I- Những đặc điểm cơ bản ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
c. Phòng tài vụ.
Phòng tài vụ là một phòng chức năng có nhiệm vụ giúp ban giám đốc về công tác quản lý tài chính, quản lý toàn bộ vốn của Công ty, quản lý tài sản ( lu động và cố định ),...Phòng thay mặt cho giám đốc thực hiện các chế độ nộp ngân sách nhà nớc, hạch toán kinh doanh, kiểm tra viêc thu chi trong Công ty...Thông qua phòng tài vụ, giám đốc có thể nắm bắt đợc toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Phòng có chức năng nhiệm vụ nh sau:
- Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kế toán một cách chính xác kịp thời, hợp lý và tuân theo luật pháp của nhà nớc.
- Tiếp cận, quản lý, cấp phát các loại vốn bằng tiền cho các nhu cầu trong quá trình thi công xây lắp công trình. Giúp Công ty bàn giao kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc theo đúng thời hạn quy định. Đôn đốc, kiểm tra,giám sát các đơn vị này thực hiện các kế hoạch tài cchính đợc giao, giải quyết việc thanh toán thu hồi vốn.
- Xây dựng các kế hoạch tài chính về các lĩnh vực nh thu chi tài chính , khấu hao tài sản cố định...
- Thực hiện các báo cáo nhanh thờng xuyên gửi giám đốc các số liệu kế toán trọng yếu. Đánh giá hiệu quả của hoạt động kinh tế tài chính của Công ty.
- Nghiên cứu hoàn thiện công tác nghiệp vụ kế toán...Bồi dỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên trong phòng nhằm nâng cao chất lợng chuyên môn về hạch toán kế toán và hiệu quả quản lý kinh tế.
- Xác định lợi nhuận hàng năm của Công ty. Phối hợp với các phòng ban chức năng khác nhằm thực hiện phân phói các khoản nh tiền lơng, thởng cho cán bộ công nhân viên, tiền vốn mua sắm trang thiết bị phục vụ cho nơi làm việc ở các bộ phận ...Kiểm tra các báo cáo tài chính của các bộ phận trong Công ty.
Hiện tại phòng tài vụ có kết cấu nh sơ đồ sau:
Biểu 12 cơ cấu lao động phòng tài vụ.
Chức năng Giới tính Chuyên môn nghiệp vụ Trình độ Độ tuổi Nam Nữ <30 30-45 >45 1.Kế toán trởng 2. Phó phòng 3. N/viên kế toán.
4.N/viên thủ kho & quỹ. 5.N/viên phụ trách tiền mặt 1 1 1 4 1 TC - KT TC_KT Kế toán LĐ - TL Kế toán Đại học Đại học Đại học(2) Trung cấp(2) Trung cấp Sơ cấp 1 1 1 1 1 2 1 Tổng số 2 6 1 3 4 Tỷ trọng (%) 25 75 12,5 37,5 50
+ Kế toán trỏng (kiêm trỏng phòng) phụ trách chung và chỉ đạo các cán bộ công nhân viên trong phòng thực hiện các công việc đựơc giao.
- Theo dõi và đảm bảo nguồn vốn kinh doanh. - Kí duyệt giấy thanh toán tiền lơng, thởng.
- Theo dõi các tài khoản chi phí, phân bổ, kinh doanh... - Lập các báo cáo tài chính trình giám đốc xét duyệt.
- Lập các dự báo, dự toán về tài chính cho công ty trong từng thời kì. + Phó phòng.
Làm các công tác tổng hợp các tài liệu, sổ sách báo cáo tài chính của các bộ phận. Phụ trách công tác kế toán tiêu thụ vật t, kí phiếu xuất nhập vật t, tính toán các khoản phải nộp, phải chi trả. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của từng đội xây dựng từng bộ phận phòng ban trong Công ty để trởng phòng làm cơ sở báo cáo lên giám đốc.
+ Các nhân viên kế toán:
Làm công tác của một kế toán viên là vào sổ sách và theo dõi các khoản thu chi, phân bổ chúng theo các tài khoản quy định. Tổng hợp và cân đối số liệu thu chi thông qua các chứng từ kế toán.
+ Nhân viên thủ quỹ.
Xuất và nhập tiền theo lệnh của giám đốc và kế toán trởng. Đảm bảo sự an toàn của quỹ tiền phụ trách và chịu trách nhiệm về sự hao hụt mất mát nếu xảy ra.
