cung cấp. Công ty đã biết kết hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau. Trong đó công ty tìm kiếm nhà cung cấp dựa trên các mối quan hệ truyền thống với nhà cung cấp và các thông tin lưu trữ tại hồ sơ của công ty. Tiếp theo là dựa vào thư chào hàng của nhà cung cấp, qua vô tuyến truyền hình, đài mạng, internet.... Ngoài ra công ty còn dựa vào thông tin báo chí, hội trợ triễn lãm nhưng chiếm tỷ lệ rất ít... Việc kết hợp nhiều nguồn thông tin khác nhau giúp doanh nghiệp lựa chọn được những nhà cung cấp phù hợp, đảm bảo, uy tín.
2.2.1.3 Lập hồ sơ nhà cung cấp
Việc lập hồ sơ nhà cung cấp rất quan trọng. Việc thu thập thông tin về nhà cung cấp rất khó kiểm chứng( đối với nhà cung cấp nước ngoài như Abell CCTV, công ty Dahua Technology, công ty Genetec) . Việc lập hồ sơ cần đảm bảo một số thông tin cơ bản như : tên hiệu, chất lượng sản phẩm, các điều kiện cung cấp sản phẩm, khả năng tài chính....
Đối với các nhà cung cấp chính thì cần hết sức nghiêm ngặt trong vấn đề kiểm tra mức độ chính xác của các thông tin mà nhà cung cấp đó đưa ra. Ngoài những thông tin cơ bản trên công ty Doanh Nhân Việt còn tìm hiểu rõ về kinh nghiệm sản xuất, khả năng cung ứng của nhà cung cấp chính.
2.2.2 Thực trạng công tác lựa chọn nhà cung cấp mặt của công ty CPTM &TT Doanh Nhân Việt TT Doanh Nhân Việt
2.2.2.1 Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung cấp
Việc lựa chọn nhà cung cấp của công ty Doanh Nhân Việt dựa vào mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhà cung cấp có truyền thống về sản xuất camera trong nước và nước ngoài. Công ty có một số nhà cung cấp truyền thống như Vạn Xuân ( Nghệ An), Dahua technology ( Đài Loan), Abell CCTV... và nhiều hãng khác trên thế giới.
Là công ty quy mô bé nên bộ phận kho là bộ phận trực tiếp chịu trách nhiêm mua hàng. Tiêu chí hàng đầu mà công ty đưa ra để lựa chọn nhà cung cấp chính là chất lượng và thời hạn giao hàng của NCC bởi vì đối với công ty khách hàng là thượng đế, là mối quan tâm hàng đầu của công ty. Nếu không giao hàng kịp thời hoặc giao hàng với chất lượng không tốt như yêu cầu của khách hàng thì sẽ làm mất uy tín, niềm tin của khách hàng đối với công ty.
Đồng thời công ty còn đề ra các tiêu chí khác như giá cả, điều kiện bảo hành, điều kiện thanh toán, uy tín của nhà cung cấp.... Đây cũng là các tiêu chí không thể thiếu mà công ty đề ra để lựa chọn nhà cung cấp.
(Nguồn: Người viết)
Nhận xét: Nhìn vào biểu đồ ta thấy: tất cả các tiêu chuẩn trên đều cần thiết để
lựa chọn NCC. Về Công ty Vạn xuân có chất lượng, giá thành hợp lý, giao hàng đúng thời điểm, được đánh giá cao so với các hãng khác. Tuy nhiên về điều kiện bảo hành của Vạn Xuân không được đánh giá cao do trình độ của dội ngũ kỹ thuật còn yếu kém, thay vào đó Abell CCTV là nhà cung cấp bên Đài Loan mặc dù giá thành cao hơn các hãng trong nước nhưng lại được đánh giá cao về bảo hành.
