3.1.1. Cỏ iải phỏp để õ ao hất lượ sả phẩ thụng tin – thư việ hiệ ú. * Nõng cấp hệ th ng mục lụ điện tử, OPAC, WEB_OPAC:
Hiện nay, TVHN đó cú ố lượng CSDL và biểu ghi lớn, bao quỏt hầu hết nguồn lực thụng tin cú tại thư viện. Vỡ vậy khi chuyển sang sử dụng mục lục điện tử, người dựng tin cú thể tỡm kiế được những tài liệu phự hợp nhu cầu của mỡnh một cỏch nhanh chúng và chớnh xỏc nhất. Hơn thế, cựng với túm tắt tốt và chỉ dẫn liờn kết tài liệu liờn quan, người dựng tin cú thể nắ được nội dung tài liệu mỡnh tỡ được mà khụng cần lấy sỏch, tiết kiệm thời gian, cụng sức cho cả người dựng tin và cỏn bộ thư viện, đồng thời cú thể tỡ được cả những tài liệu khỏc liờn quan đến nhu cầu tin ỡnh. Đõy là ột lợi thế lớn của mục lục điện tử, OPAC so với hệ thống mục lục truyền thống.
Điểm yếu của hệ thống mục lục điện tử là phụ thuộc nhiều vào cơ ở vật chất, trang thiết bị mỏy tớnh, phần mề , đường truyền, nguồn điện. Đối với cỏc yếu tố như trang thiết bị, đường truyền, lưới điện, TVHN hiện nay đó đảm bảo một cỏch tương đối đầy đủ. Riờng về hệ thống phần mề thư viện, TVHN hiện nay đang ử dụng hai phần mềm là ISIS và ILIB. Cả hai phần mề này tuy đó phỏt huy hiệu quả trong thời gian đầu ứng dụng CNTT, nhưng tới nay đó bộc lộ những khiếm khuyết khú thể khắc phục ngay như: hụng hỗ trợ xử lý, quản lý đối với cỏc loại hỡnh tài liệu hiện đại (tài liệu õm thanh, hỡnh ảnh, toàn văn) hoặc tỏ ra quỏ nặng nề, khụng thõn thiện với cỏn bộ thư viện, giới hạn về mức độ quản lý tài liệu. Hiện tại, nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất, TVHN đó quyết định lựa chọn phần mề thư viện LIBOL làm phần mềm chớnh thức thay thế cả hai loại phần mềm trờn. Cỏc sản phẩm thụng tin hiện đại sẽ được tạo lập và cung cấp dựa trờn sử dụng phần mềm mới này, trong đú cú cả hệ thống mục lục điện tử, OPAC, WEB_OPAC.
Trước mắt, để cú được một mục lục điện tử đảm bảo chất lượng thụng tin, TVHN cần cú kế hoạch chỉnh lý lại toàn bộ hệ thống mục lục đó cú. Đặc biệt là
69
chuẩn bị cho qua trỡnh chuyển đổi mục lục điện tử từ mục lục được biờn mục theo chuẩn ISBD truyền thống sang mục lục biờn mục theo chuẩn AACR2, chuẩn biờn mục mang tớnh quốc tế và hiện đó được ỏp dụng khỏ phổ biến ở Việt Nam hiện nay. Việc chuyển đổi này đó được một số thư viện lớn nghiờn cứu, tỡm giải phỏp và ứng dụng thành cụng vào quỏ trỡnh chuyển đổi, điển hỡnh là Trung tõm thụng tin – thư viện Trường Đại học Bỏch khoa Hà Nội.
* Củng c , bổ sung hệ th ng mục lục phiếu.
Mặc dự trong thực tế, hầu hết cỏc thư viện hiện đại đều khụng cũn sử dụng hệ thống mục lục phiếu nữa, tuy nhiờn tại TVHN hệ thống mục lục phiếu vẫn đúng ột vai trũ quan trọng, là một cụng cụ tra cứu hữu hiệu, thõn thiện, quen thuộc và dễ sử dụng với bạn đọc. Vỡ vậy trong thời gian tới, việc củng cố, bổ sung, sửa chữa hệ thống mục lục vẫn rất cần thiết. Thư viện cần cú kế hoạch thường xuyờn thay thế, sửa chữa những phiếu đó cũ, rỏch, rà oỏt lại những phiếu đó ất để bổ sung mới.
