Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức là các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ làm giảm vốn chủ sở hữu.
Hoạt động kinh doanh bảo hiểm gốc tại Công ty Bảo Minh Hà Nội chiếm tỷ trọng chủ yếu, mang lại nguồn doanh thu chính cho Công ty. Do đó, việc hạch toán chính xác, đầy đủ, kịp thời các khoản chi phí bán hàng, chi bồi thường và dự phòng là vô cùng quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chi trả của một doanh nghiệp kinh doanh tài chính, cũng như lợi nhuận của hoạt động kinh doanh.
Do đặc thù của nghành nghề kinh doanh nên chi phí hoạt động kinh doanh của Công ty chỉ bao gồm chi bồi thường, chi hoa hồng, các khoản dự phòng…, chi phí cho đại lý bảo hiểm, chi phí quản lý doanh nghiệp, không có các loại chi phí về sản xuất, giá vốn hàng bán. Ngoài ra, Công ty còn có các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và chi phí khác.
Chi phí bán hàng bao gồm những chi phí phục vụ cho hệ thống đại lý bán lẻ của Công ty như: chi phí nhân viên quản lý đại lý, chi phí dụng cụ đồ dùng cho hệ thống đại lý bảo hiểm, chi dịch vụ mua ngoài dùng cho đại lý bảo hiểm và một số khoản chi bán hàng bằng tiền khác. Đây là những chi phí phục vụ cho việc bán bảo hiểm.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí phát sinh từ lương, phụ cấp của nhân viên, các khoản chi đào tạo, công tác phí, khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý và các chi phí khác.
Chi phí tài chính của công ty thông thường phát sinh về thủ tục phí tại các ngân hàng, chi lãi vay và chi phí trong thanh toán.
Chi phí khác bao gồm: chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, giá trị còn lại của tài sản cố định thanh lý, nhượng bán, chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ đã xóa sổ kế toán, chi phí để thu tiền phạt, chi phí về tiền phạt do vi phạm hợp đồng; các chi phí khác.
3.3.2. Thủ tục chứng từ
Đặc thù của hoạt động kinh doanh bảo hiểm là không có hàng hóa cụ thể, cái được mang ra giao dịch chỉ là một bản cam kết chấp nhận những rủi ro của người mua bảo hiểm theo những điều khoản điều kiện cụ thể. Và sau khi hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực, nếu rủi ro xảy ra, Công ty sẽ phát sinh các khoản chi bồi thường. Đây là khoản chi lớn nhất và quan trọng nhất trong các doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm nói chung và Công ty Bảo Minh Hà Nội nói riêng.
Khi có tờ trình từ BPBT duyệt bồi thường cho khách hàng, cùng với các hóa đơn gốc trong hồ sơ yêu cầu trả tiền bồi thường, kế toán xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ này và tiến hành hạch toán chi bồi thường. Bộ chứng từ dùng để xác định chi phí bồi thường gồm:
+ Tờ trình bồi thường + Xác nhận thu phí + Biên bản duyệt giá + Hóa đơn thanh toán
+ Giấy bãi nại của khách hàng (Biên bản chấp nhận số tiền duyệt bồi thường)
Trước khi kí kết hợp đồng bảo hiểm, Công ty còn có các khoản chi về đánh giá rủi ro đối tượng bảo hiểm. Sau khi rủi ro xảy ra, để đi đến quyết định bồi thường thì có khoản chi về giám định tổn thất, chi đòi người thứ ba. Chứng từ sử dụng cho những khoản chi này là hóa đơn GTGT kèm biên bản làm việc.
Một khoản chi đặc thù trong hoạt động kinh doanh bảo hiểm là chi hoa hồng. Chứng từ sử dụng gồm có bảng kê hoa hồng đối với đại lý bảo hiểm, và hóa đơn GTGT hoa hồng môi giới đối với Công ty môi giới bảo hiểm.
Đối với các khoản chi phí liên quan đến nhân công như chi phí tiền lương, phụ cấp tiền lương, các khoản chi theo chế độ,… căn cứ vào Bảng chấm công tháng, Bảng thanh toán lương cho CBCNV, các quyết định thanh toán lên lương,… Kế toán thực hiện hạch toán vào chi phí bán hàng (nếu liên quan đến đội bán hàng) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp.
Các khoản chi phí khác, căn cứ vào Phiếu đề nghị thanh toán, Hóa đơn GTGT, chứng từ liên quan đến thanh toán như Phiếu chi, Giấy báo Nợ của Ngân hàng,.. kế toán thực hiện ghi nhận vào chi phí.
