2009 so với 2010 2010 so với
2.1.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty Cổ phần Mặt Trời Vàng.
2.1.2.3.1. Đặc điểm của tổ chức:
Xuất phát từ chức năng của phòng kế toán là giám sát toàn bộ quá trình SXKD và tính toán kết quả kinh doanh, tham mưu cho ban giám đốc và hội đồng quản trị về mọi mặt trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Vì vậy, công ty Cổ phần Mặt Trời Vàng đã rất coi trọng đến đội ngũ kế toán viên. Tất cả các kế toán viên của công ty đều phải trải qua kỳ sát hạch nghiêm túc trước khi vào làm việc của công ty và mọi người đều có trình độ đại học, nắm vững các kiến thức kế toán. Để đảm bảo sự hoạt động có hiệu quả của bộ máy kế toán, bộ máy kế toán của công ty đã được tổ chức theo cơ cấu hợp lý, phân biệt rõ nhiệm vụ của từng kiểm toán viên và bộ máy này được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc tài chính.
Hằng ngày kế toán viên phải thực hiện rất nhiều công việc bao gồm nhập dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu các sổ sách báo cáo, các nghiệp vụ được tiến hành vào cuối tháng bao gồm: tính chênh lệch tỷ giá cuối tháng, tính tiền lương lao động, tính giá vốn của sản phẩm hàng hóa đồng thời còn có mục tiêu điều chỉnh tồn kho cuối tháng, kết chuyển chi phí và xác định kết quả kinh doanh.
Sơ đồ 11: BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MẶT TRỜI VÀNG.
*Giám đốc tài chính: là người nắm quyền bao quát toàn bộ hoạt động tài chính của công ty đồng thời chỉ đạo sự hoạt động của bộ máy kế toán.
* Kế toán tổng hợp sản xuất: Kiểm tra phần hành của các kế toán sản xuất khác ở phần hành, đồng thời là kết chuyển báo cao tài chính (BCTC), phân tích BCTC.
* Kế toán tổng hợp bộ phận thương mại: Kiểm soát giá hàng hóa, kiểm tra và ký các chừng từ thu, chi…, kiểm soát chi phí, doanh thu, chiết khấu theo kế hoạch kinh doanh, kiểm soát báo cáo thuế, lập báo cáo tình hình công nợ tổng hợp…
* Kế toán quản trị: Có trách nhiệm cung cấp thông tin nội bộ về tình hình sản xuất và kinh doanh cho giám đốc tài chính, thiết lập các quyết toán và dự toán hoạt động sản xuất kinh doanh.
* Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay của công ty đối với ngân hàng, lập các chứng từ và giao dịch vói các ngân hàng mà công ty đã lập tài khoản, nhập các số liệu liên quan đến tài khoản 112 trên phần mềm, lập
KT tổng hợp bộ
phận sản xuất Kế toán quản trị phận thương mạiKT tổng hợp bộ
KT tiền lương Kế toán kho Kế toán tiêu thu và công nợ Kết toán thu chi KT giá thành, giá hàng hóa Kế toán tiền gửi ngân hàng KT giao dịch thuế Giám đốc tài chính
* Kế toán kho: Phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến các loại kho. Kế toán kho được chi tiết theo các kho gồm:
- Kế toán kho hàng hóa, kho bảo hành, kho Showroom. - Kế toán kho linh kiện nồi, nguyên vật liệu phụ.
- Kế toán kho linh kiện bếp ( kế toán này cũng đảm bảo nhiệm luôn việc kế toán TSCĐ)
- Kế toán kho dở dang, kho phế liệu.
Các kế toán này có nhiệm vụ nhập các nghiệp vụ nhập – xuất liên quan đến kho của mình vào phần mềm, kiểm tra thường xuyên tình hình hàng hóa trong kho, lập các báo cáo phân tích tốc độ chu chuyển của các vật tư, sản phẩm, hàng hóa do mình quản lý.
* Kế toán tiêu thụ và công nợ: Vào phần mềm để lập các phiếu xuất bán, tính chiết khấu và theo dõi việc thu nợ cho từng đối tượng khách hàng, lập báo cáo tình hình công nợ định kỳ.
* Kế toán thu chi: Kiểm soát và lập các phiếu thu, chi trên phần mềm EFFECT đồng thời thực hiện việc cập nhật và theo dõi các khoản tiền vay các đối tượng khác. Kế toán này còn có trách nhiệm lập các báo cáo chi phí theo đối tượng khác. Kế toán này còn có trách nhiệm lập báo cáo chi phí theo đối tượng và khoản mục.
* Kế toán giá thành, giá hàng hóa: Tập hợp chi phí tính giá vốn của thành phẩm và giá bán của hàng hóa, kiểm soát trên phần mềm giá thành của các thành phẩm, tính giá hàng hóa đồng thời tính giá bán kế hoạch của các loại sản phẩm.
* Kế toán tiền lương: Tính lương và tính BHXH, BHYT, KPCĐ cho toàn bộ các bộ phận công nhân viên và công nhân sản xuất, tính toán và cập nhật số liệu các khoản thu nhập và chi phí liên quan đến tiền lương của các cán bộ công nhân viên và công nhân sản xuất.
