Cỏc sản phẩm thụng tin – thư viện do TVHN cung cấp cú thể chia làm cỏc nhúm sản phẩm chớnh sau:
+ Hệ thống mục lục.
+ Hệ thống ấn phẩm Thụng tin - Thư ục. + Cỏc CSDL tra cứu; Trang WEB.
+ Cỏc sản phẩm thư viện đặc biệt.
2.1.1. Hệ th ụ lụ :
Hệ thống mục lục tra cứu là một dạng sản phẩ thư viện cú vai trũ đặc biệt quan trọng trong tra cứu tỡm tin, phục vụ nhu cầu tỡm kiếm thụng tin, tài liệu của bạn đọc. Xột về mặt tớnh chất, cho tới nay cú hai hỡnh thức mục lục tra cứu đang tồn tại:
* Dạng mục lục tra cứu truyền thống: gồm cú mục lục dạng phiếu và mục lục dạng sỏch.
* Mục lục hiện đại: bao gồm cỏc mục lục online, OPAC.
Hiện tại TVHN vẫn đang ử dụng song song cả hai dạng mục lục tra cứu trờn.
2.1.1.1. Hệ thống cỏc mục lục dạng phiếu
Cú thể núi trong số cỏc sản phẩ thư viện mà TVHN cung cấp cho bạn đọc thỡ hệ thống mục lục tra cứu dạng phiếu chớnh là những sản phẩ đầu tiờn, cú vai trũ quan trọng và phục vụ bạn đọc cú hiệu quả nhất.
Hệ thống mục lục dạng phiếu là kết quả hỡnh thành một cỏch tự nhiờn từ quỏ trỡnh xử lý thụng tin, quỏ trỡnh mụ tả tài liệu, xử lý hỡnh thức tài liệu ban đầu. Hệ thống mục lục dạng phiếu (hay thường gọi là mục lục) là tập hợp cỏc đơn vị, cỏc phiếu mục lục được sắp xếp theo một trỡnh tự nhất định, phản ỏnh nguồn tin của một cơ quan thụng tin – thư viện.
Núi cỏch khỏc, mục lục là một tập hợp cú thứ tự cỏc điểm truy nhập, cựng với cỏc mụ tả thư ục, tới nguồn tài liệu của một cơ quan thụng tin – thư viện cụ thể.
33
Chức năng chủ yếu của hệ thống mục lục ch nh là giỳp người dựng tin tra tỡ được tài liệu một cỏch dễ dàng khi họ biết được thụng tin về tỏc giả, tờn tài liệu hoặc chủ đề của tài liệu; giỳp người tỡm tin biết được thư viện hiện đang lưu giữ những tài liệu nào của một tỏc giả nào đú về một chủ đề nào đú hoặc ưới một dạng ấn phẩ nào đú; giỳp họ cú thể lựa chọn một tài liệu dựa trờn lần xuất bản hoặc theo đặc trưng của tài liệu đú (nộidung hoặc chủ đề của tài liệu); ỏc định được vị tr lưu trữ tài liệu đú trong ho thư viện. Hệ thống mục lục cũng cú thể giỳp người dựng tin nắ được cú bao nhiờu tài liệu viết về nội dung mà họ đang tỡm kiếm.
Ưu điểm của hệ thống mục lục phiếu là cú tớnh linh hoạt cao trong việc phản ỏnh tài liệu mới bổ sung. Việc sử dụng hệ thống mục lục đơn giản, giỏ thành xõy dựng thấp, cụng tỏc bảo trỡ tương đối tiện lợi.
