- Công cụ tài chính
2.3.2. Chứng từ sử dụng
2.3.2.1 Trình tự luân chuyển chứng từ trong hoạt động xuất bán thiết bị tổng đài và thiết bị đầu cuối
Trình tự luân chuyển chứng từ trong hoạt động này được khái quát theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 7: Trình tự luân chuyển chứng từ bán sản phẩm
Ví dụ về mẫu hóa đơn giá trị gia tăng mà công ty sử dụng. Ngày 22/01/2014 công ty bán điện thoại cố định cho công ty cổ phần Pico với giá chưa thuế là 1.182.000 VNĐ
Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng được lập dựa vào hóa đơn GTGT Số 0000956 ngày 22 tháng 01 năm 2014.
2.3.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ trong hoạt động cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng
Công việc đầu tiên trong hoạt động cung cấp các dịch vụ này là làm các dự toán. Việc làm dự toán do bộ phận kỹ thuật thực hiện. Sau đó, phòng kế toán căn cứ vào một số tài liệu để làm quyết toán. Cụ thể, căn cứ làm quyết toán như sau:
- Định mức XDCB chuyên ngành bưu điện(ban hành theo quyết định Phòng kinh doanh Phòng kế toán Kho Phòng kế toán Dựa và hợp đồng hoặc đơn đặt hàng viết đề nghị xuất thanh phẩm
Viết hóa đơn Phiếu xuất kho
Ghi nhận doanh thu
số 23/2005/QD-BBCVT ngày 29/7/2005)
- Đơn giá XDCB chuyên ngành bưu điện - Hồ sơ dự thầu xây lắp công trình
- Hợp đồng xây lắp
- Danh mục thiết bị thuộc hợp đồng cung cấp thiết bị
- Các giấy tờ nghiệm thu công trình bao gồm: biên bản chạy thử đơn động không tải; biên bản nghiệm thu thiết bị chạy thử liên động không tải; biên bản nghiệm thu thiết bị chạy thử liên động có tải; biên bản nghiệm thu hoàn thành các hạng mục công trình; sỏ đồ hoàn công; nhật ký thi công công trình; biên bản nghiệm thu bàn giao công trình đưa vào sử dụng.
Kế toán dựa vào các tư liệu trên để làm quyết toán. Công ty quy định một bộ quyết toán công trình gồm có:
- Bảng tổng hợp quyết toán công trình
- Bảng tổng hợp so sánh giá trị quyết toán và dự thầu - Bảng giải trình giá trị chênh lệch(nếu có)
- Bảng thuyết minh quyết toán
- Bảng tổng hợp kinh phí xây lắp từng trạm - Bảng quyết toán từng trạm
- Bảng giá trị vật tư từng trạm
- Bảng tổng hợp di chuyển bộ máy thi công(nếu có) Sau đây là quy trình lập quyết toán:
Trước tiên là đối chiếu danh mục thiết bị của biên bản nghiệm thu lắp đặt tĩnh thiết bị, các hạng mục khối lượng trong hồ sơ dự thầu, khối lượng thi công thực tế theo nhật ký thi công công trình, theo sơ đồ hoàn công.
- Nếu trùng khớp nhau thì giá trị quyết toán của trạm đó sẽ bằng giá trị dự thầu(không bao gồm vật liệu chính).
xác nhận của tỉnh thì quyết toán theo khối lượng được tỉnh xác nhận(thông thường xác nhận khối lượng tăng). Quyết toán theo thực tế thi công của nhật ký thi công và sõ ðồ hoàn công(trong trýờng hợp khối lýợng giảm).
- Nếu có cung cấp vật liệu chính trong hợp đồng lắp đặt thì phải có báo giá gửi kèm, biên bản bàn giao thiết bị(nếu là thiết bị VKX cung cấp) và phải có hóa đơn tài chính(trong trường hợp VKX mua hộ thiết bị).
Thứ hai, kế toán lập quyết toán bằng chương trình phần mềm: - Đánh mã hiệu hạng mục công trình
- Nhập khối lượng thi công
- Kiểm tra giá trị của bảng quyết toán với giá trị của bảng tổng hợp xây lắp và bảng giá trị vật tư. Nếu trùng khớp là đúng xuất sang Ecel để in.
- Sau khi lập xong toàn bộ bảng quyết toán từng trạm thì tạo bảng tổng hợp, đồng thời lập bảng so sánh với giá trị dự thầu(làm trong Ecel vì phần mềm không có).
- Thuyết minh quyết toán, thuyết minh chênh lệch(nếu có).
Sau khi đã lập được quyết toán, kế toán còn cần phải căn cứ vào biên bản nghiệm thu(tạm thời hoặc chính thức), giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng và biên bản ký thuật kèm theo.
Sau đây, tôi xin nêu một ví dụ về hợp đồng kinh tế trong gói thầu lắp đặt tổng đài, phụ trợ cho Hải Dương và quyết toán kinh phí cho công trình này.