3.3.3. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm gốc tại Công ty Bảo Minh Hà Nội, kế toán sử dụng tài khoản 6241 – Chi phí kinh doanh bảo hiểm gốc, được chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
62411
Chi bồi thường, thu đòi người thứ ba bồi hoàn, thu hàng đã xử lý bồi thường 100%, thu bồi thường nhượng tái BH gốc
62412 Chi hoa hồng cho môi giới, đại lý
62413 Chi giám định tổn thất (rửa ảnh giám định) 62414 Chi đòi người thứ ba
62415 Chi xử lý hàng bồi thường 100%
62416 Chi đánh giá rủi ro của đối tượng bảo hiểm
62417 Chi đề phòng hạn chế tổn thất, rủi ro, chi tiền bảo dưỡng xe oto
62418 Dự phòng
62419 Chi khác bảo hiểm gốc
Sử dụng tài khoản 641 để hạch toán chi phí bán hàng. Tài khoản này được dùng để tập hợp tất cả các khoản chi phí phát sinh liên quan tới các khoản phải trả cho hệ thống đại lý bán lẻ của Công ty và các chi phí bán hàng bằng tiền khác. Tài khoản này được mở chi tiết như sau:
6411 Chi phí nhân viên QLĐL
6413 Chi phí dụng cụ, đồ dụng của đại lý bảo hiểm
6417 Chi phí dịch vụ mua ngoài dùng cho đại lý bảo hiểm 6418 Chi phí bán hàng bằng tiền khác
Sử dụng tài khoản 642 để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, tài khoản này được mở chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
64211 Tiền lương, ăn trưa, trợ cấp thôi việc
64212
Chi phí đào tạo, nghiên cứu KHCN, sáng kiến, cải tiến, tài trợ giáo dục thể thao
64213
Các khoản chi trang phục, chi cho lao động nữ, chi lương tạp vụ, cố vấn, chi công tác phí, trích nộp BHYT, BHXH, kinh phí công đoàn, trích nộp hoạt động Đảng Đoàn cơ sở
64221
Chi ấn chỉ: In bảng kê chi HH + HTDL, xăng xe, văn phòng phẩm, vật dụng vệ sinh
64231 Công cụ, dụng cụ văn phòng: Điều khiển điều hòa, dây điện
64241 Chi phí khấu hao TSCĐ
64251
Các khoản thuế, lệ phí phải nộp như thuế đất, phí vệ sinh, phí cầu đường, mua hồ sơ thầu
64261 Trích các khoản dự phòng nợ khó đòi, trợ cấp mất việc làm
64271
Điện, nước, bưu chính, báo chí, internet, sửa chữa nhỏ TSCĐ, thuê TSCĐ, thuê trụ sở công ty, thuê kiểm toán, dịch vụ pháp lý, thiết kế, bảo vệ nhãn hiệu; bảo hiểm tài sản, trả tiền sử dụng tài liệu, bằng sáng chế; phí bảo lãnh dự thầu, phí chuyển tiền; dịch vụ kỹ thuật và dịch vụ mua ngoài khác
64272
Chi phí mua ngoài HH-DV của tổ chức cá nhân không có hoá đơn
64273 VAT đầu vào không được khấu trừ
64281
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp khách, hội nghị và các khoản chi khác
64299 Chi phí được phân bổ
Hiện tại, các hoạt động tài chính của công ty chưa nhiều, cơ bản mới chỉ bao gồm các hoạt động vay, gửi ngân hàng, các hoạt động mua bán chứng
khoán. Khi nhận được các chứng từ liên quan như thông báo lãi vay của ngân hàng, hóa đơn phí ngân hàng.. kế toán lập chứng từ ghi sổ và ghi sổ cái TK 635 được chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
63511101 Lỗ CLTG thanh toán phải thu trong kỳ 63511102 Lỗ CLTG thanh toán phải trả trong kỳ 63511200 Lỗ CLTG đánh giá cuối kỳ
63522100 Chi thủ tục phí Ngân hàng, trả lãi tiền vay 63523100 Trích dự phòng giảm giá chứng khoán 63524100 Chi khác theo quy định của pháp luật 63530000 Chi phí cho thuê nhà
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán Công ty Bảo Minh Hà Nội sử dụng tài khoản 821 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp để phản ánh. Tài khoản 821 có 2 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 8211 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành; Tài khoản 8212 - Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại.
Các khoản chi phí khác như chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ,
Công ty sử dụng TK 811 để ghi nhận. Căn cứ vào chứng từ thực tế, kế toán viên nhập vào chương trình, hệ thống tự động cập nhập vào các tài khoản tương ứng
Tài khoản 811 – Chi phí khác, được chi tiết thành các tiểu khoản như sau: 81111000 Chi nhượng bán, thanh lý TSCĐ
81121000 Chi phí thu nợ phải thu khó đòi đã xoá nay thu được 81131000 Chi tiền phạt do vi phạm hợp đồng
81141100 C/L thu < nợ phải thu - trả > nợ phải trả (auto) 81141800 Các khoản chi phí bất thường khác
3.3.4. Kế toán chi phí
Về chi phí hoạt động kinh doanh bảo hiểm
• Kế toán chi phí bồi thường bảo hiểm:
Ngày 2/1/2012, hợp đồng bảo hiểm hỏa hoạn và các rủi ro đặc biệt do Công ty Bảo Minh Hà Nội cấp cho Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Hà
Thành, số hợp đồng: AD0438/12CB040K7, đã xảy ra tổn thất cháy kho hàng của Công ty Hà Thành ở Tứ Hiệp, Thanh Trì, Hà Nội.