Trong cỏc thư viện truyền thống, Hệ thống mục lục được đỏnh giỏ là ột trong những sản phẩ thư viện quan trọng nhất, là cụng cụ tra cứu khụng thể thiếu trong cỏc thư viện. Núi về vai trũ và vị trớ của hệ thống mục lục với cỏc cơ quan thụng tin – thư viện, M. Bloo berg và G.E. Evan đó nhận ột: “Mục lục – sản phẩm chủ yếu của quỏ trỡnh biờn mục – là cụng cụ quan trọng vào bậc nhất trong thư viện. Khú cú thể hỡnh dung rằng cú thể sử dụng được một cơ quan thụng tin – thư viện dự chỉ cú trữ lượng tài liệu ở mức trung bỡnh, mà lại thiếu hệ thống mục lục”. [30, tr.38]. Núi vậy để thấy rằng, trong cỏc thư viện mang tớnh truyền thống thỡ hệ thống mục lục cú vai trũ quan trọng như thế nào. Và cho tới thời điểm hiện tại, hệ thống mục lục tại TVHN vẫn được coi là một cụng cụ tra cứu quan trọng và được bạn đọc sử dụng một cỏch thường xuyờn trong quỏ trỡnh tra cứu tỡm kiếm tài liệu.
Hệ thống mục lục tại TVHN gồm cú cỏc loại mục lục cơ bản:
+ Mục lục chữ cỏi: là hệ thống mục lục à trong đú cỏc phiếu mục lục được
sắp xếp theo tờn tỏc giả / tờn tài liệu của tài liệu được phản ỏnh.
+ Mục lục phõn loại: là loại mục lục trong đú cỏc phiếu mục lục được sắp
xếp theo cỏc lớp trong trật tự logic của một ơ đồ (khung/bảng) phõn loại nhất định. Sơ đồ này được gọi là ơ đồ / bảng phõn loại thư ục.
34
TVHN khụng xõy dựng hệ thống mục lục chủ đề như ột số cỏc thư viện lớn khỏc ở Việt Nam vẫn sử dụng.
Hệ thống mục lục chữ cỏi tại TVHN gồm cú mục lục chữ cỏi tờn tỏc giả và mục lục chữ cỏi tờn tài liệu. Trong mục lục chữ cỏi tờn tỏc giả, cỏc phiếu được xếp theo tờn tỏc giả và theo vần chữ cỏi từ A – Z. Mục lục chữ cỏi tờn tài liệu thỡ cỏc phiếu được xếp theo tờn của tài liệu và cũng theo vần chữ cỏi từ A – Z. Hệ thống mục lục chữ cỏi này được xếp theo cỏc ngụn ngữ hỏc nhau, như ục lục sỏch tiếng Việt, mục lục sỏch tiếng Nga, tiếng Phỏp, tiếng Anh, mục lục sỏch Hỏn Nụm.
Với hệ thống mục lục chữ cỏi tỏc giả, bạn đọc khi tỡm kiếm tài liệu cú thể tỡm thấy tất cả cỏc tài liệu của cựng một tỏc giả cú trong thư viện một cỏch nhanh chúng dễ dàng. Hệ thống mục lục chữ cỏi tờn tài liệu lại cú thể giỳp bạn đọc tỡm thấy cuốn tài liệu mà họ nhớ tờn một cỏch nhanh chúng nhất.
Hệ thống mục lục phõn loại tại TVHN gồm cỏc phiếu mục lục được xếp theo lớp trong trật tự logic của một bảng phõn loại nhất định, mà cụ thể ở đõy là bảng phõn loại 19 lớp o Thư viện Quốc gia biờn soạn. Với hệ thống mục lục phõn loại, bạn đọc cú thể tỡm kiếm mọi phiếu mục lục của cỏc tài liệu liờn quan đến cựng một nội dung mà họ tỡm kiếm một cỏch nhanh chúng, dễ dàng nhất. Trong mỗi lớp nội dung, cỏc phiếu lại được xếp theo thứ tự chữ cỏi để bạn đọc cú thể dễ tỡm kiếm cỏc tài liệu nếu như họ biết tờn tài liệu đú.
Riờng tại phũng Địa ch , cũng cú ục lục phõn loại, tuy nhiờn, hệ thống mục lục này lại khụng dựa trờn bảng phõn loại 19 lớp à được tạo lập dựa trờn bảng phõn loại địa chớ riờng do TVHN biờn soạn. Nhỡn chung cơ cấu cũng tương tự bảng 19 lớp nhưng cú nhiều điểm riờng dành cho việc phõn loại tài liệu địa chớ.