+ Nhân viên khác. Thực hiện theo những qui định chung và theo sự chỉ đạo chung của trởng phòng trong từng tình huống công việc cụ thể.
Để xem xét một cách cụ thể hơn hoạt động trong công việc của cán bộ công nhân viên tại phòng tài vụ tôi đã tiến hành chụp ảnh tổ nhóm làm việc của phòng. Thông qua bảng số liệu sau đây chúng ta phần nào nắm đợc vấn đề.
Qua biểu trên ta thấy rằng thờ gian làm việc trong phòng thực sự cha bảo đảm. Thời gian làm việc của các nhân viên đợc khảo sát thực tế chỉ khoảng 2,5 giờ (chiếm có 62,56% quĩ thời gian làm việc). Nguyên nhân đẫn tới tình trạng lãng phí thời gian nh đã xét ở trên là do các nhân viên đi làm cha đúng giờ, lợng công việc không nhiều lại có quá nhiều nhân viên đảm trách nên gây ra tình trạng thừa ngời thiếu việc .
Theo thực tế công việc tại phòng tài vụ Công ty cho thấy hiện nay có số nhân viên làm công tác kế toán với số lợng 4 ngời là tơng đối nhiều, bình th- ờng nh vậy sẽ dẫn tới thiếu việc do xuất phát từ thực tế Công ty xây dựng II là một Công ty xây dựng cho nên việc hạch toán kinh doanh không quá phức tạp phải cần tới số lợng kế toán viên nhiều.
Do đó, điều cần thiết là bố trí lại lực lợng lao động trong phòng sao cho có sự tinh gọn tiết kiệm thời gian tránh lãng phí không cần có. Để lầm đợc điều này đòi hỏi phải sắp xếp lại lao động trong phòng một cách hợp lí hơn, đồng thời nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Song xét qua tuổi đời của các nhân viên đã khá cao cho nên giải pháp đào tạo lại và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ là không thực thi. Vì vậy giải pháp tối u cho vấn đề này là sự thay thế lớp già bằng lớp trẻ có trình độ cao năng động sáng tạo trong công việc. Thực tế là, Công ty mới tuyển thêm 02 nhân viên kế toán mới có trình độ đại học. Nh vậy vấn đề đặt ra bây giờ là nâng cao kinh nghiệm nghề nghiệp cho những ngời mới tuyển thêm và giải quyết lao động rôi d của phòng. Trong phòng hiện tại chỉ có 50% cán bộ công nhân viên có trình độ đại học, trong khi công việc của phòng tài vụ là hết sức quan trọng. Cho nên, nâng cao trình độ nghiệp vụ của cả phòng và bố trí sắp xếp lại lao động là cần thiết và cấp bách. Thêm vào đó là việc không sử dụng đựơc chơng ttrình kế toán máy , một chơng trình rất thông dụng trong công tác kế toán hiện nay cũng là một vấn đề đáng đợc quan tâm.
Nếu sử dụng dợc chơng trình này thì công tác kế toán sẽ đơn giảm gọn nhẹ hơn và Công ty có thể rút bớt số lợng nhân viên làm công tác kế toán.
Tóm lại, việc hoàn thiện chức năng, cơ cấu lao động và trình độ của phòng tài vụ là một tất yếu khách quan.
d. Phòng khoa học kỹ thuật.
+Trởng phòng: Ngoài chức năng tổ chức thực hiện nhiệm vụ của phòng, trởng phòng khoa học kỹ thuật còn đảm nhiệm những công việc sau:
- Dự thảo các hợp đồng kinh tế trình giám đốc ký duyệt, theo dõi kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng, bổ sung hợp đồng, thanh lý hợp đồng.
- Chủ trì việc lập kế hoạch kiểm tra và nghiệm thu chất lợng thi công công trình. Giúp phó giám đốc kỹ thuật chỉ đạo việc thực thi quy trình quy phạm xây dựng và chấp hành thủ tục xây dựng cơ bản. Ký và chịu trách nhiệm về pháp lý đối với các văn bản nghiệm thu chất lợng thi công công trình.
- Chủ trì việc thành lập các biện pháp tổ chức thi công và an toàn lao động và tất cả các công trình và chịu trách nhiệm pháp lý về sự đúng đắn của các biện pháp đã đợc lập, thực thi sau khi đã đợc phó giám đốc thi công ký duyệt.
- Cộng tác với bên A, chủ động đề xuất các cuộc bàn giao A-B, nghiệm thu … để giải quyết các thủ tục, vốn thanh toán, tiến độ, chất lợng, …của các công trình đợc thi công và xây lắp.
