I. Giới thiệu chung về Công ty Vật T Bu Điện
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và mối quan hệ kinh tế với các chủ thể của Công
Công ty Vật T Bu Điện I.
2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy.
Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty (bao gồm cả cơ cấu tổ chức và quản trị) là tổng hợp các bộ phận, phòng ban chức năng, các đơn vị cá nhân khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm, quyền hạn nhất định, đợc bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của công ty.
a. Cơ cấu tổ chức .
Công ty VTBĐ I có cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng đứng đầu là ban giám đốc, trong đó giám đốc là ngời có quyền hành cao nhất, trong ban giám đốc có hai phó giám đốc: phó giám độc nội chính và phó giám đốc kinh doanh. Dới ban giám đốc là các phòng ban chức năng (gồm có các phòng sau: phòng tài chính kế toán, phòng tổ chức hành chính, phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thơng); Mạng lới tiêu thụ hàng hóa (gồm có 5 trung tâm kinh doanh: Trung tâm kinh doanh 1, 2, 3, 4, 5 ở 18 Nguyễn Du, Nguyễn Công Trứ...; một cửa hàng kinh doanh tại Hải Phòng trực thuộc trạm tiếp nhận hàng hoá xuất nhập khẩu; hai cửa hàng tại thành phố Đà Nẵng trực thuộc chi nhánh công ty; Trung tâm bảo quản vận chuyển hàng hóa tại xã Yên Viên, Gia Lâm, Hà Nội; Trạm tiếp nhận vật t xuất nhập khẩu tại Hải Phòng; Chi nhánh công ty tại thành phố Đà Nẵng...
Quan sát sơ đồ tổ chức của Công ty Vật T Bu Điện I
Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức của Công ty Vật T Bu Điện I
Trang 32 Trung tâm KD XNK Giám Đốc P.Giám đốc kinh doanh P.Giám đốc nội chính ội chính P.kế hoạch thị trường P.nghiệp vụ pháp chế ngoại thương P.tổ chức hành chính P.tài chính kế toán Trung tâm KD1 Trung tâm KD2 Trung tâm KD3 Trung tâm KD4 Trung tâm KD5 Trung tâm vận
chuyển và bảo vệ HH hàng hoá tại HPTrạm tiếp nhận CN tại Đà Nẵng số 2 Thanh Hải
Kho tại đồi Kho tại Yên Bộ phận vận Khu trung chuyển Khu kho Hoà Khu kho Cam Cửa hàng số 7 Lạch
* Ban lãnh đạo: Một giám đốc và hai phó giám đốc.
Giám đốc là ngời đứng đầu công ty do Tổng cục trởng Tổng cục Bu Điện bổ nhiệm. Giám đốc công ty tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trởng và chịu trách nhiệm trớc pháp luật với Tổng Cục Trởng Tổng cục Bu Điện và với cán bộ của công nhân viên trong Công ty.
Các phó giám đốc là ngời trợ lý cho giám đốc về các lĩnh vực chuyên môn của mình đồng thời theo dõi quan lý các phòng ban trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm dựa trên quyết định của giám đốc. Một phó giám đốc nội chính trực tiếp phụ trách công tác nội chính của Công ty. Một phó giám kinh doanh trực tiếp phụ trách công tác kinh doanh của Công ty.
+ Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu: Phòng có một trởng phòng, một phó phòng còn lại là chuyên viên và nhân viên. Nhiêm vụ của phòng là thờng xuyên nghiên cứu nhu cầu thị trờng, những chủ trơng đờng lối của Đảng và pháp luật của Nhà nớc, phơng hớng nhiệm vụ phát triển của ngành nhằm xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, kế hoạch đầu t xây dựng cơ bản có tính khả thi cao. Phòng cũng đồng thời trực tiếp làm công tác nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu để kinh doanh.
+ Phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thơng: Làm nhiệm vụ về các hoạt động xuất nhập khẩu uỷ thác, tiếp nhận hàng nhập khẩu ở các ga cảng.
Cả hai phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng nghiệp vụ pháp chế ngoại thơng trong hoạt động của mình đã tạo ra nguồn hàng đầu vào cho hoạt động kinh doanh của Công ty do vậy cả hai vừa là phòng chức năng vừa là phòng kinh doanh.
