9. Cấu trúc của luận văn
2.1. CÔNG TÁC TỔ CHỨC CỦA THƢ VIỆN
2.1.1. Cơ cấu tổ chức của thƣ viện
Tổ chức có vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định đến hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan/đơn vị. Với thư viện cũng vậy, muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình cần phải có một tổ chức thống nhất, hợp lý và hoạt động có hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức thư viện trường Đại học Tây Nguyên được chia thành 2 bộ phận là: bộ phận Nghiệp vụ và bộ phận Phục vụ. Hai bộ phận này đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc thư viện theo những nguyên tắc nhất định, sự thống nhất và phối hợp hoạt động giữa các bộ phận là nhân tố quyết định đến hiệu quả hoạt động của thư viện.
Cơ cấu tổ chức thƣ viện trƣờng Đại học Tây Nguyên bao gồm: Ban Giám đốc, khối Nghiệp vụ và khối Phục vụ.
Ban Giám đốc
Ban Giám đốc là trung tâm chỉ huy toàn bộ hoạt động của Thư viện, có nhiệm vụ lãnh đạo, tổ chức và quản lý cán bộ.
Ban giám đốc Thư viện trường Đại học Tây Nguyên bao gồm 2 đồng chí: 01 giám đốc và 01 phó giám đốc.
- Giám đốc là người chịu trách nhiệm về công tác tổ chức, hoạt động của Thư
viện trước Lãnh đạo Nhà trường, đồng thời có nhiệm vụ xác định phương hướng hoạt động của Thư viện và cụ thể hoá bằng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Nhà trường.
- Phó giám đốc là người giúp Giám đốc trong việc lãnh đạo chung về công tác của
Thư viện và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc được Giám đốc giao phó
Khối nghiệp vụ (số lượng 5 người) với nhiệm vụ sau:
Có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý tài liệu khi có tài liệu mới bổ sung về: như đóng dấu, dán nhãn, biên mục, phân loại tài liệu, nhập tên sách vào cơ sở dữ liệu. Đồng thời còn in thẻ cho sinh viên khoá mới và in thẻ cho cán bộ khi có yêu cầu.
31
Khối phục vụ (số lượng 9 người): gồm các phòng: phòng Tra cứu, phòng
Giáo trình, phòng Tổng hợp, phòng Đọc, phòng Multimedia.
- Phòng tra cứu
Mở cửa phục vụ cho bạn đọc tra cứu tìm tin. Phòng tra cứu tại Thư viện chỉ tra cứu trên máy vi tính (OPAC).
Hệ thống tra tìm trên máy vi tính. Bạn đọc chỉ việc gõ các tiêu chí tìm kiếm vào máy, máy sẽ tự động hiển thị thông tin như: tên sách, tên tác giả, ký hiệu xếp giá,… của cuốn sách đó, giúp bạn đọc tìm tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
- Phòng Giáo trình
Có nhiệm vụ thu nhận các loại sách giáo trình đã được xử lý tại phòng nghiệp vụ. Tổ chức phục vụ bạn đọc và phát hành sách giáo trình.
- Phòng tổng hợp
Có nhiệm vụ thu nhận các loại tài liệu tổng hợp về các lĩnh vực khoa học đã được xử lý tại phòng nghiệp vụ, nhằm phục vụ bạn đọc tham khảo và nghiên cứu.
- Phòng đọc
Có nhiệm vụ thu nhận các loại sách tổng hợp có giá trị, luận án, luận văn và các loại báo – tạp chí nhằm phục vụ bạn đọc tham khảo, nghiên cứu và giải trí.
- Phòng nghe nhìn (Multimedia)
Có chức năng cung cấp những thông tin, phim tư liệu, phim khoa học và phim xã hội nhân văn, nhằm mục đích bổ sung thêm những kiến thức khoa học trong đời sống xã hội.
32
Sơ đồ 2. 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức thƣ viện trƣờng Đại học Tây Nguyên
2.1.2. Đội ngũ cán bộ của thƣ viện
Cán bộ thư viện là một trong 4 yếu tố cấu thành thư viện và được coi là “Linh hồn
của thư viện”. Cán bộ thư viện là một mắt xích quan trọng có vai trò kết nối người
dùng tin với nguồn tài liệu, tri thức của nhân loại. Tài liệu trong thư viện có được sử dụng, khai thác một cách hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào vai trò của người cán bộ thư viện.
Số lượng cán bộ hiện nay của thư viện là 17 cán bộ, trong đó có 5 cán bộ là nam giới và cán bộ nữ là 11.
Bảng 2. 1. Thống kê về trình độ của độ ngũ cán bộ thư viện
Trình độ Số lƣợng (ngƣời) Tỉ lệ %
Thạc sỹ 2 11.8
Chuyên viên chính 1 5.9
Cư nhân, kỹ sư 8 47.1
Cao đẳng 1 5.9
Trung cấp 4 23.5
33
Biểu đồ 2. 1. Sơ đồ về cơ cấu trình độ cán bộ
Qua sự thể hiện ở bản đồ ta thấy, nhìn chung cán bộ thư viện của trường Đại học Tây Nguyên về trình độ là khá cao, nhóm độ tuổi còn trẻ, được đào tạo bài bản. Đây là yếu tố thuận lợi cho sự phát triển của thư viện hiện tại và tương lai.
So sánh với quy mô đào tạo của nhà trường, số lượng cán bộ của thư viện hiện tại phục vụ bạn đọc còn rất cao. Cán bộ phải tận dụng hết thời gian hàng ngày để giải quyết công việc, không còn thời gian nghiên cứu thêm, cập nhật về công tác nghiệp vụ cũng như tìm hiểu thêm về ngoại ngữ và tin học.
2.1.3. Hạ tầng cơ sở vật chất – kỹ thuật của thƣ viện
Cơ sở vật chất và trang thiết bị tại Thư viện trường Đại học Tây Nguyên gồm:
Một toà nhà với tổng diện tích 3200m2, với 500 chỗ ngồi học cho bạn đọc đến thư
viện.
Hệ thống máy móc và trang thiết bị thư viện và Trung tâm Thông tin gồm:
- 05 máy chủ
- 72 máy trạm
- Hệ thống máy lạnh đều hoạt động tốt
- Các trang thiết bị phục vụ cho phòng nghe nhìn
- Hệ thống mạng LAN, Internet.
- 03 máy photocopy
34
- Một số các trang thiết bị khác đều hoạt động tốt, nhằm đáp ứng tối đa nhu
cầu thông tin cho độc giả.
Năm 2006, Trung tâm Thông tin – Thư viện đã tách ra thành 2 Trung tâm riêng
đó là Trung tâm Thông tin và Thư viện. Mặc dù về mặt tổ chức được tách làm hai,
nhưng hạ tầng trang thiết bị và cơ sở vật chất vẫn đang dùng chung và đều nhằm mục đích phục vụ cho việc phục vụ nhu cầu thông tin của người dùng tin trong nhà trường.
2.2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN 2.2.1. Phát triển vốn tài liệu của Thƣ viện 2.2.1. Phát triển vốn tài liệu của Thƣ viện
Phát triển nguồn lực thông tin là công việc quan trọng, có tính chất quyết định đến toàn bộ hoạt động của thư viện, bởi lẽ nguồn lực thông tin là yếu tố đầu tiên để các trung tâm thông tin – thư viện hoàn thành, tồn tại và phát triển.
Thư viện trường Đại học Tây Nguyên, việc xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin nhằm mục tiêu chủ yếu là cung cấp tài liệu phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học của cán bộ, sinh viên và học sinh trong trường. Giá trị nguồn lực thông tin phụ thuộc nhiều vào công tác phát triển nguồn lực thông tin.
Chính sách phát triển nguồn lực thông tin là kim chỉ nam cho việc thực hiện công tác bổ sung.
Vấn đề tổ chức vốn tài liệu
Trải qua 35 năm hình thành và phát triển, thư viện trường Đại học Tây Nguyên đã có được nguồn vốn phong phú và đa dạng, đáp ứng được phần lớn nhu cầu thông tin cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của NDT trong Nhà trường. Vốn tài liệu bao gồm các sách giáo trình, sách chuyên khảo, sách tham khảo, các loại báo – tạp chí trong và ngoài nước. Các loại hình tài liệu trên có nội dung tập trung chủ yếu là: Khoa học Tự nhiên, Khoa học Xã hội, khoa học Nông – Lâm Nghiệp, Khoa học Máy tính,…
Hiện nay, vốn tài liệu của thư viện đã lên đến 10.303 đầu với 167.426 cuốn sách Giáo trình, sách tham khảo các loại.
* Bổ sung vốn tài liệu
Việc bổ sung tài liệu của thư viện trường Đại học Tây Nguyên được thực hiện qua các phương thức sau: Nguồn mua, tặng biếu và nguồn tài liệu nội sinh.
