2.1.4.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Sơ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Mỹ Lan
(Nguồn: Phòng Hành chính – Nhân sự) 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ tại mỗi bộ phận
Giám đốc: Là người đại diện pháp lý của công ty, có quyền hành cao nhất toàn
quyền quyết định mọi vấn đề của công ty. Giám đốc điều hành hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao.
Giám đốc quyết định việc xây dựng chiến lược phát triển, phương án kinh doanh và chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh cũng như đảm bảo thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước.
Phó iám đốc: Là người giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực của công ty
theo sự phân công của Giám đốc công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc, trước pháp luật về những công việc được phân công hoặc ủy quyền.
Phòng kinh doanh: Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc về công
tác bán và tiếp thị các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Giám đốc Phòng kinh doanh Phòng tài chính - kế toán Phòng hành chính - nhân sự Phòng kế hoạch - quản lý kho Phó giám đốc
26
Phòng kinh doanh có các nhiệm vụ như sau: Nghiên cứu thị trường, nhu cầu cũng như thị hiếu của khách hàng từ đó xây dựng kế hoạch kinh doanh; Ký hợp đồng và thực hiện các giao dịch buôn bán với khách hàng; Đại diện cho công ty làm việc với khách hàng, các nhà cung cấp đầu vào về chi tiết các điều khoản trong hợp đồng, từ đó kết hợp với “phòng Kế hoạch – quản lý kho” để lên phương án nhập hàng, lưu kho và giao hàng cho khách.
Phòng Tài chính – kế toán: Là phòng ban có chức năng tham mưu và giúp việc
cho Ban giám đốc trong việc tổ chức công tác kế toán, tài chính.
Các hoạt động tại đây bao gồm: Giám sát mọi hoạt động kinh doanh dưới hình thái tiền tệ, hạch toán các khoản chi phí để xác định kết quả kinh doanh; Tổ chức, theo dõi chặt chẽ chính xác tài sản và nguồn vốn của công ty; Theo dõi công nợ và thường xuyên đôn đốc để thanh toán công nợ; Cung cấp thông tin kịp thời và chính xác về sản xuất, kinh doanh cho Ban giám đốc.
Bên cạnh đó, phòng Tài chính – kế toán cũng phải thực hiện các nghiệp vụ kế toán khác như: Thanh toán các chi phí hoạt động, chi phí phục vụ sản xuất kinh doanh và chi phí đầu tư các dự án quy định; Quyết toán các hợp đồng kinh tế; Thực hiện và theo dõi công tác tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ đối với công nhân viên trong công ty; Bảo quản và lưu trữ các tài liệu kế toán, tài chính, chứng từ có giá của công ty
Phòng Hành chính – nhân sự: Là bộ phận thực hiện các công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan hệ công chúng của công ty
Phòng này thực hiện các nhiệm vụ tổng hợ về hành chính, văn thư, tiếp nhận và lưu trữ văn bản, tham mưu cho BGĐ xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời; Cấp phát văn phòng phẩm cho các phòng ban trong công ty; Quản lý con dấu, chữ kí theo quy định; Cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, sao lưu các văn bản của cấp trên theo quy định của Ban giám đốc.
Ngoài ra, phòng Hành chính – nhân sự còn chịu trách nhiệm tổ chức, tuyển dụng nhân viên theo nhu cầu của công ty tuân theo quy định pháp luật; Tiến hành kiểm tra, nhận xét và đánh giá năng lực cán bộ nhân viên định kì thường xuyên từ đó đề xuất ý kiến chính xác, kịp thời, khách quan trong việc quản lý sử dụng, khen thưởng, kỷ luật nhân viên công ty.
Phòng Kế hoạch – quản lý kho:
Chịu trách nhiệm tổng hợp và nghiên cứu hồ sơ, các điều khoản trong mỗi hợp đồng để tham mưu cho giám đốc về kế hoạch xuất, nhập hàng hóa, lưu kho; Xây dựng, phân bổ nguồn vốn đầu tư cho các kế hoạch kinh doanh; Quản lý các sản phẩm, xuất
27
nhập sản phẩm qua bất cứ nguồn nào đều phải lập hóa đơn chứng từ có đủ chữ ký ghi trên hóa đơn.
Bên cạnh đó, phòng Kế hoạch – quản lý kho còn có nhiệm vụ kết hợp với phòng kinh doanh tiến hành gặp gỡ và đàm phán với khách hàng về kế hoạch giao hàng cũng như thời gian, số lượng và phương tiện vận tải hàng hóa.