4. Khái niệm về quản lý bất động sản
3.1.4Sự tăng lên về số lượng nhân viên qua các năm
Từ khi bắt đầu được thành lập, đội ngũ nhân viên của công ty vẫn còn non trẻ và quy mô ít. Hiện tại, đội ngũ nhân viên đã dần được cải thiện, nâng cao cả về số lượng và chất lượng.
Khi thành lập
( người) Đến nay(người)
Cổ đông 4 6 Phòng dự án kinh doanh 2 4 Phòng hành chính nhân sự 2 3 Phòng tổ chức kế toán 2 5 Phòng chăm sóc khách hàng 2 2 Phòng nghiệp vụ 3 5 Bộ phận kĩ thuật 5 8 Bộ phận an ninh 8 20 Bộ phận làm sạch 5 16 Lễ tân 1 2 3.1.5 Các dự án mà công ty đã đạt được.
Hiện tại công ty đang ký kết hợp đồng tham gia vào quản lý tại tòa nhà N09_B1, N09_B2…tòa N09_B1 gồm 17 tầng phân thành 2 khu.
Bên cạnh đó, công ty cũng tham gia ký kết tư vấn về quản lý cho các tòa nhà thuộc khu đô thị Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội.
3.1.6 Hiệu quả làm việc của các nhân viên trong các phòng ban.
Sau khi chính thực tiếp quản tòa nhà vào ngày 01/7/2012 TTQLVH đã thực hiện và hoàn thành công tác vận hạn tòa nhà cụ thể như sau:
1/ Nhận thấy vấn đề vệ sinh tòa nhà là quan trọng, là môi trường sống của cư dân. TTQLVH đã tiến hành tổng vệ sinh tầng hầm: quét mạng nhện, cọ rửa sàn, tẩy xi măng bám ở cầu thang bộ các sảnh. Thu gom rác, vật liệu xây dựng, phế thải quanh tòa nhà tạo sự thông thoáng, sạch sẽ.
Trên các tầng, TTQLVH cho tẩy sạch các phòng rác, cửa xả rác để hạn chế mùi hôi từ các phòng rác. Hành lang được duy trì vệ sinh hàng ngày, các vết bám bẩn được đánh tẩy bằng hóa chất, các cửa kính được lau theo định kì.
2/ Bộ phận Kỹ thuật tòa nhà kiểm tra toàn bộ hệ thống kỹ thuật, vệ sinh, vận hành kiểm tra để kịp thời phát hiện hỏng hóc. Tiến hành sửa chữa thay thế bóng đèn điện đảm bảo ánh sánh cho các tầng cũng như tiết kiệm điện năng cho tòa nhà ( đã thay 15 bóng có sự xác nhận của cư dân).
Ngày 15/10/2012 sau khi nhận được sự phản ánh về việc nước thải trào ra sàn nhà căn hộ 309 TTQLVH đã nhanh chóng xác định nguyên nhân và tiến hành thông tắc trục thoát nước thải của tòa nhà ngay trong đêm 15/10.
Giám sát các đơn vị lắp đặt mạng điện thoại, Internet, truyền hình cáp, các đơn vị sửa chữa thi công trong tòa nhà, bảo trì thang máy.
Đồng thời TTQL cũng gửi Đề xuất về việc thay thế khớp nối phần mềm máy bơm, đề xuất chuyển cửa thoát hiểm tới BQT để xin ý kiến chỉ đạo.
3/ An ninh tòa nhà duy trì nhân viên trực 24/24h tại các sảnh cũng như tầng hầm. Hướng dẫn khách hàng và kiểm soát ra vào đối với khách hàng qua giấy tờ tùy thân.
Hàng ngày lực lượng an ninh tuần tra các tầng, ngăn ngừa trộm cắp, lấn chiếm không gian, phát hiện mối nguy hiểm để xử lý kịp thời.
Tầng hầm các phương tiện được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện cho cư dân lấy phương tiện đi lại.
TTQLVH đã tiến hành tập huấn cứu hộ và xử lý sự cố thang máy, an ninh cho bộ phận bảo vệ vào ngày 13/10.
Đảm bảo an ninh, an toàn cho cư dân.
4/ Cảnh quan, dịch vụ của tòa nhà được TTQL đặc biệt quan tâm và đã triển khai như:
- TT bổ xung 06 đồng hồ với 3 múi giờ khác nhau tại sảnh chờ thang máy tầng 1(vì có người nước ngoài sinh sống).
- Bổ sung cây rác tại sảnh chờ tầng 1.
- Lắp đặt màn hình TV tại sảnh để nâng cao chất lượng phục vụ cư dân. - Ốp gạch chân tường sảnh tầng 1.