Chi phí thuê Công ty Cổ phần Giám định Vina Control giám định tổn thất, điều tra, tìm hiểu nguyên nhân cháy là 26,937,403 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%), theo hóa đơn số 0005169 ngày 25/03/2012. Kế toán ghi:
Nợ TK 62413 : 24,488,548 VND Nợ TK 133 : 2,448,855 VND Có TK 331: 26,937,403 VND
Ngày 15/05/2012, chi phí bồi thường được tính toán là 1,249,035,000 đồng và thỏa thuận thanh toán ngay 200,000,000 đồng; trong đó phải thu từ Tổng Công ty Cổ phần Tái bảo hiểm quốc gia Việt Nam là 894,650,000 đồng. Căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế toán ghi:
Nợ TK 62411 : 1,135,486,364 VND Nợ TK 133 : 113,548,636 VND Có TK 331: 1,049,035,000 VND Có TK 112: 200,000,000 VND
Đồng thời phản ánh số phải thu bồi thường của doanh nghiệp nhận tái bảo hiểm và ghi giảm chi phí kinh doanh bảo hiểm:
Nợ TK 131 : 849,650,000 VND Có TK 62411: 849,650,000 VND
• Kế toán chi phí khai thác bảo hiểm:
Ngày 10/08/2012, Công ty Bảo Minh Hà Nội kí kết hợp đồng bảo hiểm sức khỏe cho CMC Corporation thông qua môi giới bảo hiểm là Công ty TNHH Marsh Việt Nam. Môi giới phí được xác định là 5% giá trị hợp đồng, tương ứng với 125,319,000 đồng. Căn cứ vào hợp đồng môi giới bảo hiểm và hóa đơn thu phí môi giới bảo hiểm, kế toán ghi:
Nợ TK 624 : 113,926,364 VND Nợ TK 133 : 11,392,636 VND
Có TK 331: 125,319,000 VND
Về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ thực tế của các chi phí trực tiếp phát sinh, kế toán lập chứng từ ghi sổ, hệ thống tự động cập nhật các khoản chi phí đó vào các sổ chi tiết. Cuối kỳ, hệ thống tự động tổng hợp vào Bảng tổng hợp chi tiết và cân đối số phát sinh. Cuối kỳ, chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được kết chuyển sang tài khoản kết quả kinh doanh.
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp tháng 12 năm 2012 được kết chuyển sang tài khoản kết quả kinh doanh như sau:
1, Nợ TK 911 : 121,684,072 VND Có TK 641: 121,684,072 VND 2, Nợ TK 911 : 499,235,098 VND Có TK 642: 499,235,098 VND
Về chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Hàng quý, khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp tạm phải nộp theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán phản ánh số thuế TNDN tạm phải nộp Nhà nước vào chi phí thuế TNDN hiện hành, ghi:
Nợ TK 8211: Có TK 3334:
Cuối năm tài chính 2012, căn cứ vào số thuế thu nhập thực tế phải nộp là 447,148,887 đồng, nhỏ hơn số thuế TNDN tạm phải nộp hàng quý là 39,302,572 đồng, kế toán ghi:
Nợ TK 3334 : 39,302,572 VND Có TK 8211: 39,302,572 VND
Kế toán kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành ghi: Nợ TK 8211 : 39,302,572 VND
Về chi phí tài chính và chi phí khác
Hiện tại, hoạt động tài chính của Công ty chưa nhiều, cơ bản mới chỉ bao gồm các hoạt động vay, gửi ngân hàng, mua bán chứng khoán. Khi nhận được các chứng từ liên quan như thông báo lãi vay của ngân hàng, hóa đơn phí ngân hàng..., kế toán lập chứng từ ghi sổ TK 635.
Hiện tại, chi phí tài chính chưa lớn, nhưng tương lai, các hoạt động đầu tư tài chính ngày càng đa dạng, như vậy, chi phí tài chính cũng sẽ tăng theo đòi hỏi Công ty Bảo Minh Hà Nội cần phải quan tâm đến công tác kế toán chi phí tài chính nhiều hơn, đảm bảo cho hoạt động đầu tư tài chính ngày càng hiệu quả hơn.
Các khoản chi phí khác như chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ, chi phí thu nợ...công ty sử dụng tài khoản 811 để ghi nhận. Căn cứ vào chứng từ thực tế, kế toán viên nhập số liệu vào chương trình, hệ thống sẽ tự động cập nhật vào các tài khoản tương ứng. Cuối kỳ, tài khoản 635 và 811 được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Qua thực tế công tác kế toán chi phí tại Công ty Bảo Minh Hà Nội, có thể nhận thấy việc ghi nhận chi phí chưa thật sự phù hợp, đặc biệt là chi phí phục vụ hệ thống đại lý được thể hiện riêng ở chi phí bán hàng, vì đó cũng là một phần của chi phí hoạt động kinh doanh.