* Kế toán giao dịch thuế: Đảm bảo việc nhập các số liệu về thuế đầu ra và thuế đầu vào, quản lý các dữ liệu, thường xuyên kiểm tra số liệu thuế đầu vào, đầu ra và lập các tờ khai thuế hàng tháng…
Kế toán lương: Theo dõi tiền lương và các khoản trích theo lương đúng chế độ. Tính lương cho toàn bộ công nhân sản xuất và công nhân viên văng phòng, lập bảng chấm công, bảng lương công nhân sản xuất.
2.1.2.3.2. Phương pháp ghi sổ:
a. Hình thức sổ kế toán công ty áp dụng:
Công ty đã tuân thủ theo chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại các doanh nghiệp theo đúng nội dung, phương pháp lập chứng từ theo quy định của luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ – QĐ ngày 31/5/2004 của chính phủ và các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán.
- Các chứng từ có liên quan đến lao động tiền lương gồm: bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng kê trích nộp các khoảng trích theo lương…
- Các chứng từ có liên quan đến hàng tồn kho gồm: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hàng bán bị trả lại, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa…
- Các chứng từ có liên quan đến tiền tệ: phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán…
- Các chứng từ liên quan đến tài sản cố định: biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định, bảng tính và phân bổ khâu hao tài sản cố định…
Trong các chưng từ kế toán trên, có một số chứng từ được thực hiện trên máy tính dự trên phần mềm EFFECT. Ví dụ như là phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho…Còn một số chứng từ khác vẫn được thực hiện thủ công như: hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ…
Do doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán, trình tự lập,luân chuyển và xử lý chứng từ có sự khác biệt so với thủ công. Trật tự ghi chép và xử lý thông tin cực nhanh giúp cho doanh nghiệp có thể tìm sử dụng thông tin bất cứ khi nào một cách chính xác nhất. Cụ thể, quy trình kế toán tại công ty như sau:
Bước 1: Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ.
Trong quá trình tổ chức cần phân biệt 2 loại: chứng từ được nhập trước khi nhập dữ liệu vào máy và chứng từ được lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy và chứng từ được lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy để tổ chức hợp lý quy trình lập và luân chuyển chứng từ.
- Tổ chức phân loại chứng từ sắp xếp các chứng từ có liên quan thành một bộ để cho thuận tiện cho việc xử lý.
- Đối với chứng từ được lập trước nhập dữ liệu vào máy thì việc xủa lý gồm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ ghi trên chứng từ, tính đầy đủ của các yếu tố, tính chính xác của các con số…
- Đối với các chứng từ được lập sau khi dữ liệu đó được nhập vào máy thì cũng phải thực hiện những việc xử lý tương tự như trên và nếu có sự cố thì cần phải theo dõi để điều chỉnh thông tin vào số liệu đã nhập.
Bước 3: Căn cứ chứng từ đó để xử lý dữ liệu để nhập váo máy. Việc nhập dữ liệu này vào máy có thể do một số kế toán viên của cùng tiến hành nhập dữ liệu.
Bước 4: máy tính, phân loại hệ thống hóa thông tin theo chương trình đã định để có được các tài khoản, thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính.
b. Tổ chức vận dụng chế độ sổ kế toán:
Các doanh nghiệp khác nhau tuy thuộc vào đặc điểm của mình sẽ áp dụng các hình thức sổ kế toán khác nhau. Các điều kiện đó bao gồm: đặc điểm và loại hình sản xuất cũng như quy mô sản xuất, yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của mỗi đơn vị, trình độ nghiệp vụ và năng lực của các bộ kế toán, điều kiện và phương tiện vật chất hiện có của mỗi đơn vị.
Trong số bốn hình thức ghi sổ kế toán, để phù hợp với doanh nghiệp của mình, công ty Cổ phần Mặt Trời Vàng đã lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức sổ sách trong kinh doanh thể hiện bước phát triển cao hơn trong lĩnh vực thiết kế hệ thống sổ đạt được mục tiêu hợp lý hóa cao nhất trong hạch toán kế toán trên các mặt. Ưu điểm của hình thức này là ghi chép đơn giản, thống nhất các thiết kế, sổ nhật ký tờ rời cho phép chuyên môn hóa được lao động của nhân viên phòng kế toán, dựa trên sự phân công lao động.
c. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Là một DN thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ nhưng lại bao gồm nhiều nhà máy và có các chi nhánh khác nhau, tất cả các chi nhánh đều phải lập 4 loại báo cáo, bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán ( mẫu số B01 – DN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (mẫu số B02 – DN)
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( mẫu số B03 – DN) - Bảng thuyết minh báo cáo tài chính ( mẫu số B04 – DN)
Ngoài ra, theo nghị định số 129/2004/NĐ- CP ngày 31/5/2004 của chính phủ, công ty còn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất theo đúng biểu mẫu. Mẫu quy định bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán hợp nhất. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh hợp nhất. - Bảng thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất.
Nội dung, hình thức trình bày, thời hạn lập, nộp và công khai các báo cáo tài chính kể trên đã được công ty thực hiện đúng theo thông tư hướng dẫn chuẩn mực kế toán số 21 “ Trình bày báo cáo tài chính” và chuẩn mực kế toán số 25 “ Báo cáo tài chính hợp nhất và kế toán các khoản đầu tư vào các công ty con”. Bên cạnh nhu cầu thông tin ra bên ngoài, để phục vụ cho nhu cầu quản trị, các báo cáo kế toán còn được lập hàng tháng, hàng quý để tiến hành phân tích số liệu kịp thời.