- Cắt tỉa các bồn cây cảnh đồng thời đang bổ sung thêm cây-hoa cảnh khu vực phía sau tòa nhà.
- Triển khai phiếu thông tin khách hàng để có được thông tin cơ bản ( tên chủ hộ hiện tại và số điện thoại) giúp cho công tác quản lý và phục vụ cư dân được tốt nhất.
- Niêm yết danh sách thông tin cho các bộ phận thuộc TTQLVH để cư dân được biết.
5/ Công tác tập huấn PCCC.
Trung tâm đã làm việc với đồng chí Nam phụ trách PCCC của khu vực tòa nhà, đồng chí Nam hẹn trong tháng 11/2012 sẽ có công văn hướng dẫn về công tác PCCC mới và sẽ giúp tòa nhà làm phương án PCCC và tập huấn PCCC.
3.2.Hạn chế
-Sự phân chia các bộ phận, các phòng ban vẫn còn chưa rạch ròi, cụ thể, nguyên nhân là do quy mô của công ty vẫn còn khá nhỏ và công ty mới được thành lập. Cụ thể như, vì chưa có phòng tổng hợp, phòng văn thư, hành chính nên phòng kế toán kiêm luôn nhiệm vụ của 3 phòng ban này,
- Chưa tạo được môi trường làm việc chuyên nghiệp cho các nhân viên trong các công ty, các nhân việc chưa có cơ hội để phát huy được hết khả năng làm việc của bản thân. Cụ thể là diện tích môi trường làm việc eo hẹp, đầu tư các trang thiết bị chưa được tối tân và hiện đại, các phòng ban đều làm việc chung trong một không gian, không có sự riêng tư để tập trung và phát huy hết khả năng tư duy để làm việc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đặc biệt là trong các buổi họp giao ban, đáng nhẽ các nhân viên phải có mặt đông đủ để đóng góp ý kiến, được đưa ra ý kiến, tiếng nói của bản thân. Tuy nhiên vì môi trường làm việc hạn chế và không cho phép, nên các buổi họp giao ban chỉ có sự góp mặt đại diện của các trưởng phòng ban mà không có mặt đông đủ của các nhân viên trong các phòng ban đó nên chưa khai thác được hết ý kiến của các nhân viên, trong khi các nhân viên mới là những người am hiểu tường tận về công việc của mình.
- Sau khi tiếp quản tòa nhà, bên cạnh sự cố gắng của TTQL, sự ủng hộ, ghi nhận của cư dân tòa nhà. TTQL nhận thấy nhược điểm cần phải khắc phục kịp thời như:
1/ Lực lượng an ninh đảm bảo an toàn tòa nhà, bên cạnh sự cố gắng vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót trong việc phục vụ cư dân, thái độ phục vụ còn chưa tích cực, chưa nhận biết được cư dân tòa nhà, ngủ gật trong giờ làm việc…
2/ Vệ sinh tòa nhà còn chưa đảm bảo sạch trong cây thang và sảnh chính trong giờ cao điểm.
Sảnh, hành lang các tầng bám mốc đen do lâu ngày không được sử dụng hóa chất tẩy trắng và đánh bóng.
3.3.Kinh nghiệm và bài học mà công ty đạt được.
3.3.1.Kinh nghiệm xử lý các sự cố trong công tác vận hành tòa nhà.
a)Sự Cố Tràn Nước Vào Tầng Hầm Vào Tòa Nhà CT4, CT5 Mỹ Đình Sông
Đà 2009.
Di tản hơn 500 xe máy ra khỏi tầng hầm do nước tràn vào tầng hầm đã tránh thiệt hại về tài sản cho cư dân chỉ với 20 nhân viên. Hoàn toàn không có biện pháp kỹ thuật nào được áp dụng trong thời gian quá ngắn và địa hình quá phức tạp. Chỉ dùng bằng trách nhiệm và lòng nhiệt tình của các cán bộ nhân viên của TTQLVH Tòa nhà.
b)Xử Lý Sự Cố Tắc Cống Thoát Nước Tòa Nhà A1 Nghĩa Hưng 151A Nguyễn Đức Cảnh – Hoàng Mai – Hà Nội.
Do lỗi của Chủ Đầu Tư đã thiết kế trục thoát nước theo phương nằm ngang và do các hộ dân bất cẩn trong quá trình sử dụng đã làm tắc toàn bộ trục thoát nước của Tòa nhà. Bằng kinh nghiệm của mình bộ phần kỹ thuật của Công ty đã tiến hành thăm dò và đã phát hiện vị trí tắc của trục nước thải. Sau khi sử lý thông tắc
xong chúng tôi đã đặt thêm thiết bị Y thăm để thuận tiện trong việc thông tắc sau này. Vì biết rằng sau một thời gian nữa hệ thống nước thải sẽ lại tắc ở vị trí đó.