- Thực hiện chức năng Marketing trong các lĩnh vực: tìm đối tác kinh doanh, liên doanh- liên kết, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh, nắm vững các thủ tục về biến động trong xây dựng cơ bản, nắm bắt giá cả thị trờng của vật t xây dựng, tính toán đợc hiệu quả các khả năng của các dự án đầu t mới, dự đoán đ- ợc các khả năng tiếp tục phát triển và mở rộng hay cần dừng lại đúng lúc.
+ Nhân viên kiểm tra chất lợng và an toàn lao động.
- Chịu trách nhiệm toàn bộ về việc kiểm tra chất lợng thi công xây lắp ở hiện trờng đảm bảo yêu cầu quy phạm kỹ thuật của Nhà nớc. Cùng ký các văn bản nghiệm thu chất lợng công trình và chịu trách nhiệm pháp lý đối với các văn bản đó.
- Kiểm tra việc thực hiện công tác chất lợng của kỹ thuật công trình theo quy chế nội bộ về công tác chất lợng và quy phạm kỹ thuật của Nhà nớc.
- Lập các văn bản về phần việc thi công không đảm bảo chất lợng với kỹ thuật công trình, thông báo cho đội trởng, báo cáo cho trởng phòng và trình phó giám đốc kỹ thuật để giải quyết.
Tham gia vào các công tác cải tạo và sửa chữa.
- Tham gia với các kỹ thuật công trình trong việc lập biện pháp tổ chức thi công và các biện pháp an toàn lao động.
- Kiểm tra nội quy và biện pháp an toàn lao động của đội trởng và các kỹ thuật viên công trình.
- Cùng với đội trởng, kỹ thuật viên công trình tham gia với bên A và thiết kế về việc thay đổi xử lý bổ sung thiết kế. Cộng tác với các đội trởng kỹ thuật công trình giải quyết các thủ tục về thí nghiệm vật liệu, thí nghiệm mẫu thành phẩm, bán thành phẩm, giải quyết máy móc và phơng tiện kiểm tra chất lợng máy móc thiết bị thi công.
- Tổng hợp sáng kiến cải tiến kỹ thuật trình hội đồng khoa học của công ty xét duyệt.
- Tập hợp các hồ sơ thi công, hồ sơ hoàn công, các văn bản nghiệm thu chất lợng, khối lợng, thay đổi thiết kế, dự toán, quyết toán, bản vẽ … và mọi văn bản có liên quan đến công trình đa vào sử dụng và lu trữ.
- Thực thi nghiệp vụ thông tin kinh tế, nắm bắt các thông tin kinh tế nội bộ qua các đội, phòng để cung cấp thông tin chuẩn xác cho sự chỉ đạo và lãnh đạo khi cần thiết.
- Làm th ký cho giám đốc.
- Làm th ký ghi chép trong các cuộc hội nghị nội bộ, hội nghị A-B, và các hội nghị liên quan đến sản xuất kinh doanh của công ty.
- Theo dõi thực hiện kế hoạch trích nộp của các đội và các nguồn thu khác trong nội bộ.
- Làm chức năng kỹ thuật trong quản lý kiến thiết cơ bản nội bộ.
Biểu 13: Cơ cấu lao động phòng khoa học-kỹ thuật.
Chức năng Giới tính Chuyên môn
Nghiệp vụ Trình độ
Độ tuổi
1.Trởng phòng 2.Nhân viên kinh tế tổng hợp 3.Nhân viên làm giá công trình 4.Nhân viên phụ trách an toàn lao động 5.Nhân viên thanh quyết toán công trình 6.Nhân viên giám định kỹ thuật 7.Nhân viên máy móc kỹ thuật 1 1 1 1 2 1 2 Xây dựng Xây dựng Kinh tế Xây dựng Kinh tế Xây dựng Giao thông cầu đờng Xây dựng Đại học Đại học Đại học Đại học Đại học Đại học Đại học Đại học 1 1 1 1 1 1 2 1 Tổng số 6 3 8 1 Tỷ trọng (%) 67 33 89 11
Nguồn : Nhân sự phòng Khoa học - kỹ thuật.
+ Nhân viên máy móc kỹ thuật.
