2.1.1.5.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Doanh nghiệp:
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán đợc tập trung tại phòng kế toán dới sự lãnh đạo, phân công và chịu trách nhiệm của kế toán trởng nhằm đảm bảo sự tập trung thống nhất, đảm bảo chuyên môn hóa công việc hạch toán của các cán bộ kế toán.
Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần thơng mại và Phát triển Công nghệ Đông Nam á đợc mô tả nh sau:
Sơ đồ: Sơ đồ cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Thơng mại và Phát
triển Công nghệ Đông Nam á:
SV:Đoàn Thị Hồng Hạnh – Lớp KT 5BTCVĐHM 49
Kế toán tr ởng – kiêm kế toán tổng hợp Kế toán tiền l ơng và bảo hiểm xã hội Kế toán vật t Kế toán tài sản cố định Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả Kế toán các nghiệp vụ thanh toán Kế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ
2.1.1.5.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận kế toán:
- Kế toán trởng: Là ngời giúp Tổng giám đốc Công ty ở lĩnh vực quản lý tài chính và tổ chức hớng dẫn Công ty ghi chép hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở Công ty, chấp hành đúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nớc. Kiểm tra mọi hoạt động kinh tế ở đơn vị, phát hiện, ngăn ngừa những vi phạm trong công tác quản lý và chịu trách nhiệm trực tiếp về mọi hoạt đọng tài chính của Công ty với kế toán trong Công ty.
- Kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội: Có nhiệm vụ thanh toán tiền l- ơng và bảo hiểm xã hội theo chế độ hiện hành cho các cán bộ nhân viên trong Công ty theo quyết đinh của Giám đốc, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp tính vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Kế toán vật t: Có nhiệm vụ theo dõi mọi biến động của các loại hàng hóa nh giá cả, khả năng cung cấp đồng thời đối chiếu với kho, cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp.
- Kế toán các nghiệp vụ thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với ngời mua, ngời bán, thông qua quan hệ mua bán giữa Công ty với khách hàng hoặc số tiền khách hàng đã đặt trớc. Đồng thời theo dõi các khoản tạm ứng của các cán bộ nhân viên trong Công ty do mua hàng phải ghi tạm ứng.
- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ nhập các phiếu thu, phiếu chi trên cơ sở mở sổ theo dõi các khoản thu chi tiền mặt phát sinh hàng ngày tại Công ty.
- Kế toán tài sản cố định: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp sự vận động của tài sản cố định, trích và phân bổ khấu hao cho tài sản cố định, tình hình tăng giảm và thanh lý tài sản cố định của Công ty, cập nhật số liệu cho kế toán tổng hợp.
- Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả: Có nhiệm vụ theo dõi, giám sát việc tiêu thụ sản phẩm của Công ty, ghi sổ và tổng hợp xác định kết quả kinh doanh của Công ty, lập báo cáo cho kế toán trởng.
2.1.2. Hình thức kế toán Doanh nghiệp áp dụng, các loại sổ kế toán, trình tự ghi sổ kế toán:
Để đáp ứng sự phát triển của Công ty, phù hợp với quy mô nhỏ và vừa, điều kiện số lợng nhân viên của phòng kế toán ít và yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời cho các nhà quản trị Doanh nghiệp, Công ty đã tổ chức công tác kế toán với hình thức “chứng từ ghi sổ”. Đặc điểm của hình thức chứng từ ghi sổ là các hoạt động kinh tế tài chính đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại, tổng hợp số liệu, lập chứng từ ghi sổ, sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để
ghi sổ cái các tài khoản. Trong hình thức “chứng từ ghi sổ” việc ghi sổ theo thứ tự thời gian tách rời việc ghi sổ theo hệ thống trên hai loại sổ kế toán tổng hợp khác nhau: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản. Đây là hình thức kết cấu đơn giản thuận tiện cho việc ghi sổ và phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ của quản lý kế toán.
Theo hình thức chứng từ ghi sổ thì hệ thống sổ sách báo cáo kế toán ở Công ty Đông Nam á bao gồm:
- Sổ quỹ.
- Sổi quỹ chi tiết các tài khoản. - Chứng từ ghi sổ ( chứng từ gốc ).
- Bảng kê số 8 ( bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho ). - Sổ cái các tài khoản.
Sơ đồ: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “chứng từ ghi sổ”:
Ghi chú:
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Sổ quỹ Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh
- Ghi hàng ngày - Ghi cuối tháng - Đối chiếu kiểm tra
Chứng từ ghi sổ: Căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra, đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp để tiến hành lập chứng từ ghi sổ sau khi chứng từ gốc đã đợc phân loại, tổng hợp.
Sổ quỹ tiền mặt: Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu , phiếu chi…thủ quỹ ghi sổ quỹ. Kế toán ghi sổ chi tiết quỹ tiền mặt, cuối ngày kế toán đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết quỹ tiền mặt và sổ quỹ tiền mặt. Cuối tháng sổ quỹ đợc tập hợp đầy đủ về tình hình thu, chi, tồn tiền mặt.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Dùng để phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tợng kế toán riêng biệt theo yêu cầu quản lý chi tiết, cụ thể của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế tài chính.
Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp.
Sổ cái các tài khoản: Là sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo từng tài khoản kế toán tổng hợp.
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn: Để theo dõi lợng hàng hóa và số tiền t- ơng ứng tong quá trình nhập xuất hàng hóa, thành phẩm. Các hóa đơn, chứng từ, sổ chi tiết các tài khoản đợc dùng làm cơ sở ghi bảng tổng hợp nhập-xuất- tồn. Số liệu của bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn đợc dùng để đối chiếu với sổ cái.