I- Những đặc điểm cơ bản ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
b. Phòng tổ chức hành chính.
Phòng Tổ chức- Hành chính là một bộ phận tham mu cho giám đốc về vấn đề tổ chức lao động, quản lý sử dụng lao động và tiền lơng, thực hiện các chính sách chế độ xã hội đối với ngời lao động trong toàn Công ty.
Chức năng nhiệm vụ chính của phòng:
- Quản lý lực lợng lao động của Công ty, thực hiện công tác tuyển dụng, bố trí, cho thôi việc... các cán bộ công nhân viên và thực hiện các chế độ cho các trờng hợp theo đúng chế độ chính sách nhà nớc quy định.
- Xây dựng, hớng dẫn, thực hiện các chính sách nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy của Công ty cho phù hợp với điều kiện hoàn cảnh thực tiễn.
- Xây dựng phơng hớng đào tạo & phát triển, đề bạt, bồi dỡng hoặc bãi miễn cán bộ công nhân viên... đệ trình lên giám đốc xét duyệt.
- Thực hiện các chính sách về tiền lơng, tiền thởng cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty. Đồng thời, xây dựng quỹ tiền lơng, quỹ khen th- ởng đề nghị giám đốc xét duyệt.
- Phối hợp với các bộ phận chức năng khác để đảm bảo phát huy hiệu quả các chính sách về lao động, việc làm, sử dụng tốt quỹ tiền lơng và thởng, đảm bảo sự công bằng và dân chủ trong Công ty.
- Xây dựng các chính sách, phơng tiện đảm bảo an toàn lao động và tổ chức phục vụ tốt nơi làm việc cho cán bộ công nhân viên.
- Xây dựng nội quy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi và trách nhiệm của các phòng ban chức năng, đội xây dựng cũng nh các nhân viên làm công tác quản lý đệ trình giám đốc.
- Phối hợp với các tổ chức đoàn thể nh công đoàn, Đảng uỷ, Đoàn thanh niên ... tổ chức các phong trào thi đua lao động sản xuất.
- Tổ chức xây dựng phơng án nội quy bảo vệ cơ quan, mua sắm trang thiết bị đảm bảo tiêu chuẩn về an toàn vệ sinh lao động, bố trí cho các phòng làm việc trong Công ty nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong quả trình lao động.
Biểu 11: Cơ cấu lao động của phòng Tổ chức - Hành chính.
ST T T Chức vụ Giới tính Chuyên môn nghiệp vụ Trình độ Độ tuổi Nam Nữ <30 30-45 >45
12 2 3 4 5 6 7 8 Trởng phòng Phó phòng N.viên LĐ-TL N.viên HC
N.viên Thanh tra hộ khẩu N.viên Văn th tạp vụ Bảo vệ Lái xe 1 1 1 1 1 2 1 2 1 X.dựng LĐTL LĐTL Văn th LĐTL Lái xe TC TC TC 1TC 1SC 1TC 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Tổng số 7 4 1 4 6 Tỷ trọng(%) 63,6 36,4 9 36 55
Hiện nay phòng tỏ chức hành chính có tất cả 14 ngời, trong đó có 3 nhân viên lái xe ủi và xe cơ giới thuộc lao động sản xuất, trớc mắt thuộc sự quản lý của phòng do cha bố trí đợc về các đội xây dựng. Nh vậy, trong phòng có cả thảy 11 lao động làm công tác quản lý. Trong đó nhiệm vụ chức năng của mỗi thành viên đợc quy định nh sau:
*Trởng phòng.
Ngoài chức năng tổ chức thực hiện công việc của phòng, trởng phòng Tổ chức -Hành chính còn đảm nhiệm những công việc sau:
-Trực tiếp nắm bắt khâu tổ chức nhân sự.
+Giải quyết các trờn hợp tiếp thu, thuyên chuyển, thôi việc,hợp đồng lao động.
+Đề xuất các trờng hợp đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm chức vụ, nâng giảm lơng, khen thởng, kỷ luật...
+Lập kế hoạch bồi dỡng về các mặt trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ, vi tính, lí luận chính trị...thờng xuyên và theo quy định cho đội ngũ cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý. Đề xuất và tham mu cho giám đốc tổ chức thực hiện.
-Thực hiện các chức năng nh chánh văn phòng,quản lý lao động trong nội bộ phòng, trong toàn bộ Công ty, thực hiện những công việc hành chính,văn phòng của Công ty.
* Cán bộ tổ chức lao động. (kiêm nhiệm vụ phó phòng)
- Quản lý danh sách cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty trên ph- ơng diện hồ sơ lí lịch & con ngời.
- Giải quyết các trờng hợp thuộc về chế độ của cán bộ công nhân viên nh: tiền lơng, tiền thởng, phụ cấp, trợ cấp...Trực tiếp giám sát việc thực hiện qui chế lao động của Công ty đối với ngời lao động.
