Về chế độ kế toán, công ty thực hiện chế độ hạch toán kế toán tập chung, lập sổ kế toán bằng Tiếng Việt và sử dụng đồng tiền Việt Nam làm đơn vị tiền tệ dùng trong kế toán thống kê.
Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm dương lịch. Tổng công ty cổ phần Bảo Minh nói chung và công ty Bảo Minh Hà Nội nói riêng tuân thủ theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định thống nhất các tài khoản sử dụng và các cấp hạch toán sử dụng. Thêm vào đó, công ty tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hóa hệ thống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng như yêu cầu quản lí của công ty và phù hợp với nội dung, kết cấu, phương pháp hạch toán các tài khoản tổng hợp tương ứng
Trong công tác kế toán công ty sử dụng phần mềm SAP, đó là phần mềm kế toán được tổng công ty và các công ty thành viên thống nhất sử dụng. Phần mềm này được cài đặt trên máy vi tính, thuận lợi và giản tiện cho việc ghi chép và đảm bảo tính chính xác cao. Phần mềm SAP đang từng bước được cập nhật theo những thay đổi của Thông tư số 232/12/TT-BTC để đến ngày 01/01/2014, chế độ kế toán của Công ty Bảo Minh Hà Nội chính thức được áp dụng theo Thông tư này.
Với khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, cần cập nhật thường xuyên nên việc ghi chép cần được tiến hành liên tục, phù hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán, tạo thuận lợi cho việc hạch toán thường xuyên vì thế, các công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung.
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ : Quan hệ đối chiếu
Sơ đồ 3.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối số PS Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ phát sinh kế toán kiểm tra tính hợp lí, hợp pháp sau đó thực hiện nhập vào chương trình (phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất ấn chỉ, hóa đơn…). Chương trình sẽ tự động xử lý số liệu được nhập vào chứng từ ghi sổ, số cái, sổ chi tiết các tài khoản tương ứng. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, số liệu được tổng hợp vào bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã đối chiếu số liệu khớp đúng trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, số liệu này được dùng để lập các báo cáo tài chính.
3.2. Thực trạng kế toán doanh thu tại Công ty Bảo Minh Hà Nội
3.2.1. Nội dung doanh thu tại Công ty Bảo Minh Hà Nội
Doanh thu chiếm tỷ trọng chủ yếu trong tổng doanh thu thu được hàng năm của Công ty là doanh thu từ hoạt động kinh doanh bảo hiểm. Doanh thu từ hoạt động tài chính và thu nhập khác của Công ty có phát sinh nhưng chiểm tỷ trọng nhỏ.
• Doanh thu hoạt động kinh doanh bảo hiểm
Công ty Bảo Minh Hà Nội kinh doanh tất cả các nghiệp vụ bảo hiểm phi nhân thọ có trên thị trường. Tuy nhiên, chiếm tỷ trọng lớn trong doanh thu của Công ty là 4 nghiệp vụ chính gồm bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm con người, bảo hiểm hàng hóa và bảo hiểm tài sản kỹ thuật, đóng góp trên 90% tổng doanh thu, còn lại là thu từ các nghiệp vụ bảo hiểm khác như trách nhiệm, hàng không, hàng hải… Ngoài kinh doanh các nghiệp vụ bảo hiểm, Công ty Bảo Minh Hà Nội còn có nguồn thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ như đại lý giám định tổn thất, đại lý xét giải quyết bồi thường, đại lý yêu cầu người thứ ba bồi hoàn, đại lý xử lý hàng bồi thường 100%, nhưng chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng doanh thu.
Về phạm vi hoạt động, Công ty Bảo Minh Hà Nội hoạt động chủ yếu trên địa bàn Hà Nội, ngoài ra cũng có mở rộng hoạt động ra một số tỉnh phía bắc.
Về phương thức kinh doanh, hoạt động bảo hiểm có các kênh bán hàng sau: bán hàng trực tiếp, bán qua hệ thống đại lý bảo hiểm, bán qua công ty môi giới bảo hiểm và hoạt động đồng bảo hiểm (hai hay nhiều công ty cùng cung cấp sản phẩm bảo hiểm cho một khách hàng)
• Doanh thu hoạt động tài chính
Khảo sát thực tế cho thấy, doanh thu hoạt động tài chính của Công ty Bảo Minh Hà Nội bao gồm: các khoản thu phát sinh từ tiền lãi cho vay vốn, lãi tiền gửi ngân hàng, lãi từ số tiền ký quỹ, lãi trái phiếu, tín phiếu kho bạc, thu từ hoạt động mua bán chứng khoán. Trong đó doanh thu từ lãi tiền gửi chiếm tỷ trọng cao. Lãi tiền gửi ngân hàng dựa trên thông báo hàng kỳ của ngân hàng và tiền thực thu được.
