Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty đều được lập chứng từ hợp lý, hợp lệ. Các chứng từ là căn cứ gốc, là cơ sở để kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết.
Hệ thống chứng từ: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ; phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê vật tư - sản phẩm; phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ; bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy báo làm thêm giờ; biên bản giao nhận tài sản cố định, giấy báo nợ, giấy báo cú…
2.2.4. Hệ thống sổ kế toán
Công ty Cổ phần Nhựa và Cơ khí Hải Phòng là một đơn vị sản xuất với lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối nhiều. Vì vậy để giảm bớt khối lượng công việc cũng như để bảo đảm tính chính xác của các thông tin kế toán, Công ty đã đưa kế toán máy vào sử dụng. Hiện nay, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting. Từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Hình thức này đã đáp ứng đòi hỏi của công tác quản lý và phù hợp với trình độ của công nhân viên. Trình tự ghi sổ được thể hiện trên Biểu số 17.
Biểu 17 : Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
v
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra.
2.3. Thực trạng công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty Cổ phần Nhựa và cơ khí Hải Phòng
2.3.1 Khái niệm, đặc điểm của NVL, CCDC
- NVL là nhân tố cấu thành nên sản phẩm vì vậy chất lượng của sản phẩm phụ thuộc phần lớn vào nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm. Hơn thế nữa Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố không thể thiếu được trong bất kỳ quá trình sản xuất nào, chỳng đúng một vai trò rất quan trọng chiếm tỷ lệ lớn trong toàn bộ chi phí và giá thành. Chính vì vậy việc tổ chức công tác hạch toán Nguyên vật liệu là một yêu cầu tất yếu của quản lý. Yêu cầu đặt ra cho các doanh nghiệp là phải tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu nhằm hạ thấp chi phí, hạ thấp giá thành góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và lợi nhuận cho Doanh nghiệp.
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế toán
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký chuyên dùng
- NVL là đối tượng lao động, là 1 trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất để cấu thành lên sản phẩm.
- Đặc điểm cơ bản của NL, VL là tham gia một lần vào hoạt động sản xuất kinh doanh, sau mỗi chu kỳ sản xuất không còn giữ lại được hình thái vật chất ban đầu và chuyển dịch giá trị mỗi lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- NVL vô cùng phong phú và đa dạng về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật, được liệt vào danh sách hàng tồn kho thuộc tài sản lưu động. Và đặc điểm chung của NVL là thời gian luân chuyển ngắn, thường là trong vòng 1 chu kỳ kinh doanh hoặc 1 năm. Tuy nhiên mỗi loại có công dụng và đặc điểm vật lý, hoá lý khác nhau. Khi tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh VL bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn. VL được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như : mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp liên doanh ... trong đó chủ yếu là DN mua ngoài.
NVL là trọng tâm quản lý và hạch toán. Do đó tổ chức quản lý và kế toán NVL có tác dụng và ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc quản lý chi phí, hạ thấp chi phí tăng mức lợi nhuận cho DN.