+ Phòng tài chính kế toán: Có một kế toán trởng và một phó phòng làm nhân viên ghi chép phản ánh trung thực số liệu kế toán, thống kê, giá cả, chi phí... giải quyết tốt các thủ tục thanh toán với ngân sách và với các đối tác trong nớc. Phòng còn có chức năng tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực chỉ đạo thực hiện công tác quản lý tài chính hạch toán kế toán của Công ty, bảo đảm sản xuất kinh doanh có hiệu quả bảo toàn phát triển vốn phù hợp với cơ chế chính sách cuả Nhà nớc.
+ Phòng tổ chức hành chính: Chỉ có một trởng phòng, có nhiệm vụ tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tuyển dụng lực lợng lao động cho Công ty, giải quyết các chế độ lao động cho ngời lao động và làm công tác hành chính, văn th, lu trữ, quản lý phơng tiện cho hoạt động của Công ty, đào tạo và tái đào tạo lực lợng lao động hiện có của Công ty.
*
Mạng lới tiêu thụ hàng hoá
+ Công ty có 5 trung tâm kinh doanh tại Hà Nội đồng thời cũng là năm cửa hàng.
+ Trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu ở Hà Nội: Thực hiện hoạt động tự kinh doanh, khi thị trờng có nhu cầu về thiết bị, vật t bu điện thì trung tâm là đơn vị trực tiếp tìm kiến, lựa chọn đối tác, đàm phán ký kết và thực hiện hợp đồng.
+ Có 2 cửa hàng tại Đà Nẵng, trực thuộc chi nhánh Công ty tại Đà Nẵng (là chi nhánh tổ chức sản xuất kinh doanh tại khu vực miền Trung).
+ Có một cửa hàng trực thuộc trạm tiếp nhận vật t tại Hải Phòng.
+ Các đơn vị làm nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh có 2 đơn vị.
Một doanh nghiệp hiện đại đòi hỏi một sự chỉ huy sản xuất và quản trị kinh doanh theo một ý chí thống nhất tuyệt đối, đòi hỏi sự phục tùng kỷ luật hết sức nghiêm ngặt, sự điều khiển cả bộ máy quản trị theo những quy tắc thống nhất từ trên xuống dới.
Giám đốc công ty chịu trách nhiệm quản trị Công ty, là ngời chỉ huy cao nhất có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất, kỹ thuật kinh doanh và đời sống của toàn công ty. Để giúp giám đốc tập trung vào các vấn đề lớn, có tính chiến lợc, việc phụ trách kinh doanh và công tác nội chính đợc giao cho hai phó giám đốc của công ty.
Các phòng chức năng (kế toán tài chính, kế hoạch, tổ chức hành chính...) đợc phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp giám đốc và các phó giám đốc, chuẩn bị các quyết định, theo dõi, hớng dẫn các trung tâm kinh doanh, các chi nhánh... cũng nh các nhân viên cấp dới thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý.
Bên cạnh đó các trung tâm kinh doanh cũng là một cấp quản trị trong đó trởng các trung tâm đóng vai trò là một thủ trởng đơn vị, tự thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình sao cho có hiệu quả nhất. Tuy vậy, các trung tâm kinh doanh vẫn đợc sự trợ giúp hết sức hiệu quả của công ty nói chung và của phòng Nghiệp vụ pháp chế ngoại thơng, phòng Kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu... nói riêng trong việc hoạch định chiến lợc kinh doanh, hỗ trợ vốn, cơ chế kinh doanh dân chủ, tìm kiếm nguồn hàng, nghiên cứu nhu cầu thị trờng...
2.2- Mối quan hệ của Công ty với các chủ thể trong quá trình hoạt động.
Một Công ty muốn tồn tại và phát triển phải luôn để tâm đến các quan hệ về luật pháp, kinh tế và tổ chức với các doanh nghiệp khác, với khách hàng và với cơ quan quản lý cấp trên. Trong quá trình hoạt động công ty VTBĐ I có những mối quan hệ khá khăng khít với các cơ quan quản lý cấp trên bao gồm Chính phủ, Bộ BCVT và các bộ khác có liên quan, với các bạn hàng và với khách hàng của mình. Mối quan hệ này có thể đợc khái quát theo mô hình sau đây.
