Bất cứ chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ nào cũng biết, để duy trì được dòng chảy tối ưu tiền mặt tốt cần phải giỏi tung hứng trên mọi mặt trong kinh doanh, quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, tới việc tăng hạn mức nợ tín dụng, cho tới việc quản lý hàng tồn kho. Điều cốt yếu giúp cho việc quản lý dòng tiền có hiệu quả là phải điều hoà được dòng tiền chảy vào và dòng tiền chảy ra trong doanh nghiệp bạn. Việc cải thiện dòng chảy tiền sẽ làm giảm số vốn cố định, mà bạn cần để đầu tư cho công việc kinh doanh. Một dòng tiền tăng trưởng ổn định cũng giúp nhìn thấy trước được một mẫu hình kinh doanh, điều này làm cho doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc lập kế hoạch và lên ngân sách cho việc phát triển doanh nghiệp trong tương lai. Dưới đây là một số cách có thể làm để cải thiện dòng tiền của công ty:
Tổ chức lịch ra hoá đơn
Công ty càng thu được tiền nhanh, công ty càng có nhiều vốn để phát triển kinh doanh. Để có thể ra được hoá đơn sớm và thường xuyên, công ty nên tuân theo lịch ra hoá đơn của một chương trình phần mềm kế toán như Intuit's Quickbooks hoặc Peachtree Software's Peachtree Complete Plus Time & Billing. Hai chương trình này có thể tự động phân loại các tài khoản phải thu theo tuổi nợ - ít hơn 30 ngày, trong khoảng từ 30 đến 59 ngày, trong khoảng từ 60 đến 90 ngày,… Loại hệ thống báo hiệu tự động này giúp công ty có hành động sớm với các khoản nợ quá hạn.
Tận dụng tối đa các hạn mức mua chịu
Tận dụng tối đa thời gian cho phép nợ tiền hàng của nhà cung cấp (thường là 60 hoặc 90 ngày), xem như đây là một khoản vay mà không phải trả lãi. Nó giúp cho công ty có đủ thời gian để thu tiền bán hàng trong khi không cần phải trả nợ sớm.
Tận dụng các khoản chiết khấu thanh toán của nhà cung cấp
Nếu các nhà cung cấp đề nghị chiết khấu cho công ty nếu công ty trả tiền sớm (thường là trong vòng hai tuần kể từ ngày nhận được hoá đơn), công ty nên tận dụng cơ hội này Ví dụ 2% chiết khấu trên trị giá hoá đơn trong 30 ngày sẽ tương đương với lãi suất 24% lãi trong một năm nếu mang số tiền này đi đầu tư. Nếu các nhà cung cấp không đề nghị kiểu khuyến khích này, công ty hãy yêu cầu họ; rất có thể họ sẽ vui lòng chiết khấu để đổi lấy việc họ sẽ nhận được tiền sớm hơn.
Cân đối lượng khách hàng
Nhiều công ty chuyên ngành cũng như các công ty cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp- như các công ty quảng cáo và quan hệ công chúng, các công ty dịch vụ kế toán, luật, bất động sản, … đều làm việc với các khách hàng theo từng dự án. Vì vậy hãy tìm cách để biến một số khách hàng này thành khách hàng thường xuyên, hàng tháng họ phải trả một khoản tiền nhất định cho một số dịch vụ. Công ty có thể khuyến khích để họ trở thành khách hàng thường xuyên bằng cách khuyến mãi dịch vụ, gia tăng chiết khấu. Điều này làm giảm lợi nhuận nhưng nó sẽ giúp công ty nhìn thấy trước được dòng chảy tiền của mình.
Kiểm tra giá bán thành phẩm
Giá bán của thành phẩm có theo theo kịp với việc gia tăng chi phí của nó không? Lần cuối cùng công ty tăng giá bán là khi nào? Nhiều doanh nghiệp nhỏ do dự khi tăng giá bán vì họ e ngại là họ sẽ mất khách hàng. Thực tế các khách hàng thường mong nhà cung cấp của họ tiến hành tăng giá chút ít nhưng thường xuyên. Công ty cũng phải thường xuyên kiểm tra giá ở các đối thủ cạnh tranh. Nếu họ bán giá cao hơn, công ty nên làm theo.
Không đặt mua tất cả ở cùng một nơi
Công ty có thể tiết kiệm tiền bằng cách mua hàng từ nhiều nhà cung cấp. Kiểm tra kỹ nơi nào công ty phải trả cho dịch vụ cộng thêm, và nơi nào có thể tiết kiệm do việc chi trả tiền hoá đơn thuần.
Tổ chức hợp tác mua hàng
Tiết kiệm tiền mua phụ kiện bằng việc rủ một số công ty cùng ngành cùng mua các thiết bị điện với số lượng lớn, sau đó chia nhau tiền chiết khấu.
Kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho
Tích trữ quá nhiều hàng trong kho làm cho một số tiền lớn bị đóng băng. Thường xuyên theo dõi vòng quay hàng tồn kho sẽ giúp đảm bảo rằng chúng đang được lưu giữ với một lượng hợp lý cho ngành công nghiệp may mặc. Công ty có thể làm điều này bằng cách tính toán tỉ số quay vòng hàng hoá ( lấy giá vốn hàng bán/ giá trị trung bình của lượng hàng tồn kho). Hãy tránh việc mua nhiều hơn số lượng hàng cần trong trường hợp bị các nhà cung cấp nhử mồi bằng chiết khấu lớn; điều này có thể làm cho công ty bị cạn tiền mặt. Hãy kiểm tra định kỳ để xác định hàng chậm luân chuyển và hàng tồn, và nên trì hoãn những đơn hàng tiếp theo để có thể sử dụng lượng hàng đang tồn trong kho hoặc thanh lý chúng với giá vốn để cải thiện dòng chảy tiền mặt.
71