- Xác định nhu cầu tuyển dụng : Thực tế các bộ phận phòng ban trong công
ty khá ổn, nhu cầu tuyển dụng không nhiều. Chỉ riêng phòng kinh doanh và nhà máy có nhiều biến động về nhân sự. Sau khi thực hiện tái cơ cấu, việc bố trí và sử dụng nhân lực có thay đổi. Cần bổ sung nhân sự cho hai bộ phận này, mặt khác công ty thực hiện cắt giảm nhân sự bên bộ phận hỗ trợ kinh doanh. Nhu cầu tuyển dụng được xác định theo hai chiều: từ dưới lên và từ trên xuống.
+ Với quy trình từ dưới lên :
Bước 1: Phòng ban/ bộ phận chức năng đề nghị tuyển dụng chuyển cho phòng nhân sự bằng phiếu đề xuất tuyển dụng
Bước 2: Phòng nhân sự tập hợp yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban, lập kế hoạch tuyển dụng chuyển yêu cầu cho Ban Giám Đốc/ người được ủy quyền xét duyệt
Bước 3: Ban giám đốc phê duyệt kế hoạch (bao gồm cả chỉ tiêu tuyển dụng, yêu cầu về trình độ, chất lượng ứng viên…)
+ Với quy trình từ trên xuống :
Bước 1: Căn cứ vào chiến lược phát triển và kế hoạch hoạt động hoặc các yếu tố khác phát sinh trong quá trình phát triển nhân sự, Ban Giám Đốc/ người được ủy quyền xác định nhu cầu tuyển dụng cho toàn công ty.
Bước 2: Bộ phận nhân sự sẽ chi tiết hóa và chuyển thông tin đến các bộ phận có liên quan để biết và tham gia thực hiện kế hoạch.
Nhận xét:
Cách xác định nhu cầu nhân sự từ trên xuống và từ dưới lên giúp tăng tính linh hoạt và chủ động chuẩn bị nhân sự của mỗi phòng. Các phòng không bị gò bó về số lượng nhân sự khi xảy ra trường hợp quá tải công việc. Với quy trình từ bên dưới áp dụng khi tuyển dụng diễn ra tự phát, không có kế hoạch trước, nhân sự hiện tại đang quá tải công việc cần thêm người lao động để chia sẻ công việc. Khi đó, các phòng ban tự đề xuất với phòng Hành Chính. Phòng Hành Chính xin ý kiến Ban Giám Đốc phê duyệt, sau đó tiến hành các bước của quy trình tuyển dụng. Chính vì thế quy trình xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty cũng không phức tạp, không bị cứng nhắc. Theo xử lý số liệu điều tra của tác giả có tới 86% nhân viên hài lòng với cách xác định nhu cầu tuyển dụng của Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Công Nghiệp Á Châu.
- Tiêu chuẩn tuyển dụng : Dựa trên kết quả của phân tích công việc từ bảng mô
tả công việc và bảng tiêu chuẩn từng công việc cụ thể của từng vị trí, cán bộ phòng hành chính sẽ xây dựng hệ thống tiêu chuẩn tuyển dụng cho từng vị trí. Có thang điểm từ 1,2,3,4,5 công khai cho mỗi tiêu chí tuyển dụng.
- Ngoại hình, tác phong, giao tiếp, tính cách, thái độ - Ngoại ngữ, năng lực và kiến thức.
- Kỹ năng cá nhân khác (quản lý lãnh đạo) - Kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ.
- Kiến thức, kỹ năng khác: Tinh thần hợp tác, giải quyết vấn đề, kỹ năng thích ứng , nắm bắt công việc, phân tích thông tin…
Nhận xét
Công ty quan tâm đến từng khâu nhỏ để triển khai các bước trong suốt quá trình sơ tuyển phỏng vấn. Các chỉ tiêu sơ tuyển, phỏng vấn được cụ thể hóa từng thang điểm làm cơ sở để khi đánh giá và ra quyết định tuyển dụng, tăng tính chính xác khi chọn người phù hợp với công việc. Việc đánh giá mang tính khách quan hơn và không bị chi phối bởi yếu tố cảm tính chủ quan.
- Kế hoạch chi tiết khác:
Phương án tuyển dụng : Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Công Nghiệp Á Châu thường sử dụng phương án tuyển dụng qua phỏng vấn trực tiếp. Khi công ty có nhu cầu tuyển nhân sự cấp cao sẽ tiến hành hai vòng phỏng vấn : Vòng 1 có sự tham gia của chuyên viên tuyển dụng và trưởng phòng nhân sự, qua vòng 1 ứng viên sẽ có phỏng vấn ngắn với trưởng bộ phận công ty trong 10-20 phút. Tuyển nhân sự cấp thấp chỉ cần một vòng phỏng vấn trực tiếp với chuyên viên tuyển dụng hoặc có cả trưởng phòng nhân sự. Căn cứ trên số lượng, chất lượng của các ứng viên phòng Hành Chính phối hợp cùng với các phòng ban chuẩn bị nội dung cho việc thi tuyển nhân sự theo một số hoặc tất cả các phương thức thi tuyển sau đây:
+ Tuyển qua hồ sơ (lao động đơn giản :tạp vụ, lao công, bảo vệ, công nhân..) + Kiểm tra kiến thức tay nghề.
+ Kiểm tra kỹ năng, trình độ chuyên môn.
+ Phỏng vấn: là hình thức cuối cùng và bắt buộc với tất cả các vị trí (trừ lao động đơn giản)
Thành lập hội đồng tuyển dụng có thể từ một đến bốn người gồm: Trưởng phòng Hành Chính, chuyên viên tuyển dụng, trưởng bộ phận cần nhân sự, thư ký hỗ trợ.
Nhận xét:
Kế hoạch từng bước khi tiến hành tuyển dụng được nêu ra cụ thể, chi tiết. Ngân sách tuyển dụng: Không quá tốn kém vì công ty sử dụng phương thức truyền thông tuyển mộ qua web công ty, các web đăng tuyển việc làm miễn phí hoặc có phí thì cũng
không quá nhiều, qua sự giới thiệu của bạn bè, hay phát tờ rơi. Công ty không bị mất phí cho việc thuê trung gian tuyển ứng viên hay thuê địa điểm phỏng vấn.
Bảng 3.2 Thống kê về chi phí tuyển dụng Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Công Nghiệp Á Châu
STT Năm 2011 2012 2013
1 Số lượng tuyển dụng 15 17 13
2 Chi phí tuyển dụng (triệu đồng) 3,4 5,1 6
3 Chi phí tuyển dụng 1 người 0.226 0,3 0,46
(Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp) Nhận xét:
Dựa vào bảng thống kê trên cho thấy chi phí tuyển dụng của công ty khá ít. Năm 2011, 2012 và 2013 chi phí tuyển dụng cũng chỉ ở mức ngang nhau bởi nhu cầu tuyển dụng chủ yếu là công nhân cho nhà máy. Đối tượng lao động này khá dễ kiếm, không mất quá nhiều thời gian và chi phí tuyển dụng. Ngoài ra hàng năm công ty cũng tuyển thêm nhân viên hỗ trợ kinh doanh và nhân viên văn phòng họ cũng là ứng viên dễ kiếm, chỉ cần truyền thông trên các web là có thể dễ dàng tiếp cận được. Năm 2013 có tuyển thêm nhân viên kế toán nhưng là người thân trong công ty giới thiệu nên cũng không cần mất phí. Khảo sát cho thấy có 81% đồng ý và hài lòng với kế hoạch cũng như ngân sách của công ty sử dụng cho công tác định danh công việc tuyển dụng