi phí bán hàng của công ty mà có những chứng từ liên quan phù hợp cũng như trình tự luân chuyển chứng từ khác nhau.
Trong các tháng đều có các nghiệp vụ phát sinh, việc cập nhật và hạch toán là tương tự nhau. Do vậy, tôi xin đưa ra số liệu một vài nghiệp vụ để mang tính chất minh hoạ.
* Đối với các nghiệp vụ mua hàng hoá dịch vụ thanh toán trực tiếp tại công ty.
Ví dụ: Ngày 23/01/2014 công ty thanh toán tiền tiếp khách cho Phạm Ngọc Linh số tiền 1.000.000 ( dựa vào sổ cái chi tiết tài khoản 6418 ngày 23/01/2013 số hiệu 487383)
Trong nghiệp vụ này, chứng từ bao gồm: Ủy nhiệm chi
Trình t luân chuy n ch ng t ự ể ứ ừđược khái quát nh sau:ư
Phòng ban liên quan Giám đốc kinh doanh hoặc Giám đốc điều hành Phòng ban
liên quan Kế toán
Giấy đề nghị thanh toán Xem xét và ký duyệt Chứng từ hợp lệ Phiếu chi Kiếm tra và nhập số liệu vào máy Sau khi mua hàng hoá dịch vụ, phòng ban có liên quan mang Hoá đơn giá trị gia tăng (liên 2) do người cung cấp lập đến phòng kế toán để thanh toán và kế toán sẽ lập phiếu chi bằng cách kế toán nhập số liệu vào máy tính, sau đó sẽ in ra được phiếu chi. Dưới đây là quy trình hạch toán chi phí bán hàng khái quát theo sơ đồ sau:
Sổ chi tiết TK
Sổ chi tiết TK
Báo cáo KQKD
Sau đây tôi sẽ trình bày trình tự hạch toán chi phí bán hàng tại công ty: Khi có xuất dùng hàng hoá để sử dụng nội bộ, phòng ban nào có nhu cầu sẽ lập “Giấy đề nghị xin xuất hàng hoá”, chuyển cho trưởng phòng ký duyệt. Sau đó, chuyển giấy đề nghị này cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh viết “phiếu xuất kho”. Tiếp đó, mang phiếu xuất kho xuống cho thủ kho. Thủ kho sau khi xuất kho và ghi thẻ kho sẽ chuyển cho phòng kế toán để nhập số liệu.
* Đối với các nghiệp vụ khác như khấu hao tài sản cố định phục vụ bán hàng, thì căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản cố định; Hoá đơn giá trị gia tăng (liên 2), thẻ kho. Căn cứ vào thời hạn trích khấu hao tài sản cố định và phương pháp khấu hao, kế toán trích khấu hao. Đối với các khoản tiền lương nhân viên bán hàng và các khoản trích theo lương thì căn cứ và hợp đồng lao động, bảng tính lương do phòng kế toán lập.
2.6.1.3. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh chi phí bán hàng, công ty liên doanh VKX sử dụng tài khoản 641 và để tiện cho việc theo dõi hoạt động kinh doanh của từng mặt hàng thì TK 641 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2. Cụ thể như sau:
TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6415: Chi phí bảo hành TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
2.6.1.4 Trình tự hạch toán
Số liệu chi phí bán hàng của công ty được cập nhật và theo dõi theo như sau : Chứng từ gốc
- Sổ Nhật ký chung
- Sổ chi tiết TK641(chi tiết theo ngày cập nhất hoá đơn)
-Sổ TK 641 (Theo TK đối ứng) Nhập số liệu vào máy tính
Chú thích:
Cập nhật hàng ngày Số liệu tổng hợp cuối quý
Sau khi số liệu đã được cập nhật, máy sẽ tự động cập nhật số liệu cho: Sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết TK 641(chi tiết theo ngày cập nhật chứng từ), sổ TK 641 theo TK đối ứng.
Đồng thời với việc cập nhật số liệu, máy tự động cộng dồn số liệu từ đầu quý đến cuối quý nên số liệu ở Sổ TK 641 (tổng hợp) là số liệu tổng cộng theo các tài khoản đối ứng.