3.3.2.Kinh nghiệm trong công tác quản lý tòa nhà.
a)Tầng Thương Mại Không Nộp Phí Dịch Vụ:
Các phần diện tích kinh doanh trong Tòa nhà bao giờ cũng phải đóng phí dịch vụ cao hơn so với các hộ dân. Vì vậy đã có rất nhiều các chủ thuộc phần diện tích kinh doanh này cương quyết không đóng phí dịch vụ vì cho rằng điều đó không hợp lý. Nhưng bằng vốn am hiểu các văn bản luật pháp và khả năng thuyết phục của bộ phận chăm sóc khách hàng của Công ty, chúng tôi đã thuyết phục được tất các chủ phần diện tích kinh doanh nói trên nộp phí dịch vụ một cách vui vẻ, tạo được mối quan hệ thân thiết với khách hàng của Tòa nhà.
b)Cắt Giảm Chi Phí Điện Tiêu Hao:
Sau khi vào vận hành Tòa nhà được 2 tháng chúng tôi đã cắt giảm được nguồn điện tiêu thụ đáng kể so với Chủ Đầu Tư tự vận hành hoặc các đơn vị khác vận hành được Ban Quản trị Tòa nhà thuê. Chúng tôi tính toán sử dụng tối đa cho việc cần thiết và sử dụng các kỹ thuật vận hành làm cho công xuất tiêu thụ giảm đáng kể. Tòa nhà N09-B1 mức tiêu thụ trước khi chúng tôi vận hành là 28.000.000/tháng và sau 2 chúng tôi vận hành số điện tiêu thụ chỉ còn 20.000.000/tháng.
c)Tăng nguồn thu cho tòa nhà:
Sau khi tiếp quản – vận hành tòa nhà N09-B1, công ty đã thực hiện được những việc sau:
Ký kết lại hợp đồng thuê vị trí đặt quảng cáo trong và ngoài thang máy từ 87 triệu đồng lên 130 triệu đồng/năm.
Ký kết cho thuê mặt bằng(những diện tích nhỏ dưới 10m2) tăng nguồn thu 60 triệu đồng/ năm.
Sắp xếp lại vị trí đỗ xe tầng hầm tăng khoảng 50 triệu đồng/năm.
d)Gia Tăng Dịch Vụ Tiện Ích:
Lắp màn hình TV cỡ lớn tại sảnh của tòa nhà N09-B1 để thông báo phí hàng tháng và các thông tin của tòa nhà.
Cung cấp dịch vụ : Nước uống tinh khiết, Gas , Giặt Là, Đặt vé Máy bay-Tàu hỏa, Vận chuyển hàng hóa….
CHƯƠNG III
PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT KHẮC PHỤC CÁC VẤN ĐỀ MẮC PHẢI.
1.Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới.
1.1.Phát triển dịch vụ theo chiều sâu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
-Tập trung nguồn lực đầu tư nhằm hoàn thiện chất lượng các dịch vụ của Công ty.
- Thị trường mục tiêu sẽ là các dự án bất động sản cao cấp.
- Xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu, tạo chỗ đứng vững chắc trên thị trường bất động sản và khẳng định vị thế và uy tín của Công ty.
- Khai thác tốt các dự án đang và sẽ triển khai trong tương lai gần để không ngừng hoàn thiện sản phẩm dịch vụ của Công ty và cũng là một cách phát triển thương hiệu.
1.2.Phát triển nguồn nhân lực.
-Tiếp tục gây dựng và phát triển đội ngũ Lãnh đạo trung gian và cán bộ nòng cốt để nâng cao hiệu quả công việc và giúp Ban Lãnh đạo hoạch định chiến lược phát triển Công ty.
- Đẩy mạnh công tác đào tạo nội bộ và đào tạo ngoài bằng các chính sách hỗ trợ, tạo điều kiện về thời gian và tài chính.
- Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực hoàn thiện về mọi mặt với trình độ học vấn và chuyên môn cao, có năng lực quản lý, sáng tạo và áp dụng công nghệ mới cũng như các quy trình hướng dẫn theo hệ thống quản lý chất lượng vào công việc để đem lại hiệu quả công việc cao nhất.
- Xây dựng cơ chế và chính sách tuyển dụng hợp lý để thu hút nhân tài, nhân sự có chuyên môn giỏi bổ sung không chỉ số lượng mà cả chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên đáp ứng được yêu cầu phát triển kinh doanh của Công ty cũng như đòi hỏi ngày càng khắt khe của thị trường
- Không ngừng hoàn thiện quy chế lương, thưởng và chính sách đãi ngộ và cơ chế quản lý để cán bộ nhân viên phát huy quyền làm chủ, yên tâm công tác và gắn bó lâu dài với Công ty.