Tại cỏc thư viện quận, huyện hoặc thư viện cơ ở thuộc địa bàn Hà Nội, do đặc điểm nguồn inh ph , cơ ở vật chất và nhõn lực cũn nhiều hú hăn, chưa thể tiến hành hiện đại húa thư viện thỡ mục lục phiếu cú thể coi là một cụng cụ tỡm tin quan trọng và hiệu quả. TVHN nờn cú kế hoạch liờn kết với cỏc hệ thống cỏc thư viện này để giỳp họ xõy dựng hệ thống mục lục phiếu tra cứu tỡm tin hoặc cú thể cung cấp mới hệ thống phiếu mục lục cho họ.
Trong thời gian tới, cựng với việc hiện đại húa hoạt động thư viện, TVHN cần cú kế hoạch thay thế dần hệ thống mục lục phiếu bằng hệ thống mục lục điện tử, OPAC, WEB_OPAC.
* Nõng cao chất lượ ỏ thư ục.
Hiện nay cú nhiều ý kiến khỏc nhau về vai trũ của thư ục trong cỏc cơ quan thụng tin – thư viện hiện đại. Một số ý kiến cho rằng với sự phỏt triển và ứng dụng mạnh mẽ KHCN vào hoạt động thư viện như hiện nay thỡ việc cung cấp thư ục khụng cần thiết nữa. Nhưng nhiều ý kiến thỡ vẫn cho rằng thư ục vẫn là một cụng
70
cụ tỡm tin quan trọng, thuận tiện và thuận lợi cho người ng tin. Thư ục cũng là một sản phẩ trao đổi thụng tin quan trọng giữa cỏc cơ quan thụng tin với nhau.
Tại TVHN, thư ục vẫn là một sản phẩ thư viện được coi trọng và được bạn đọc đỏnh giỏ cao về chất lượng thụng tin cung cấp trong đú. Tuy nhiờn để đỏp ứng tốt hơn nhu cầu tin của người ng tin thỡ cỏc thư ục cần được cải tiến và nõng cao chất lượng theo hướng sau:
- Nõng cao chất lượng cỏc bài túm tắt với từng tài liệu, đảm bảo túm tắt tài liệu cú thể cung cấp cho người dựng tin những thụng tin cần thiết nhất về tài liệu đú. Nhờ vậy người dựng tin cú thể quyết định rằng cú cần tỡm kiếm tài liệu đú hay hụng.
- Nghiờn cứu cải thiện hỡnh thức của cỏc thư ục. Cỏc thư ục cần được in ấn với mẫu mó, hỡnh thức đẹp, thu hỳt được sự quan tõm của người dựng tin. Bổ sung thờm cỏc hỡnh ảnh liờn quan đến nội dung tài liệu, nội dung của thư ục (nếu đú là thư ục chuyờn đề).
- Chủ động xõy dựng cỏc thư ục theo từng lĩnh vực khỏc nhau cung cấp cho cỏc nhú đối tượng ỏc định. Vớ dụ: Thư ục tài liệu tham khảo cho sinh viờn chuyờn ngành thụng tin – thư viện, cỏc sinh viờn thuộc cỏc chuyờn ngành hỏc, Thư mục tài liệu cho ngành kinh tế, ngành điện tử, ngành CNTT...
- Cung cấp nhiều hơn nữa cỏc thư ục địa chớ. Phối hợp với cỏc thư viện quận, huyện, cỏc thư viện cơ ở để biờn soạn cỏc thư ục địa chớ về địa phương; Biờn soạn cỏc thư ục phục vụ lónh đạo bỏm sỏt cỏc sự kiện trọng đại hoặc những vấn đề nổi bật của Thành phố hoặc của đất nước.