Trước đõy, cỏc phiếu mục lục được tạo lập một cỏch thủ cụng bằng viết tay hoặc đỏnh ỏy. Sau hi ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện, cỏc phiếu mục lục được xuất ra từ cỏc CSLD, vỡ thế việc tạo lập cỏc phiếu mục lục trở nờn nhanh chúng, thuận lợi cho cỏn bộ thư viện. Hệ thống mục lục vỡ vậy cũng được bổ sung hoàn thiện, đồng bộ và được cập nhật nhanh chúng hơn, phục vụ người tỡm tin hiệu quả hơn.
35
Hệ thống mục lục gồm cả mục lục chữ cỏi và mục lục phõn loại là một sản phẩ thư viện quan trọng giỳp bạn đọc TVHN tỡm tin, vỡ thế nờn hệ thống này đó được tổ chức một cỏch quy mụ, chi tiết và đầy đủ ở hầu hết cỏc phũng đọc của TVHN. Người dựng tin cú thể tra cứu tỡm tin tại cỏc phũng đọc khi cú nhu cầu. Riờng cỏc phũng ượn, do hỡnh thức ho ượn là kho mở, bạn đọc tự chọn tài liệu trong kho nờn khụng xõy dựng hệ thống mục lục tại kho này. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài hai loại mục lục trờn, cũn cú mục lục bài trớch bỏo – tạp ch . Đõy là mục lục dành riờng cho những người nghiờn cứu một nội dung nhất định nào đú. Cỏc phiếu mục lục trong mục lục trớch bỏo - tạp ch được xếp theo tờn bài trớch và được xếp theo cựng một chủ đề nhất định. Bảng 2.1: Hệ thống mục lục tại cỏc phũng phục vụ của TVHN Mục lục Phũng phục vụ Mục lục chữ cỏi (tờn tỏc giả) Mục lục chữ cỏi (tờn tài liệu) Mục lục Phõn loại Mục lục trớch bỏo – tạp chớ Phũng đọc mở Cú Cú Cú Khụng Phũng đọc tổng hợp Cú Cú Cú Khụng Phũng ượn Khụng Khụng Khụng Khụng Phũng Bỏo – Tạp chớ Khụng Khụng Khụng Khụng
Thư viện Thiếu nhi Cú Cú Cú Khụng
Thư viện khiếm thị Cú Cú Khụng Khụng
Phũng địa chớ Cú Cú Cú Cú
ỏ h iỏ hất lượng mục lục truyền th ng
Hiện nay, tuy TVHN đó ứng dụng CNTT trong hầu hết cỏc hoạt động thư viện, tuy nhiờn hệ thống mục lục phiếu truyền thống này vẫn cũn tồn tại và phỏt huy hiệu quả tra cứu tỡm tin của mỡnh.
2.1.1.2. Hệ thống mục lục điện tử, mục lục online, OPAC.
Bắt đầu từ nă 1982, TVHN bắt đầu trang bị mỏy tớnh và tiến hành xõy dựng hệ thống tra cứu điện tử đầu tiờn của mỡnh. Trong suốt thời gian từ đú đến
36
nay, TVHN khụng ngừng tớch cực ỏp dụng cụng nghệ thụng tin vào hoạt động nghiệp vụ của ỡnh. Bước đầu đó thu được một số kết quả khả quan.
Hiện tại TVHN đang ỏp ụng đồng thời hai phần mề thư viện là CDS/ISIS và SMILIB trong cụng tỏc quản lý và biờn mục tài liệu. Sắp tới, TVHN sẽ chuyển sang dựng phần mề LIBOL như là phần mềm chớnh thức thay thế cho cả hai phần mề đó ử dụng núi trờn. Trong quỏ trỡnh sử dụng cỏc phần mề trờn để quản lý và biờn mục tài liệu, TVHN đó õy dựng được nhiều CSDL với một số lượng lớn cỏc biểu ghi thư ục để bạn đọc tra cứu tài liệu một cỏch nhanh chúng. Nhờ cú cỏc CSLD phong phỳ với số lượng biểu ghi lớn cựng với sự ứng dụng CNTT-Internet vào hoạt động thư viện nờn TVHN đó bước đầu hỡnh thành hệ thống mục lục điện tử, OPAC, Web_PAC.
