4. Khái niệm về quản lý bất động sản
7.2Tuyển lựa khách hàng tiềm năng và quản lý khách thuê
Cần xác định những yếu tố mà khách hàng tiềm năng quan tâm là việc đầu tiên mà nhà quan tâm cần tìm hiểu và quan tâm trước khi lựa chọn khách hàng tiềm năng cho tòa nhà của mình.
Thứ 1: Điều kiện về không gian .
Quan điểm đầu tiên để tiếp cận nhu cầu của khách hàng tiềm năng là hiểu biết về đặc điểm công việc kinh doanh của khách hàng vì nhu cầu về không gian rất khác nhau đối với từng vị trí công việc. cần đánh giá xem loại vị trí trong tòa nhà mà nhân viên của công việc này yêu cầu, số lượng người trong mỗi vị trí, nhiệm vụ mà mỗi người thực hiện. Kiểu và kết cấu hoạt động kinh doanh giúp cho việc định hình kế hoạch phân bổ không gian sao cho phù hợp nhất.
Từ các thông tin trên việc sử dụng không gian được chia làm 4 nhóm:
- Không gian văn phòng cho cá nhân: cần quan tâm tới độ rộng của không gian, mức độ rào kín hay nửa kín nửa mở phục vụ cho những người sử dụng đơn lẻ và gồm cả 1 bán kính để có thẻ tiếp cận văn phòng.
- Không gian văn phòng cho nhiều người cùng sử dụng: có thể là văn phòng khép kín hoặc mở phục vụ cho 2 người làm việc trở lên. Yêu cầu đặt ra là cần nắm rõ về tiêu chuẩn cho phép đối với 1 không gian khép kín và mở, xu hướng sắp xếp không gian văn phòng ngày nay.
- Các tiện ích đặc biệt: Không gian làm việc , dự định cho một hoặc nhiều người , được thiết kế phù hợp với các trang thiết bị đặc biệt cho nhân viên sử dụng trong quá trình làm việc. Bởi vì yêu cầu không gian loại này có mục đích sử dụng đặc biệt nên không gian phân bổ rất khó xác định. Tuy nhiên cũng có những chỉ dẫn cho việc dành không gian để sử dụng các tiện ích đặc biệt do công việc hoạt động kinh doanh yêu cầu.
- Khu vực sử dụng hỗn hợp:chủ yếu gồm 2 loại không gian chủ yếu là phòng dành cho công việc văn thư và khu vực đi lại. Nhu cầu không gian đi lại phải xác định dựa trên luồng lưu thông trong nội bộ tòa nhà và thường chiếm khoảng 15% tổng diện tích tòa nhà văn phòng. Không gian văn thư thường là 5%.
Thứ 2: Mức chất lượng mong muốn.
Người quản lý cần tìm hiểu về mong muốn của khách hàng tiềm năng về chất lượng không gian văn phòng. Cách tốt nhất là đến thăm quan các không gian văn phòng mà khách hàng đang thuê, khảo sát nhu cầu, mong muốn thay đổi của khách hàng với không gian đó.
Do hình ảnh công ty và thương hiệu của công ty thuê văn phòng bị ảnh hưởng bởi diện mạo không gian. Thực tế cũng cho thấy việc các công ty khác nhau có xu hướng quan tâm tới khách hàng khác thuê cùng tầng và không mong muốn đó là công ty cạnh tranh với họ. Vậy nên mỗi tầng nên cho những người thuê hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực khác nhau nhưng có danh tiếng ngang nhau.
Thứ 3: Xác định khu vực phụ thêm.
Để xác định nhu cầu của khách hàng tiềm năng người quản lý nên tìm những thông tin có liên quan tới việc di dời , ngân sách thuê, nhu cầu bãi đỗ xe, giao thông, nhu cầu tiện nghi và thay đổi, dự tính ngày chuyển và các điều khoản đặc
biệt bằng cách đưa ra những câu hỏi . Điều không kém phần quan trọng là người đại diện của khách hàng tiềm năng liên quan tới tình trạng của công ty và sự ủy quyền ra quyết định.
Người quản lý nên chỉ ra không gian phù hợp với thực tế của khách hàng tiềm năng và để khách hàng tiềm năng tự xem xét đánh giá mức độ phù hợp hoàn toàn với nhu cầu thực tế của công ty.
Thứ 4: Cho xem không gian.
Theo thực tế cho thấy thì bản thân không gian cũng là một yếu tố để chuyển hóa một khách hàng tiềm năng thành một người thuê. Không gian cần được giới thiệu một cách chuyên nghiệp và nêu bật được các lợi thế của nó nếu không các nổ lực chuyên môn và quảng cáo là vô ích.
Những tòa nhà văn phòng lớn nên có một người quản lý hoạt động và tiếp đón những người thuê tiềm năng và có đại lý ở bên ngoài. Văn phòng của người quản lý phải được trang bị một cách thu hút bởi vì đây là văn phòng đầu tiên gây ấn tượng cho người thuê.
Trước khi đưa khách hàng tiềm năng đi xem văn phòng , nhà quản lý nên mô tả qua về đặc điểm tòa nhà và phân tích qua về lĩnh vực quản lý và khu vực lân cận. Nhấn mạnh vào cá lợi ích của tòa nhà. Người quản lý nên giúp khách hàng tiềm năng hình dung hãng của họ trong không gian và lắng nghe 1 cách cẩn thận phản ứng từ khách hàng tiềm năng về đặc điểm và lợi ích mà bất động sản mang lại cho họ. Ghi nhớ những đóng góp, yêu cầu của khách hàng tiềm năng.
Thứ 5: Kết thúc hợp đồng giao dịch.
Để có kết thúc giao dịch một cách hiệu quả, người quản lý nên bắt đầu thảo luận các điều khoản hợp đồng sau khi đưa người thuê đi xem không gian. Trong quá trình khách hàng tiềm năng chưa ký kết hợp đồng thuê thì nhà quản lý nên cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt và theo sát khách hàng bằng các cuộc điện thoại hoặc liên hệ cá nhân.
Thứ 6: Đàm phán và hợp đồng thuê.
Hợp đồng cho thuê văn phòng chuẩn bị được dự thảo giữa người thuê và người cho thuê (quản lý tòa nhà hoặc người sở hữu) xác định quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong thời gian hợp đồng có hiệu lực. người quản lý cần biết về bất động sản, thị trường, mục tiêu của người chủ sở hữu và nhu cầu của người thuê để có
được một hợp đồng làm vừa lòng cả 2 bên .
Nếu tòa nhà được đưa vào thị trường đúng vào giai đoạn kinh tế suy thoái , công việc của một nhà quản lý tốt là nhận biết được xu hướng kinh tế khi bắt đầu đưa bất động sản tham gia vào thị trường. Để đảm bảo nhà quản lý phải cố gắng đàm phán hợp đồng dựa vào những điều khoản nhằm giữ khách hàng lại với tòa nhà ngoài thời gian đã đàm phán.