- Tiến hành nghiờn cứu bổ sung, tỏi bản lại Bộ Tổng tập Thư ục Hà Nội, xuất bản Tổng tập ưới dạng ỏch, đĩa CD, phỏt hành rộng rói phục vụ nhu cầu nghiờn cứu của người dõn.
- Tăng cường số lượng cỏc thư ục bài trớch bỏo, tạp ch ưới dạng toàn văn. Hướng tới, cỏc thư ục toàn văn ẽ là những dạng thư ục chớnh.
* Nõng cao chất lượng cỏc CSDL:
CSDL là đầu vào quan trọng của nhiều sản phẩm – dịch vụ thụng tin – thư viện hiện đại khỏc. Vỡ vậy nõng cao chất lượng CSDL khụng chỉ giỳp người dựng tin
71
tỡ được thụng tin cú chất lượng mà cũn giỳp cỏc sản phẩm – dịch vụ thư viện khỏc được xõy dựng trờn nền tảng cỏc CSDL này cú chất lượng cao hơn.
Nõng cao chất lượng CSDL cần chỳ trọng vào cỏc mặt sau:
- Nõng cao chất lượng cụng tỏc xử lý nội dung và hỡnh thức tài liệu trước khi nhập liệu. Đặc biệt chỳ trọng đến cỏc yếu tố tỏc giả, tờn tài liệu, phõn loại tài liệu phự hợp, túm tắt nội dung tài liệu đầy đủ, chớnh xỏc. Trỏnh nhầm lẫn, sai sút dẫn đến mất tin khi tỡm tin.
- Tăng cường cụng tỏc hiệu đ nh cỏc phiếu nhập tin (wor heet) trước khi nhập vào CSDL, kiểm soỏt lại sau khi nhập tin, trỏnh tỡnh trạng nhập sai, nhập sút, trựng lặp biểu ghi. Kiể oỏt để loại bỏ cỏc biểu ghi trựng nhau.
- Thống nhất cấu trỳc cỏc biểu ghi trong cỏc CSDL, tạo điều kiện chia sẻ thụng tin giữa cỏc CSDL với nhau, giữa cỏc cơ quan thư viện với nhau.
- Nõng cao kỹ năng cỏn bộ liệu, đảm bảo cú đủ kiến thức tốt về biờn mục để cú thể phỏt hiện sai sút trong biờn mục nguồn ngay trong quỏ trỡnh nhập mỏy; cú kỹ năng nhập liệu tốt, đảm bảo hạn chế tối thiểu việc nhập sai, sút thụng tin dẫn đến biểu ghi lỗi. Cú thể thành lập một bộ phận chuyờn nhập dữ liệu, hụng nờn để rải rỏc ở nhiều bộ phận khỏc nhau.
* i với cỏc sản phẩm thụng tin – thư viện khỏc: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tăng cường cung cấp thụng tin cho cỏc trang chủ, đặc biệt cỏc thụng tin về hoạt động thư viện, giỳp người dựng tin cú thể nắ được những hoạt động của thư viện, từ đú chủ động tham gia vào cỏc hoạt động thư viện. Cần bổ sung thờm hoặc giới thiệu nhiều hơn về cỏc dịch vụ - sản phẩ thụng tin o thư viện cung cấp. Điều tra bạn đọc cho thấy trang chủ ch nh là nơi à bạn đọc sử dụng thường xuyờn nhất để tỡm hiểu cỏc sản phẩm – dịch vụ thụng tin do TVHN cung cấp.
- Chỳ trọng chất lượng cỏc sản phẩ đặc biệt ành cho người khiếm thị như ỏch núi, CDROM. Nghiờn cứu cung cấp thư ục sỏch bằng chữ Braille cho người khiếm thị. Cần tiến hành điều tra nhu cầu thụng tin của nhú đối tượng người ng tin đặc biệt này để cú thể cung cấp cỏc sản phẩm thụng tin phự hợp với nhu cầu của họ.
