Bộ máy kế toán của công ty không chỉ có nhiệm vụ ghi chép, phản ảnh kịp thời, trung thực, chính xác các nghiệp vụ knh tế phát sinh hàng ngày và lập báo cáo tài chính cuối kì, mà còn có nhiệm vụ tham mưu cho ban giám đốc trong việc lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, dài hạn, đảm bảo cân đối vốn kinh doanh cho công ty. Chính vì vậy, việc tổ chức kế toán gọn nhẹ, khoa học, hiệu quả là vô cùng cần thiết. Phòng kế toán của công ty hiện tại được phân công nhiệm vụ rõ ràng và được bố trí công việc cụ thể theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Bảo Minh Hà Nội
Chức năng, nhiệm vụ của từng kế toán được quy định cụ thể như sau:
- Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm chính trước Giám đốc về công tác kế toán tài chính của công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, hướng dẫn các kế toán viên cũng như các bộ phận khác trong công ty về việc thực hiện chế dộ kế toán tài chính của Nhà nước và của công ty. Kế toán trưởng của công ty hiện nay kiêm nhiệm chức danh kế toán tổng hợp và kế toán các khoản đầu tư tài chính và chịu trách nhiệm quyết toán thuế. Ngoài ra kế toán trưởng còn chịu trách nhiệm về tính xác thực của các báo cáo tài chính, báo cáo về tình hình tài chính của Công ty.
- Kế toán tổng hợp: lập báo cáo giao ban, theo dõi việc đối chiếu công nợ và lập báo cáo công nợ vào cuối kì kế toán, tổng hợp số liệu doanh thu, bồi thường và các chi phí phát sinh theo tháng, quý hoặc năm, theo yêu cầu của Ban Giám đốc. Tổng hợp số liệu lương, thực hiện chi trả lương, thưởng, BHXH và các khoản phúc lợi khác, tính thuế TNCN của cán bộ nhân viên phải nộp hàng tháng, quyết toán cuối năm tài chính. Chịu trách nhiệm giải trình, cung cấp chứng từ, báo cáo theo yêu cầu khi có các đoàn thanh tra, kiểm toán, thuế. Theo dõi và quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ của công ty.
- Kế toán thanh toán tiền mặt: tập hợp chứng từ và ghi sổ các khoản mục thu chi phát sinh:thu phí tiền mặt, chi hoa hồng, bồi thường, hỗ trợ đại lý, chi giao dịch tiếp khách. Đối chiếu quỹ tiền mặt hàng tháng.. Tổng hợp số liệu hóa đơn đầu ra đầu vào để tính thuế GTGT; theo dõi doanh thu, hoa hồng của hệ thống đại lý bản lẻ và tính thuế TNĐL hàng tháng, chịu trách nhiệm nộp vào NSNN các khoản thuế đúng hạn.
- Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm về số dư tại các TK nh: hạch toán thu chi qua tài khoản ngân hàng, đóng chứng từ, đối chiếu sổ phụ ngân hàng hàng tháng. Quản lý hóa đơn và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý.
- Thủ quỹ: chịu trách nhiệm về số dư tiền mặt tại quỹ. Lên bảng báo cáo quỹ hàng tháng, hàng quý khi có yêu cầu. Thu chi tiền theo phiếu thu, phiếu chi từ kế toán tiền mặt chính xác và đúng đối tượng. Theo dõi và quản lý ấn chỉ