Thu nhập khác: gồm các khoản thu từ thanh lý, nhượng bán TSCĐ, các khoản nợ khó đòi đã xóa nay thu hồi được, thu tiền phạt vi phạm hợp đồng, và các khoản thu bất thường khác.
3.2.2. Thủ tục chứng từ
Chứng từ kế toán được sử dụng để kế toán doanh thu và các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hợp đồng bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm - Biên bản thanh lí hợp đồng
- Các chứng từ thanh toán: phiếu thu, giấy báo cáo ngân hàng, bảng sau kê của ngân hàng, séc thanh toán…
Tùy vào từng hoạt động của công ty, chứng từ sử dụng và căn cứ ghi sổ có sự khác nhau. Thủ tục chứng từ các hoạt động cơ bản như sau:
* Đối với hoạt động kinh doanh bảo hiểm: Dù là hình thức bán hàng trực tiếp, bán hàng qua đại lý bảo hiểm, bán qua công ty môi giới bảo hiểm thì khi hợp đồng bảo hiểm được kí kết, cán bộ phòng khai thác sẽ lập hóa đơn giá
trị gia tăng rồi cùng với một bản hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm chuyển cho phòng kế toán để nhập phát sinh vào sổ kế toán. Căn cứ vào những chứng từ trên và chứng từ thanh toán, kế toán thực hiện hạch toán vào tài khoản thích hợp.
* Đối với hoạt động tài chính: căn cứ vào các chứng từ liên quan như thông báo lãi của ngân hàng… kế toán lập chứng từ ghi sổ để phán ánh doanh thu hoạt động tài chính phát sinh sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái tài khoản 515.
* Đối với các khoản thu nhập khác: tùy vào từng nghiệp vụ, căn cứ vào biên bản thanh lí tài sản, hợp đồng bị vi phạm, hợp đồng đồng bảo hiểm… và chứng từ phiếu thu, giấy báo có… kế toán thực hiện ghi nhận thu nhập.
3.2.3. Tài khoản sử dụng
Công ty Bảo Minh Hà Nội là công ty thành viên thuộc Tổng Công ty Cổ phần Bảo Minh, tại đây chỉ có hoạt động kinh doanh bảo hiểm gốc, không có hoạt động nhận tái bảo hiểm. Các hoạt động liên quan đến nhận tái và nhượng tái Bảo hiểm do Ban Tái bảo hiểm thuộc Tổng Công ty phụ trách.
-Tại Công ty Bảo Minh Hà Nội, khi hạch toán doanh thu từ hoạt động kinh doanh bảo hiểm, kế toán sử dụng tài khoản 5111 – doanh thu phí bảo hiểm gốc . Trong đó để phục vụ cho việc đánh giá quá trình kinh doanh, theo dõi công nợ cũng như khả năng đóng góp vào tổng doanh thu của từng hoạt động kinh doanh, theo hệ thống tài khoản kế toán chung của Tổng công ty, Công ty Bảo Minh Hà Nội còn cụ thể hóa từng tài khoản cấp 2 như sau:
51111001 Doanh thu bảo hiểm gốc có công nợ
51111002 Doanh thu bảo hiểm gốc không có công nợ
51112000 Thu đại lý giám định tổn thất
51113000 Thu phí đại lý xét giải quyết bồi thường 51114000 Thu phí đại lý yêu cầu người thứ ba bồi hoàn
51115000 Thu phí đại lý xử lý hàng bồi thường 100%
51116000 Thu phí giám định tổn thất
51118000 Thu khác bảo hiểm gốc
51131000 Doanh thu nhận tái bảo hiểm
51138000 Thu khác nhận tái
51141100 Thu hoa hồng nhượng tái của bảo hiểm gốc
51141200 Thu hoa hồng nhượng tái của nhận tái bảo hiểm
51148100 Thu khác nhượng tái của bảo hiểm gốc
51148200 Thu khác nhượng tái của nhận tái bảo hiểm
51148800 Điều chuyển hoa hồng, thu bồi thường nhượng tái
51180000 Doanh thu điều chuyển nội bộ
Khi bên mua bảo hiểm yêu cầu hủy hợp đồng bảo hiểm đã kí kết dẫn tới việc hoàn phí bảo hiểm cho khách hàng, kế toán sử dụng tài khoản 531 – Hoàn phí, hoa hồng bảo hiểm
Khi phát sinh những thay đổi trong hợp đồng bảo hiểm đã kí kết như giảm số người tham gia bảo hiểm, giảm số tiền bảo hiểm, thay đổi điều khoản, điều kiện của đơn bảo hiểm … dẫn tới việc giảm phí bảo hiểm, kế toán sử dụng tài khoản 532 – Giảm phí, hoa hồng bảo hiểm để phản ánh.