72
- Thay đổi tư uy về hoạt động marketing cho hoạt động thư viện. TVHN cần chỳ trọng xõy dựng và cung cấp nhiều sản phẩ ang t nh ar eting để thu hỳt người õn đến với thư viện. Cỏc sản phẩm marketing cú thể là cỏc tờ rơi, đĩa CD, cỏc quà tặng cú logo, hoặc cõu khẩu hiệu (slogan) hoặc cỏc thụng tin giới thiệu về TVHN. Những sản phẩm marketing này tuy khụng cú giỏ trị về kinh tế với thư viện hay với bạn đọc, nhưng lại cú giỏ trị lớn trong quảng bỏ thư viện và thu hỳt người õn đến thư viện. Nếu thực hiện tốt, số lượng người dõn biết đến và sử dụng thư viện tăng lờn ẽ là cơ hội để TVHN tạo ra những sản phẩ thư viện hỏc đỏp ứng nhu cầu thụng tin của họ. Cũng cần chỳ trọng tới cỏc sản phẩm marketing dành cho cỏc cấp lónh đạo. Bờn cạnh chất lượng hoạt động thư viện thỡ những sản phẩm thư viện cú thể là thay đổi quan niệm của cỏc cấp lónh đạo đối với vai trũ và vị trớ của thư viện núi chung, TVHN núi riờng.
3.1.2. Nhữ iải phỏp õ ao hất lượ dị h vụ thụ ti – thư việ hiệ ú. * i với những dịch vụ thư việ đó được bạ đọ đỏ h iỏ ao hư dịch vụ đọc tại chỗ và ượn về, bờn cạnh việc tiếp tục đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cũng cần chỳ ý nõng cao chất lượng dịch vụ theo những hướng sau:
- Bổ sung thờm nhiều tài liệu cú giỏ trị, đủ để đỏp ứng nhu cầu của người dựng tin và của người dõn Thủ đụ. Hiện nay số lượng tài liệu mà TVHN cú là xấp xỉ 700.000 tài liệu. Như vậy tớnh trung bỡnh mới chỉ đạt 0,1 cuốn ỏch / người dõn. Chỉ số này là quỏ thấp so với chỉ tiờu chung của toàn ngành thư viện cụng cộng hiện nay (0,3 cuốn ỏch / người dõn) và so với mục tiờu chung nă 2020 (0,7 cuốn sỏch / người dõn). TVHN cần cú những kế hoạch rừ ràng theo từng giai đoạn để nõng cao số lượng bản sỏch bằng nhiều nguồn lực hỏc nhau. Đảm bảo cú đủ nguồn lực thụng tin đỏp ứng nhu cầu bạn đọc trong thời gian tới.
- Thanh lý những ỏch đó cũ nỏt, hết giỏ trị sử dụng khỏi kho tài liệu của thư viện. Hiện nay, một trong những vấn đề của TVHN là hụng đủ hụng gian để chứa toàn bộ tài liệu của thư viện. Với việc thanh lọc bớt những tài liệu đó cũ nỏt và hết giỏ trị sử dụng, khụng chỉ đe lại khụng gian cho sắp xếp tài liệu mới mà cũn tăng t nh hấp dẫn với người dựng tin. Đõy cũng cần được coi là một đặc trưng
73
của hệ thống thư viện cụng cộng khi muốn thu hỳt người dõn đến sử dụng cỏc dịch vụ thư viện.