- Quản lý và theo dõi các hợp đồng lao động ( ngắn_dài hạn ) .
- Chuyên viên nghiên cứu về các công tác khoán áp dụng đối với công ty nh Công ty xây dựng II. Đúc rút kinh nghiệm và đề xuất những phơng án phù hợp với nhiệm vụ tổ chức sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn nhất định.
* Nhân viên thòng trực bảo vệ.
- Thờng trực ở văn phòng để bảo vệ việc chấp hành nội qui cơ quan nơi làm việc.
- Thòng trực điện thoại văn phòng Công ty.
- Quản lý khách ra, vào làm việc với Công ty và hớng dẫn khách theo đúng thủ tục hành chính.
- Bảo vệ tài sản, kho tàng thuộc Công ty, quản lý thời gian làm việc và nghỉ ngơi của lao động quản lý trong Công ty.
-Trông coi phong tiện của cán bộ công nhân viên. Quản lý việc sử dụng điện, nớc, loa đài...
* Cán bộ hành chính.
- Làm công tác văn th quản trị hành chính văn phòng nh: tổ chức nơi làm việc trong văn phòng, trang cấp phòng làm việc cho cán bộ văn phòng và các đội; tổ chức điều kiện nơi tiếp khách đến liên hệ với Công ty,bố trí nơi hội họp, tổ chức vệ sinh môi trờng cơ quan; sắp xếp & bố trí lịch công tác của văn phòng...
- Quản lý việc sử dụng con dấu và chữ kí lãnh đạo.
* Nhân viên lao động tiền lơng.
-Trực tiếp giám sát, theo dõi lơng và thởng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong Công ty bằng sổ sách, chúng từ,...
-Đề xuất với trởng phòng trong việc nâng bậc lơng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty khi đến niên hạn.
- Thực hiện việc quản lý các lĩnh vực liên quan đến thu nhập của ngời lao động do Công ty phân phối.
- Lập danh sách thanh toán các khoản nh lơng, thởng, phụ_trợ cấp ...cho cán bộ công nhân viên.
* Nhân viên văn th đánh máy, tạp vụ.
- Sử dụng và quản lý việc sử dụng máy móc phục vụ cho công việc. - Thực hiện các yêu cầu soạn thảo của lãnh đạo Công ty.
- Chuẩn bị tốt các điều kiện tiếp khách của công ty chu đáo, vệ sinh sạch sẽ văn phòng của Công ty.
* Lái xe.
Thực hiện theo những qui định chung và theo sự chỉ đạo trực tiếp của cán bộ lãnh đạo Công ty.
Từ thực tiễn của phòng tổ chức- hành chính hiện tại, ta thấy rằng cần phải nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý.
Để phân tích một cách sâu sắc về sự hợp lý trong công tác bố trí và phân công lao động trong phòng ta cần xem xét tình hình sử dụng thời gian làm việc của các nhân viên qua bảng số liệu sau đây: ( Chụp ảnh tổ nhóm làm việc ).
Qua phân tích bảng số liệu trên ta thấy rằng thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên trong phòng cha đảm bảo (phải đủ 80%). Số giờ làm việc của các nhân viên tơng đối thấp. Sở dĩ nh vậy là do lợng công việc không nhiều, lại có nhiều lao động đảm nhiệm cho nên gây ra tình trạng lãng phí thời gian. Do đó, cần phải giảm bớt số nhân viên và bố trí phân công lại lao động một cách hợp lý hơn.
Thời gian lãng phí chủ yếu là do đầu giờ cácông nghiệp nhân viên th- ờng tập chung xem báo ngày và nói chuyện ,uống nớc, cuối giờ lại về sớm.
Thời gian làm việc trong Công ty tuân theo chế độ 40h/tuần, tuy nhiên lại không nghỉ thứ bảy mà làm việc trung bình 7h/ngày, chiều thứ bảy hàng tuần đợc phép nghỉ để làm công tác tổng vệ sinh trong toàn Công ty.
Qua phân tích số liệu trên cho thấy thời gian làm việc của phó phòng là cao nhất, do kiêm nhiệm nhiều việc vì trởng phòng vừa đi học tại chức vừa công tác nên trong tuần chỉ có 3 buổi làm việc tại Công ty. Theo chú Tân trởng phòng cho biết: mặc dù biết số lợng cán bộ công nhân viên công tác tại phòng nh vậy là thừa song do nhiều yếu tố tác động nên vẫn cha thể bố trí sắp xếp lại lao động.
Nh vậy, thực trạng của phòng Tổ chức - hành chính hiện tại cần phải sớm đề ra những biện pháp thiết thực nhằm phát huy hiệu quả công việc và tận dụng thời gian tránh sự lãng phí nh hiện nay.