- Căn cứ vào chứng từ kế toỏn cỏc hoỏ đơn nhập hàng hoỏ kế toỏn mở cỏc sổ chi tiết cỏc TK 632 và bảng kờ hàng hoỏ xuất cho cỏc cơ sở để lấy căn cứ kiểm tra
2.5.2 Hạch toỏn chi phớ bỏn hàng.
2.5.2.1 Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng: TK 641
Cỏc khoản chi phớ phỏt sinh cú liờn quan tới hoạt động bỏn hàng như: chi phớ vận chuyển, bao gúi, bốc dỡ hàng húa, chi phớ ăn trưa, chi phớ đào tạo tuyển nhõn viờn bỏn hàng, phỏt sinh tại cửa hàng được ghi nhận vào chi phớ bỏn hàng. Để phản ỏnh cỏc khoản chi phớ bỏn hàng Cụng ty sử dụng tài khoản 641 theo đỳng quy định của Chế độ.
Kết cấu và nội dung:
Bờn nợ: Phản ỏnh chi phớ bỏn hàng thực tế phỏt sinh trong kỳ Bờn cú: Cỏc khoản giảm trừ chi phớ bỏn hàng
Đơn vị: Cụng ty TNHH đầu tư phỏt triển Trung Anh Địa chỉ : Số 76 – Nguyễn Du – Hà Nội.
Mẫu số S03b – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Tài khoản 641 được chi tiết thành 7 tài khoản cấp 2
6411: Chi phớ nhõn viờn 6412: Chi phớ vật liệu. bao bỡ 6413: Chi phớ dụng cụ đồ dựng
6414: Chi phớ khấu hao tài sản cố định 6415: Chi phớ bảo hành
6417: Chi phớ dịch vụ mua ngoài 6418: Chi phớ bằng tiền khỏc 2.5.2.2 Chứng từ và thủ tục kế toỏn Cỏc chứng từ sử dụng bao gồm:
Phiếu chi: Khi cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh liờn quan đến chi phớ bỏn hàng như: chi phớ bỏn xăng dầu, chi phớ ăn trưa, tiền điện thoại, chi phớ văn phũng phẩm kế toỏn lập phiếu chi để phản ỏnh.
Bảng tớnh thu nhập: Đối với mặt hàng Cụng ty tự quản lý thỡ căn cứ để tớnh lương cho nhõn viờn tại cỏc cửa hàng của Cụng ty là khoỏn theo số lượng hàng húa bỏn ra.
Bảng phõn bổ tiền lương và bảo hiểm xó hội, bảng tớnh thu nhập, bảng thanh toỏn tiền lương hàng thỏng khi phỏt sinh cỏc khoản tiền lương và khoản trớch theo lương hạch toỏn cho bộ phận bỏn hàng do kế toỏn tiền lương lập cụ thể :
- Đối với chi phớ nhõn viờn: Bảng thanh toỏn lương (Mó số 02 LĐTL) - Chi phớ khấu hao tài sản cố định: Bảng trớch khấu hao tài sản cố định - Chi phớ dịch vụ mua ngoài: Húa đơn GTGT, húa đơn bỏn hàng - Chi phớ vật liệu bao bỡ: Phiếu xuất kho, húa đơn GTGT
- Chi phớ bằng tiền khỏc: Phiếu chi, giấy bỏo nợ của ngõn hàng
Vớ dụ: Ngày 19 /11/2010 tại kho Đức Giang – Long Biờn – Hà Nội của cụng ty Đầu tư phỏt triển Trung Anh thuờ bốc dỡ hàng hoỏ cho hoạt động bỏn hàng với số tiền thanh toỏn là 453 nghỡn đồng kế toỏn lập phiếu chi theo biểu mẫu sau:
Biểu 2.13 - Phiếu chi cho hoạt động bỏn hàng
Đơn vị : Cụng ty TNHH Đầu tư phỏt
triển Trung Anh PHIẾU CHI
Số: 032
Nợ: 641- VP
Cú : 111 Địa chỉ:76-Nguyễn Du- Hà Nội
Họ và tờn người nhận tiền: Nguyễn Bỏ Đỡnh
SV : Nguyễn Thị Tú Lớp: Kế Toán K39
–Bắc Thăng Long
Địa chỉ : Cửa hàng Đức Giang - Long Biờn
Lý do chi : Xuất tiền mặt thuờ bốc dỡ nguyờn vật liệu cho hoạt động bỏn hàng
Số tiền: 453.000 (đồng)
(Viết bằng chữ): Bốn trăm lăm ba nghỡn đồng chẵn
Kốm theo: 2 chứng từ gốc Ngày 01 thỏng 11 năm 2010 Người lập phiếu (Ký. ghi rừ họ tờn) Nguyễn Thị Hồng Người nhận (Ký, ghi rừ họ tờn) Nguyễn Bỏ Đỡnh Kế toỏn trưởng (Ký, ghi rừ họ tờn) Phan Như Trang
Giỏm đốc
(Ký, ghi rừ họ tờn) Trần Hồng Diện 2.5.2.3 Trỡnh tự hạch toỏn
Chi phớ bỏn hàng tại cụng ty TNHH Đầu tư phỏt triển Trung Anh bao gồm một số nghiệp vụ và được kế toỏn viờn hạch toỏn như :
Tớnh lương, phụ cấp lương phải trả cho nhõn viờn bỏn hàng, nhõn viờn bảo quản, bao gúi, vận chuyển, bốc dỡ hàng húa tiờu thụ.
