I. Hoạt động tổ chức thu mua lạc xuất khẩu
4.Công tác tổ chức thu mua lạc.
4.1. Xây dựng bộ máy thu mua và hoạch định chiến lược thu mua lạc
Dựa vào đặc điểm của thị trường cung cấp lạc và của chủng loại lạc, Công ty phải có những cán bộ thu mua chuyên trách để quen với thị trường, nắm rõ đặc điểm của mặt hàng. Công ty đã tổ chức bộ máy thu mua theo kiểu chuyên doanh mà cụ thể là tổ chức thành các phòng ban xuất nhập khẩu chuyên về mặt hàng lạc.Nhờ vậy không chỉ phát huy tác dụng tích cực ở khâu thu mua tạo nguồn mà còn gắn liền hoạt động mua bán với nhau để tránh tình trạng tồn đọng hàng hoá, gây ứ đọng vốn hoặc
xuống cấp về phẩm chất mặt hàng. Các phong chuyên doanh xuất khẩu lạc nhân trực tiếp cử cán bộ đi khai thác nguồn hàng trong phạm vi thị trường cung cấp.
Cùng với sự kết hợp của phòng kế hoạch thị trường và các phòng xuất nhập khẩu đề ra các chiến lược thu mua cụ thể của mình, sao cho có thể đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu khoán của Công ty và tăng lợi nhuận cũng như kinh doanh của mình. Nhìn chung, chiến lược kinh doanh mặt hàng phải xét đến những chỉ tiêu sau:
* Chỉ tiêu về thị trường:
+ Nghiên cứu dự đoán nhu cầu trên thị trường để xác định chiến lược thu mua tạo nguồn cụ thể.
+ Phải xác định rõ: bán hàng được thì mới mua hàng
+ Phải nắm chắc nhu cầu tiềm năng và giá cả mặt hàng lạc trên thị trường trong và ngoài nước.
+ Nghiên cứu, nắm chắc nguồn hàng lạc, khả năng sản xuất và địa bàn sản xuất cuả mặt hàng này.
+ Phải tập trung vốn ngay từ đầu mùa vụ để thu mua lạc ở cả ba miền đất nước.
+ Tìm thị trường thương nhân tiêu thụ lớn, đáp ứng cho việc cung cấp hàng.
+ Lo đủ các thủ tục cần thiết cho công việc giao hàng từng tháng, từng quý, từng mùa vụ.
* Chỉ tiêu về sản phẩm.
+ Tiêu chuẩn hoá về chất lượng, phù hợp với yêu cầu của khách hàng nhập khẩu, có sự hướng dẫn về kỹ thuật đối với các cơ sở sản xuất, cung ứng.
+ Chú ý đến mẫu mã, bao bì đóng gói hàng, đáp ứng yêu cầu đẹp về hình thức, đảm bảo về yêu cầu bảo quản hàng hóa, bao bì phải phù hợp với các tính chất hoá học, sinh học của mặt hàng lạc…
* Chỉ tiêu về giá cả:
+ Thiết lập mối quan hệ vững chắc với bạn hàng nhằm ổn định nguồn hàng và giá cả.
+ Chú trọng đến các khâu tổ chức thu mua sao cho phù hợp để giảm chi phí thu mua tạo nguồn hàng và tổ chức động viên cán bộ công nhân viên chuẩn bị tinh thần và quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ trong mọi thời điểm mùa vụ.
+ Tổ chức các kênh thu mua phù hợp để tối thiểu hoá chi phí vận chuyển.
4.2. Tổ chức thực hiện công tác thu mua lạc
Công tác thu mua nguồn lạc xuất khẩu được thực hiện theo trình tự các bước sau:
Đây là vấn đề trung tâm, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại trong kinh doanh. Chỉ có nắm chắc nhu cầu mới có thể thực hiện tốt công tác thu mua lạc xuất khẩu. Căn cứ của việc xác định nhu cầu là dựa trên các hợp đồng ngoại thương, dựa trên các đơn đặt hàng của khách hàng nước ngoài để xác định xem Công ty có đáp ứng được các yêu cầu đó không, từ đó tìm ra các cơ sở nguồn hàng phù hợp.
Bước 2: Xây dựng đơn hàng.