- Chuyên trách về máy móc thiết bị thi công: nghiên cứu về nhu cầu, khả năng phơng tiện, lập kế hoạch đầu t, cung ứng, quản lý trên sổ sách quá trình luân chuyển, điều động, bảo dỡng cải tạo sửa chữa lớn, khấu hao thanh lý và theo dõi việc sử dụng các phơng tiện máy móc kỹ thuật đó. Quản lý các hợp đồng về thuê mợn trang thiết bị.
- Trực tiếp nắm bắt tình hình hoạt động của các đội về vật t, thiết bị giúp giám đốc chỉ đạo và điều hành về mặt chuyên môn kỹ thuật và sản xuất kinh doanh của đội.
- Lập kế hoạch, biện pháp an toàn lao động, và bảo hiểm lao động cho việc sử dụng máy móc, thiết bị và công nhân vận hành máy. Theo dõi kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các biện pháp an toàn lao động cho ngời sử dụng. Kiểm tra sự an toàn của máy móc thiết bị trên công trờng thi công.
- Lập kế hoạch vật t cho các công trình mà công ty có thể cung ứng, theo dõi xuất nhập, bảo quản … hạch toán lỗ lãi cho từng lô hàng sau khi hoàn tất việc mua bán.
+ Nhân viên thanh quyết toán có nhiệm vụ nh sau:- Kiểm tra dự toán, thiết kế và các thủ tục thi công trớc khi ký kết các hợp đồng kinh tế.
- Lập dự toán thi công sau khi ký kết hợp đồng kinh tế. - Lập đơn giá thanh toán, đơn giá dự toán thi công.
- Kiểm tra khối lợng xây lắp đã hoàn thành. Kiểm tra thủ tục thanh toán nh hợp đồng, hoá đơn, biên bản thay đổi bổ sung thiết kế … lập phiếu giá thanh toán và bảo vệ giá trị khối lợng thanh toán với bên A.
- Ký kết với đội thiết kế và dự toán đồng thời thanh toán phần khối lợng thuộc thiết kế cơ bản khác.
- Thiết kế các công trình phụ, can bản vẽ các chi tiết phục vụ thi công, thiết kế trang trí nội thất khi có yêu cầu.
Qua sự phân công chức năng nhiệm vụ của từng thành viên trong phòng khoa học kỹ thuật ta thấy rằng đây là một sự phân công rất rõ ràng và tỉ mỉ. Theo nh biểu đồ 13, nhìn chung cán bộ trong phòng đều có trình độ chuyên môn cao, đợc bố trí tơng đối phù hợp giữa trình độ đào tạo với yêu cầu công việc.
Thực tế, có một số cán bộ trởng thành từ các đội nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác song còn có một số hạn chế về ngoại ngữ, tin học và kiến thức quản lý nói chung. Qua phân tích cho thấy công ty cha có cán bộ chuyên trách về công tác Marketing thu thập xử lý thông tin nên ảnh hởng nhiều tới kế hoạch sản xuất kinh doanh. Do vậy, công ty nên bố trí từ một đến hai ngời đảm nhiệm công tác này. Hiện nay công ty không có kỹ s máy nên đã bố trí nhân viên đảm nhiệm công tác này là kỹ s xây dựng, điều này là không hợp lý. Nh vậy, cần phải có một kỹ s máy phụ trách công tác này và một bố trí làm công tác Marketing.
e.Khối sản xuất.
Đội xây dựng là một tổ chức thi công, xây lắp một hoặc một cụm công trình. Hoạt động sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ của doanh nghiệp Nhà nớc, hành nghề trong phạm vi giấy phép có thẩm quyền đợc phê duyệt bởi cơ quan chức năng. Đội xây dựng hạch toán theo phơng thức sổ sách chứng từ.
Quy mô và lực lợng của đội do giám đốc quyết định. Bao gồm: - Đội trởng.
- Nhân viên kinh tế. - Nhân viên kỹ thuật.
(Có thể bổ sung thêm các nhân viên nh bảo vệ, thủ kho, thủ quỹ…) Tổ chức tổ đội với cơ cấu nh vậy là tơng đối hợp lý. Với quy mô số lợng lao động từ 20 - 30 ngời trong một đội sẽ tạo điều kiện thuận lợi để giải quyết công ăn việc làm cho lao động trong công ty. Tuy nhiên, có một thực tế hiện nay là trình độ của công nhân không cao nên khó đáp ứng đợc yêu cầu cao về mặt chất lợng và mỹ thuật công trình đợc thi công xây lắp. Đây là hạn chế lớn nhất hiện nay của công ty trong cạnh tranh với các đối thủ kinh doanh khác.