Khi trớch quỹ BHXH, BHYT & KPCĐ Khi xuất dựng vật liệu phục vụ cho tiờu thụ.
Ngoài ra, trong hoạt động bỏn hàng của cụng ty cần xuất dựng cỏc cụng cụ dụng cụ hay vật liệu.
Vớ dụ :Trong thỏng 11/2010 cụng ty cú cỏc nghiệp vụ phỏt sinh liờn quan tới tài khoản 641 là ngày 9/11/2010 Cụng ty nhập kho một đợt hàng và chi phớ cho đợt nhận hàng này là 4.727nghỡn đồng và đến ngày 30/11/2010 cụng ty thanh toỏn lương cho bộ phận bỏn hàng với số tiền là 20.490 nghỡn đồng. Kế toỏn phần hành hạch toỏn như sau:
- Tớnh lương, phụ cấp lương phải trả cho nhõn viờn bỏn hàng, nhõn viờn bảo quản, bao gúi, kế toỏn ghi:
Nợ TK 6411: 20.490 VNĐ
Cú TK 334: 20.490 VNĐ
- Khi trớch quỹ BHXH, BHYT & KPCĐ theo tỷ lệ quy định trờn tiền lương nhõn viờn kế toỏn ghi:
Cú TK 3382(3383.3384): 819 VNĐ
Chi phớ thuờ bốc dỡ hàng húa nhập kho kế toỏn ghi: Nợ TK 6418 : 4.727 VNĐ
Cú TK 111 : 4.727 VNĐ
Ngoài ra khi cụng ty xuất vật liệu và cụng cụ dụng cụ cho hoạt động bỏn hàng thỡ kế toỏn phần hành phản ỏnh nghiệp vụ đú như sau:
Khi xuất dựng vật liệu phục vụ cho tiờu thụ Nợ TK 641(2): Tập hợp chi phớ vật liệu
Cú TK 152: Chi phớ NVL phục vụ tiờu thụ
Trường hợp NVL mua ngoài được chuyển thẳng vào sử dụng cho tiờu thụ hàng húa, dịch vụ khụng qua kho, kế toỏn ghi:
Nợ 641(2) Tập hợp chi phớ vật liệu
Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ Cú TK 111, 112,331..: Tổng giỏ thanh toỏn Khi xuất kho CCDC sử dụng ở bộ phận bỏn hàng:
Nếu CCDC loại phõn bổ 1 lần:
Nợ TK 641(3): Tập hợp chi phớ CCDC
Cú TK 153(1): Toàn bộ CCDC xuất dựng
Nếu CCDC loại phõn bổ nhiều lần:
Khi xuất CCDC căn cứ vào phiếu xuất kho: Nợ TK 242, 142: Chi phớ trả trước
Cú TK 153(1): Toàn bộ CCDC xuất dựng
Khi phõn bổ từng kỳ
Nợ TK 641: CFBH Cú TK 242, 142
Trường hợp CCDC khi mua được chuyển thẳng vào sử dụng cho tiờu thụ hàng húa Nợ TK 641(3): Loại phõn bổ 1 lần Nợ TK 242: loại phõn bổ nhiều lần SV : Nguyễn Thị Tú Lớp: Kế Toán K39 –Bắc Thăng Long 50
Nợ TK 133(1)
Cú TK 111,112,331
Trớch khấu hao TSCĐ dựng ở khõu bỏn hàng: Nợ TK 641(4): Tập hợp chi phớ khấu hao
Cú TK 214: Tổng số khấu hao tài sản cố định
Trớch trước cỏc khoản chi phớ phải trả (tiền thuờ cửa hàng, chi phớ bảo hành hàng húa theo kế hoạch) vào chi phớ bỏn hàng kỳ này:
Nợ TK 641: Tập hợp CFBH
Cú TK 335: Trớch trước chi phớ phải trả
Cỏc khoản chi phớ dịch vụ mua ngoài (hoa hồng đại lý bỏn hàng, hoa hồng ủy thỏc xuất khẩu).