2.2.2.2 Phương pháp lựa chọn nhà cung cấp
Để đảm bảo lựa chọn nhà cung cấp một cách khách quan chính xác, công ty Doanh Nhân Việt đã tuân thủ quy trình lựa chọn nhà cung cấp:
Sơ đồ 2.2: Quy trình lựa chọn nhà cung cấp của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 (Nguồn: bộ phận Kho)
Có hai phương pháp lựa chọn nhà cung cấp công ty hay áp dụng là:
Phương pháp dựa vào kinh nghiệm: Công ty Doanh Nhân Việt đã có hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực camera giám sát tại thị trường Việt Nam và thế giới. Do vậy nhà quản trị cũng có tương đối kinh nghiệm, sự từng trải, vốn sống của bản thân trong suốt quá trình mua hàng để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với công ty
Thu thập thông tin NCC
Lập danh sách NCC
Lập ra các tiêu chí đánh giá NCC
Phương pháp thang điểm: Công ty sử dụng các tiêu chuẩn đánh giá đối với nhà cung cấp và kết hợp với các phương pháp cho điểm theo tiêu chuẩn. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhà cung cấp. Công ty dựa trên tổng số điểm đánh giá để đánh giá và lựa chọn một cách khách quan. Mặc dù phương pháp này đưa lại sự chính xác tuy nhiên cũng mất khá nhiều thời gian, công sức để có thể đánh giá một cách khách quan.
Nhận xét: Công ty thực hiện khá tốt việc lựa chọn nhà cung cấp dựa trên nguyên
tắc là “ mua hàng của nhiều nhà cung cấp” để tránh được những rủi ro không đáng có nhưng chưa chú trọng vào việc tìm hiểu các nhà cung cấp mới làm cho công ty dễ bị ép giá cũng như các thỏa thuận khác đồng thời làm mất đi nhiều cơ hội kinh doanh trên thị trường. Ngoài ra công ty Doanh Nhân Việt lựa chọn nhà cung cấp theo quy trình sẽ đảm bảo được hiệu quả của công tác mua hàng đi đúng mục tiêu đề ra. Việc kết hợp giữa hai phương pháp kinh nghiệm và thang điểm cũng mang lại thành công nhất định trong công tác mua hàng của công ty.
II.2.3. Thực trạng công tác thương lượng và đặt hàng của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
Công tác thương lượng và đặt hàng của công ty Doanh Nhân Việt được thể hiện dưới bảng 2.6:
Bảng 2.6: Các hình thức mua hàng của công ty CPTM & TT Doanh Nhân Việt
STT Các hình thức mua hàng Số người
chọn
Tỷ lệ (%)
1 Mua hàng theo đơn đặt hàng, theo hợp
đồng mua bán 38 100
2 Mua hàng không theo hợp đồng mua bán hàng hóa
0 0
3 Mua qua đại lý 15 39,47
4 Nhận bán hàng ủy thác và bán hàng ký gửi 0 0
5 Liên doanh liên kết tạo nguồn hàng 0 0
6 Gia công hàng hóa 0 0
7 Tự sản xuất 0 0
8 Khác 0 0
(Nguồn: Người viết) Theo ý kiến của người được phỏng vấn thì với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay công ty mua hàng theo hình thức mua theo đơn đặt hàng là 38 phiếu, chiếm tỷ lệ 100%, 15 người cho biết Công ty mua hàng qua đại lý. Vì từ trước đến nay công ty chỉ nhập khẩu và phân phối các sản phẩm camera. Trong năm tới công ty sẽ bắt tay vào công tác tự sản xuất thiết bị bộ đàm
2.2.3.1 Thương lượng
Việc thương lượng thường được công ty Doanh Nhân Việt tiến hành qua hình thức đó là gặp gỡ trực tiếp, thông qua điện thoại và thư điện tử. Đối với nhà cung cấp trong nước thì chủ yếu thương lượng qua gặp gỡ trực tiếp, điện thoại còn nhà cung cấp nước ngoài thì chủ yếu bằng điện thoại và thư điện tử. Người tiến hành đàm phán với nhà cung cấp là giám đốc công ty và trưởng bộ phận Kho. Quá trình thương lượng được tiến hành thông qua các giai đoạn như : chuẩn bị thương lượng, quá trình thương lượng và kết thúc thương lượng. Tuy nhiên việc thương lượng hiện nay chưa được công ty chú trọng do công ty thường mua hàng của các nhà cung cấp truyền thống nên gần như mọi hoạt động mua hàng đều không thay đổi sau lần mua hàng đầu tiên.
2.2.3.2 Đặt hàng
Việc đặt hàng của công ty Doanh Nhân Việt thường đặt hàng theo tháng, theo quý. Công ty có kế hoạch cho mỗi lần đặt tuy nhiên đôi khi còn dập khuôn theo thói quen, không bám sát tình hình thực tế của hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc tổ chức thực hiện mua hàng đôi khi không đúng thời điểm làm giảm hiệu quả kinh tế của công ty.
Việc đặt hàng của công ty thường được tiến hành theo mẫu có sẵn, mẫu đặt hàng bao gồm các thông tin về: tên hàng, mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán…