4. Khái niệm về quản lý bất động sản
2.1Ban Giám Đốc
2.1.1 Tổng Giám Đốc.
* Tổng Giám Đốc của công ty là Ông Vũ Tiến Mạnh. * Kinh nghiệm làm việc:
- Giám đốc TTQLVH Tòa nhà Văn Phòng Âu Việt Building – Số 1 Lê Đức Thọ.
- Giám đốc TTQLVH Tòa nhà hỗn hợp A1 Nghĩa Hưng - 151A Nguyễn Đức Cảnh. * Nhiệm vụ của Tổng Giám Đốc trong công ty:
1/ Hoạt động chiến lược.
- Tham gia công tác hoạch định chiến lược phát triển toà nhà cùng Hội đồng quản trị.
- Triển khai chiến lược cho toà nhà đã được phê duyệt. 2/ Hoạt động marketing bán hàng.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch marketing và bán hàng. 3/ Hoạt động quản lý nhân sự.
- Chịu trách nhiệm tuyển dụng, quản lý nhân sự toàn bộ nhân viên dưới quyền. 4/ Hoạt động quản lý chất lượng toà nhà.
- Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng cho toà nhà.
- Triển khai huấn luyện, hướng dẫn cho nhân viên về hệ thống tiêu chuẩn. 5/ Quản lý tài sản toà nhà:
- Xây dựng cơ chế để quản lý và giám sát tài sản của toà nhà. - Giám sát hoạt động bảo trì bảo dưỡng đạt hiệu quả.
6/ Thực hiện hoạt động mua hàng: - Xem xét phê duyệt các nhà thầu. 7/ Quản lý tài chính kế toán.
- Chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện ngân sách được giao. 8/ Chế độ báo cáo:
- Báo cáo định kỳ theo quy định hệ thống báo cáo cho hội đồng quản trị.
* Quyền hạn của Tổng Giám Đốc. - Phê duyệt các kế hoạch marketing. - Ký hợp đồng cho thuê.
- Thực hiện tất cả các quyền về quản lý nhân sự đối với nhân viên dưới ban. - Phê duyệt tất cả các quy định, quyết định liên quan đến hoạt động tòa nhà. - Phê duyệt các hợp đồng mua hàng theo ngân sách được giao.
* Trách nhiệm của Tổng Giám Đốc.
Chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc, các nhiệm vụ đã đề ra. * Đánh giá công việc.
- Xử lý các sự cố phát sinh kịp thời, nhanh chóng. - Quản lý tài sản tránh thất thoát lãng phí.
- Quản lý đốc thúc nhân sự dưới ban làm việc hiệu quả . - Soạn thảo công văn, thông báo khi cần.
- Thay mặt công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến BQT, đối tác dưới sự chỉ đạo của Ban Giám Đốc Công ty.
- Nhanh chóng giải đáp các thắc mắc và trợ giúp cư dân khi có yêu cầu.
* Trợ lý Tổng Giám Đốc : Ông Lê Minh Sơn. * Nhiệm vụ:
- Giúp TGĐ duy trì hoạt động điều hành toàn bộ các mặt hoạt động của Công ty. - Tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động của Công ty, của các Phòng ban thông qua báo cáo của các bộ phận.
- Trợ giúp TGĐ xây dựng định hướng chiến lược phát triển Công ty. - Trợ giúp TGĐ quản lý thời gian và kiểm soát công việc.
- Trợ giúp việc thực hiện các chiến lược của Công ty bằng cách đảm bảo các quyết định và chỉ dẫn của TGĐ được thông báo và thực hiện nghiêm túc.
- Hỗ trợ TGĐ theo dõi công việc của các Giám Đốc và các Trưởng phòng . - Hỗ trợ các phòng ban, bộ phận trong công việc hoạch định mục tiêu, kế hoạch, chính sách theo chức năng khi được TGĐ phân công.
- Giám sát việc tuân thủ các quy định của hệ thống quản lý.
- Tham mưu cho TGĐ trong việc triển khai và thực hiện các chiến lược phát triển Công ty.
- Đề xuất giải pháp thực hiện cho TGĐ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giúp việc cho TGĐ trong các quan hệ đối nội, đối ngoại.
- Kiểm tra các văn bản, chứng từ từ các bộ phận khác chuyển đến trước khi trình TGĐ phê duyệt.
- Chuẩn bị tham gia các cuộc họp của các bộ phận theo yêu cầu của TGĐ. * Quyền hạn của trợ lý Tổng Giám Đốc.
- Thay mặt Tổng Giám Đốc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chức năng của Công ty ( khi được ủy quyền ).
- Thay mặt Tổng Giám Đốc giám sát, đôn đốc phòng Tổ chức - Hành chính trong việc thực hiện công tác quản lý nhân sự.
- Đôn đốc phòng Tổ chức - Hành chính đánh giá, xác định nhu cầu và tổ chức thực hiện đào tạo, tuyển dụng định kỳ/đột xuất. Tham gia quá trình tuyển dụng, đào tạo khi được yêu cầu.
- Đôn đốc giám sát P.TCHC thực hiện đúng chế độ lương, thưởng đãi ngộ và giải quyết các chế độ, quyền lợi liên quan đến người lao động.
- Tham gia giám sát, nhắc nhở và hướng dẫn các đơn vị thực hiện các nội quy, quy định ( nội quy lao động, quy định đánh giá thực hiện công việc,...) trong toàn công ty.
- Tham vấn hỗ trợ Phòng Kinh Doanh dự án, Phòng Kỹ Thuật công nghệ, hoạt động của đơn vị.
- Tham vấn cho các Trưởng đơn vị trong việc lập mục tiêu, kế hoạch hoạt động của đơn vị trong từng thời kỳ/giai đoạn phù hợp.
- Hỗ trợ Trưởng các đơn vị triển khai, xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến các dự án, hợp đồng, kế hoạch hoạt động.... của đơn vị theo yêu cầu chỉ đạo của Tổng Giám đốc.
- Tham gia tổ chức thực hiện và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng ISO trong toàn Công ty.
- Đề xuất và tham gia xây dựng cải tiến các quy định, quy trình, biểu mẫu ...của hệ thống quản lý chất lượng ISO.
- Tham gia giám sát đôn đốc các đơn vị thực hiện các quy định của hệ thống quản lý chất lượng.
- Tham gia đánh giá nội bộ về hệ thống quản lý chất lượng ISO. * Trách nhiệm của trợ lý tổng giám đốc.
Chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc, nhiệm vụ đã được để ra như trên.
* Đánh giá công việc.
- Bảo đảm chất lượng kỹ thuật của tòa nhà theo đúng quy chuẩn mà TTQLVH đã ban hành.
- Quản lý tài sản và CCDC được giao, tránh thất thoát lãng phí.
2.2 Phòng Dự Án:
* Trưởng phòng dự án là ông Nguyễn Trường Quân. * Kinh nghiệm làm việc:
- Trợ lý Trưởng Ban Quản Lý Tòa Nhà Artex 172 Ngọc Khánh- Ba Đình- Hà Nội. - Giám Đốc TTQLVH Tòa Nhà CT2 Văn Khê- Hà Đông- Hà Nội.
- Giám Đốc TTQLVH Tòa Nhà N09-B1- Dịch Vọng- Cầu Giấy-HN. *Nhiện vụ của trưởng phòng dự án.
- Tìm kiếm, khai thác những dự án bất động sản nhằm phục vụ yêu cầu công ty. - Thiết lập lâu dài và mở rộng quan hệ với các chủ đầu tư, chủ nhà.
- Thường xuyên cập nhật thông tin dự án bất động sản phục vụ tốt nhất cho công tác tư vấn và môi giới.
- Tham gia vào các hoạt động maketing của công ty: Quảng bá, xây dựng hình ảnh, thương hiệu của công ty nhằm mục đích mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
- Chuẩn bị kế hoạch tiếp thị & chiến lược kinh doanh của bản thân - Thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên do công ty giao.
- Thu thập thông tin thị trường liên quan qua phản hồi của khách hàng để đề xuất giải pháp chiếm lĩnh thị trường lên công ty.
- Thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh: Báo giá, đàm phán, thương thảo hợp đồng. - Tư vấn khách hàng về lựa chọn sản phẩm dịch vụ, tính năng kỹ thuật và hướng dẫn sử dụng sản phẩm dịch vụ.
- Thực hiện các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing của công ty. - Làm việc một cách chuyên nghiệp theo hướng dẫn và đúng quy định. * Quyền hạn của trưởng phòng dự án. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Đề xuất các yêu cầu hợp lý khi cần để hoàn thành công việc.
- Theo dõi và kiểm soát các hoạt động trong phạm vi được phân công. * Trách nhiệm của trưởng phòng dự án.
Chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc, nhiệm vụ được đề ra như trên. *Đánh giá công việc.
- Tiến độ hoàn thành công việc được giao.
- Duy trì các mối quan hệ theo hướng có lợi cho công ty. - Chất lượng công việc hoàn thành.
2.3.Phòng Kỹ Thuật:
*Trưởng phòng kĩ thuật: Ông Đặng Xuân Tùng. * Kinh nghiệm làm việc:
- Trưởng bộ phận Kỹ thuật Tòa nhà Hà Thành 102 Thái Thịnh.
- Trưởng bộ phận Kỹ thuật Tòa nhà CT4-5 Sông Đà- Từ Liêm- Hà Nội. - Trưởng bộ phận Kỹ thuật Tòa nhà CT2 Văn Khê-Hà Đông-Hà Nội. *Phó phòng: Ông Nguyễn Văn Sơn.
* Kinh nghiệm làm việc:
- Trưởng bộ phận Kỹ thuật Tòa nhà 151A Nguyễn Đức Cảnh. - Phó bộ phận Kỹ thuật Tòa nhà Hà Thành 102 Thái Thịnh.
*Phó phòng: Ông Đặng Quốc Hưng. * Kinh nghiệm làm việc:
- Trưởng bộ phận Kỹ thuật Tòa nhà N09-B1 Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội. *Nhiệm vụ của trưởng phòng kỹ thuật:
-Giám sát hoạt động của nhân viên trong tổ. - Xử lý sự cố kỹ thuật.
- Phân công công việc cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao. - Kiểm tra các hoạt động kỹ thuật đảm bảo tiêu chuẩn trước khi vào ca phục vụ. - Hướng dẫn và giám sát nhân viên thực hiện hoạt động nghiệp vụ.
- Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ kỹ thuật theo bảng mô tả công việc của nhân viên kỹ thuật.
- Thực hiện các công việc khác do quản lý giao.
- Lập đơn giá của từng mã hàng trình Giám Đốc Trung Tâm duyệt. * Quyền hạn của trưởng phòng kỹ thuật.
- Nhắc nhở nhân viên, khách hàng thực hiện đúng quy định của toà nhà. - Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về lịch làm việc và kết quả kiểm tra của tổ kỹ thuật.
- Đôn đốc chỉ đạo nhân viên thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình. - Điều động nhân viên của tổ theo yêu cầu nhiệm vụ mà TTQLVH giao. - Báo cáo đột xuất hoặc định kỳ tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ của tổ cho TTQLVH.
*Trách nhiệm của trưởng phòng kỹ thuật.
Chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc nhiệm vụ đã được đề ra như trên. * Đánh giá công việc.
- Bảo đảm chất lượng kỹ thuật của tòa nhà theo đúng quy chuẩn mà TTQLVH đã ban hành.
- Quản lý tài sản và CCDC được giao tránh thất thoát lãng phí.
2.4. Phòng An Ninh.
* Trưởng phòng an ninh: Ông Lương Văn Thắng. * Kinh Nghiệm Làm Việc:
- Đội trưởng đội bảo vệ Tòa nhà Hà Thành 102 Thái Thịnh;
- Chỉ huy trưởng Tòa nhà The Manor Mỹ Đình Sông Đà – Từ Liêm, Hà Nội. - Chỉ huy trưởng khu đô thị – 151A Nguyễn Đức Cảnh – Hoàng Mai, Hà Nội;
- Giám sát an ninh Tòa nhà N09-B1 – Dịch Vọng Cầu Giấy. - Quản lý bãi xe VIETLAND - Dịch Vọng Cầu Giấy.
*Nhiệm vụ của trưởng phòng an ninh. - Lập quy trình trực bảo vệ cổng chính. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lập quy trình trực vị trí kiểm soát lối Vào/ Ra. - Lập quy trình kiểm soát thẻ gửi xe.
- Kiểm soát xe ô tô.
- Kiểm soát hầm để xe máy. - Theo dõi nhật ký khách thăm. - Kiểm soát nhà thầu.
- Kiểm soát vận hành thang chở hàng.
- Các quy trình báo cáo sự việc & xử phạt vi phạm. - Lập quy trình vận hành phòng giám sát camera. - Lập quy trình tuần tra.
- Xử lý mất điện lưới.
- Xử lý trường hợp trộm cắp.
- Phòng chống lụt bão có sự hỗ trợ của trung tâm quản lý vận hành. - Thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy.
- Các biện pháp sơ cứu khẩn cấp. * Quyền hạn của tổ trưởng an ninh.
- Nhắc nhở nhân viên bảo vệ, khách hàng, thực hiện đúng quy định của toà nhà. - Lập biên bản, xử phạt các trường hợp làm trái với nội quy của tòa nhà. - Đình chỉ nhân viên làm việc tại các mục tiêu ( từ chỉ huy trưởng trở xuống) vi phạm nghiêm trọng nội quy quy định của công ty và khách hàng.
- Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về lịch làm việc và kết quả kiểm tra của ban giám sát an ninh.
- Đôn đốc chỉ đạo nhân viên thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình. - Điều động nhân viên của ban theo yêu cầu nhiệm vụ.
- Báo cáo đột xuất hoặc định kỳ tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ của ban. -Xây dựng quy trình giám sát và kiểm tra mục tiêu của ban cũng như quy trình giải quyết khi phát hiện sự việc tại mục tiêu.
- Đề xuất biện pháp tăng cường an ninh cho mục tiêu với Ban Lãnh Đạo công ty.
* Trách nhiệm của trưởng phòng an ninh.
Chịu trách nhiệm thực hiện tất cả các công việc, nhiệm vụ đề ra như trên. * Đánh giá công việc.
-Bảo đảm chất lượng an ninh của tòa nhà theo đúng tiêu chuẩn mà TTQLVH đã ban hành.
- Quản lý các nhân viên bảo vệ thực hiện đúng chức trách, tránh gây ảnh hưởng đến dân cư.
2.5 Phòng Kế Toán.
* Trưởng phòng kế toán: Bà Lê Thị Thơm. * Kinh Nghiệm Làm Việc:
- Kế toán Công ty cổ phần đầu tư phát triển và quản lý bất động sản Hà Nội. - Kế toán Công Ty cổ phần quản lý bất động sản Đất Việt
* Nhiệm vụ của trưởng phòng kế toán:
- Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp. - Kiểm tra các định khoản các nghiệp vụ phát sinh.
- Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp
- Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với các báo cáo chi tiết. - Hạch toán thu nhập, chi phí, khấu hao TSCĐ, công nợ, nghiệp vụ khác, thuế GTGT và báo cáo thuế khối văn phòng công ty, lập quyết toán văn phòng công ty.
- Theo dõi công nợ khối văn phòng công ty, quản lý tổng quát công nợ toàn công ty. Xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty.
- In sổ chi tiết và tổng hợp khối văn phòng, tổng hợp công ty theo qui định. - Lập báo cáo tài chính theo từng quí, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết.
- Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán.
- Cải tiến phương pháp hạch toán và chế độ báo cáo. - Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
- Cung cấp số liệu cho Ban Giám Đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu. - Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra kiểm tra theo yêu cầu của kế toán trưởng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kiến nghị và đề xuất biện pháp khắc phục cải tiến. - Lưu trữ dữ liệu kế toán theo qui định.
* Quyền hạn của trưởng phòng kế toán.
- Đề xuất các trường hợp thanh toán khi có vướng mắc với các bộ phận và đối tác.
- Đề xuất biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu. - Chủ động nhắc nhở thanh toán công nợ .
- Đề xuất với công ty mức thanh toán và lịch thanh toán công nợ đối với khách hàng.
- Đề xuất hướng xử lý khi yêu cầu xuất hóa đơn của khách hàng chưa phù hợp . - Đề xuất khi có điều chỉnh, sửa đổi , thanh lý, huỷ hóa đơn .
- Yêu cầu thu hồi các chứng từ hóa đơn của các bộ phận nếu cần. * Trách nhiệm của trưởng phòng kế toán.