Sơ đồ 5: Mối quan hệ của công ty với các chủ thể.
Trang 35 Thủ tướng Chính phủ Bộ và cơ quan ngang bộ Bộ Bưu chính viễn thông. Tổng Công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam
Công ty Vật Tư Bưu Điện I Nhà cung cấp Các bên có liên quan
2.2.1. Công ty với cơ quan quản lý cấp trên.
Công ty VTBĐ I là công ty Nhà nớc, trực thuộc tổng công ty BCVT chịu sự điều hành chung của ban lãnh đạo Tổng công ty, ban kiểm soát và ban chức năng. Với t cách là thành viên, công ty VTBĐ I thực hiện các nhiệm vụ nằm trong kế hoạch đầu t phát triển chung của ngành mà Tổng công ty giao cho. Là công ty hoạt động kinh doanh thiết bị, vật t viễn thông, Công ty chịu sự quản lý của Bộ BCVT, tuân thủ và thực hiện đúng các quy định, chiến lợc, kế hoạch và chính sách phát triển BCVT, kết hợp chặt chẽ với các ban chức năng của tổng công ty trong thực hiện các thủ tục về đấu thầu mua sắm thiết bị, đầu t xây dựng cơ bản, phê duyệt hợp đồng thơng mại, xin miễn giảm thuế... Công ty còn chịu sự thanh tra, kiểm tra, giám sát của tổng Công ty và bị xử lý theo quy định nếu vi phạm pháp luật về BCVT. Ngoài ra Công ty VTBĐ I chịu sự quản lý chung của các cơ quan chức năng của Nhà nớc nh: Bộ thơng mại, Hải quan, Bộ kế hoạch đầu t...
2.2.2. Công ty với khách hàng.
Khách hàng của công ty VTBĐ I là các công ty kinh doanh thiết bị BCVT, các Bu điện tỉnh thành và tổ chức cá nhân tiêu dùng cuối cùng. Công ty luôn luôn xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các khách hàng, xây dựng “lòng trung thành” của các khách hàng truyền thống và tạo mối thiện cảm ban đầu với khách hàng mới. Đối với các doanh nghiệp trong ngành Bu điện, đây là các khách hàng có mối quan hệ lâu dài với công ty, khối lợng hàng mua tơng đối lớn, giữa Công ty với các khách hàng này có sự tơng trợ giúp đỡ nhau trong khối ngành BCVT dới sự chỉ đạo của VNPT, vì vậy Công ty luôn tạo mối quan hệ tốt
đẹp, bền vững, bình đẳng cùng có lợi. Đối với khách hàng là các tổ chức hoặc ngời tiêu dùng cuối cùng Công ty cũng thờng xuyên có những cuộc thăm hỏi nhất là với khách hàng lớn hoặc gửi th thiếp chúc mừng... Bên cạnh đó Công ty còn tiến hành giới thiệu sản phẩm qua tổ chức hội thảo, hội nghị của công ty và của ngành, tham gia các hội chợ, triển lãm... Tất cả các công việc trên đều nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa công ty với khách hàng. Tuy nhiên công ty còn ít chú ý đến các khách hàng nhỏ vì điều kiện, hoàn cảnh cha thể đáp ứng hết đợc nhu cầu và nguyên vọng của khối khách hàng này.
2.2.3- Công ty với các bên hữu quan.
Các bên hữu quan bao gồm các cá nhân, tổ chức không trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhng có sự tác động gián tiếp hoặc ít hoặc nhiều đến Công ty. Bất kỳ một Công ty nào đều hoạt động trong một môi trờng Marketing bị vây bọc và chịu sự tác động không nhỏ của nhóm công chúng trực tiếp. Trong suốt quá trình hoạt động, Công ty luôn tạo đợc thiện chí của nhóm công chúng này nh các ngân hàng, các Công ty tài chính, báo chí và phơng tiện thông tin đại chúng, cơ quan chính quyền và đông đảo ngời dân.