- Doanh thu hoạt động tài chính được phản ánh vào tài khoản 515, tài khoản này cũng được chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
51511101 Lãi CLTG thanh toán phải thu trong kỳ
51511102 Lãi CLTG thanh toán phải trả trong kỳ
51511200 Lãi CLTG đánh giá cuối kỳ
51520100 Thu từ hoạt động mua bán chứng khoán
51520200 Thu lãi trên số tiền ký quỹ
51520300 Thu lãi cho vay vốn
51520400 Lãi tiền gửi có kỳ hạn
51520500 Lãi tiền gửi thanh toán
51520600 Hoàn nhập số dư dự phòng giảm giá chứng khoán
51520800 Lãi trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu kho bạc
51520900 Thu khác theo quy định của pháp luật
51530000 Thu cho thuê nhà
- Các khoản thu nhập bất thường được ghi nhận vào thu nhập khác, công ty sử dụng tài khoản 711, cũng được chi tiết thành các tiểu khoản như sau:
71111000 Thu từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ
71121000 Các khoản nợ khó đòi đã xoá nay thu hồi dược
71131000 Thu tiền phạt vi phạm hợp đồng
71141100 C/L thu > nợ phải thu - trả < nợ phải trả (auto)
71141800 Các khoản thu bất thường khác
3.2.4. Kế toán doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi các rủi ro, lợi ích và quyền sở hữu hàng hóa được chuyển sang người mua; công ty có thể thu được lợi ích kinh tế, đồng thời có thể xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Tại Công ty Bảo Minh Hà Nội, thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm hợp đồng bảo hiểm được kí kết, khai thác viên lập hóa đơn GTGT để nhập phát sinh vào hệ thống kế toán. Công ty áp dụng hai hình thức thanh toán để khách hàng lựa chọn là thanh toán bằng tiền mặt ngay hoặc chuyển khoản sau. Việc ghi nhận doanh thu không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán của khách hàng. Thời điểm ghi nhận doanh thu thường trùng với thời điểm hợp đồng bảo hiểm được kí kết hoặc đơn bảo hiểm được cấp ra từ hệ thống nhập liệu, phát hóa đơn cho người mua và người mua chấp nhận thanh toán.
Với những loại hình bảo hiểm có thời hạn bảo hiểm kéo dài nhiều năm, hoặc những đơn bảo hiểm có giá trị phí bảo hiểm lớn, khi kí kết hợp đồng, hai bên thường thỏa thuận cụ thể trên hợp đồng về số lượng và thời hạn của các kỳ thanh toán phí. Khi ấy, kế toán sẽ chỉ ghi nhận doanh thu phát sinh của hợp đồng bảo hiểm đó là toàn bộ phí bảo hiểm trêm hợp đồng. Khi nào tiền
thực sự về tài khoản công ty thì mới được ghi nhận vào tài khoản doanh thu thực thu, phần còn thiếu sẽ được treo trên khoản phải thu.
Trường hợp khách hàng thanh toán ngay, căn cứ vào Bảng kê nộp tiền mặt, Phiếu báo có của ngân hàng, hay Giấy nộp tiền vào ngân hàng, kế toán nhập vào chương trình, ghi tăng doanh thu và tăng tài khoản tiền hoặc tương đương tiền tương ứng.
Trường hợp khách hàng trả tiền sau, căn cứ vào hóa đơn GTGT, hợp đồng bảo hiểm, kế toán hạch toán tăng doanh thu đồng thời ghi nhận khoản phải thu. Khi nhận được chứng từ thanh toán thì kế toán tiến hành tất toán khoản phải thu đó.