Mục lục điện tử chớnh là hệ thống mục lục dạng phiếu đó được điện tử húa (lưu trờn ỏy t nh, truyền qua mạng viễn thụng...). Người tỡm tin cú thể sử dụng ỏy t nh để truy cập trực tuyến (OPAC) vào hệ thống mục lục điện tử (hay cỏc CSDL) đặt ngay tại thư viện để tỡm kiếm thụng tin thụng qua phần mề thư viện ISIS hoặc SMILIB. Với việc sử dụng mục lục truy cập trực tuyến OPAC, người tỡm tin cú thể dễ dàng tỡm kiếm tài liệu theo nhiều điểm truy cập (theo tỏc giả, tiờu đề, chủ đề, từ húa...). OPAC cũng cho phộp người tỡm tin cú thể in kết quả, tải kết quả, lưu và uất kết quả tỡ được chuyển đến hũ thư điện tử của ỡnh. Điều này rất thuận tiện cho người tỡm tin trong việc lưu giữ kết quả tỡm tin.
Người tỡm tin của TVHN cũng cú thể truy cập hệ thống mục lục điện tử online 24/24h đặt trờn website của TVHN (www.thuvienhanoi.org.vn) để tỡm kiếm tài liệu mà họ muốn tỡm (WebOPAC). Đõy là ột cố gắng lớn của TVHN trong việc xõy dựng và cung cấp cho bạn đọc một cụng cụ tra cứu tiện lợi nhất trong điều kiện cơ ở vật chất CNTT của TVHN cũn chưa đỏp ứng được nhu cầu phỏt triển. Nhỡn chung, WebOPAC do TVHN cung cấp cũn hỏ đơn giản, tuy nhiờn cũng đó cung cấp cho người tỡm tin chức năng tra cứu tin theo nhiều điểm truy cập khỏc nhau (giống như OPAC). Với cụng cụ WebOPAC này, người tỡm tin cú thể tỡm
37
Dạng thủ cụng
Hiện đại
kiếm thụng tin về tài liệu vào bất kỳ lỳc nào, ở bất kỳ đõu, hụng nhất thiết phải đến tra cứu trờn hệ thống mỏy tớnh tại TVHN.
HèNH 2.1: Mễ HèNH TẠO LẬP MỤC LỤC PHIẾU
2.1.2. Hệ th ấ phẩ thư ụ .
Ấn phẩ thư ục là một loại sản phẩ thư viện quan trọng trong cỏc cơ quan thụng tin - thư viện đú là cơ quan thụng tin – thư viện truyền thống hay hiện đại. Ấn phẩ thư ục cú vai trũ quan trọng trong hoạt động thụng tin – thư mục núi chung tại cỏc thư viện.
Thư ục là một loại sản phẩm thụng tin – thư viện mà phần chớnh là tập hợp cỏc biểu ghi thư ục (cú thể cú hoặc khụng cú túm tắt, chỳ giải) được sắp xếp theo một trật tự ỏc định phản ỏnh cỏc tài liệu cú chung một hay một số dấu hiệu về nội
Nhập sỏch Xử lý hỡnh thức, nội dung tài liệu Viết phiếu (đỏnh ỏy phiếu) Xếp phiếu theo chữ cỏi (hoặc mụn loại) Đưa vào tủ mục lục Nhập biểu ghi trong CSDL worksheet Xuất ra phiếu mục lục OPAC (WebOPAC)
38
dung hoặc hỡnh thức của tài liệu. Cỏc cơ quan thụng tin – thư viện tạo lập thư ục với mục đ ch giới thiệu tài liệu mới xuất bản cú trong thư viện ỡnh hay thư viện hỏc, định hướng cho bạn đọc những sỏch, bỏo cần thiết để tự học, nõng cao trỡnh độ nghề nghiệp, trỡnh độ sản xuất, nghiờn cứu khoa học, giảng dạy... Khụng chỉ cú giỏ trị cung cấp thụng tin cho người dựng tin, cỏc ấn phẩ thư ục cũng cú giỏ trị ngay cả đối với cỏn bộ thư viện. Cỏc bản thư ục cú thể giỳp cho cỏn bộ thư viện tiến hành giới thiệu và hướng dẫn bạn đọc đọc sỏch hoặc cú thể dựa trờn danh mục tài liệu cú trong thư ục để tiến hành bổ sung những tài liệu thư viện à thư viện chưa biết, chưa bổ ung được.