1.3.Nâng cao công tác quản lý.
Nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, Công ty Cổ Phần Quản lý BĐS Đất Việt luôn sẵn lòng và tiếp thu những ý kiến đóng góp từ phía khách hàng và phản hồi từ thị trường để nhằm cải tiến phương pháp làm việc, điều hành và cơ cấu lại hệ thống quản lý và nhằm nâng cao trình độ chuyên môn chất lượng và nghiệp vụ của nguồn nhân lực.
Tạo động lực mạnh mẽ và cơ chế quản lý năng động, có hiệu quả cho đơn vị, bảo đảm hài hòa lợi ích của Nhà nước, doanh nghiệp và người lao động. Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ lãnh đạo có năng lực công tác cao, sáng tạo, dám nghĩ, dám hành động, nhanh chóng cập nhật và tiếp thu công nghệ mới, có chế độ tuyển chọn và thu hút nhân tài và chuẩn bị tốt đội ngũ kế cận cho tương lai.
1.4.Phát triển thị trường.
Công ty liên tục đẩy mạnh các chiến lược nâng cao hình ảnh thương hiệu, cố gắng phát triển, duy trì thị phần tại các tòa nhà đang nắm giữ, không ngừng nỗ lực phát triển các nhóm khách hàng mới, khai thác nhóm khách hàng tiềm năng và mở rộng thị phần trong lĩnh vực bất động sản. Công ty sẽ tiếp tục khẳng định hình ảnh không chỉ tại Thành phố Hà Nội mà còn trên địa bàn các vùng lân cận và có thể là sang các nước khác.
Với định hướng luôn tuân thủ và chấp hành các quy định của pháp luật về chất lượng sản phẩm, môi trường gắn liền lợi ích của công ty với lợi ích của khách hàng và đặt lợi ích của khách hàng, của tập thể người lao động và cộng đồng xã hội lên trên hết.
2. Một số giải pháp của công ty.2.1 Về phía công ty. 2.1 Về phía công ty.
Công tác quản lý tòa nhà hiện nay đang ngày càng được chú trọng và phát triển tại Việt Nam trong nhiều năm qua. Có rất nhiều tập đoàn nước ngoài đã khẳng định được tên tuổi và thương hiệu của mình trên thị trường Việt Nam như CBRE, Savill…với nhiều năm kinh nghiệm trong công tác quản lý tòa nhà thì chất lượng dịch vụ của họ ngày càng có uy tín nhiều hơn đối với khách hàng. Muốn cạnh tranh
được với những tập đoàn trong nước cũng như nước ngoài trong thời buổi kinh tế ngày càng có nhiều biến động như hiện nay thì nhiệm vụ đặt ra là công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác quản lý tòa nhà của bản thân công ty mình. Bước quan trọng và được xem như là tiên quyết nhất trong việc quản lý đó là nhằm thiết lập những quy trình, những công việc, kế hoạch diễn ra ngày càng chất lượng, nhanh chóng đảm bảo đúng yêu cầu đề ra.
2.1.1 Nâng cao chất lượng nhân viên.
Hiện nay việc đào tạo về công tác quản lý tòa nhà cao tầng tại Việt Nam chưa được phổ biến và quan tâm chú trọng. Nếu có đào tạo cũng chỉ mang tính lý thuyết mà thiếu đi sự kết hợp vào việc vận hành thực tế, hệ thống các môn học cơ sở nhằm phục vụ cho công tác quản lý còn chưa phù hợp. Như vậy công ty phải có kế hoạch cho việc tuyển dụng và bồi dưỡng cho các nhân viên để nhằm có được kinh nghiệm cũng như kiến thức làm việc tốt nhất. Lựa chọn các khóa học nâng cao cho nhân viên các bộ phận kỹ thuật trong tòa nhà, cũng như các bộ phận an ninh, kế toán hay vệ sinh… của mình nhằm cung cấp các kinh nghiệm, phục vụ cho quá trình học tập cũng như làm việc của nhân viên. Khuyến khích các nhân viên tích cực tham gia các hội thảo về quản lý nhằm để học tập và trao đổi kinh nghiệm ngày càng trau dồi kiến thức thực tế cho bản thân.
Phân công rõ ràng công việc cho các nhân viên nhằm mục đích công việc diễn ra nhanh chóng hơn. Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, đánh giá chất lượng nhân viên để có thể tìm ra những ưu điểm hay nhược điểm của từng nhân viên để có