Công ty Bảo Minh Hà Nội sử dụng phần mềm kế toán SAP để thực hiện hạch toán kế toán. Chương trình có những tính năng ưu việt hỗ trợ rất nhiều công tác kế toán. Từ dữ liệu do kế toán nhập vào ban đầu, chương trình tự động cập nhật vào các sổ chi tiết các tài khoản tương ứng. Vì là một công ty thành viên thuộc Tổng Công ty Cổ phần Bảo Minh, nên Bảo Minh Hà Nội chỉ tập hợp số liệu kế toán vào sổ chi tiết, còn sổ cái sẽ được tập hợp bởi kế toán của Tổng công ty.
Hàng ngày, tùy vào từng loại hình nghiệp vụ bảo hiểm cụ thể, căn cứ vào chứng từ thực tế, kế toán tiến hành nhập số liệu vào phần mềm SAP, sau đó số liệu được tự động cập nhật vào sổ chi tiết TK 511, TK 3331, 131,… Cuối kỳ, hệ thống chiết suất ra sổ tổng hợp TK 511, Bảng cân đối số phát sinh TK 511, doanh thu được kết chuyển sang TK 911.
Ngày 09 tháng 12 năm 2012, công ty cấp hợp đồng bảo hiểm vật chất xe oto theo hóa đơn số 0001923 (Phụ lục 3.1), với phí bảo hiểm là 216,498,711 đồng, thuế suất 10%, kế toán thực hiện ghi sổ như sau:
Nợ TK 131 : 238,148,582 VND Có TK 511 : 216,498,711 VND
Có TK 3331: 21,649,871 VND
Trường hợp phát sinh các khoản hoàn phí bảo hiểm do bên mua bảo hiểm hoặc Công ty hủy hợp đồng bảo hiểm đã kí kết, hoặc giảm phí bảo hiểm cho khách hàng do không xảy ra tổn thất, kế toán ghi giảm doanh thu số tiền hoàn phí hoặc giảm phí bảo hiểm phải trả cho bên mua bảo hiểm:
Nợ TK 531, 532 : Số phí hoàn chưa có thuế GTGT Nợ TK 3331 : Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Có TK 111, 112, 131: Tổng số tiền thanh toán
Đối với hoạt động đồng bảo hiểm
Khi phát sinh các hoạt động đồng bảo hiểm trong các doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ, các doanh nghiệp tham gia đồng bảo hiểm uỷ quyền cho một doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ (gọi tắt là doanh nghiệp đứng đầu) ký hợp đồng bảo hiểm với khách hàng, thu toàn bộ phí bảo hiểm (bao gồm cả thuế GTGT), chi bồi thường và các khoản chi phí khác. Sau đó phải trả phí bảo hiểm theo mức rủi ro đã phân chia cho các doanh nghiệp khác tham gia đồng bảo hiểm và phải thu khoản chi bồi thường và chi phí khác thuộc phần trách nhiệm từ các doanh nghiệp tham gia đồng bảo hiểm theo hợp đồng đồng bảo hiểm đã giao kết.
Với các hợp đồng đồng bảo hiểm mà Công ty Bảo Minh Hà Nội là doanh nghiệp đứng đầu, khi phát sinh trách nhiệm đối với hợp đồng bảo hiểm đã giao kết giữa doanh nghiệp đứng đầu và khách hàng, kế toán doanh nghiệp đứng đầu ghi nhận doanh thu phí bảo hiểm được hưởng và phản ánh phí bảo hiểm phải trả cho các doanh nghiệp tham gia đồng bảo hiểm theo tỷ lệ phí bảo hiểm phân chia trong hợp đồng đồng bảo hiểm đã giao kết, ghi:
Nợ TK 131 : số tiền phải thu của khách hàng
Có TK 511: số phí bảo hiểm doanh nghiệp đứng đầu được hưởng
đồng bảo hiểm
Có TK 3331: thuế GTGT đầu ra (nếu có).
Với các hợp đồng đồng bảo hiểm mà Công ty Bảo Minh Hà Nội là một doanh nghiệp tham gia đồng bảo hiểm, khi phát sinh trách nhiệm đối với các hợp đồng bảo hiểm mà doanh nghiệp đứng đầu đã giao kết với các doanh nghiệp tham gia đồng bảo hiểm, căn cứ vào thông báo của doanh nghiệp đứng đầu và các chứng từ có liên quan về tiền phí bảo hiểm được hưởng và thuế GTGT (nếu có), kế toán Công ty phản ánh doanh thu phí bảo hiểm phải thu