Chớnh vỡ cú giỏ trị thực tiễn như vậy nờn cỏc ấn phẩ thư ục là một trong những loại sản phẩm thụng tin – thư viện được TVHN chỳ trọng, cung cấp cho bạn đọc một cỏch thường xuyờn. Hiện nay TVHN đang cung cấp cho người dựng tin những loại thư ục chớnh sau:
+ Thư ục giới thiệu sỏch mới: Đõy là loại ấn phẩ thư ục được TVHN cung cấp cho bạn đọc thường xuyờn nhất. Thư ục giới thiệu sỏch mới cú nhiệm vụ giới thiệu cho bạn đọc những tài liệu mới nhất được thư viện bổ sung. Cỏc tài liệu trong thư ục được chia theo nội dung / mụn loại, trong mỗi mụn loại sẽ lại xếp theo chữ cỏi tờn sỏch hoặc tờn tỏc giả. Thư ục sỏch mới được TVHN xuất bản theo từng thỏng. Số lượng tài liệu trong thư ục khụng cố định, cú thể nhiều hoặc ớt tựy thuộc vào số tài liệu à thư viện bổ sung và xử lý được trong khoảng thời gian đú.
+ Thư ụ h y đề (cũng gọi là thư ục giới thiệu): là danh mục những tài liệu, sỏch, bỏo mới nhất, tốt nhất, cú giỏ trị nhất... cú trong thư viện (hoặc cú thể ở cơ quan thụng tin – thư viện khỏc – được chỉ chỗ r ràng), được chọn lựa theo những chuyờn đề nhất định. Nú cú mục đ ch r ràng và phục vụ cho loại đối tượng nhất định, nhưng chủ yếu phục vụ những nhiệm vụ chớnh trị, sản xuất và đời sống của nhõn dõn.
+ Thư ụ địa chớ: TVHN tự hào cú một kho tài liệu địa ch địa phương lớn vào loại nhất trong hệ thống TVCC 63 tỉnh, thành phố hiện nay với hơn 16.500 tờn tài liệu cỏc thể loại khỏc nhau. Bờn cạnh việc thường xuyờn bổ sung cỏc tài liệu địa
39
chớ cho kho tài liệu địa ch , TVHN cũng rất quan tõ đến việc giới thiệu kho tài liệu địa ch này đến với bạn đọc Thủ đụ, bạn đọc cả nước và đặc biệt là với những nhà nghiờn cứu về Hà Nội. Một trong những hỡnh thức giới thiệu tài liệu địa chớ cú hiệu quả là biờn soạn cỏc thư ục địa chớ theo cỏc nội ung, cỏc chuyờn đề do TVHN lựa chọn hoặc theo cỏc nội ung à người tỡm tin cú nhu cầu cao. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhiệm vụ của cỏc thư ục địa chớ do TVHN biờn soạn là thu thập cỏc tài liệu dự viết bằng tiếng gỡ và in ở đõu núi về một hoặc nhiều mặt khỏc nhau của Hà Nội (về điều kiện thiờn nhiờn, kinh tế, văn húa, lịch sử, anh nhõn...). Cỏc thư ục địa ch được biờn soạn chớnh nhằm gúp phần nghiờn cứu địa phương, giỏo ục lũng yờu quờ hương, làng ú ... Nhiều thư ục địa ch được biờn soạn kịp thời phục vụ nhu cầu nghiờn cứu địa phương, nhất là trong cỏc chương trỡnh, cỏc cuộc thi tỡm hiểu về lịch sử Thủ đụ Hà Nội hướng tới kỷ niệ 1000 nă Thăng Long – Hà Nội. Cho tới nay, TVHN đó biờn oạn được gần 40 thư ục địa chớ về Hà Nội với nội dung rất phong phỳ, cú giỏ trị, phục vụ kịp thời những sự kiện lớn của đất nước và Hà Nội. Cú thể kể tờn một số thư ục địa chớ nổi bật như: Hà Nội chống ngoại