Dựa trên cơ sở đã xác định nhu cầu, Công ty tiến hành tập hợp đơn hàng bao gồm các điều kiện về số lượng, chất lượng, giá cả,… biến đơn hàng ngoại thương thành các đơn hàng của Công ty. Thông thường tổng của giá thu mua cộng với các chi phí xuất khẩu phải thấp hơn giá bán từ 2 – 5% giá trị đơn hàng.
Bước 3: Lựa chọn khu vực thị trường và nhà cung ứng.
Sau khi xây dựng các đơn hàng thu mua, Công ty tiến hành xem xét trong cả nước xem tại thời điểm đó thì khu vực thị trường nào là có khả năng đảm bảo một cách tốt nhất các điều kiện đề ra để từ đó lựa chọn khu vực thị trường cho có ích.
Thông thường, ở Công ty, chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh phụ trách khu vực phía Nam, Công ty mẹ phụ trách khu vực miền Bắc và miền Trung. Do điều kiện địa lý và loại hình vận tải của nước ta còn nhiều khó khăn nên các đơn vị trực thuộc Công ty chỉ nghiên cứu khu vực thị trường mà mình phụ trách. Còn về nhà cung ứng thì Công ty dựa
trên cơ sở điều kiện của các đơn hàng, khả năng, độ tin cậy của nhà cung ứng đó theo các yếu tố để lựa chọn sau đây:
- Quy cách, phẩm chất (tạp chất, độ ẩm…) - Số lượng.
- Giá cả
- Thời gian giao hàng.
- Bao bì, ký mã hiệu (loại bao bì, màu sắc, trọng lượng bao bì bao nhiêu, kỹ mã hiệu như thế nào…)
Từ các nội dung trên Công ty tìm hiểu khả năng đáp ứng của các đơn vị cung ứng, trên cơ sở so sánh giữa các đơn vị với nhau để lựa chọn ra những nhà cung ứng tốt nhất.
Bước 4: Tổ chức ký kết hợp đồng mua bán.
Sau khi đã lựa chọn nhà cung ứng, bước tiếp theo là ký kết hợp đồng trên cơ sở các đơn hàng của Công ty và giấy chào hàng của nhà cung ứng.
Bước 5: Tổ chức tiếp nhận, vận chuyển, bảo quản.
Các nhân viên thu mua phải xuống cơ sở kiểm tra chất lượng hàng hoá đồng thời họ cũng phải có hướng dẫn về kỹ thuật cho các cơ sở để đảm bảo nguồn hàng đạt đúng các quy cách đề ra trong hợp đồng ngoại thương. Sau đó tiếp nhận hàng hoá tại các điểm giao hàng cụ thể. Tùy từng hợp đồng mà các nhân viên tiếp nhận hàng tại các địa điểm sau: - Giao hàng tại cảng:
- Giao tận kho của Công ty.
- Giao hàng tại cơ sở của các nhà cung ứng.
Dù có giao hàng theo hình thức nào đi chăng nữa thì việc bảo quản hàng hoá là khâu tối quan trọng đối với mặt hàng lạc. Đặc biệt là đối với phương thức giao hàng tận kho của Công ty, khi nhập hàng vào kho mà chưa xuất ngay thì kho hàng phải đảm bảo các điều kiện sau:
- Kho hàng phải thông thoáng, khô ráo.
- Nhiệt độ phải phù hợp với tính chất của mặt hàng không được quá nóng hay quá lạnh làm cho sản phẩm bị biến chất.
- Vệ sinh kho hàng thường xuyên để tránh các loại vi khuẩn, côn trùng, nấm mốc…,hoạt động.
Bước 6: Thanh lý hợp đồng
Thực chất mà nói, Công ty chỉ có nhiệm vụ thanh toán với nhà cung ứng khi đã nhận đủ hàng hoá theo các điều kiện giao kèo. Khi các hợp đồng thu mua được tính toán về tài chính xong, thì hợp đồng được thanh lý. Trong quá trình thanh lý, nếu có vướng mắc gì thì hai bên cùng phải xem xét để cùng đi đến thoả thuận, thống nhất xem trách nhiệm thuộc về bên nào. Nếu khúc mắc không được giải quyết thì phải kiến nghị đưa ra trọng tài kinh tế cấp có thẩm quyền để xem xét, giải quyết.