35
Nguồn mua tài liệu là nguồn bổ sung chính của thư viện, căn cứ vào nguồn kinh phí được cấp hằng năm, thư viện xây dựng danh mục tài liệu trên cơ sở các khoa yêu cầu, giới thiệu, lựa chọn và sau đó tổ chức đặt mua thông qua hệ thống các nhà xuất bản như: Nhà xuất bản Giáo dục, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Nhà xuất bản Trẻ, Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia và các công ty phát hành sách trong toàn quốc.
Ngoài ra, thư viện còn bổ sung tài liệu giáo trình của một số trường Đại học đào tạo chuyên ngành như: Đại học Nông nghiệp Hà Nội, Đại học Sư phạm Kỹ thuật TP. Hồ Chí Minh,…
Báo, tạp chí tiếng Việt được đặt mua qua Bưu điện Tỉnh DakLak.
Bảng 2. 2. Bảng thống kê số lượng sách bổ sung hàng năm từ 2006 đến 2012
Năm Số lƣợng tên sách Số lƣợng cuốn
2006 123 3034 2007 307 6230 2008 240 4974 2009 295 6400 2010 545 9650 2011 421 5665 2012 65 1970
36
Biểu đồ 2. 2. Biểu đồ số lượng đầu sách và cuốn sách được bổ sung hàng năm (2006-
1012)
Qua biểu đồ ta thấy, số lượng đầu sách và cuốn sách được bổ sung hàng năm không đồng đều, điều đó phụ thuộc vào số lượng tiền được cung ứng của Nhà trường đối với thư viện. Trong những năm tới, để phát triển tốt nguồn lực thông tin. Thư viện cần tiếp tục cải tiến phương thức hoạt động như: bám sát chương trình đào tạo, nắm vững nhu cầu tin của người dùng tin, có thống kê và khảo sát nhu cầu,…thông thường, các loại giáo trình, tài liệu tham khảo được bổ sung từ 2 đến 100 bản trên một tên sách, các loại sách tra cứu được mua từ 2 bản trở lên/1 tên sách, các loại báo, tạp chí thư viện đặt mua từ 1 đến 3 bản. Đến năm 2012 số lượng đầu sách và cuốn sách được bổ sung ít hơn so với những năm về trước là do Nhà trường tập trung đầu tư vào xây dựng phòng ốc, giảng đường và kí túc xá sinh viên nên năm 2012 kinh phí bổ sung cho Thư viện như sách, báo, tạp chí,…bị cắt giảm
Nguồn tài liệu nội sinh:
Đây là một trong những hình thức bổ sung rất quan trọng của thư viện, tài liệu được bổ sung theo hình thức này là các luận án, luận văn, niên luận, đồ án tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp. Theo quy định của nhà trường các tài liệu này, hàng năm các cá nhân và tập thể phải nộp về phòng Khoa học và Quan hệ quốc tế, Phòng khoa học có trách nhiệm bàn giao lại cho thư viện nhận và xử lý nghiệp vụ để phục vụ cho bạn đọc tại trường.
Hiện nay, với tổng số luận án và luận văn là 534 cuốn trong đó:
- Luận văn là: 471 cuốn
- Luận án là 63 cuốn
Nguồn tài liệu nội sinh này rất có giá trị về mặt khoa học thực tiễn và hữu ích cho các nhà quản lý giáo dục, các cán bộ giảng dạy, các sinh viên, học viên trong quá trình nghiên cứu về lĩnh vực ngành học của mình, là loại hình tài liệu được đông đảo người dùng tin quan tâm và cũng là nguồn thông tin quan trọng được thư viện lưu trữ và phục vụ bạn đọc tại phòng đọc.
Công tác bổ sung của thư viện đã được chú trọng. Thư viện đề ra phương hướng cụ thể cho công tác phát triển nguồn tin làm sao phải bổ sung đầy đủ, kịp thời các loại
37
sách giáo khoa, giáo trình, tài liệu tham khảo phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của trường.