Nợ TK 641(7): Tập hợp chi phớ dịch vụ mua ngoài Nợ TK 1331(1): Thuế VAT đầu vào được khấu trừ
Cú TK 331: Tổng giỏ thanh toỏn
Cỏc khoản ghi giảm chi phớ bỏn hàng thực tế phỏt sinh (vật tư xuất dựng khụng hết phế liệu thu hồi từ bỏn hàng nếu cú):
Nợ TK 111,112,152
Cú TK 641 (Chi tiết tiểu khoản)
Cuối kỳ kết chuyển CFBH sang TK 911 để xỏc định kết quả kinh doanh: CFBH được kết chuyển hết cho hàng húa, dịch vụ tiờu thụ trong kỳ: Nợ 911: 23.668.172 VNĐ
Cú 641: 23.668.172 VNĐ
- Căn cứ vào chứng từ kế toỏn và chứng từ luõn chuyển nội bộ được thủ quỹ ở cỏc cơ sở chuyển về, kế toỏn mở cỏc sổ chi tiết cỏc TK 641. Cỏc nghiệp vụ phỏt sinh trong thỏng đều được phản ỏnh trong sổ chi tiết cuối thỏng kế toỏn tớnh dũng tổng cộng. Sổ chi tiết và nhật ký chung là căn cứ để mở sổ cỏi TK 641.
- Sổ chi tiết được lập theo biểu mẫu sau:
Biểu 2.14 - Sổ chi tiết chi phớ bỏn hàng Tài khoản: 641 “Chi phớ bỏn hàng”
Thỏng 11 năm 2010
SV : Nguyễn Thị Tú Lớp: Kế Toán K39
–Bắc Thăng Long
Đơn vị: Cụng ty TNHH đầu tư phỏt triển Trung Anh Mẫu số S03b – DN
Địa chỉ : Số 76 – Nguyễn Du – Hà Nội. (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn Giải TK đối Số Tiền Số hiệu Ngày thỏng Nợ Cú A B C D H 1 2 Số đầu thỏng 11 Số Phỏt sinh trong kỳ
9/11/2010 PC 3/4 9/11/2010 Chi phớ nhận hàng, thuờ bốc dỡ hàng húa 111 4.727 30/11/2010 30/11/2010 Thanh toỏn lương cho nhõn viờn bỏn hàng 111 21.310
Tổng 26.037 Ngày 30 thỏng 11 năm 2010 Người lập biểu (Ký, ghi rừ họ tờn) Nguyễn Thị Hồng Kế toỏn trưởng (Ký, ghi rừ họ tờn)
Phan Như Trang
Giỏm đốc
(Ký, ghi rừ họ tờn)
Trần Hồng Diện
Quy trỡnh ghi sổ tổng hợp kế toỏn chi phớ bỏn hàng tại Cụng ty như sau:
Sơ đồ 2.14 - Quy trỡnh ghi sổ tổng hợp chi phớ bỏn hàng
- Căn cứ vào cỏc chứng từ kế toỏn liờn quan đến chi phớ bỏn hàng kế toỏn mở sổ nhật ký chung theo biểu mẫu như trờn.
- Đối chiếu số liệu trờn sổ Nhật ký chung và sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 641 kế toỏn kiểm tra độ chớnh xỏc số liệu cõn nhau trờn 2 sổ và lờn sổ cỏi TK 641.
- Từ sổ Nhật ký chung lờn sổ cỏi TK 641 cho thỏng 11/2010. - Sổ Cỏi TK 641 theo biểu mẫu dưới đõy:
Sổ tổng hợp chi tiết TK 641 Chứng từ kế toỏn Sổ Cỏi TK 641 NKC (trớch TK 641)
Biểu 2.15 - Sổ cỏi TK 641 Tài khoản: 641- Chi phớ bỏn hàng
Thỏng 11 năm 2010