Do đặc trưng của ngành sản xuất xây lắp nên vật tư sử dụng cho thi công các công trình có nhiều chủng loại khác nhau, nó đóng vai trò rất quan trọng trong cấu thành sản phẩm. Chi phí về vật tư chiếm tỉ trọng khá cao trong tổng chi phí (khoảng 80%) vì vậy mà việc hạch toán đúng khoản mục chi phí này là vô cùng cần thiết. Muốn vậy, công tác hạch toán ban đầu cần phải cẩn thận, chi tiết và tỉ mỉ. Trên thực Công ty chỉ mở sổ chi tiết vật tư, như vậy rất khó cho việc theo dõi các loại vật tư mà Công ty đã sử dụng phục vụ cho thi công. Do đó, để thuận lợi cho việc xác định giá thực tế giá vật tư xuất dùng được chính xác và việc quản lý vật tư được chặt chẽ hơn Công ty nên mở thêm các Sổ danh điểm vật tư. Mỗi khi vật tư được làm thủ tục nhập kho hay xuất thẳng, kế toán ghi sổ danh điểm vật tư bằng cách cho mỗi loại vật tư một danh mục và một mã số riêng. Sổ danh điểm vật tư có mẫu như sau:
Bảng 3.1: Sổ danh điểm vật tư
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ STT Danh điểm vật tư Tên vật tư đơn vị tính Tên nhà cung cấp 1 2 Xi măng XM 01 XM01 ... XMNS XMBS ... Tấn Tấn Tấn ... Nhà máy XMNS Nhà máy XMBS .... Trong đó: 01-Mã vật liệu chính. 02-Mã vật liệu phụ.
Cứ sau mỗi lần nhập nguyên vật liệu, thủ kho và kế toán tiến hàng điền các thông tin của nguyên vật liệu vào Sổ danh điểm vật tư. Đến cuối mỗi tháng, quý kế toán và thủ kho tiến hành kiểm tra giữa sổ danh điểm vật tư và thực tế.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc cấp phát vật tư vào sản xuất, kiểm tra được số vật liệu tiêu hao cho công trình, hạng mục công trình là đúng định mức hay vượt định mức tiêu hao, Công ty nên sử dụng Phiếu xuất vật tư theo hạn mức: Mẫu số 04 – VT (Biếu số 3.2).
Biếu số 3.2
Đơn vị:… Mẫu số 04-VT
Địa chỉ:… Ban hành theo QĐ số 1864/1998/QĐ-BTC Ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài chính
PHIẾU XUẤT VẬT TƯ THEO HẠN MỨC Ngày…tháng…năm…. Nợ:…….. Có:…….. - Bộ phận sử dụng:……….. - Lý do xuất:……… - Xuất tại kho:……….
S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số ĐV T Hạn mức được duyệt trong tháng
Số lượng xuất Đơn
giá
Thành tiền
Ngày Ngày Ngày Cộng
A B C D 1 2 3 4 5 6 7
Cộng x x x x x x x x
Ngày…tháng…năm… Người nhận Phụ trách bộ phận sử dụng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Việc sử dụng Phiếu xuất kho theo hạn mức sẽ giúp cho Công ty quản lý được chặt chẽ hơn việc sử dụng nguyên vật liệu ở các công trình đồng thời sẽ hạn chế được những hao hụt, mất mát, nếu có hao hụt mất mát thì việc kiểm tra phát hiện cũng dễ dàng hơn.
Hiện nay, ở Công ty cổ phần Bạch Đằng 8 thực hiện kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đúng theo chế độ kế toán Doanh nghiệp xây lắp ban
hành theo quyết định 1864/1998/QĐ/BCT ngày 16/12/1998 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Có nghĩa là, trị nguyên vật liệu đưa vào sử dụng cho thi công, kế toán ghi vào bên nợ TK 621. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ trị giá nguyên vật liệu đã xuất dùng cho thi công sang TK154 để tổng hợp chi phí sản xuất xây lắp. Và như vậy cuối kỳ nếu còn nguyên liệu chưa dùng hết vẫn kết chuyển sang TK154, và sẽ không đúng với chi phí thực tế.
Thêm vào đó, do Công ty sử dụng phần mềm kế toán với phương pháp tính nguyên vật liệu xuất dùng là phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập, nên khi nhập thì nguyên vật liệu được nhập bằng giá thực nhập nhưng đến cuối tháng số nguyên vật liệu còn lại cuối kì sẽ có giá là giá bình quân. Sang tháng sau, khi xuất dùng số nguyên vật liệu này thì giá của nguyên vật liệu không đúng với giá thực nhập. Điều này làm cho việc tính giá nguyên vật liệu xuất dùng không chính xác.
Để chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đúng với trị giá nguyên vật liệu đã sử dụng phục vụ cho thi công, em đề xuất:
- Thứ nhất: Cuối kỳ, nếu còn chi phí chưa dùng hết ở công trình để lại dùng cho kỳ sau. Kế toán điều chỉnh nguyên vật liệu theo một trong hai phương pháp.
+Phương pháp 1:phương pháp ghi số âm.
Nợ TK621: Trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ để dùng cho kỳ sau Có TK152: Trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ để dùng cho kỳ sau +Phương pháp 2: phương pháp ghi đảo.
Nợ TK152: Trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ
Có TK621: Trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ Sang đầu kỳ sau, kế toán ghi:
Nợ TK621: Trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ trước dùng cho kỳ này CóTK152: Trị giá nguyên vật liệu còn lại cuối kỳ trước dùng cho kỳ này.
-Thứ hai: ở Công ty khi thu hồi phế liệu do việc sử dụng ván khuôn, cốt pha, cọc chống đã ghi giảm chi phí sản xuất xây lắp trên TK154, đúng theo chế độ kế toán Doanh nghiệp xây lắp. Song, chúng ta thấy rằng đây là khoản thu được do việc sử dụng nguyên vật liệu đặc trưng trong xây lắp. Vì vậy, em đề xuất:
Khi có phế liệu thu hồi trong qúa trình thi công do việc sử dụng nguyên vật liệu, kế toán ghi:
Nợ TK111, 152: Trị giá phế liệu thu hồi . CóTK621: Trị giá phế liệu thu hồi.
-Thứ ba: Cuối kỳ, kế toán tính và kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
[ơ
Kế toán ghi:
Nợ TK154: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Có TK621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.