Diện bổ sung
Để nguồn lực thông tin đáp ứng được nhu cầu giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của người dùng tin, căn cứ vào nhu cầu các chuyên ngành đào tạo trong nhà trường. Diện bổ sung của thư viện cũng khá phong phú và đa dạng về nhiều lĩnh vực khoa học: Khoa học xã hội, Khoa học tự nhiên và máy tính, Nông – Lâm nghiệp, Kinh tế,…
Thư viện định hướng bổ sung các loại hình tài liệu sau:
- Tài liệu phục vụ cho nghiên cứu, giảng dạy và học tập là: giáo trình, sách tham
khảo, tài liệu tra cứu, các tạp chí chuyên ngành,…
- Tài liệu phục vụ cho giải trí: các loại báo, tạp chí,…
- Tài liệu nghiệp vụ thư viện, đây là phần nhỏ nhưng nó rất quan trọng để cán bộ
thư viện cập nhật và bổ sung thêm kiến thức chuyên môn, nhằm mục đích phát triển thư viện theo chuẩn nghiệp vụ.
Về cơ bản công tác bổ sung tài liệu của Thư viện trường Đại học Tây Nguyên từ trước đến nay vẫn thực hiện theo đúng định hướng và diện bổ sung. Tài liệu được mua trên cơ sở nhu cầu của người dùng tin. Việc mua tài liệu theo đúng quy trình và có sự hỗ trợ của các giảng viên và cán bộ trong toàn trường. Tuy nhiên, để thư viện có một nguồn lực thông tin đủ mạnh, có giá trị, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của người dùng tin trong điều kiện hiện tại cần phải xây dựng một chính sách bổ sung thật cụ thể và chi tiết.
Kinh phí bổ sung
Hàng năm, nguồn kinh phí dành cho thư viện để bổ sung tài liệu là rất lớn dao động từ 100 – 500 triệu đồng. Lượng kinh phí này được phân bổ thành các hạng mục như sau: Giáo trình chuyên ngành, các môn học cơ sở, cơ bản, sách tham khảo, báo, tạp chí, và tài liệu điện tử. Kinh phí để phát triển nguồn lực thông tin để mua giáo trình, tài liệu tham khảo chiếm tỉ lệ % rất lớn, chiếm hơn 80% tổng kinh phí được cấp. còn lại là dành cho bổ sung nguồn tin điện tử và loại hình tài liệu là báo và tạp chí chuyên ngành.
38
Bảng 2. 3. Thống kê kinh phí phát triển nguồn lực thông tin từ năm 2006 – 1012
STT Năm Số lượng tên sách Số lượng cuốn sách Tổng kinh phí (triệu đồng)
1 2006 123 3034 115.717 2 2007 307 6230 265.101 3 2008 240 4974 272.171 4 2009 295 6400 267.720 5 2010 545 9650 491.549 6 2011 421 5665 446.340 7 2012 65 1970 116.131
Biểu đồ 2. 3. Kinh phí đầu tư phát triển nguồn lực thông tin Nhân lực bổ sung
Hiện nay, về nhân lực bổ sung của thư viện được giao hẳn cho một cán bộ thư viện đảm trách về mọi công việc bổ sung, vì vậy sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót về tìm hiểu nhu cầu, diện đào tạo của Nhà trường.
Công tác thanh lý tài liệu
Hằng năm, thư viện tiến hành kiểm kê và thanh lý tài liệu. Những tài liệu cũ nát, trùng bản, nội dung không phù hợp với chương trình đào tạo đã được thư viện lập danh sách
39
báo cáo trình Hiệu trưởng để làm công tác thanh lý. Công tác kiểm kê, thanh lý sách, báo thường xuyên đã góp phần nâng cao chất lượng kho sách.
2.2.2. Xử lý tài liệu
- Thực trạng hoạt động xử lý tài liệu của thư viện
Trong quy trình đường đi của tài liệu, từ khâu bổ sung đến khâu phục vụ người dùng tin, thì khâu xử lý thông tin là khâu trọng tâm của quy trình. Hoạt động xử lý thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin và hiệu quả phục vụ.
40
Sơ đồ 2. 2. Quy trình xử lý thông tin được khái quát bằng sơ đồ sau:
- Công tác xử lý hình thức
Đây là quá trình lựu chọn những chi tiết đặc trưng về hình thức của tài liệu, rồi được trình bày theo quy tắc nhất định, giúp cho người dùng tin có được cái nhìn bao quát về tài liệu và có được các điểm truy cập, giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu khi tra cứu tìm tin. Xử lý hình thức giúp cho cán bộ thư viện dễ dàng hơn trong khâu quản trị nguồn tin.
Công tác xử lý hình thức của tài liệu tại thư viện trường Đại học Tây Nguyên bao
gồm: Mô tả thư mục (mô tả theo chuẩn quốc tế ISBD) và khổ mẫu MARC21.