- Cần nhanh chúng tiến hành hiện đại húa hõu ượn trả tài liệu của người dựng tin. Hiện nay TVHN vẫn tiến hành thủ tục ượn trả thủ cụng, bạn đọc đưa tài liệu cho cỏn bộ thư viện ghi sổ ượn, phiếu ượn hoặc làm thủ tục trả tài liệu. Điều này làm tốn nhiều thời gian và cụng sức chờ đợi cho cả cỏn bộ thư viện và cho bạn đọc. Hiện đại húa hõu ượn trả tài liệu bằng ỏp dụng mó vạch, thẻ từ sẽ nõng cao hiệu quả hoạt động của cỏn bộ thư viện, rỳt ngắn thời gian chờ đợi của người dựng tin. Tiến tới nữa là người dựng tin sẽ tự tiến hành cỏc thủ tục ượn trả tại cỏc io ượn trả tự động mà khụng cần đến sự phục vụ của cỏn bộ thư viện nữa. Điều này cú ý nghĩa trong việc giỳp cỏn bộ thư viện cú thể dành nhiều thời gian và cụng sức cho những cụng việc chuyờn mụn khỏc, tiết kiệ được nhiều kinh phớ và nhõn lực trong hõu ượn trả (bằng rỳt bớt cỏn bộ phục vụ). Đồng thời cũng cú ý nghĩa trong nõng cao ý thức của người dựng tin, giỳp họ chủ động tham gia vào cỏc hoạt động của thư viện, chủ động ượn trả tài liệu thư viện vào bất cứ khi nào họ cú thể mà khụng cần tới sự phục vụ của cỏn bộ thư viện nữa.
* Nõng cao chất lượng dịch vụ cung cấp tài liệ đa phươ tiện: Nõng cấp chất lượng dịch vụ này là một yờu cầu quan trọng, thậm chớ mang tớnh chất sống cũn đối với cỏc thư viện trong thời đại cụng nghệ thụng tin. Việc quan tõm một cỏch đỳng ức và đầy đủ tới nõng cao chất lượng dịch vụ cung cấp tài liệu đa phương tiện sẽ giỳp thư viện phỏt triển và thu hỳt được nhiều người ng tin đến với thư viện. Nõng cấp dịch vụ cung cấp tài liệu đa phương tiện tại TVHN cú thể tiến hành theo cỏc hướng sau:
- Đầu tư inh ph bổ sung những tài liệu nghe nhỡn cần thiết theo yờu cầu của người dựng tin. Hiện nay TVHN hầu như chưa cú ự đầu tư cho phỏt triển nguồn lực tài liệu nghe nhỡn này, vỡ vậy số lượng tài liệu nghe nhỡn cú tại thư viện cũn khỏ khiờm tốn và phỏt triển rất chậm. Việc phỏt triển kho tài liệu nghe nhỡn cú thể đe đến sự hũa hợp giữa văn húa đọc và văn húa nghe nhỡn, là phong phỳ hơn cho ự lựa chọn tỡm kiếm thụng tin của người dựng tin.
74
- Xõy dựng cỏc CSDL về tài liệu nghe nhỡn tạo điều kiện thuận lợi cho người dựng tin tỡm kiếm những tài liệu cần thiết nhanh chúng và thuận lợi. Đặc biệt cần tiến tới xõy dựng CSDL toàn văn về tài liệu nghe nhỡn phục vụ cụng tỏc địa chớ. Hiện nay cỏc tài liệu nghe nhỡn về Hà Nội rất nhiều, tuy nhiờn TVHN chưa quan tõ đến ưu tầm những tài liệu này. Cần nhanh chúng xõy dựng kế hoạch để thu thập và đưa vào CSDL tài liệu nghe nhỡn của TVHN để phục vụ dài lõu những người cú nhu cầu nghiờn cứu về Hà Nội.
- Nhanh chúng đưa hệ thống trang thiết bị hiện đại à thư viện đó được Thành phố đầu tư lắp đặt đi vào hoạt động, đặc biệt là hệ thống trang thiết bị dựng cho tra cứu.
- Bố trớ lại hệ thống trang thiết bị dựng tra cứu tài liệu tại những nơi ph hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho người dựng tin tra cứu tài liệu.
- Nõng cấp đường truyền internet tốc độ cao, tiến tới sử dụng hệ thống cỏp quang để đảm bảo đường truyền mạnh mẽ, ổn định, từ đú tiến tới xõy dựng những dịch vụ giỏ trị cao trờn đú (v ụ dịch vụ Video Conference).
- Ngoài việc cung cấp hệ thống ỏy t nh để bạn đọc sử dụng cỏc dịch vụ thư viện, TVHN cũng cần xõy dựng hệ thống tra cứu đa điểm bằng bằng cụng nghệ